1:1-vergadering: Een eenvoudig agendasjabloon (voorbeeld incl. PDF)

Niemand gaat naar de sportschool en traint hier en daar lukraak – tenminste niet als ze vooruitgang willen zien. Waarom zou het anders zijn met één-op-één gesprekken?

Een modelagenda zorgt ervoor dat alle belangrijke gebieden worden getraind, zodat er ruimte is voor zowel professionele als persoonlijke zaken. Op deze manier worden je één-op-één gesprekken na verloop van tijd een gestructureerd fitnesstrainingsplan.

Of het nu in een persoonlijk, digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, één-op-één gesprekken bieden ruimte voor feedback en dus persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een concrete voorbeeldagenda met handige vragen die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse één-op-één gesprekken om goede gesprekken te voeren met je directieleden.

Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken met werknemers eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.

Overigens heb ik nu ook een YouTube-video gemaakt waarin ik de resultaten van mijn onderzoekje presenteer: Ik heb 100 managers in kwalitatieve interviews gevraagd waarom ze eigenlijk één-op-één gesprekken voeren. Als je geïnteresseerd bent in de doelen van één-op-één gesprekken, kijk dan eens:

Play

Voordat ik meteen in de voorbeeldagenda spring, wil ik graag antwoord geven op de vraag hoe je als baas of supervisor een één-op-één vergadering voert. 

Sommige aspecten hiervan zijn relatief voor de hand liggend, dus ik zal me richten op zeven tips die misschien minder intuïtief zijn, maar des te effectiever.

Tip 1: Vraag het tegenovergestelde van wat je wilt weten

Waarom? Als je vraagt: “Wat kunnen we verbeteren?”, krijg je standaardantwoorden. Maar als je het tegenovergestelde vraagt, activeer je nieuwe denkpatronen.

Hoe implementeren?

• In plaats van “Hoe gaat het met het project?” → “Als het plotseling weg zou zijn, wat zou je dan missen?”
• In plaats van “Wat kan ik beter doen als manager?” → “Wat moet ik zeker behouden omdat het goed werkt?”
• In plaats van “Wat is je grootste blokkade?” → “Wat is op dit moment het soepelste voor je?”

Deze omkering zorgt vaak voor diepere, meer doordachte antwoorden.

Tip 2: Wacht met de belangrijke vragen – Laat eerst de stilte werken

Waarom? Velen beginnen de 1:1 met de grote problemen. Maar als je meteen begint met “Hoe gaat het?” of “Heb je nog uitdagingen?”, zijn de antwoorden vaak algemeen (“Alles past”). In plaats daarvan: begin ontspannen, wacht af en laat stilte toe. Vaak komen de echt relevante punten dan vanzelf.

Hoe implementeren?

• Stel in het begin geen grote vragen. Begin terloops (“Hoe was je ochtend?”) en geef ze de ruimte.
• Bewust stilte verdragen. Mensen hebben de neiging om gaten – vaak op te vullen met wat hen echt dwars zit.

Tip 3: Verander de omgeving – de kamer beïnvloedt het gesprek

Waarom? De sfeer beïnvloedt wat en hoe mensen praten. Een gesprek op kantoor voelt anders aan dan een wandeling of een cafévergadering.

Hoe implementeren?

• Probeer andere plaatsen: een wandeling helpt je om nonchalanter te praten. Een café kan informeler overkomen.
• Virtuele vergaderingen? Test verschillende instellingen, bijv. soms alleen audio, soms video – afhankelijk van het onderwerp en de persoon.

Tip 4: Vermijd “Waarom?” vragen – gebruik in plaats daarvan “Hoe?” of “Wat?”.

“Waarom?” kan defensief klinken (“Waarom deed je het zo?” → voelt als kritiek). “Hoe?” of “Wat?” zorgen voor meer reflectie.

Hoe implementeren?

• In plaats van “Waarom heb je het doel niet bereikt?” → “Wat weerhield je ervan?”
• In plaats van “Waarom doe je dit?” → “Hoe ben je tot deze beslissing gekomen?”

Het geluid maakt het verschil.

Tip 5: Maak er geen enquête van – maar onthul zelf iets

Waarom? Veel 1:1’s lijken op sollicitatiegesprekken: “Hoe gaat het? Wat heb je nodig? Wat zijn je uitdagingen?” Maar mensen zullen zich eerder openstellen als ze beseffen dat het een uitwisseling is.

Hoe implementeren?

• Deel een kleine uitdaging of realisatie van jezelf voordat je vraagt: “Ken je dit ook?”.
• Voorbeeld: “Ik heb de laatste tijd gemerkt dat ik me teveel verlies in details. Heb jij dat soms ook?”
• Dit schept vertrouwen en opent de deur naar een eerlijke dialoog.

Tip 6: Kijk niet alleen terug, maar kijk ook naar “toekomstige problemen”.

Waarom? 1:1 gesprekken gaan vaak over problemen uit het verleden (“Wat ging goed? Wat was moeilijk?”). Maar nog waardevoller zijn gesprekken over toekomstige hindernissen voordat ze zich voordoen.

Hoe implementeren?

• Vraag: “Ervan uitgaande dat het volgende kwartaal perfect verloopt –, wat was hiervoor de sleutel?”
• Of: “Wat zou je kunnen tegenhouden om de komende weken productief te zijn?”

Dit resulteert in proactieve oplossingen in plaats van alleen maar te reageren op problemen uit het verleden.

Tip 7: Stop met het direct aanbieden van oplossingen – Vraag in plaats daarvan: “Wat heb je al geprobeerd?”

Waarom? Het is verleidelijk om direct tips te geven. Werknemers hebben echter vaak al ideeën – ze moeten er alleen nog over nadenken.

Hoe implementeren?

• In plaats van “Je zou X kunnen proberen!” → “Wat heb je al geprobeerd om het probleem op te lossen?”

Hierdoor voelen werknemers zich serieus genomen en ontwikkelen ze hun eigen oplossingen.

Als je nog 5 tips en de perfecte agenda inclusief download wilt: Mijn nieuwste YouTube video gaat hier helemaal over, inclusief 7 creatieve 1:1 vergadervragen. Neem gerust een kijkje.

Play

Wenn je deze tips hierboven in overweging neemt, zal het voeren van je een-op-eengesprek met grote waarschijnlijkheid een stuk eenvoudiger en productiever verlopen. Want als je enige doel met de een-op-een meeting voorbeeldagenda is dat je medewerker niet ontslag neemt, dan heb je de verkeerde instelling en is je meeting gedoemd te mislukken - zie strip.

Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je op zoek bent naar een eenvoudige voorbeeldagenda voor één-op-één gesprekken met je werknemers.

Daarom vind je hier eerst een eenvoudig, beproefd documentsjabloon dat een goede aanvulling zou moeten zijn op bijvoorbeeld een klassiek tweewekelijks beoordelingsgesprek.

Belangrijk: Dit is een simpele standaardagenda - maar de “beste” 1-op-1 meeting agenda is altijd de agenda die je als leidinggevende individueel hebt aangepast aan je medewerker. Mijn 7 tips hierboven zouden je daarbij moeten helpen. 

Je kunt de template overigens onder de eigenlijke template als doc opslaan, maar alternatief ook als PDF, Excel, Google Sheet of Word document. Gewoon op de “Plus”-toggle klikken.

Zoals je kunt zien, is het belangrijkste doel van deze één-op-één voorbeeldagenda om uit te zoomen. Dit is vaak erg moeilijk in het dagelijks leven en daarom is een speciaal tijdsblok nodig.

Laat je overigens niet misleiden door de agenda: In principe zou je doel moeten zijn dat je intrinsiek gemotiveerde medewerker zoveel mogelijk onderwerpen zelf ter tafel brengt.

Naast deze agenda zijn er natuurlijk nog andere aspecten waarover je kunt nadenken in je beoordelingsgesprek.

Daarom zijn individuele vragen die nieuwe perspectieven stimuleren erg nuttig in één-op-één gesprekken. Ik wil je hier een paar voorbeelden geven van zulke vragen.

Een van de belangrijkste doelen van één-op-één vergaderingen is, zoals gezegd, om regelmatig uit te zoomen. Daarom zijn vragen die het dagelijkse werk in een grotere context plaatsen nuttig.

Ik heb ook 17 vragen meegebracht voor jou als manager die je één-op-één dialoog zouden moeten verrijken.

Ik heb de afgelopen maanden met zo’n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt.

Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.

Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:

• Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
• Nieuwe perspectieven aannemen
• Meetbaarheid van (zachte) KPI’s zoals tevredenheid over een langere periode

En natuurlijk kan dit idee ook deel uitmaken van je één-op-één modelagenda. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het weerspiegelen van belangrijke voorwaarden voor elke succesvolle medewerker.

Je kunt deze agenda ook als doc downloaden, maar nog veel beter is het volgende: In onze een-op-een meeting software hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten in de loop van de tijd als metriek zichtbaar maakt en je met een KI-assistent tips geeft - kijk gerust eens zonder login via de knop hieronder.

Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer. 

Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou. 

En natuurlijk zijn daar ook stellingen voor die je onderdeel kunt maken van je voorbeeldagenda voor één-op-één gesprekken. Concreet zijn hier 4 gedragsankers om bij stil te staan, die je ook gratis interactief kunt laten beantwoorden in de Echometer één-op-één software en meetbaar kunt maken.

En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om. 

Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog) .

Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer voorbeeldagenda’s voor één-op-één vergaderingen die je vroeg of laat kunt gebruiken. 

Ik heb het bijvoorbeeld over agenda’s voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.

We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)

Zoals hierboven al is vastgesteld, is de ‘beste’ agenda voor een-op-een gesprekken altijd individueel afgestemd op je medewerker.

De kennis in dit artikel zou je echter moeten helpen om precies dat te doen.

Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je meer wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen .