"How to" retro op afstand die indruk maakt

Kunnen telewerkers die in verspreide teams of thuiskantoren werken net zo productief zijn als collega’s die vanuit kantoor werken?

In een onderzoek 77% van de deelnemers gaf aan productiever te zijn in het thuiskantoor. 45% blijken er zelfs beter door te slapen. Het antwoord lijkt dus “ja” te zijn.

Voor iteratief agile werken volgens Scrum en co., dat is ontworpen voor transparantie, lijkt werken op afstand echter het verkeerde format te zijn - of niet? Toch wel - je moet teambuilding alleen met het juiste format aanpakken. Laten we ons richten op een van de belangrijkste evenementen in het agile framework: de agile retrospective.

Een retro afstandsbediening die leuk is

De eerste stap voor een Remote Retro moet natuurlijk de technologie zijn. Er moeten met name goed werkende tools voor videogesprekken beschikbaar zijn. In mijn ervaring is Zoom hiervoor de meest stabiele tool. Maar ook Whereby.com, Microsoft Teams, Skype voor Bedrijven & Co. kan een goed alternatief zijn.

Een goede retro op afstand slaagt er, net als een retro op locatie, ook in om de kennis en schat aan ervaring van alle teamleden te integreren en het wederzijdse vertrouwen te versterken.

Om hiervoor de basis te leggen, moet je beginnen met een goed check-in format dat elk teamlid activeert. Iedereen moet iets zeggen. In het beste geval bevordert dit een positieve stemming voor de retro. 

Voorbeeld van een incheckvraag

Als voorbeeld is hier een vraag die vaak intern bij Google wordt gesteld om psychologische veiligheid te bevorderen: Wat heb je afgelopen weekend gedaan? Als alternatief, als de remote retro tegen het einde van de week is, kun je ook vragen: Wat ben je van plan komend weekend te doen? 

Of het antwoord op de vraag nu is “ik heb de hond uitgelaten” of “ik moest weer eens een grote aankoop doen” - het laat ons altijd menselijk lijken en bevordert het wederzijdse vertrouwen.

Remote Retro’s - Focus op vertrouwen

Als extra eenvoudige “truc” voor het bevorderen van vertrouwen en teambuilding in het algemeen, moeten alle teamleden hun camera’s aanzetten zodat ze elkaar kunnen zien. Dit kan het formaat ook levendiger maken.

Over het algemeen geldt voor Remote Retro’s dezelfde vuistregel als voor On-site Retro’s - maak ze gevarieerd. Het team moet regelmatig verrast worden en niet in een sleur vervallen die de creativiteit voor gerichte maatregelen of Action Items zou afremmen. Natuurlijk kun je altijd de klassieke boards gebruiken, maar op zijn minst de methode of het format - “Keep Stop Start”, “Mad Sad Glad” & Co. - moet op het board variëren.

Naar mijn mening mag je hier echter één uitzondering maken: De dankbaarheidsvraag. Als psycholoog kan ik je aanraden om in elke retro kort ruimte te geven aan de vraag: Waar ben je dankbaar voor in relatie tot de afgelopen twee weken? Dit kan bij het inchecken, tijdens het verzamelen van gegevens of bij het uitchecken. Je hoeft dit echter niet op een bord vast te leggen.

Studies tonen aan, dat deze simpele vraag naar dankbaarheid helpt om de gedachten te richten op positieve dingen - wat de algemene tevredenheid met behulp van een eenvoudig format aantoonbaar op de lange termijn verhoogt.

Voor velen is een doel van retrospectives het bevorderen van de agile mindset. Met de genoemde maatregelen ben je goed op weg om dit te bevorderen. In dit verband verwijs ik echter graag naar mijn blogartikel over agile mindset.  verbazingwekkende waarheid achter de agile mindset  die je nog beter zullen ondersteunen bij het bereiken van dit specifieke doel.

Gebruik wat er is - Remote Retro Tools

Meestal is het spraakgedeelte in retros relatief ongelijk verdeeld. Bovendien is het moeilijk om de retro interactief te houden zonder ondersteuning. Om deze redenen is het raadzaam om, indien mogelijk, naast een videogesprekshulpmiddel ook een retrotool te gebruiken.

Ondertussen zijn er talloze retroprogramma’s beschikbaar voor dit doel, zoals Retrium of TeamRetro. Vooral Echometer is ontwikkeld voor de Remote Retrospective. Vergeleken met andere tools ziet het er Echometer vanuit het psychologische perspectief van de retro (lees meer: De 6 Beste retrospectietools voor teams op afstand ).

Enerzijds richt dit zich op de mindset, waarbij de agile waarden centraal staan. Anderzijds wordt teamontwikkeling psychometrisch meetbaar om de nodige successen zichtbaar te maken voor het team en hun zelfredzaamheid te bevorderen. 

Met behulp van de genoemde tools bieden Remote Retro’s soms zelfs voordelen, omdat het tekstueel wellicht gemakkelijker is om je mening te geven. De fysieke afstand en de vertrouwde omgeving leiden tot een hogere subjectieve veiligheid om over moeilijke onderwerpen te praten. Ook dit kan met een beetje oefening worden gebruikt om onuitgesproken dingen uit te spreken - en een kwantumsprong in de teamontwikkeling te proberen.

De basisvariant van Echometer is gratis. Als je het gewoon eens wilt proberen - hier kun je meer te weten komen en Begin gratis.

Maatregelen en voltooiing in afgelegen retros

Voor de maatregelen in de retrospectieve op afstand geldt hetzelfde als voor de retrospectieve op locatie: het is beter om een paar goede maatregelen te definiëren dan veel, waarvan sommige vervolgens niet worden geïmplementeerd (wat contraproductief zou zijn voor de teambuilding).

In een andere tekst Ik heb in detail uitgelegd hoe belangrijk een Gemeenschappelijk mentaal model van alle teamleden voor het succes van een retro en voor teambuilding. Dit geldt nog meer voor een retro op afstand. Om hieruit goede maatregelen af te leiden en (niet alleen) efficiënt te communiceren, moet iedereen dezelfde taal spreken. Je kunt meer informatie vinden in mijn bijbehorende blogpost .

Vooral als Remote Retro’s bij jullie eerder zelden worden uitgevoerd, moet de retro eindigen met een meta-reflectie. Hoe verliep onze Remote Retro en wat moeten we de volgende keer behouden, wat veranderen? Dit vormt een rond einde voor een retro - tenslotte een format van de “continue verbetering”.

Als je trouwens nog op zoek bent naar concrete, gevarieerde methoden voor je Remote Retro, kijk dan gerust eens naar mijn blogartikel hierover:

Ben je nog op zoek naar methodes voor je Remote Retro? Dan zijn deze 4 inzichtelijke Remote Retro methoden interessant voor je:

4 interactieve retro methoden op afstand

Bovengemiddelde afstandsbediening

Als je met dit alles rekening houdt, zal je Remote Retro minstens boven het gemiddelde uitkomen. Veel plezier met teambuilding!

Hier vind je meer Algemene tips voor teambuilding op afstand . En hier moet je eens kijken als je geïnteresseerd bent in Ik wens je creatieve oefeningen voor je retros op locatie .

Als je meer gevarieerde vragen wilt voor je retrospectieven, bekijk dan onze post over 32 nieuwe retrospective methoden & voorbeelden voor beginners en professionals (met onder andere de Mario Kart Retro, Marathon Retro en de Elon Musk Retro).

Een van de beste methoden om de agile mindset van teamleden duurzaam te ontwikkelen is overigens de implementatie van een agile Health Check. Onze gratis Team Health Check kit kan je helpen om de juiste vragen te stellen - klik er gewoon eens door.