Voor managers: Interactief 1:1 vergaderformulier (gratis PDF)

In een toprestaurant vertrouwt de chef niet op toeval. Elke gang is perfect bereid, de ingrediënten zijn op elkaar afgestemd en de processen zijn geoptimaliseerd. Zo kan het ook gaan met één-op-één gesprekken: Met een goed gestructureerde vorm zorg je ervoor dat elk gesprek zijn volle waarde krijgt – en niet overkomt als een haastig in elkaar gezet gerecht. Zie jij jezelf als een topmanager? 

Als dat zo is, dan verdienen gesprekken met medewerkers voor jou als manager – een dagboeknotitie. Ze zitten vol inzichten, ontwikkelingen en aha-momenten. Maar zonder documentatie gaan details verloren. Hetzelfde geldt hier: Een goed doordacht 1:1 formulier helpt om patronen te herkennen, vooruitgang zichtbaar te maken en echte toegevoegde waarde uit elk gesprek te halen.

Of het nu in een persoonlijk, digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, één-op-één gesprekken bieden ruimte voor feedback en dus persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een goede, eenvoudige vorm die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse één-op-één gesprekken om goede gesprekken te voeren.

Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.

Volgens de Harvard Business Review beoordeelt bijna de helft van de Direct Reports hun één-op-één gesprekken met hun manager als suboptimaal.

Und, hoor je daarbij? Dat geloof ik niet - want je bent slim genoeg om je te laten inspireren door een 1-op-1 meeting formulier. Toch wil ik je hier nog een paar simpele tips geven die de een-op-een meeting met je medewerker zullen verbeteren:

• Verander af en toe je perspectief en vraag: “Als je je eigen 1:1 zou runnen, wat zou je dan anders doen?”
• Open vergaderingen af en toe met een totaal onverwachte vraag om de ander aan het denken te zetten (“Als jouw baan een film was – welk genre zou het dan zijn op dit moment?”). Hieronder heb ik nog meer suggesties voor je.
• Laat bewust kleine openingen in het gesprek om ruimte te geven voor echte gedachten in plaats van je door de vergadering te haasten.
• Documenteer niet alleen to-dos, maar ook stemmingen en ontwikkelingen, zodat je emotionele trends in de loop van de tijd kunt herkennen.
• Praat over langetermijnproblemen voordat ze acuut worden, zodat er niet meteen grote problemen ontstaan.
• Geef aan het einde van de vergadering een samenvatting in je eigen woorden om eventuele misverstanden meteen op te helderen.
• Plan buffers voor en na de vergadering zodat je niet gehaast overkomt en je gesprekspartner je volledige aandacht heeft.

Als je rekening houdt met deze tips, zal het volgende 1-op-1 formulier je nog beter van dienst zijn.

Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je een manager bent die op zoek is naar een formulier voor één-op-één gesprekken.

Daarom vind je hier eerst een doc-formulier, dat een goede aanvulling zou moeten zijn op bijvoorbeeld een klassiek tweewekelijks beoordelingsgesprek.

Je kunt het formulier trouwens onder de eigenlijke template opslaan als Doc, maar ook als PDF of Word document. Gewoon op de “Plus”-toggle klikken. Bovendien kun je het ook openen via de knop in de Echometer tool, waarmee het formulier interactief door jou en je medewerker kan worden bewerkt - en je wordt zelfs ondersteund door een KI-assistent.

Zoals je ziet is het belangrijkste doel van zo’n één-op-één gesprek om uit te zoomen. Dit is vaak erg moeilijk in het dagelijks leven en daarom is een speciaal tijdsblok nodig.

Laat je overigens niet misleiden door het formulier: In principe zou je doel moeten zijn dat je intrinsiek gemotiveerde medewerker zoveel mogelijk onderwerpen zelf ter tafel brengt.

Laten we nu verder gaan met plan B: goede individuele vragen voor je één-op-één gesprek.

Vragen die flexibel in het gesprek kunnen worden ingebracht zijn vaak nuttig voor een goede dialoog.

Als je van het onderwerp afdwaalt of het formulier niet genoeg de diepte ingaat, kunnen deze helpen om het gesprek in productieve banen te leiden. Hier zijn enkele voorbeelden.

Een van de belangrijkste doelen van één-op-één vergaderingen is, zoals gezegd, om regelmatig uit te zoomen. Daarom zijn vragen die het dagelijkse werk in een grotere context plaatsen nuttig.

Ik heb ook 17 vragen meegebracht voor jou als manager die je één-op-één dialoog zouden moeten verrijken.

Oké. Als dat nog steeds niet genoeg is… Laten we nu naar een interactief formulier gaan dat de 1-op-1-gesprekken nog creatiever benadert.

Ik heb de afgelopen maanden met zo’n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt. 

Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.

Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:

• Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
• Nieuwe perspectieven aannemen
• Meetbaarheid van (zachte) KPI’s zoals tevredenheid over een langere periode

En natuurlijk kun je dit idee ook onderdeel maken van je één-op-één gesprekken. Ik heb vijf stellingen samengesteld die gericht zijn op het weergeven van belangrijke voorwaarden voor elke succesvolle medewerker.

Je kunt dit formulier ook als Doc downloaden, maar nog veel beter is het volgende: in onze 1-op-1 meeting software hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten in de loop van de tijd als een metriek zichtbaar maakt en je met een KI-assistent tips geeft - kijk gerust eens zonder in te loggen via de knop hieronder.

Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer. 

Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou. 

En natuurlijk zijn er ook uitspraken die je deel kunt laten uitmaken van je één-op-één-formulier. Specifiek zijn hier 4 gedragsankers die het ook waard zijn om elke paar maanden bij stil te staan.

En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om. 

Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog) .

Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer formulieren voor één-op-één gesprekken die je vroeg of laat nodig zult hebben. 

Ik heb het bijvoorbeeld over formulieren voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.

We hebben aanvullende formulieren voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)

Tja, zoals je ziet, kun je weliswaar met een eenvoudig vergaderformulier starten - toch zijn er veel andere dingen die belangrijk zijn voor een succesvol gesprek resp. voor de succesvolle ontwikkeling van medewerkers.

Een wijsheid mag je niet vergeten: er zijn ontelbare vragen die je kunt stellen - maar het belangrijkste is dat je het gesprek individueel afstemt op je medewerker. 

Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je hier meer over wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen .