Wat is een retrospectief? De 1-minuten gids

De term “retrospectieve” betekent terugblikken. In de werkcontext wordt hiermee meestal een “agile retrospectieve” bedoeld.

Een agile retrospectieve is een workshopformat voor de reflectie op en verbetering van de samenwerking. De rol en uitvoering van een agile retrospectieve zijn met name gedefinieerd door de Scrum Guide. Zie: Scrum Handleiding

Zelfs voordat retrospectieven werden toegepast in de wereld van het werk, was de term Retrospectief nu al in de kunstwereld gebruikt voor tentoonstellingen die terugblikken op het werk van een kunstenaar. Het grote verschil met retrospectieven in de kunstwereld is dat retrospectieven in de werkcontext zich ook bezighouden met hoe het werk in de toekomst verder ontwikkeld kan worden, in plaats van uitsluitend terug te blikken.

Zie ook: Doel en voordelen van retrospectives (eenvoudig uitgelegd)

Het eenvoudigste voorbeeld van een retrospectieve (en tegelijkertijd een populair retro-format) is om simpelweg te vragen:

• Wat ging er goed?
• Wat ging er mis?
• Wat kunnen we in de toekomst uitproberen?

Omdat de vragen bedoeld zijn om reflectie te stimuleren, zijn er in de loop der tijd steeds meer methoden voor retrospectieven ontstaan. Zo zijn bijvoorbeeld de zeilboot-, starfish- of keep-stop-start-retrospectieven ontstaan.

Een uitgebreid overzicht van zowel de bekendste als de ongebruikelijke, creatieve retrospectieven hebben we hier samengevat: 32 Retrospectieve methoden

De Procedure en fasen van een retrospectief vinden in principe (ongeacht het format) plaats volgens een beproefd patroon:

• Inchecken
• Feedback verzamelen
• Geef prioriteit aan
• Analyse en maatregelen
• Sluiting of uitchecken

Deze stappen kunnen individueel worden aangepast en ontworpen. Het is echter altijd belangrijk om ervoor te zorgen dat de Dubbel ruitformaat in het ontwerp van het Retrospectief rekening wordt gehouden.

Klinken de fasen en het verloop van een retrospectieve te formeel en afschrikwekkend voor je? Laat je niet onzeker maken en probeer gewoon eens een retrospectieve uit in geschikte software voor retrospectieven.

Na uiterlijk één of twee oefenrondes ben je vertrouwd met het proces. Het beste is om gewoon de Keep-Stop-Start retro in Echometer te openen en jezelf ermee vertrouwd te maken – learning by doing:

Hierna zul je al een goed gevoel hebben over hoe een retrospectieve in de praktijk verloopt en hoe je deze kunt faciliteren.

Veel teams die retrospectives hebben ingesteld gebruiken de Scrum raamwerk voor de organisatie van hun samenwerking.

Met Scrum wordt het werk georganiseerd in iteratieve sprintcycli. Binnen deze Scrum-cycli is de retrospectieve een vast onderdeel.

Met retrospectieven zorgt Scrum ervoor dat teams hun samenwerking, afhankelijk van de sprintlengte, wekelijks of minstens maandelijks reflecteren.

Retrospectieven en Scrum horen dienovereenkomstig bij elkaar. Maar ook andere werkmethoden zoals OKR’s of Kanban retrospectieven gebruiken:

• Kanban Retrospective – In Kanban werk je niet in cycli, maar heb je regelmatig retrospectives (ook wel terugblikken genoemd). Service delivery beoordelingen genoemd), waarin wordt nagedacht over de stroom van het werk en de samenwerking.
• OKR Retrospectieve – Bij doelsturing via OKR’s wordt aan het einde van elke cyclus gereflecteerd op hoe goed de doelen gesteld waren, hoe de meting ervan het team geholpen heeft en hoe de doelstelling en tracking in de volgende OKR-cyclus verbeterd kunnen worden.

Een goede retrospectieve stelt alle teamleden in staat om hun indrukken open te delen. Wanneer de feedback open gedeeld is, moet deze in de tweede stap natuurlijk ook open en doelgericht besproken kunnen worden.

Om deze gesprekssfeer en openheid te creëren, is er de zogenaamde “Prime Directive”, die men idealiter aan het begin van de retrospectieve nogmaals aan alle deelnemers uitlegt:

Ongeacht wat we ontdekken, moeten we ervan uitgaan dat iedereen het beste heeft gedaan wat hij/zij kon, gezien zijn/haar kennis, vaardigheden en bekwaamheden, de beschikbare middelen en de gegeven situatie.

– Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Dienovereenkomstig worden goede retrospectieven ook altijd gekenmerkt door relatief evenwichtige gespreksaandelen. Vooral bij onervaren teams is een goede matiging cruciaal voor retrospectieven.

In dit verband erg spannend: we hebben meer dan 30.000 retrospectieven geanalyseerd en onze inzichten uit deze analyse in onze blog gepubliceerd: De grote analyse van 30.000 retrospectieven

Er staan nog meer tips en trucs in ons eBook: eBook: 20+ facilitatietips voor geweldige retrospectieven

Een retrospectieve duurt meestal 60 tot 90 minuten. We raden aan om niet ver boven de 90 minuten te gaan, omdat de aandachtsspanne na verloop van tijd afneemt en de teamleden moe worden.

Terugblikken kunnen echter ook korter zijn dan 60 minuten. Hier zijn onze Tips voor korte retrospectieven

Natuurlijk, met de juiste Remote Retro Tool (zoals Echometer) Retrospectives kunnen op locatie, volledig op afstand of in hybride teams worden uitgevoerd.

Vooral in teams op afstand zijn retrospectives belangrijk voor Teambuilding op afstand .

In de volksmond worden retrospectieven vaak vergeleken met Sprint Beoordelingen of Lessons Learned Workshops verwisseld. Daarom hebben we in deze artikelen nog eens uitgewerkt wat een retrospectief niet is en waar de verschillen liggen:

• Verschillen Sprint Review vs. Retrospectief : Retrospectief focust zich niet alleen op het werkresultaat van het team, maar op het meta-niveau van de samenwerking in het team en hoe de samenwerking tot het resultaat heeft geleid.
• Verschillen Lessons Learned Workshops vs. Retrospectief : Retrospectieven vinden voortdurend plaats, niet eenmalig bij projectafsluiting.

Natuurlijk zijn er ook inhoudelijk verdere Antipatronen met terugwerkende kracht, die beschrijven wat een retrospectief niet zou moeten zijn.

Teams die zichzelf en hun samenwerking continu verder willen ontwikkelen, gebruiken retrospectieven. Voor deze agile teams zijn retrospectieven een centraal meeting-format, waarin ze hun samenwerking reflecteren, hun maatregelen beoordelen en daaruit nieuwe handelingen afleiden.

Als jouw team dus nog geen retrospectieven gebruikt voor continue doorontwikkeling, is nu een goed moment om te beginnen!

Retrospectief proberen in Echometer

Credits: Woman thinking photo created by wayhomestudio - freepik