Jour Fixe: Effectievere teamvergaderingen dankzij Retro Agenda

Voor de meeste bedrijven zijn regelmatige wekelijkse of maandelijkse teamvergaderingen al lang standaard. Bij deze regelmatige vergaderingen gaat het erom elkaar op de hoogte te brengen en moeilijkheden samen te bespreken. Er worden oplossingen voor problemen uitgewerkt, zodat aan het einde van elke vergadering iedereen optimaal op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen in het bedrijf of in de betreffende afdeling.

In mijn start-up houden we ook regelmatig teamvergaderingen. Het ontbrak ons echter lange tijd aan een concreet kader (een agenda of sjabloon) om deze vergaderingen effectief te organiseren en te structureren. Het resultaat was een nogal intuïtieve aanpak waarbij we sommige onderwerpen te veel ruimte gaven, terwijl andere belangrijke punten weinig aandacht kregen.

Deze uitdagingen veranderden echter fundamenteel toen ik de Retro Methode – ontdekte, een aanpak die met succes wordt gebruikt door toonaangevende organisaties zoals Spotify en andere grote techbedrijven. Deze methode is al lang de standaard geworden in veel topbedrijven en in combinatie met een online tool die het hele vergaderproces ondersteunt, stelde het me in staat om de duur van wekelijkse teamvergaderingen aanzienlijk te verkorten en tegelijkertijd meer te bereiken dan ooit tevoren.

In dit artikel wil ik deze methode introduceren en je door het proces van een vergadering leiden, zodat je het concept direct in je team kunt toepassen.

Een van de grootste problemen met onze eerste teambijeenkomsten was het gebrek aan voorbereiding. Effectieve voorbereiding betekent echter niet per se dat je uren bezig bent met het plannen van een agenda of het voorbereiden van PowerPoint-presentaties. Met de retromethode is het voldoende als deelnemers voor de vergadering ongeveer 5-10 minuten de tijd nemen om een aantal basisvragen te beantwoorden. De specifieke vragen kunnen variëren, maar er bestaan beproefde vragencatalogi voor uiteenlopende onderwerpen. In de retrowereld staan deze bekend als retro sjablonen:

Als deze vragen beantwoord zijn, is er een solide basis gelegd voor de teamvergadering. Met een tool als Echometer kun je eenvoudig een van de meer dan 50 vragensjablonen selecteren en deze een dag voor de vergadering per e-mail naar alle teamleden sturen. Zo kan iedereen de vragen beantwoorden op een moment dat het hen uitkomt.

Zodra alle teamleden de voorbereidende vragen hebben beantwoord, kan de eigenlijke teamvergadering beginnen. Om alle deelnemers te betrekken en betrokkenheid tijdens de vergadering te stimuleren, is het aan te raden om de eerste 5 minuten te gebruiken voor een inleidende vraag. Deze vraag hoeft niet per se inhoudelijk relevant te zijn; het is eerder de bedoeling dat elke deelnemer actief wordt en iets bijdraagt. Dit bevordert vanaf het begin een open en betrokken sfeer.

Hier is een voorbeeld van zo’n invoer:

Na een succesvolle start richten we onze aandacht op de antwoorden op de voorbereide vragen. Er zijn hier twee opties: Of ieder teamlid presenteert zijn eigen antwoorden en voegt een korte opmerking toe, of de moderator presenteert alle antwoorden als anonimiteit gewenst is. Deze aanpak kan vooral nuttig zijn bij gevoelige onderwerpen waarbij teamleden terughoudend kunnen zijn om openlijk te spreken.

Dan worden de zogenaamde “actiepunten” van de vorige week besproken. “Action items” zijn specifieke taken die de teamleden in de vorige vergadering hebben toegezegd. Een actie-item kan bijvoorbeeld zijn “De homepage herzien”. Hierbij wordt gecontroleerd of de actiepunten met succes zijn afgerond. Als een taak niet is voltooid, wordt de reden hiervoor geanalyseerd om te beslissen of de taak moet worden voortgezet of niet. Als bijvoorbeeld de revisie van de homepage niet mogelijk was vanwege de vakantie van de persoon die toegang had tot de homepage, dan wordt deze taak voortgezet. Als echter wordt vastgesteld dat een revisie van de homepage niet nodig is, kan het actiepunt worden verwijderd.

Het is belangrijk om jezelf niet te belasten met te veel taken, maar om centrale en haalbare actiepunten te definiëren. Het evalueren van deze punten biedt een uitstekende gelegenheid om te leren of en hoe de gestelde doelen kunnen worden bereikt en wat er in de toekomst kan worden verbeterd.

Naar mijn mening is deze stap het middelpunt van onze teamvergadering. Hier krijgt elk teamlid de kans om te stemmen om te beslissen welke antwoorden en onderwerpen intensiever moeten worden besproken door het hele team. Iedereen krijgt een bepaald aantal stemmen die ze aan de verschillende antwoorden kunnen toewijzen.
Deze methode voorkomt dat er ongecontroleerde discussies ontstaan. In plaats daarvan richten we ons op de onderwerpen die door het hele team als bijzonder relevant worden beschouwd.

In het verleden had ons team de neiging om nogal willekeurig over diverse onderwerpen te praten, waardoor onze vergaderingen vaak weinig zinvol waren. Sinds de introductie van de retro-methode is dat fundamenteel veranderd: onze discussies zijn nu gestructureerder en meer gefocust - een echte gamechanger! De vergaderingen duren nog maar half zo lang, maar zijn minstens dubbel zo effectief.

Zodra de belangrijkste punten zijn geprioriteerd, begint de gezamenlijke discussie en analyse in het team. We brainstormen over oplossingen voor de geïdentificeerde problemen en ontwikkelen effectieve benaderingen.

Uit deze oplossingsbenaderingen leiden we vervolgens concrete stappen af – onze zogenaamde “Action Items”.

Dit eenvoudige maar effectieve proces stelt ons in staat om de belangrijkste kwesties tijdens de bijeenkomst aan te pakken en haalbare oplossingen voor de toekomst te ontwikkelen.

Aan het einde van de vergadering houden we een korte enquête waarin elk teamlid op een schaal van 1 tot 10 kan aangeven hoe effectief en de moeite waard de tijd was die in de vergadering is geïnvesteerd.

Deze fase biedt de gelegenheid om de gegeven evaluaties kort te bespreken en waardevolle inzichten op te doen voor toekomstige bijeenkomsten. Het doel is om onze teamvergaderingen voortdurend te verbeteren en effectiever te maken.

Het volgen van dit schema laat zien hoe soepel en leerzaam het proces kan zijn. De retromethode is meer dan alleen een hulpmiddel voor effectieve teamvergaderingen; het is een middel om voortdurend te leren, je als team voortdurend te ontwikkelen en samen te groeien.

De introductie van de retromethode in onze start-up heeft onze teamvergaderingen fundamenteel veranderd. Door systematisch te structureren en te focussen op de echt belangrijke onderwerpen, hebben we de productiviteit en effectiviteit van onze vergaderingen drastisch verbeterd.

Als je het meeste uit je teamvergaderingen wilt halen, raad ik je aan om deze methode te proberen. De meest efficiënte manier om dit te doen is met een gespecialiseerde tool zoals Echometer. Met behulp hiervan kun je eenvoudig de perfecte flow van je vergaderingen bijhouden en hoef je maar 1-2 minuten te investeren in de voorbereiding. Deze tool begeleidt je door het hele proces en stelt je in staat om je volledig te concentreren op de inhoud en de actieve deelname van je team.

 

Probeer het nu uit!