Haal twee keer zoveel uit je Lessons Learned Workshop

In onze laatste bericht presenteerden we de Lessons Learned Workshop als een format, waarbij we zowel het proces als de (daadwerkelijk meetbare) toegevoegde waarde uitlegden.

Dit artikel richt zich nu op tips voor implementatie en facilitering en is bedoeld voor iedereen die in de praktijk zulke geleerde lessen workshops geeft of van plan is dat te gaan doen.

Laten we het doen!

Tip 1: Gebruik de “5x waarom”-methode in de workshop over geleerde lessen

Er zijn twee scenario’s bij het bespreken van problemen: Of je voert een levendige discussie over de verschillende perspectieven van de teamleden. Of je bent het relatief snel eens en verdiept je niet eens verder in de hoofdoorzaak. Dat zou alleen maar verspilde tijd zijn, nietwaar?

Eenheid over een probleem kan goed voelen, maar het kan verraderlijk zijn. Vooral in discussiepunten waar een derde partij (vaak andere afdelingen) als oorzaak van het probleem wordt aangewezen, wordt te weinig moeite gedaan om de kernoorzaken en hun impactketens goed te begrijpen. Zonder dit begrip wordt het moeilijk om een effectieve actie af te leiden.

Gebruik als begeleider de zogenaamde “5x Waarom methode” en bevraag de consensus in de groep door de “Waarom vraag” 5x te stellen en een serieus antwoord te eisen. Deze stof tot nadenken opent vaak nieuwe perspectieven. Hier is er een Voorbeeld van het Jefferson Memorial als uitleg van de methode - een klassieker:

• Moderator: “Waarom is het onderhoud van het Jefferson Memorial zo duur?”
• Team: “Omdat het zo vaak schoongemaakt moet worden met een hogedrukreiniger.”
• Moderator: “Waarom?”
• Team: “Omdat er zoveel vogels hun uitwerpselen op achterlaten.”
• Moderator: “Waarom?”
• Team: “Omdat de vogels zich voeden met de vele insecten daar.”
• Moderator: “Waarom zijn daar zoveel insecten?”
• Team: “Omdat ze worden aangetrokken door de verlichting in de vroege avond.”
• Teamlid: “Laten we proberen het licht wat later aan te doen!”

Neem het zoeken naar oorzaken dus serieus. Kijk welke mogelijkheden er zijn om als team actief te worden in plaats van de oorzaken van problemen te accepteren als “externe omstandigheden”.

Tip 2: Maak van de workshop Geleerde lessen een routine

Er is ook een leercurve voor geleerde lessen in het team: De eerste vergaderingen kunnen nog wat hobbelig zijn: Het tijdschema wordt niet nageleefd, onderwerpen worden niet to the point gebracht, maatregelen zijn niet goed geformuleerd etc..

Pas als je deze workshopvorm een paar keer in het team hebt uitgevoerd, wordt het een routine en neemt de toegevoegde waarde toe:

• Teamleden zijn beter voorbereid omdat ze de agenda kennen
• Teamleden hebben minder bedenkingen bij het aanpakken van kritieke kwesties (zie de De belangrijkste voorwaarde voor succesvolle teams )
• Problemen worden diepgaander geanalyseerd
• Maatregelen en bevindingen worden netjes uitgewerkt en vastgelegd

Je kunt deze voordelen echter alleen bereiken als je er een routine van maakt. Kijk dus of er regelmatige mijlpalen zijn waarop je workshops over geleerde lessen wilt organiseren, of stel zelf een frequentie vast. Afhankelijk van hoe nauw het team samenwerkt, raden we een frequentie van twee keer per week tot één keer per maand aan.

Tip 3: Maatregelen transparant vastleggen en opnieuw bekijken

De maatregelen die voortvloeien uit de workshops over geleerde lessen moeten achteraf natuurlijk inzichtelijk worden gemaakt voor het team.

Daarnaast is het net zo belangrijk om deze in de volgende workshops weer op te pakken. Maak dus van de herziening van bestaande maatregelen een vast agendapunt van elke lessons learned workshop.

Het gaat er niet alleen om vast te stellen of de verantwoordelijken hun werk hebben gedaan. Het is veel belangrijker om van de resultaten van de maatregelen te leren - het heet tenslotte niet voor niets Lessons LEARNED :-)

Alleen als men de maatregelen weer oppakt, kan men leren of de besloten maatregelen het kernprobleem konden oplossen - of niet. Net zo goed kan blijken dat de vermoede kernoorzaak helemaal niet de hoofdreden voor een probleem is. Dan is het des te belangrijker om hierover te spreken, de kennis in het team te delen en met een nieuwe maatregel - oftewel een nieuw “experiment” - te reageren.

Een maatregel heeft, mits geïmplementeerd en geëvalueerd, een garantie op succes: namelijk dat je leert van de implementatie. Of je leert dat de onderliggende hypotheses juist waren en dat de maatregel werkte. Of je leert dat de veronderstelde kernoorzaak of de oplossingsaanpak niet klopt. Beschouw maatregelen daarom als experimenten.

Hier kan, indien nodig, een Gereedschap zoals Echometer je helpen. Want met Echometer heb je geïntegreerde action tracking voor al je terugkerende lessons learned afspraken.

Probeer de tool vrijblijvend uit

Tip 4: Fouten cultuur bevorderen - verder dan de Lessons Learned Workshop

De beste manier om te leren is van fouten. Daarom is het zo belangrijk om fouten in het team openlijk aan te pakken. Dit is de enige manier om elke fout en elk ongeluk om te zetten in een kans om te leren. Niet voor niets is de foutencultuur een van de onderdelen van de belangrijkste voorwaarde voor succesvolle teams .

Om deze foutencultuur in het team te bevorderen, is in de context van het agile werken de zogenaamde “Eerste richtlijn” (in het Nederlands “Opperste Richtlijn”) ontstaan. Hierachter schuilt een leidraad, die teams in elke Lessons Learned Workshop en daarbuiten moeten internaliseren:

“We gaan ervan uit dat alle betrokkenen te allen tijde naar eer en geweten hebben gehandeld.”

Wie dit principe ter harte neemt, kan een teamcultuur creëren, waarin teamleden elkaar ondersteunen om hun werk zo goed mogelijk uit te voeren - zonder “vingerwijzen” en beschuldigingen.

Lessons Learned Workshop - Begin nu

Lessons learned workshops zijn daarom een integraal onderdeel van lerende organisaties . Tegelijkertijd bevorderen ze de zelforganisatie van teams en maken ze een continu door medewerkers gedreven “Bottom-up” verbeteringsproces mogelijk.

Dus veel plezier met de indeling! 

En als je team besluit om Lessons Learned Workshops a.k.a. Team Retrospectives in te bouwen als een regelmatig terugkerend format, dan is kijk eens naar de Echometer tool. Het bespaart je niet alleen veel tijd met onze sjablonen en sjablonen voor het regelmatig uitvoeren van Lessons Learned Workshops, maar ondersteunt ook de ontwikkeling van je team vanuit een psychologisch perspectief.