4 Retrospectieve formaten geïnspireerd door Netflix Cultuur

Het beste hulpmiddel om inzicht te krijgen in je eigen bedrijfscultuur en waarden zijn geen medewerkersenquêtes, maar agile retrospectives in combinatie met health checks (ook wel “pulse surveys” genoemd). In onze serie artikelen leer je waarom en hoe je je kunt laten inspireren door de bedrijfsculturen van succesvolle bedrijven zoals Apple, Amazon, Facebook, Netflix en Tesla.

Bedrijfscultuur (en retrospectives) als duurzame succesfactor voor bedrijven

“Innovatietempo is alles wat op de lange termijn telt.” — Elon Musk (@elonmusk), 26 april 2020

Om te voorspellen hoe succesvol een bedrijf op de lange termijn zal zijn, heeft het geen zin om alleen de respectieve producten of marktaandelen te analyseren, maar veel meer de bedrijfscultuur: 

Hoe goed is het bedrijf in staat om, 

1. Talent aantrekken,
2. Werknemers behouden en binden, en tot slot
3. van hen effectieve teams vormen die in staat zijn om innovatieve ideeën te genereren en uit te voeren?

Via dit kanaal bepaalt de bedrijfscultuur namelijk op doorslaggevende wijze het vermogen van een bedrijf om in de toekomst innovatieve producten te ontwikkelen en succesvol op de markt te brengen.

Elk bedrijf heeft zijn eigen strategieën en waarden om een bijbehorende bedrijfscultuur vorm te geven. Natuurlijk is het geen kwestie van simpelweg deze bedrijfswaarden kopiëren, maar eerder van nadenken over welke waarden de eigen bedrijfscultuur vormen.

Agile health checks in combinatie met retrospectives zijn een uitstekend kader om na te denken over de eigen waarden en deze vast te leggen in het dagelijks leven van de teams.

Wat is een agile health check?

De term health check is gebaseerd op medische gezondheidscontroles. Het enige verschil is dat een agile health check niet gerelateerd is aan een menselijk organisme, maar aan een team of een organisatie.

Spotify is een pionier op dit gebied en heeft het met de Spotify Health-Check vormgegeven. Een Health-Check bestaat uit afzonderlijke uitspraken (zogenaamde items) waarover de respondenten hun instemming of afwijzing uitspreken.

Het resultaat wordt vaak weergegeven in een stoplicht of in een radar/netwerkdiagram:

Hoe werkt een gezondheidscontrole achteraf?

Een Health-Check-retrospectief is qua structuur vergelijkbaar met een gewone retrospectief en kan gemakkelijk worden gecombineerd met traditionele retroformaten. Hier zijn de belangrijkste bijzonderheden bij de voorbereiding en uitvoering:

• Selecteer van tevoren 3 tot maximaal 8 onderdelen van de gezondheidscheck (bijvoorbeeld waarden, principes of gedragsankers) waarover je in je team wilt nadenken.
• Plan minstens 5, beter nog 10 minuten per item van de gezondheidscontrole in de retrospectieve. Tip: Bereid vooraf voor elk onderdeel stof tot nadenken voor, zodat je tijdens de retrospectieve echt de diepte in kunt gaan met de analyse.
• Vraag naar de instemming met de Health-Check-items. Je kunt de bevraging tijdens de retrospectief uitvoeren of vooraf via een enquête in kaart brengen.
• Denk samen als team na over de items en hun scores. Laat het team open nadenken en gebruik je voorbereide stof tot nadenken om de discussie te stimuleren. Noteer je bevindingen voor elk onderdeel van de gezondheidscheck, zodat je ze later kunt raadplegen en volgen.
• Herhaal de Health Check retrospectief regelmatig (bijvoorbeeld tweewekelijks of maandelijks) en wissel af met verschillende Health Check-items, zodat je elk kwartaal of elk halfjaar nieuwe datapunten verzamelt over elk item.

De volgende retroformats zijn geïnspireerd op de innovatieve bedrijfscultuur van Netflix. Je kunt ze gebruiken om na te denken over je eigen bedrijfswaarden en een gedeeld begrip van agile werken te creëren.

De flexibele bedrijfscultuur bij Netflix: geen regels om te reguleren

Netflix heeft een Unieke, innovatiebevorderende bedrijfscultuur waardoor ze zichzelf hebben kunnen transformeren van online dvd-verhuur naar een streamingdienst naar een producent in Hollywoodstijl. Op dit moment profiteert Netflix van de eerste daling van het aantal klanten met een abonnement in het eerste kwartaal van 2022 Het bedrijf staat voor een nieuwe uitdaging, maar als de interne innovatiecultuur nog niet vastgeroest is, is het bedrijf er zo goed op voorbereid als weinigen van deze omvang kunnen beweren.

Waaruit bestaat de bedrijfscultuur van Netflix?

Het begint allemaal met een enorm hoge “Talentdichtheid”, waardoor Netflix meer dan andere bedrijven in staat is om autonomie - in plaats van regels - als drijvende kracht te gebruiken. Deze autonomie gaat gepaard met een zeer Directe maar welwillende feedbackcultuur. Het principe: als iets je niet bevalt, maar je houdt je mening voor je, dan schend je je verantwoordelijkheid jegens Netflix. Iedereen is verplicht om vanuit zijn of haar perspectief het beste voor Netflix bij te dragen - en daar hoort open feedback bij.

De 4 Netflix gezondheidscheck terugblikken

De Netflix retroformaten verwijzen naar die in de Boek “Geen regels (door Netflix CEO Reed Hastings en psycholoog Erin Meyer) beschreven als de “innovatiecyclus”, het proces van het zelfstandig aansturen en uitvoeren van ideeën:

Netflix Innovatiecyclus Stap 1: Ideeën socialiseren en tegenstellingen zoeken

Om zelforganisatie en persoonlijke verantwoordelijkheid mogelijk te maken, moet het vanzelfsprekend worden om je ideeën al vroeg te “socialiseren”, d.w.z. ze te delen met collega’s.

Alleen als deze feedbacklus werkt, kun je de zelforganisatie versterken zonder de coördinatie en afstemming in gevaar te brengen.

Gezondheidscontrole Punt 1

Vroege feedback

Iteratief: Ik heb de mogelijkheid om in een vroeg stadium mijn feedback en kritiek te geven op de ideeën van elk van mijn collega’s.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Hoe communiceren we met elkaar als er nieuwe ideeën ontstaan?
• Hoe creëren we een kader om elkaar feedback te geven op ideeën?

Gezondheidscontrole Punt 2

Motivatie om feedback te geven

Ik deel graag mijn feedback en kritiek op de ideeën van mijn collega’s.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Wanneer was de laatste keer dat je je mening of kritiek op een idee deelde en welke reactie kreeg je toen?
• Met wie of in welke context vind je het bijzonder gemakkelijk om je feedback te delen en waarom?
• Hoe kunnen we op feedback reageren op een manier die het voor anderen gemakkelijk maakt om hun feedback in de toekomst met ons te delen?

Gezondheidscontrole Punt 3

Profiteer van feedback

Onze interne feedback helpt aanzienlijk om ideeën in een vroeg stadium verder te ontwikkelen.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Welke ideeën zijn er onlangs in het team gedeeld?
• Welke feedback heeft geleid tot een verbetering/verdere ontwikkeling van deze ideeën?

Netflix Innovatiecyclus Stap 2: Ideeën op de proef stellen

Zelforganisatie bij Netflix betekent ook dat elk teamlid verantwoordelijk is voor het controleren of ze niet verliefd worden op een idee en een onevenredige hoeveelheid middelen investeren in de implementatie ervan.

Daarom denkt Netflix in termen van “weddenschappen”: elk nieuw project is een weddenschap en het is een kwestie van begrijpen waar je op inzet en bewust berekende risico’s nemen.

Daarom moet elke werknemer bij Netflix leren om zijn eigen grootste criticus van zijn ideeën te zijn.

Gezondheidscontrole Punt 1

Valideer ideeën in een vroeg stadium

Bij het implementeren van ideeën richten we ons altijd eerst op het bewijzen van het veronderstelde potentieel en het wegnemen van onzekerheden.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Bij welke projecten hebben vroege bevindingen uit de implementatie het oorspronkelijke idee of het verdere implementatieplan aanzienlijk veranderd?
• Hoeveel onzekerheid zit er op dit moment in onze projecten?
• In het geval van grote onzekerheden: Hoe zouden we te werk kunnen gaan om de hypotheses die essentieel zijn voor het slagen van het project eerder te valideren, of met minder inspanning dan gepland?

Gezondheidscontrole Punt 2

Openheid voor resultaten

Zelfs ideeën waar het management het niet mee eens is, kunnen op een open manier getest worden.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Welke managementrichtlijnen of standpunten lijken onnodig beperkend of onbegrijpelijk?
• Welke controversiële ideeën hebben we nog niet actief gevalideerd?
• Hoe zou een eerste stap voor een “experiment met een open einde” eruit kunnen zien?

Gezondheidscontrole Punt 3

Objectiviteit

In onze besluitvorming wegen objectieve resultaten van experimenten zwaarder dan individuele meningen.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Welke objectieve resultaten hebben onlangs onze besluitvorming beïnvloed?
• Met welke objectieve resultaten hebben we nog onvoldoende rekening gehouden in onze besluitvorming?
• Welke objectieve gegevens missen we op dit moment om een beslissingsachterstand weg te werken / nieuwe beslissingen te nemen?

Netflix Innovatiecyclus Stap 3: Geïnformeerde kapitein

Hoe onwerkelijk het ook mag lijken voor buitenstaanders, er zijn intern geen bugdetgrenzen gedefinieerd voor de beslissingsbevoegdheid bij Netflix.

Als iemand zijn of haar idee uitvoert als een “geïnformeerde kapitein”, moet deze persoon niet worden opgehouden door onnodige goedkeuringsprocessen. De filosofie is dat een “geïnformeerde kapitein” als insider sowieso een betere beslissingsbevoegdheid heeft in zijn project dan een manager die zelf niet betrokken is bij het project.

Gezondheidscontrole Punt 1

Verwachting van persoonlijke verantwoordelijkheid

Er wordt van mij verwacht dat ik ideeën en projecten op eigen verantwoordelijkheid uitvoer.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Wat zijn de verwachtingen van belanghebbenden met betrekking tot de uitvoering van projecten?
• Welke mogelijkheden voor eigenaarschap zijn er voor implementatie?
• Welke hindernissen staan eigendom in de weg?

Gezondheidscontrole Punt 2

Individuele bevoegdheid

Zelfs als ik van mening verschil met collega’s, heb ik nog steeds de vrijheid om op eigen verantwoordelijkheid ideeën naar voren te brengen.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Welke recente meningsverschillen hebben de autonome uitvoering van projecten beperkt?
• In welke situatie had je meer autoriteit willen hebben om zelf beslissingen te nemen en er zelf verantwoordelijk voor te zijn?

Gezondheidscontrole Punt 3

Aanvaarding van verantwoordelijkheid

Ik neem graag de volledige verantwoordelijkheid voor de uitvoering van onze projecten.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• In welke situaties hadden we meer verantwoordelijkheid moeten nemen?
• Wanneer vind je het persoonlijk gemakkelijker of moeilijker om verantwoordelijkheid te nemen?

Netflix Innovatiecyclus Stap 4: Resultaten delen (en vieren)

Elk project heeft een waarde voor Netflix: omdat het succesvol was, of omdat het niet succesvol was en er iets nieuws is geleerd.

Maar om mislukte projecten waardevol te laten zijn, moeten de leerervaringen natuurlijk worden gedeeld door projectleiders.

Tegelijkertijd is het belangrijk om projectsuccessen te vieren, vooral als ze nieuwe inzichten hebben opgeleverd die eerdere controverses kunnen oplossen.

Gezondheidscontrole Punt 1

Waardering voor verantwoordelijkheid

Collega’s die verantwoordelijkheid hebben genomen en moed hebben getoond, worden hiervoor openlijk gewaardeerd.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Welke successen hebben we onlangs kunnen vieren?
• Waar hadden we gehoopt op meer lof of waardering?
• In welke situaties werd het accepteren van verantwoordelijkheid of moed in negatieve zin gesanctioneerd?

Gezondheidscontrole Punt 2

Negatieve resultaten delen

Mislukkingen en gerelateerde leerervaringen worden altijd proactief en reflectief gedeeld.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Welke van onze projecten zijn mislukt en hoe waren ze nog steeds waardevol voor ons?
• Over welke mislukkingen hebben we nog niet voldoende nagedacht?
• Hoe gaan we ermee om als mislukkingen onder de tafel worden geveegd?

Gezondheidscontrole Punt 3

Leren van fouten

We implementeren nieuwe maatregelen voor verbetering op basis van de lessen die we hebben geleerd van mislukkingen.

💡 Gedachte-opwekkende impulsen voor matiging

• Welke lessen hebben we onlangs geleerd door na te denken over mislukkingen?
• Welke toegevoegde waarde is er voor het bedrijf ontstaan door de open communicatie over ons falen?
• Hoe leggen we de bevindingen van onze projecten vast, zodat we er in de toekomst van kunnen blijven profiteren?

Conclusie: Health Check Retrospectives als innovatief cultureel instrument

In het beste geval sta je al te popelen om deze Health Check Retro formats uit te proberen en samen je team en bedrijfscultuur beter te begrijpen en te ontwikkelen.

Wij vinden deze formats in ieder geval erg inspirerend en werken daarom voortdurend aan meer Health-Check- en retroformats. Zoals je je kunt voorstellen, zijn er met Apple, Amazon, Facebook en Tesla nog veel meer inspiratiebronnen, die we echter voor de volgende artikelen hebben bewaard. ;-)

Retrospectieven + gezondheidscontroles = echte culturele ontwikkeling

Bij Echometer hebben we het onze missie gemaakt om verouderde personeelsenquêtes overbodig te maken als instrument voor cultuurontwikkeling door korte pulse-enquêtes (zogenaamde “health checks”) te combineren met retrospectives in onze oplossing, die erop gericht zijn om een gedeeld cultureel bewustzijn en daadwerkelijke verandering in het dagelijks leven van teams op gang te brengen.

Progressieve bedrijven, zoals Shopware en netgo gebruiken Echometer al bedrijfsbreed als een holistische oplossing voor moderne team- en organisatieontwikkeling.

Probeer Health Check retrospectives gratis

Als ook jij klaar bent voor echte team-, organisatie- en cultuurontwikkeling als basis voor duurzaam zakelijk succes, probeer dan nu gratis een van de voorgestelde Health Check retrospectives in Echometer.

Als je er nog niet klaar voor bent - geen probleem. Dan zijn mogelijk in de eerste stap onze 7 vragen voor Agile Retrospectives in een Scaled Agile SAFe-context relevant. We hebben trouwens natuurlijk ook klassieke methoden zoals de Ik vind Ik wens Ik vraag me af Retrospectief .

Anders geven we je graag 5 tips voor agile retrospectives met en onze aanbeveling voor de Retrospectieve duur . Tot slot ben je welkom om te kijken welke 4 gratis opties het voor retros online bestaat.

Bonus: Wil je leren van andere goed presterende organisaties zoals Amazon?

We hebben ook de beruchte Leiderschapsprincipes van Amazon geanalyseerd en op basis daarvan een paar workshopformats voor je voorbereid!

• Amazon’s obsessie voor klanten
• Amazon’s regel van twee pizza’s
• Amazons ‘Altijd Dag 1’-mentaliteit