Uitstelgedrag: Hoe houd je een team op afstand in het gareel?

Een van de uitdagingen waar externe medewerkers steeds weer mee te maken krijgen, is het handhaven van hun productiviteit. Niet iedereen die vanuit huis werkt, voert zijn taken uit en bereikt zijn doelen. Gezien de vrijheid die een flexibele arbeidsorganisatie biedt, hebben sommige werknemers de neiging om te treuzelen, wat natuurlijk van invloed is op hun prestaties. 

Hoe kun je teams op afstand stimuleren om productief en betrokken te blijven?

Uitstelgedrag begrijpen

We kennen het allemaal. Het proces van uitstelgedrag gaat ongeveer als volgt: 

 

• • Je neemt je to-do lijst voor die dag door. 

• • Je begint met de eerste taak.

• • Je wordt afgeleid en doet andere, minder relevante taken. 

• • Je merkt dat je de dingen op je to-do lijst nu moet doen, of je krijgt te maken met consequenties, zoals uitstel van projecten of een berisping van anderen. 

• • Aan het einde, op het laatste moment, voltooi je de taak. 

Misschien heb je jezelf beloofd (zoals wij allemaal) dat je de volgende keer niet tot de laatste seconde zult wachten. Maar dan verval je helaas altijd in dezelfde cyclus. 

Waarom stellen mensen uit?

Aangezien 88 % van de Amerikaanse beroepsbevolking uitstelgedrag vertoont, is het belangrijk om te begrijpen waarom mensen dat doen (naar de bron). 

Laten we beginnen met wat misvattingen over uitstelgedrag uit de weg te ruimen. Huidig onderzoek suggereert echter dat uitstelgedrag meer te maken heeft met emotioneel beheer en zaken als stress en vermoeidheid. Uitstelgedrag wordt door onderzoekers gedefinieerd als een vorm van zelfregulatie die met name het irrationeel uitstellen van taken omvat, zelfs als dit negatieve gevolgen kan hebben (naar de bron). 

Uitstelgedrag is geen luiheid, maar wordt vaak geassocieerd met hoge niveaus van angst en depressie (naar de bron). Mensen hebben de neiging om taken die hen stress bezorgen uit te stellen. 

Ze stellen uit omdat ze de negatieve gevoelens die gepaard gaan met de uitgestelde taak willen vermijden. Simpel gezegd, als het werk je collega stress bezorgt, is de kans groter dat ze het zal uitstellen tot ze er niet meer omheen kan en zich dan zal haasten om het onder tijdsdruk af te krijgen. 

Bron

Uitstelgedrag op het werk, op kantoor of elders, kan veel problemen veroorzaken voor werknemers en bedrijven. Het beïnvloedt de werkprestaties van werknemers en hun vermogen om professionele vooruitgang te boeken.

Gevolgen van uitstelgedrag voor werknemers

Volgens onderzoek van de publicatie “Good Therapy” veroorzaakt uitstelgedrag problemen op de werkvloer, zoals slechte prestaties, financiële onverantwoordelijkheid en meer (naar de publicatie). 

Onderzoeken leggen ook een verband tussen uitstelgedrag en stress, uitputting op het werk en een laag emotioneel welzijn, wat van invloed is op gevoelens van betrokkenheid en verbondenheid, waardoor een cyclus van ontmoediging en slechte prestaties op gang komt (naar de bron). Dit beïnvloedt de werkprestaties van de werknemer en zijn vermogen om zich professioneel te ontwikkelen, en beïnvloedt de motivatie van werknemers om te leren en zich te ontwikkelen (naar de bron).

Bron

De gevolgen van uitstelgedrag voor werkgevers

Uitstelgedrag verlaagt de productiviteit en beïnvloedt de samenwerking. Als werknemers hun taken te laat inleveren, heeft dat invloed op de rest van de workflow. 

In een werkomgeving op afstand is uitstelgedrag een tweeledig probleem. Flexibiliteit kan leiden tot afleiding, uitstelgedrag en zelfs het helemaal vermijden van vervelende taken. In de volgende paragraaf bespreek ik een aantal strategieën die je kunt gebruiken om je telewerkers aan het werk te houden. 

Hoe uitstelgedrag bij telewerkers voorkomen

Werknemers op afstand voelen zich vaak niet verbonden met het bedrijf en kunnen negatieve gevoelens ontwikkelen over de taken die ze moeten uitvoeren. Om de betrokkenheid van werknemers te bevorderen en succesvolle teams op te bouwen, moeten werkgevers ervoor zorgen dat de verwachtingen en doelen duidelijk zijn (Lees meer: Verwachtingen in retros ), terwijl je medewerkers ondersteunt om zich te verbinden en deze doelen te bereiken. Hier zijn vijf tips om werknemers te helpen zich meer betrokken en gezien te voelen, wat leidt tot minder uitstelgedrag:

1. voer een wekelijkse check-in of regelmatige retrospectives uit

Zoals eerder gezegd, voelen telewerkers zich soms niet verbonden met het bedrijf en hebben ze moeite om zich gezien te voelen. Een wekelijkse of tweewekelijkse korte vergadering kan er al voor zorgen dat ze zich betrokken voelen. Hier kunnen ze hun gedachten en gevoelens delen met het management of de leiders. 

Het uitvoeren van regelmatige check-ins of agile retrospectives met een eenvoudige tool als Echometer heeft verschillende voordelen voor je medewerkers op afstand: 

 

• • Het opent een communicatiekanaal en helpt om hun werk vanuit hun gezichtspunt te begrijpen. 

• • Het vergroot het vertrouwen en de wederzijdse steun door de communicatie te verbeteren en de relatie met je teamleden te versterken. 

• • Je geeft medewerkers een stem en de moed om je te benaderen met ideeën, vragen en zorgen. 

• • Je maakt het verantwoordelijkheidsgevoel wakker en verhoogt de productiviteit.

2. doelstellingen opsplitsen

Geef je collega’s behapbare doelen. Het is voor iedereen gemakkelijker om een taak te voltooien als deze wordt opgedeeld in kleinere doelen. 

Daarnaast moeten de doelen haalbaar en duidelijk zijn. SMART (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden) is een algemeen kader voor het definiëren van doelen. Wanneer je taken toewijst, zorg er dan voor dat ze het SMART raamwerk volgen (Lees meer: Stel goede doelen ). 

Overstelp werknemers niet met te veel taken. Een enorme lijst met dingen die je moet doen is voor iedereen ontmoedigend. Geef alleen opdrachten die medewerkers in een redelijke tijd kunnen uitvoeren. 

3. vier kleine successen

Een van de oorzaken van uitstelgedrag is het gevoel ondergewaardeerd of niet gewaardeerd te worden. Erkenning, zelfs voor een klein succes, kan er al voor zorgen dat collega’s zich gewaardeerd voelen. 

Een kort bedankje of ‘Goed gedaan’ kan een goede motivator zijn om meer taken uit te voeren. Ook dat kan bijvoorbeeld met digitale toolondersteuning (meer daarover:  Arbeidskrachtanalyse en prestatiebeheer).

4. emotioneel welzijn meten

Het controleren van het emotionele welzijn van je team op afstand is belangrijk om de productiviteit op peil te houden en uitstelgedrag te voorkomen. Terwijl het voor interne teams makkelijk is om persoonlijk in te checken, hebben teams op afstand minder mogelijkheden om problemen te bespreken en op te lossen zonder zich blootgesteld te voelen. 

De invoering van een stemmingsonderzoek kan je bedrijf helpen de betrokkenheid te vergroten. Stemmingsonderzoeken zijn meestal kort en omvatten vragen over de gevoelens van de medewerkers met betrekking tot hun werkzaamheden en hoe ze de werklast ervaren. Ze stellen de medewerkers ook in staat om hun ideeën en gevoelens (optioneel anoniem) te delen, zonder de stress van een persoonlijk gesprek met een leidinggevende. De tool Echometer helpt bij het uitvoeren van stemmingsonderzoeken - in combinatie met korte besprekingen om direct acties af te leiden uit de resultaten en de zelfredzaamheid van de medewerkers te vergroten (Meer over Echometer).

5. veerkracht of veerkrachtcapaciteit bevorderen 

Het overwinnen van alledaagse en minder alledaagse uitdagingen is een normaal onderdeel van het werk van elke werknemer, waardoor veerkracht een essentiële eigenschap is van een succesvol team. Om ervoor te zorgen dat je collega’s doorzetten als het moeilijk wordt, moeten leiders vindingrijkheid aanmoedigen en relaties opbouwen tussen teamleden. Psychologische veiligheid ). Veerkracht begint met zelfbewustzijn, dat wil zeggen dat werknemers eerst de omstandigheden moeten herkennen die leiden tot hun uitstelgedrag. Als er een gebied of taak is waarmee ze worstelen, hebben ze een omgeving nodig waarin ze eerlijk kunnen zijn en ondersteuning kunnen krijgen zonder bang te hoeven zijn voor represailles.

Hoe software kan helpen om uitstelgedrag te overwinnen

Het voorkomen van uitstelgedrag in teams op afstand wordt vergemakkelijkt door technologische hulpmiddelen die samenwerking en betrokkenheid met teamleden mogelijk maken. 

Er zijn verschillende tools en apps die werknemers kunnen helpen om uitstelgedrag te overwinnen. Sommige uitbreidingen, zoals Pomodoro Timer, kunnen effectief tijdbeheer ondersteunen, maar ze hebben hun beperkingen. Organisaties met mobiele en hybride werknemers moeten een robuust, bedrijfsbreed tijdmanagementsysteem hebben. Tijdregistratiesysteem Gebruik de ingebouwde berichten- en samenwerkingsfuncties om alle medewerkers te betrekken bij het bespreken van dagelijkse taken. 

Met de inzet van managers en andere leiders, de juiste erkenning, het gebruik van technologie en het opbouwen van veerkracht, kun je je mobiele werknemers helpen om uitstelgedrag te voorkomen. 

Over de auteur

Dean Mathews is de oprichter en CEO van OnTheClock, een app voor de Tijdregistratie voor werknemers, dat tijdregistratieondersteuning biedt aan meer dan 15.000 bedrijven over de hele wereld. 

Dean Mathews heeft meer dan 20 jaar ervaring in het ontwerpen en ontwikkelen van bedrijfssoftware. Hij ziet softwareontwikkeling als een vorm van kunst. Wanneer de kunstenaar een meesterwerk creëert, wordt het leven van veel mensen ten goede veranderd. 

Als hij niet bezig is met het perfectioneren van de tijdregistratie, verdiept Dean Mathews zich graag in zijn geloof, brengt hij tijd door met zijn familie en vrienden en zoekt hij naar manieren om de wereld een beetje beter te maken.