Lessons Learned Workshop in 5 stappen

Als team of organisatie streven we er allemaal naar om aan de top te staan als kwaliteits- of innovatieleider. Misschien willen we lerende organisatie “%E2%80%9D werden. Um diesem Anspruch gerecht werden zu können, muss man konsequent einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess umsetzen. In diesem Artikel stellen wir alles zum Thema “Lessons Learned Workshop” vor und zeigen, wie ihr dieses Format nutzen könnt, um euch kontinuierlich weiterzuentwickeln. Unsere Lessons Learned Checkliste wird euch dabei sicherlich helfen.

Wat is een workshop over geleerde lessen?

Zoals de Engelse term Lessons Learned (in het Nederlands “Geleerde lessen”) al aangeeft, gaat het in een Lessons Learned Workshop om het stimuleren van het leren van ervaringen. 

In een lessons learned workshop wordt met terugwerkende kracht gekeken naar de samenwerking in het team in het verleden. Daarom wordt de workshopvorm ook gebruikt in agile teams en in Scrum. Retrospectief genoemd. Team debriefs” is ook een veelgebruikt synoniem in verschillende contexten.

Het doel van Lessons Learned Workshops of gewoon Retrospectives (afgekort Retros) blijft hetzelfde: Een continu leerproces ontlenen aan praktijkervaring om je voortdurend verder te ontwikkelen.

Lessons learned workshops voor mijn team of project introduceren

Als je doel een continu verbeteringsproces in projecten of teams is, dan zijn workshops over geleerde lessen een goede optie. 

Een veel voorkomende aanleiding voor de introductie is het bereiken van projectmijlpalen of het afronden van een project. Op zulke momenten neemt het team ten minste 60 tot 180 minuten de tijd, afhankelijk van de grootte van het team, om na te denken over het “hoe” en om inzichten en mogelijk ook maatregelen voor de toekomst af te leiden.

In agile teams die op lange termijn samenwerken, is zo’n format zelfs stevig geïntegreerd in de dagelijkse werkroutine en vindt het wekelijks tot maandelijks plaats, afhankelijk van het sprintritme.

We zien steeds meer teams deze doorlopende formats met groot succes toepassen.

Wat hebben Lessons Learned Workshops voor nut?

Veel managers zouden nu waarschijnlijk zo reageren: “Elke 2 weken 60 tot 90 minuten investeren in reflectie? Wat heeft dat voor zin!”

Gelukkig hebben studies hier een goed antwoord op. Tannenbaum en Cerasoli (2013) hebben in een metastudie kunnen aantonen dat de effectiviteit van teams door deze zelfreflectie ( bij correcte toepassing ) gemiddeld tussen 20% en 25% werd verhoogd werd.

Voorbeelden uit de praktijk

Hoe komen deze productiviteitswinsten tot stand? Hier volgen een paar voorbeelden van welke vragen, in combinatie met de juiste maatregelen, dergelijke productiviteitswinsten kunnen creëren:

• Werkmethoden: Tot nu toe hebben we elke voortgang vastgelegd in een Excel, waarvan het bijwerken met verschillende versies altijd voor veel werk en verwarring heeft gezorgd. Mogelijke actie: Probeer online tools zoals Trello of Notion om de projecten te organiseren zodat versies niet meer handmatig hoeven te worden samengevoegd.
• Zelforganisatie & besluitvormingsprocessen: We weten onderling nauwelijks hoe ver iemand op dit moment is met zijn of haar deelproject. Moeten we misschien een “dagelijkse stand-up” proberen om de coördinatie binnen het team te verbeteren?
• Communicatie binnen het team en met belanghebbenden: Ontwerpen voor nieuwe producten worden relatief laat gedeeld met belanghebbenden, wanneer er al veel ontwikkelingsinspanning is geïnvesteerd. Hoe kunnen we eerder en regelmatiger feedback krijgen van onze belanghebbenden?
• Prioritering: Hoewel we in de loop van het project nieuwe inzichten hebben gekregen, zijn we bij onze oorspronkelijke prioritering gebleven. Hoe kunnen we er in de toekomst voor zorgen dat we in onze planning beter inspelen op de kansen die deze nieuwe inzichten bieden?

Natuurlijk zouden deze onderwerpen ook zonder een Lessons Learned Workshop herkend en verbeterd kunnen worden. Maar door een gestructureerd feedbackproces - zonder de dagelijkse stress - worden dergelijke onderwerpen vaak pas bewust gemaakt.

Een workshop over geleerde lessen is daarom een zeer efficiënt format als het gaat om het identificeren en implementeren van verbeterpotentieel of blokkades. Een ander positief aspect is dat dit proces binnen de teams zelf wordt georganiseerd, wat de betrokkenheid en tevredenheid van het team verder vergroot.

Hoe kan ik een Lessons Learned Workshop voorbereiden en uitvoeren? - een sjabloon

De implementatie van deze workshops is niet zo moeilijk als ze eenmaal in het team zitten. De procedure combineert de beste werkwijzen van Workshop moderatie wat velen bekend in de oren zal klinken. Er zijn natuurlijk talloze methoden om deze workshops te faciliteren, maar de 5 stappen van de Lessons Learned Checklist zijn een eenvoudig voorbeeld van een succesvolle workshop:

Stap 1: Check-in met een open vraag

De workshop moet zo interactief mogelijk zijn en daarom is het de beste werkwijze om te beginnen met een open vraag die elk teamlid om de beurt kort beantwoordt. Op deze manier wordt iedereen bij het gesprek betrokken. De volgende vragen zijn bijvoorbeeld mogelijk:

• Op een schaal van 0 - 10, hoe zeker ben je dat we ons project-/teamdoel bereiken en waarom?
• Wat was voor jou de grootste tegenslag, of het grootste succes in de afgelopen week (of maand…)?

Stap 2: Onderwerpen verzamelen

Terwijl de eerste stap nog steeds dient om ervoor te zorgen dat iedereen in de ‘lessons learned’ modus komt, is de volgende stap om de feedback op een gestructureerde manier te verzamelen. Naar Groepsdenken Om dit te voorkomen moet deze stap eerst individueel worden gedaan voordat de onderwerpen in de groep worden gedeeld.

Ook hier kun je verschillende vraagvormen gebruiken om het gesprek te stimuleren. We zien de volgende voorbeelden bijzonder vaak:

• Goed-Slecht (eenvoudige variant voor beginners): Wat ging er goed? Wat ging er slecht?
• Keep-Stop-Start (populair, leidt beter van status quo naar maatregelen dan “Start-Stop-Continue”): Waar moeten we in het team mee doorgaan zoals we bezig zijn? Waar moeten we in het team mee stoppen? Waar moeten we in het team mee beginnen, of het op zijn minst uitproberen?
• Verwacht-onverwacht (goed voor de verandering): Wat is er gebeurd dat je van tevoren had verwacht? Wat gebeurde er positief dat je van tevoren niet had verwacht? Wat ging er slechter dan je had verwacht?

Het doel van onze Echometer Gereedschap is er trouwens om te helpen bij het uitvoeren van dergelijke Lessons Learned Workshops. Het helpt om de workshop in de juiste structuur te houden, heeft een timer inbegrepen en maakt de workshop - als deze online plaatsvindt - aanzienlijk interactiever.

 

Je kunt een Lessons Learned doen met onze tool zonder dat jij of je team hoeft in te loggen.

 

Via deze knop kun je de tool direct openen, je Lessons Learned methode kiezen en een team via een link uitnodigen - ik adviseer de “Keep-Stop-Start” methode:

Er zijn met belangstelling  meer dan 30 geleerde lessen  methoden mogelijk - soms wordt het heel creatief en speels.

Als je het nog steeds niet zeker weet, kun je de  Ervaringen van Agile Coach Holger met onze tool  doorlezen. 

En ook bij het prioriteren helpt trouwens onze tool - maar dan zijn we alweer bij de volgende stap.

Stap 3: Onderwerpen prioriteren

Als de onderwerpen verzameld en thematisch gegroepeerd zijn, kun je overgaan tot prioritering. Het doel is om de belangrijkste onderwerpen en bevindingen te identificeren waarop het team actie wil ondernemen.

In het optimale geval heeft elk teamlid voor de prioritering drie plakpunten o.i.d., die dan afhankelijk van de persoonlijke voorkeur op de open feedback (die bijvoorbeeld op de flip-over staat) worden geplakt. Als alternatief kan natuurlijk ook iedereen gewoon 3 strepen met een Edding zetten. De open feedback, die de meeste markeringen hebben, lijken het meest urgent - hier worden maatregelen van afgeleid.

Stap 4: Maatregelen afleiden

Hier besluit men als team, hoe men de gewonnen inzichten in de praktijk wil omzetten. De maatregelen moeten aan bepaalde standaarden voldoen, zoals bijvoorbeeld de SMART-formule overeenkomen.

Belangrijk: Denk eraan niet te veel maatregelen te nemen. Concentreer je op maximaal 3 belangrijkste onderwerpen. Anders wordt het moeilijk om daadwerkelijk alle acties aan te pakken, waardoor het team gaat twijfelen aan het formaat van de Lessons Learned als geheel.

Het is beter om elke 2 tot 4 weken een korte “lessons learned” met drie maatregelen te doen dan elke 6 maanden een “grote”, maar realistisch gezien worden slechts 4 van de 10 maatregelen geïmplementeerd.

Stap 5: Conclusie

Aan het eind moet er een samenvatting worden gemaakt van wat er is geleerd en welke maatregelen er zijn vastgelegd. Deze stap kan ook interactief worden gemaakt door alle deelnemers een open vraag te stellen:

• Wat was voor jou het belangrijkste inzicht van de workshop van vandaag?
• Wat zijn je eigen plannen voor de volgende keer?

Lessons Learned Workshop - Conclusie

Natuurlijk kost deze indeling tijd. Daarom vinden we het belangrijk om hier te benadrukken dat er al vroeg genoeg tijd moet worden vrijgemaakt voor workshops over geleerde lessen. Vooral aan het einde van een projectfase kan het stressvol zijn. Dit mag ons er niet toe verleiden om deze belangrijke vorm over te slaan. 

Dit is immers de enige manier om ervoor te zorgen dat je de volgende keer niet weer in dezelfde valkuilen trapt en dus gevangen blijft in het hamsterwiel. In een noodsituatie is het beter om een korte lessons learned workshop te hebben dan helemaal geen.

Op volgend bericht we hebben direct ook een paar Tips & andere best practices voor jullie Lessons Learned Workshops!