5 ideeën voor een productieve 1:1-vergadering vol energie

Zijn de 1-op-1 gesprekken met je direct reports energiek - of een verplichting? Ik vermoed dat het neigt naar het laatste. Maar waarom?

Ken je dat gevoel als je steeds maar weer naar dezelfde afspeellijst luistert? In het begin is het leuk, maar uiteindelijk gaat het vervelen. Eén-op-één gesprekken tussen managers en medewerkers werken op dezelfde manier: ze hebben frisse ideeën, nieuwe vragen en af en toe een verrassend element nodig om echt inspirerend te zijn.

Wie wil er immers elke week alleen maar vanille-ijs eten? Het is een goed idee om nieuwe ideeën en onderwerpen uit te proberen in je één-op-één gesprek.

Stel je voor dat je een kas vol planten hebt, maar je geeft alleen dezelfde drie planten water. Op een gegeven moment verdorren andere planten of onderwerpen die eigenlijk heel belangrijk zijn. (Oké, sorry, dat was mijn laatste metafoor).

Of het nu in een persoonlijk, digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, 1-op-1 gesprekken tussen bazen en werknemers bieden ruimte voor feedback en daarmee voor persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een aantal goede ideeën die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse één-op-één gesprekken om goede gesprekken te voeren.

Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.

Voordat ik bij de eigenlijke ideeën kom, wil ik je eerst een paar typische onderwerpen geven die regelmatig aan bod zouden moeten komen in je één-op-één gesprekken. Ik weet per slot van rekening niet hoe breed je scala aan methoden en sjablonen al is.

5 typische onderwerpen voor één-op-één gesprekken:

1. Doelen & vooruitgang: Welke mijlpalen zijn bereikt en waar liggen nog uitdagingen?
2. Feedback: Wat gaat er goed en waar is potentieel voor verbetering – in beide richtingen?
3. Hulpbronnen & blokkades: Welke obstakels staan in de weg en welke ondersteuning is er nodig?
4. Persoonlijke ontwikkeling: Welke vaardigheden wil de medewerker ontwikkelen en hoe kan de manager daarbij helpen?
5. Motivatie & tevredenheid: Hoe voelt de werknemer zich op dit moment en wat zou zijn motivatie kunnen vergroten?

5 atypische maar belangrijke onderwerpen:

1. Energieniveau & werkbelasting: Wanneer voelt de medewerker zich overweldigd of onderbelast en hoe kan dit worden aangepast?
2. Wens naar meer of minder verantwoordelijkheid: Zijn er verantwoordelijkheidsgebieden waarin de werknemer zou willen groeien of zijn werkdruk zou willen verlagen?
3. Verborgen talenten: Welke vaardigheden of interesses heeft de werknemer die nog niet worden benut?
4. Communicatiestijl: Hoe geeft de medewerker de voorkeur aan directe, schriftelijke, gereflecteerde of spontane feedback en uitwisseling –?
5. Tijddieven & efficiëntie: Welke vergaderingen, tools of processen kosten onnodig veel tijd en moeten worden geoptimaliseerd?

Waarom geef ik jullie zoveel onderwerpen om over te discussiëren? 

Natuurlijk, zodat je weet welke velden je systematisch moet behandelen in je één-op-één interview. Ik zal je later specifieke sjablonen en vragen geven. Maar laten we eerst beginnen met een heel algemeen sjabloon.

Het feit dat je als supervisor op dit artikel hebt geklikt, zegt me dat je op zoek bent naar ideeën en onderwerpen voor één-op-één gesprekken.

Daarom vind je hier eerst een standaard documentsjabloon, dat een goede aanvulling zou moeten zijn op bijvoorbeeld een klassiek maandelijks beoordelingsgesprek.

Je kunt de template overigens onder de eigenlijke template als Doc opslaan, maar alternatief ook als PDF, Google Sheets, Excel of Word document. Gewoon op de “Plus”-toggle klikken.

Laten we nu overgaan op een idee of onderwerp dat een iets creatievere benadering van het één-op-één gesprek biedt.

Een centrale voorwaarde voor succesvolle teams is de zogenaamde Psychologische Veiligheid. En om deze te verbeteren, is een gezonde foutencultuur erg belangrijk. Het volgende idee helpt je met een beeld om het thema “fouten maken” als supervisor met je medewerker te reflecteren. Het beste is natuurlijk als je het beeld met de vragen combineert.

Zoals je kunt zien, kun je dit sjabloon ook interactief gebruiken in de 1:1 vergadersoftware Echometer.

Het volgende onderwerp of idee is waarschijnlijk bijzonder interessant voor introverte werknemers.

De procedure is relatief eenvoudig: je kunt de grafiek gebruiken om te benadrukken hoe de spraakverdeling eruit ziet in gezonde, succesvolle teams. Als manager reflecteer je vervolgens samen met je medewerker op de rol die hij of zij hierin speelt.

Soms vinden we het zelfs moeilijk om ideeën te bedenken over hoe we ons verder kunnen ontwikkelen. Dit idee kan helpen bij je één-op-één gesprek.

Het zogenaamde “model-leren” is een van de meest typische manieren van leren van de Homo Sapiens: Je kijkt naar het gedrag van je directe soortgenoten. 

En in het beste geval doe je dit met zo competent mogelijke collega’s. De volgende oefening probeert precies dit effect te creëren door na te denken over de groep collega’s van uw werknemer. Misschien moet een getalenteerde medewerker een ander team of project uitproberen?

Het volgende onderwerp of idee is niet geschikt voor elk één-op-één gesprek. Het kan echter des te krachtiger zijn op het juiste moment: Namelijk wanneer je midden in of kort na een conflict zit.

Het idee hierachter is dat je nadenkt over het conflictgedrag van je directielid aan de hand van het conflictdiagram hieronder. Mijn ervaring is dat juist dit schema het makkelijker maakt om constructief over het onderwerp te praten.

Naast bovenstaande ideeën en onderwerpen zijn er natuurlijk nog andere aspecten waarover je kunt nadenken in je beoordelingsgesprek.

Ik heb de afgelopen maanden met zo’n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt.

Veel leidinggevenden nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.

Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:

• Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
• Nieuwe perspectieven aannemen
• Meetbaarheid van (zachte) KPI’s zoals tevredenheid over een langere periode

En natuurlijk kun je dit idee ook gebruiken voor je één-op-één gesprek. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het nadenken over belangrijke randvoorwaarden voor elke succesvolle medewerker.

Je kunt deze template ook als Doc downloaden, maar nog veel beter is het volgende: In onze een-op-een meeting software hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten in de loop van de tijd als metriek zichtbaar maakt en je met een KI-assistent tips geeft - kijk gerust eens zonder login via de knop hieronder.

Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer. 

Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou. 

En natuurlijk zijn er ook uitspraken die je mee kunt nemen als ideeën voor je één-op-één dialoog. Specifiek zijn hier 4 gedragsankers waarover je zou kunnen nadenken in een maandelijks of driemaandelijks één-op-één gesprek met je medewerker.

En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om. 

Als je meer creatieve input en ideeën wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog) .

Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer ideeën voor één-op-één gesprekken die je vroeg of laat kunt gebruiken. 

Ik bespreek bijvoorbeeld sjablonen voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.

We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)

Een-op-een meetings zouden nooit saai mogen worden - dan klopt er iets niet. Tegelijkertijd moet je ze ook niet kunstmatig rekken. Als je een goed plan en goede ideeën hebt voor je een-op-een meetings, dan zou het nooit zo ver mogen komen.

Maar één wijsheid mag je toch niet vergeten: Er zijn talloze ideeën die je kunt uitproberen - maar het belangrijkste is dat je het gesprek individueel op je medewerker afstemt. 

Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je hier ook bij helpen. Als je hier meer over wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen .