4 tips voor retrospectives in hybride teams

Veel teams werkten tijdens de Corona pandemie volledig op afstand of in thuiskantoren. Langzaamaan gaan sommige bedrijven “terug naar kantoor” of naar een hybride werkmodel: dus sommigen op locatie, anderen in het thuiskantoor. Omdat de timing en het “hoe” vaak onduidelijk zijn, zijn retroformats in hybride teams ook moeilijk te plannen. Dus hoe kunnen Agile Coaches en Scrum Masters het beste retrospectives ontwerpen in hybride, on-site of remote opstellingen?

Hier geven we een overzicht van de belangrijkste verschillen en tips voor de retromethoden en -formaten.

🔮 De cijfers & vooruitzichten over hybride werken in agile teams

Maar eerst even kort over de vraag: Is werken op afstand in agile teams überhaupt een toekomstmodel? Vooral op het gebied van “kenniswerk” werken Volgens Gartner werkt de helft van de 1 miljard werknemers ter wereld al op afstand.. De vraag dringt zich natuurlijk op hoe deze “Remote Setup” zich na Corona verder zal ontwikkelen, of teams weer volledig “on-site” zullen werken, of eerder in een hybride model. De enquêtes onder agile teams zijn volgens de “Staat van Agile” onderzoek duidelijk:

• Slechts 3 % geven aan dat ze van plan zijn voltijds terug te keren naar kantoor.
• 25 % van de respondenten zegt volledig op afstand te blijven werken in een post-COVID pandemische wereld
• 56 % geven de voorkeur aan een hybride aanpak, waarbij ze regelmatig maar niet dagelijks terugkeren naar kantoor

Aangezien we juist op het gebied van kenniswerk een sterke werknemersmarkt hebben, kunnen bedrijven dus gedwongen worden om op deze wensen van de werknemers in te gaan, om concurrerend te blijven op de arbeidsmarkt en talenten niet te verliezen. Het loont dus de moeite om je te verdiepen in gedistribueerde en hybride werkmodellen. Hier dus nu onze tips voor hybride retrospectieven:

Meer leren

☝️ Tip 1: Verduidelijk vooraf de opzet van de Retro

Iets waar veel mensen zich niet bewust van zijn, maar wat keer op keer is bewezen bij traditioneel hybride organisaties op afstand zoals Gitlab: De beste opstelling voor “hybride werken is om alle communicatie “eerst op afstand” in te stellen.

Dus als je een team hebt met leden die vanuit huis of in het veld werken, is het de moeite waard om meteen te beginnen met alle communicatie en documentatie. “eerst op afstand” worden aangelegd. Dit lijkt misschien duur op de korte termijn, maar het betaalt zich terug op de lange termijn.

Dus als je team besluit om een hybride model te gebruiken, moet je je inzetten om het goed te doen. Voor een agile team betekent dit dat de retrospectives ook aan deze “remote first” eis moeten voldoen.

Maar wat gebeurt er als sommige collega’s bij de retros ter plaatse zijn en andere op afstand?

☝️ Tip 2: Gelijke interactie voor deelnemers op afstand en op locatie

Bij een retrospectieve is het doel altijd om voor alle deelnemers dezelfde, laagst mogelijke barrières te creëren om deel te nemen aan het gesprek. Bij hybride retrospectieven leert de ervaring dat er twee verschillende methoden zijn om dit te bereiken:

Retro Methode 1: Alle deelnemers bellen afzonderlijk in.

Bij deze retro-methode nemen gewoon alle teamleden afzonderlijk deel aan de online meeting - ook de teamleden die op kantoor aanwezig zijn en die elkaar theoretisch ook samen in een ruimte zouden kunnen treffen. Zo is voor alle deelnemers dezelfde setup gegeven. Waarom zou je niet alle collega’s op kantoor in een vergaderruimte zetten? Omdat dat een tweedeklassendynamiek creëert, waarbij de remote-collega’s bij veel interacties in de ruimte worden buitengesloten. Wie deze setup “gedeeltelijk in de ruimte, gedeeltelijk via videoconferentie” heeft uitgeprobeerd, weet waar we het over hebben.

Retro Methode 2: Digitaal kanaal ook op locatie retro

Zelfs als methode 1 de voorkeursvariant is volgens de “remote first” logica, willen we je in ieder geval methode 2 niet onthouden: Als je een deel van het team samen in één ruimte hebt, moet de interactie in ieder geval voor iedereen zo gelijk mogelijk zijn. Een fysiek whiteboard is hiervoor niet geschikt. De betere alternatieven zijn online whiteboards (zoals Miro), live engagement tools (zoals Mentimeter), of gewoon Echometer - wat whiteboard- en live engagement-functionaliteiten combineert. In principe moet er natuurlijk ook op worden gelet dat het retro-format (“Keep, Stop, Start”, enz.) denkbaar is voor een gedistribueerd team. Hier vindt u meer overeenkomstige, creatieve retrospectieve methoden zoals Skribbl of het Johari-venster.

☝️ Tip 3 voor retrospectives in hybride teams: Betrek het team bij het ontwerp

Deze tip ligt voor de hand, maar wordt vaak verwaarloosd: vraag het team gewoon openlijk hoe ze de hybride retrospectives voor zich zien. Als Scrum Master of Agile Coach ben je niet alleen verantwoordelijk voor de retrospectieve methode, maar voor het team als geheel.

Dit werkt goed in remote, hybride en on-site retrospectives: Vraag in de check-out van de retrospective naar de “Return on Time Invest” (ROTI) op een schaal van 0 (zeer slecht geïnvesteerde tijd) tot 10 (zeer goed geïnvesteerde tijd) en vraag naar de reden voor de waardering. Op deze manier creëer je een kader om de nieuwe indrukken van het team direct aan het einde van de retrospectieve vast te leggen.

☝️ Tip 4: Eén platform voor alle retro-opstellingen (op afstand, hybride en op locatie)

In de geest van “remote first” zou er een digitaal retro-archief moeten zijn waar alle collega’s toegang toe hebben.

Dit moet zowel retros op locatie, hybride retros als volledige retros op afstand documenteren.

Deze documentatie is erg nuttig om de ontwikkeling van het team in de loop van de tijd te visualiseren. Vaak hebben we na het bekijken van oudere retrospectieven dingen gehoord als “Wow, dat was een jaar geleden echt onze grootste uitdaging?”

Overeenkomstige succesmomenten hebben een groot effect op het tastbaar maken van de toegevoegde waarde van agile methoden en daarmee op het vergroten van de betrokkenheid bij retros.

Met Echometer is er een platform dat alle hybride retroformats ondersteunt, van voorbereiding en implementatie tot follow-up.

Met Echometer kun je:

• Al vooraf en asynchroon aan de retrospectief feedback verzamelen via een enquête 💬
• Live tijdens de retro feedback verzamelen en stemmingen starten - NIEUW: dat kan ondertussen zelfs heel comfortabel voor de deelnemers via hun smartphone 📲
• Je krijgt automatisch een ROTI bij elke retrospectief en je ziet zo hoe de kwaliteit van de verschillende formats wordt waargenomen 📊
• En niet in de laatste plaats heb je met één druk op de knop een uniforme documentatie van al uw retrospectieven inclusief 😮‍💨

Door het uniforme platform wordt de teamontwikkeling voor alle betrokkenen transparanter en heeft het team in plaats van verschillende tools slechts één holistische oplossing voor de continue teamontwikkeling. 🚀

U kunt overigens zonder een login van uw kant of van uw team een retro met onze tool uitvoeren en het gewoon eens uitproberen. Via deze button kunt u bijvoorbeeld een retro uitvoeren over de 5 agile Scrum-waarden:

Opmerking: In deze indeling wordt gevraagd of je het eens bent met de items van de Health Check op een schaal.

• Moed: We waarderen het als iemand moed toont.
• Respect: We waarderen elkaars ideeën, zelfs als we het niet met elkaar eens zijn.
• Betrokkenheid: Elk teamlid streeft ernaar om beloften na te komen.
• Focus: We laten ons niet afleiden van het nastreven van het sprintdoel.
• Openheid: We staan open voor constructieve feedback en kunnen ervan groeien.

Als je meer gevarieerde vragen wilt voor je retrospectieven, bekijk dan onze post over 32 nieuwe retrospective methoden & voorbeelden voor beginners en professionals (met onder andere de Mario Kart Retro, Marathon Retro en de Elon Musk Retro).

Een van de beste methoden om de agile mindset van teamleden duurzaam te ontwikkelen is overigens de implementatie van een agile Health Check. Onze gratis Team Health Check kit kan u daarbij helpen om de juiste vragen te stellen - klik gewoon eens door.