Verslag uit het veld - Agile coaching op afstand met Holger
Erfahrungsbericht - Het format
Hoe wordt Echometer eigenlijk gebruikt in de praktijk? En door wie? Deze vragen willen we beantwoorden in een serie Echometer ervaringsverslagen. Daarvoor interviewen we een aantal van onze gebruikers voor je.
Laten we er meteen in springen met Holger Koschek’s Echometer ervaringsverslag. Holger is een Agile Coach en gebruikt Echometer onder andere bij zijn klant. Frontastic - een “Remote Native Company”.
De interviewpartner
Jean: Holger, we zijn blij dat je meedoet aan dit format! Stel jezelf even voor aan onze lezers.
Holger: Hallo, ik ben Holger Koschek. Als freelance consultant, trainer en coach werk ik met mensen in verschillende rollen om hun projecten en organisaties vooruit te helpen. Vooruitgang is mijn doel, want alleen wie vooruit gaat, kan dingen veranderen. Mijn agile aanpak helpt me om de juiste uitgangspunten voor verandering te vinden. De oplossing is echter niet automatisch Agile, Scrum of Kanban.
Vaak begeleid ik bedrijven die hun samenwerkingsmodel willen heroverwegen en herwerken om hun waardebijdrage aan de klanten te vergroten. Op die manier heb ik Thomas Gottheil leren kennen. Begin dit jaar vroeg Thomas me om zijn nieuwe bedrijf Frontastic als Agile Coach te ondersteunen. Frontastic is een “remote-native company”: alle collega’s werken verspreid over heel Europa vanuit hun thuiskantoor. Onder normale omstandigheden ontmoeten ze elkaar echter minstens één keer per kwartaal persoonlijk om de sociale band te versterken.
Ervaring met agile werken
Jean: Hoe lang speelt agile werken al een rol voor jou?
Holger: “Officieel” sinds 2008 – toen werd ik benoemd tot Certified Scrum Master. Ik heb ook daarvoor interdisciplinair, gefocust en geprioriteerd gewerkt. Voor mij betekent agile werken meer dan de doelgerichte toepassing van agile methoden. Het is een denkwijze en werkwijze die dynamiek als normaal beschouwt en ervoor zorgt dat ik door een goede mix van structuur, flexibiliteit en discipline in dergelijke dynamische situaties handelingsbekwaam blijf.
Jean: En met welke teams werk je precies?
Holger: De teams waar ik mee heb gewerkt en waar ik nu mee werk kunnen niet meer van elkaar verschillen: van corporate tot start-up, van management tot administratief, van softwareproduct tot businessmodel, van gedeelde projectkamers tot wijd verspreide thuiskantoren, van agile beginners tot oude rotten, van vliegtuigonderhoud tot uitgeverijen.
Ondanks alle verschillen zijn er echter ten minste twee essentiële overeenkomsten: Zonder uitzondering waarderen de teams interdisciplinair werk. En ze zijn gewend om hun werkmethoden in retrospectives ter discussie te stellen en zo nodig aan te passen.
Ik werk momenteel parallel voor verschillende klanten als externe Agile coach met verschillende intensiteit.
Op afstand werken als Agile Coach tijdens Corona
Jean: Wat heeft Corona veranderd voor jouw werk als Agile Coach?
Holger: Verrassend genoeg niet veel. Mijn teams zijn erin geslaagd hun samenwerking zeer snel van “ter plaatse” naar “Remote” om te zetten. Bij Frontastic was een aanpassing van de werkwijze helemaal niet nodig, omdat het bedrijf zoals gezegd “remote-native” werkt.
In het begin was ik sceptisch of ik mijn rol wel goed zou kunnen vervullen, zelfs als ik geen direct contact met de mensen had. Die scepsis is inmiddels vervaagd. Hoewel ik sommige Frontastic-collega’s nooit persoonlijk heb ontmoet, is een vertrouwensvolle samenwerking mogelijk. Dit komt vooral door de waarderende manier van omgaan met elkaar, maar ook door de gemeenschappelijke doelen.
Jean: Hoe reageerde je aanvankelijk op de nieuwe omstandigheden? Wat wilde je gaan doen?
Holger: Het was me al snel duidelijk dat we nog meer zorg aan de samenwerking moeten besteden. Zo ontstond bij een van mijn klanten een verzameling principes en tips voor online meetings. Aangezien ik niet meer direct kan zien wie beschikbaar is voor een spontaan gesprek, moeten de elektronische agenda’s en de status in de verschillende communicatietools goed worden bijgehouden. In plaats van afspraken in lange e-mailthreads af te stemmen, is het bijvoorbeeld efficiënter om de functie “Nieuwe afspraak voorstellen” van de elektronische agenda te gebruiken. Niet alle teamleden kenden deze functie. Bij het gebruik van tools zoals Microsoft Teams of Zoom waren er drempels, die ik door korte trainingen heb weggenomen.
Moed, persoonlijke verantwoordelijkheid en zelforganisatie zijn bijzonder belangrijk onder de gegeven omstandigheden. Om deze kwaliteiten te bevorderen, heeft elk teamlid zijn of haar eigen individuele dosis ondersteuning nodig.
Jean: Wat zijn je bevindingen nu, gebaseerd op de ervaring tot nu toe?
Holger: Wij mensen zijn tot meer in staat dan we ooit hebben gedacht. Aan de andere kant worden onze persoonlijke grenzen nu meedogenlozer zichtbaar. Voor Agile Coaches is er dus veel te doen…
Verslag van het veld
Echometer in gedistribueerde teams
Jean: Laten we verder gaan met het Echometer ervaringsverslag. Hoe helpt Echometer je precies bij het op afstand samenwerken met teams?
Holger: Echometer geeft me de rode draad voor het retrospectief zonder zichzelf als hulpmiddel op de voorgrond te plaatsen. Door vooraf open en gesloten vragen te selecteren, kan ik de terugblik een thematisch kader geven. Bovendien gaan alle teamleden die aan de enquête hebben deelgenomen voorbereid de retrospectieve in. De organisatorische vragen zijn zeer geschikt als barometer van de stemming op de middellange en lange termijn. En de maatregelen die samen in de terugblik zijn ontwikkeld, hebben eindelijk een online thuis gevonden.
Jean: Wat zouden de uitdagingen van remote retros zijn zonder Echometer?
Holger: Ik zou er zelf voor moeten zorgen dat alle teamleden zich goed voorbereiden op de retrospectieve. Het spontaan bespreken en synchroon opvolgen van de (tussentijdse) resultaten is online soms lastig. Als alle deelnemers de vragen van tevoren kennen, zijn de discussies gerichter. Dit brengt het risico met zich mee dat essentiële onderwerpen die niet in de voorbereide vragen aan bod komen, terzijde worden geschoven. Ik noteer zulke onderwerpen zodat iedereen ze kan zien met behulp van de notitiefunctie van Echometer. Afhankelijk van de urgentie van het onderwerp, open ik de ruimte voor discussie over dit onderwerp of neem ik het mee als kandidaat voor de volgende terugblik.
De uitgebreide vragencatalogus met zijn categorieën helpt me om de retrospectieve een thematisch kader te geven. Dit vermindert het gevaar dat essentiële aspecten voor teamwerk worden weggelaten.
Zonder Echometer zou ik moeten goochelen met verschillende tools om de discussie te modereren, tussenresultaten vast te leggen, er maatregelen uit af te leiden en ze op te volgen.
Retros procedure met Echometer
Jean: Hoe werken de remote retros met Echometer?
Holger: Gestructureerd. Ik vind het leuk omdat ik een gestructureerd persoon ben. Ik heb het gevoel dat de teams ook baat hebben bij het duidelijke kader dat Echometer schept. Desondanks kunnen de teams open en in alle richtingen discussiëren. Als facilitator kan ik altijd zien hoe ver we zijn gevorderd in de retrospective en ik kan de klok – in de gaten houden, dat helpt bij het timemanagement. Ik vind overigens niet dat online retrospectives langer hoeven te zijn dan on-site retrospectives.
Jean: Wat zou je nog meer willen onderbrengen?
Holger: Ik ben blij dat ik Echometer heb leren kennen. Inmiddels gebruik ik het instrument succesvol in een ander klantproject. Het Echometer-team is behulpzaam en staat open voor nieuwe ideeën, die snel worden omgezet. Zo is “Digital Agile Coaching” leuk. Bedankt!
“Echometer wordt in onze teams echt supergoed ontvangen. Ook ik heb onlangs mijn eerste retro met Echometer gedaan - super!” — Henning Emmrich, COO @ Frontastic
De resultaten
- Retrospectieven op afstand eenvoudige voorbereiding en follow-up
- Teams interactief Opnemen in retrospectieven
- Voortdurend Zichtbaarheid van het welzijn van de teams
- Niets gaat verloren dankzij de continue Meten bijhouden
Dat was het dan - we hopen dat dit ervaringsverslag leerzaam was en een aantal spannende ideeën voor je heeft!
Als je ook geïnteresseerd bent in het testen van Echometer, grijp dan de kans om betrokken te raken bij een gratis demo-account om te beginnen!
PS: Gebruik je Echometer al en wil je ook een ervaringsverslag geven? Neem dan contact op met Jean :-)
Onze interviewpartner
Auteur: Holger Koschek – Agile Coach | Homepage
