5 ideeën voor een productieve 1:1-vergadering vol energie

Zijn de 1-op-1 gesprekken met je direct reports energiek - of een verplichting? Ik vermoed dat het neigt naar het laatste. Maar waarom?

Ken je dat gevoel als je steeds maar weer naar dezelfde afspeellijst luistert? In het begin is het leuk, maar uiteindelijk gaat het vervelen. Eén-op-één gesprekken tussen managers en medewerkers werken op dezelfde manier: ze hebben frisse ideeën, nieuwe vragen en af en toe een verrassend element nodig om echt inspirerend te zijn.

Wie wil er immers elke week alleen maar vanille-ijs eten? Het is een goed idee om nieuwe ideeën en onderwerpen uit te proberen in je één-op-één gesprek.

Stel je voor dat je een kas vol planten hebt, maar je geeft alleen dezelfde drie planten water. Op een gegeven moment verdorren andere planten of onderwerpen die eigenlijk heel belangrijk zijn. (Oké, sorry, dat was mijn laatste metafoor).

Of het nu in een persoonlijk, digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, 1-op-1 gesprekken tussen bazen en werknemers bieden ruimte voor feedback en daarmee voor persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een aantal goede ideeën die je kunt gebruiken in je wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse één-op-één gesprekken om goede gesprekken te voeren.

Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.

Voordat ik bij de eigenlijke ideeën kom, wil ik je eerst een paar typische onderwerpen geven die regelmatig aan bod zouden moeten komen in je één-op-één gesprekken. Ik weet per slot van rekening niet hoe breed je scala aan methoden en sjablonen al is.

5 typische onderwerpen voor één-op-één gesprekken:

1. Doelen & vooruitgang: Welke mijlpalen zijn bereikt en waar liggen nog uitdagingen?
2. Feedback: Wat gaat er goed en waar is potentieel voor verbetering – in beide richtingen?
3. Hulpbronnen & blokkades: Welke obstakels staan in de weg en welke ondersteuning is er nodig?
4. Persoonlijke ontwikkeling: Welke vaardigheden wil de medewerker ontwikkelen en hoe kan de manager daarbij helpen?
5. Motivatie & tevredenheid: Hoe voelt de werknemer zich op dit moment en wat zou zijn motivatie kunnen vergroten?

5 atypische maar belangrijke onderwerpen:

1. Energieniveau & werkbelasting: Wanneer voelt de medewerker zich overweldigd of onderbelast en hoe kan dit worden aangepast?
2. Wens naar meer of minder verantwoordelijkheid: Zijn er verantwoordelijkheidsgebieden waarin de werknemer zou willen groeien of zijn werkdruk zou willen verlagen?
3. Verborgen talenten: Welke vaardigheden of interesses heeft de werknemer die nog niet worden benut?
4. Communicatiestijl: Hoe geeft de medewerker de voorkeur aan directe, schriftelijke, gereflecteerde of spontane feedback en uitwisseling –?
5. Tijddieven & efficiëntie: Welke vergaderingen, tools of processen kosten onnodig veel tijd en moeten worden geoptimaliseerd?

Waarom geef ik jullie zoveel onderwerpen om over te discussiëren? 

Natuurlijk, zodat je weet welke velden je systematisch moet behandelen in je één-op-één interview. Ik zal je later specifieke sjablonen en vragen geven. Maar laten we eerst beginnen met een heel algemeen sjabloon.

Het feit dat je als supervisor op dit artikel hebt geklikt, zegt me dat je op zoek bent naar ideeën en onderwerpen voor één-op-één gesprekken.

Daarom vind je hier eerst een standaard documentsjabloon, dat een goede aanvulling zou moeten zijn op bijvoorbeeld een klassiek maandelijks beoordelingsgesprek.

Je kunt de template overigens onder de eigenlijke template als Doc opslaan, maar alternatief ook als PDF, Google Sheets, Excel of Word document. Gewoon op de “Plus”-toggle klikken.

Laten we nu eens kijken naar een idee of een onderwerp dat de één-op-één gesprekken wat creatiever benadert.

Een centrale voorwaarde voor succesvolle teams is de zogenaamde psychologische veiligheid. En om dit te verbeteren, is een gezonde foutencultuur erg belangrijk. Het volgende idee helpt je met een beeld om als leidinggevende met je medewerker te reflecteren op het thema “fouten maken”. Het beste is natuurlijk als je het beeld combineert met de vragen.

Zoals je kunt zien, kun je dit sjabloon ook interactief gebruiken in de 1:1 vergadersoftware Echometer.

Het volgende onderwerp of idee is waarschijnlijk vooral interessant voor introverte medewerkers.

De aanpak is relatief simpel: Met behulp van de grafiek kun je benadrukken hoe de spreekverdeling er in gezonde, succesvolle teams uitziet. Daarna reflecteer je als chef samen met je medewerker welke rol hij of zij daarbij speelt.

Soms vinden we het moeilijk om überhaupt ideeën te bedenken over hoe we ons verder kunnen ontwikkelen. Daarbij kan dit idee helpen bij je één-op-één meeting.

Het zogenaamde “model-leren” is een van de meest oorspronkelijke manieren van leren van de Homo Sapiens: Je kijkt naar gedragingen van je directe soortgenoten. En in het beste geval doe je dit van zo competent mogelijke soortgenoten. Precies dit effect probeert de volgende oefening te creëren, door te reflecteren over de vergelijkingsgroep van je medewerker. Misschien moet een getalenteerde medewerker zich eens in een ander team of ander project wagen?

Het volgende onderwerp of idee is niet geschikt voor elk één-op-één gesprek. Daarvoor kan het op het juiste moment des te krachtiger werken: Namelijk, als je middenin of kort na een conflict staat.

Het idee hierbij is dat jullie het conflictgedrag van je direct reports reflecteren, op basis van het onderstaand visueel afgebeelde conflict - schema. Juist dit schema maakt het naar mijn ervaring makkelijker om constructief over het thema te spreken.

Naast bovenstaande ideeën en onderwerpen zijn er natuurlijk nog andere aspecten waarover je kunt nadenken in je beoordelingsgesprek.

Ik heb de afgelopen maanden met zo’n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt.

Veel supervisors bouwen op bepaalde momenten kleine enquêtes in hun één-op-één meeting in. Dat wil zeggen, ze lopen gewoon heel ontspannen door een paar vragen heen en vragen de medewerker a) naar zijn instemming met een uitspraak (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en daarna b) waarom hij of zij zo heeft geantwoord.

Van deze micro-enquêtes in 1:1s verwachten ze het volgende:

• • • Meer afwisseling en betrokkenheid in het 1-op-1 gesprek **
• • • Nieuwe perspectieven innemen **
• • • Meetbaarheid van (zachte) KPI’s zoals tevredenheid over de tijd **

En natuurlijk kun je dit idee ook voor je één-op-één meeting gebruiken. Ik heb hier vijf uitspraken samengesteld die erop gericht zijn om na te denken over belangrijke voorwaarden voor elke succesvolle medewerker.

Je kunt deze template ook als Doc downloaden, maar nog veel beter is het volgende: In onze één-op-één meeting software hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten over de tijd als metriek zichtbaar maakt en je met een KI-assistent tips geeft - kijk gerust eens zonder login via de knop hieronder.

Zoals je ziet, gaan de uitspraken in op centrale aspecten van een tevreden medewerker. Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve medewerkers is natuurlijk een goede leidinggevende. Ja, ik spreek hier over jou. En ook daarvoor zijn er natuurlijk uitspraken die je als idee mee kunt nemen in je één-op-één gesprek. Concreet zijn hier 4 gedragsankers die je in een maandelijks of driemaandelijks één-op-één meeting met je medewerker zou kunnen bespreken.

En, kun je niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één meeting? Heel goed, dat doet me deugd. Als je nog meer creatieve input en ideeën wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Geniale One-on-One-Meeting vragen (van de psycholoog) .

Je had het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer ideeën voor één-op-één meetings die je vroeg of laat kunt gebruiken. Ik heb het bijvoorbeeld over sjablonen voor je één-op-één meeting over salaris, je gesprek met een moeilijke medewerker of met een volledig nieuwe medewerker.

We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1-meetings: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (Gratis)

Eén-op-één meetings mogen nooit saai worden - dan is er iets mis. Tegelijkertijd moet je ze ook niet kunstmatig rekken. Als je een goed plan en goede ideeën hebt voor je één-op-één meetings, dan zou het nooit zo ver mogen komen.

Maar één wijsheid mag je toch niet vergeten: er zijn talloze ideeën die je kunt uitproberen - maar het belangrijkste is dat je het gesprek individueel afstemt op je medewerker. Onze AI Meeeting Assistent voor één-op-één meetings kan je daarbij helpen. Als je er meer over wilt weten, kijk dan eens op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen .