Wat is een retrospectief? De 1-minuten gids

De term “retrospective” betekent terugblikken. In een werkcontext wordt hiermee meestal een “agile retrospective” bedoeld.

Een agile retrospective is een workshopvorm voor reflectie en verbetering van de samenwerking. De rol en uitvoering van een agile retrospective zijn met name gedefinieerd door de Scrum Guide. Zie: Scrum Handleiding

Zelfs voordat retrospectieven werden toegepast in de wereld van het werk, was de term Retrospectief nu al in de kunstwereld gebruikt voor tentoonstellingen die terugblikken op het werk van een kunstenaar. Het grote verschil met retrospectieven in de kunstwereld is dat retrospectieven in een werkcontext zich ook bezighouden met hoe het werk in de toekomst verder ontwikkeld kan worden, in plaats van uitsluitend terug te blikken.

Zie ook: Doel en voordelen van retrospectives (eenvoudig uitgelegd)

Het eenvoudigste voorbeeld van een retrospective (en tegelijkertijd een populair retro-format) is om simpelweg te vragen:

• Wat ging er goed?
• Wat ging er mis?
• Wat kunnen we in de toekomst uitproberen?

Aangezien de vragen bedoeld zijn om reflectie te stimuleren, zijn er in de loop van de tijd steeds meer methoden voor retrospectieven ontstaan. Zo zijn bijvoorbeeld de zeilboot-, starfish- of keep-stop-start-retrospectieven ontstaan.

Een uitgebreid overzicht van de bekendste, maar ook ongebruikelijke, creatieve retrospectieven hebben we hier samengevat: 32 Retrospectieve methoden

De Procedure en fasen van een retrospectief vinden in principe (ongeacht het format) plaats volgens een beproefd patroon:

• Inchecken
• Feedback verzamelen
• Geef prioriteit aan
• Analyse en maatregelen
• Sluiting of uitchecken

Deze stappen kunnen individueel worden aangepast en ontworpen. Het is echter altijd belangrijk om ervoor te zorgen dat de Dubbel ruitformaat in het ontwerp van het Retrospectief rekening wordt gehouden.

De fasen en het verloop van een retrospective klinken te formeel en afschrikwekkend voor je? Laat je niet ontmoedigen en probeer gewoon eens een retrospective uit in een geschikte software voor retrospectieven.

Na uiterlijk één tot twee proefrondes ben je vertrouwd met het proces. Open het beste gewoon eens de Keep-Stop-Start Retro in Echometer en raak vertrouwd – learning by doing:

Hierna zul je al een goed gevoel hebben over hoe een retrospective in de praktijk verloopt en hoe je deze kunt modereren.

Veel teams die retrospectives hebben ingesteld gebruiken de Scrum raamwerk voor de organisatie van hun samenwerking.

Met Scrum wordt het werk in iteratieve sprintcycli georganiseerd. Binnen deze Scrum-cycli is de retrospective een vast onderdeel.

Met retrospectieven zorgt Scrum ervoor dat teams hun samenwerking afhankelijk van de sprintlengte wekelijks of minstens maandelijks reflecteren.

Retrospectieven en Scrum horen dienovereenkomstig bij elkaar. Maar ook andere werkmethoden zoals OKR’s of Kanban retrospectieven gebruiken:

• Kanban Retrospective – In Kanban werk je niet in cycli, maar heb je regelmatig retrospectives (ook wel terugblikken genoemd). Service delivery beoordelingen genoemd), waarin wordt nagedacht over de stroom van het werk en de samenwerking.
• OKR Retrospective – Bij de doelsturing via OKR’s wordt aan het einde van elke cyclus gereflecteerd over hoe goed de doelen gesteld waren, hoe de meting ervan het team heeft geholpen en hoe men de doelstelling en het tracken in de volgende OKR-cyclus zou kunnen verbeteren.

Een goede retrospective staat alle teamleden toe om hun indrukken openlijk te delen. Als de feedback openlijk gedeeld is, moet deze in de tweede stap natuurlijk ook open en doelgericht besproken kunnen worden.

Om deze gespreksatmosfeer en openheid te creëren, is er de zogenaamde “Opperste Richtlijn”, die men idealiter aan het begin van de retrospective nog eens aan alle deelnemers uitlegt:

Ongeacht wat we ontdekken, moeten we ervan uitgaan dat iedereen het beste heeft gedaan dat hij/zij kon doen gezien zijn/haar kennis, vaardigheden en bekwaamheden, de beschikbare middelen en de gegeven situatie.

– Norman L. Kerth, Projekt-Retrospektiven: Ein Handbuch für Team-Reviews

Dienovereenkomstig worden goede retrospectieven ook altijd gekenmerkt door relatief evenwichtige gespreksaandelen. Vooral bij onervaren teams is een goede matiging cruciaal voor retrospectieven.

In dit verband erg spannend: We hebben meer dan 30.000 retrospectieven geanalyseerd en onze bevindingen uit deze analyse in onze blog gepubliceerd: De grote analyse van 30.000 retrospectieven

Er staan nog meer tips en trucs in ons eBook: eBook: 20+ facilitatietips voor geweldige retrospectieven

Een retrospective duurt in de regel 60 tot 90 minuten. We raden niet aan om veel langer dan 90 minuten door te gaan, omdat de aandachtsspanne na verloop van tijd afneemt en de teamleden moe worden.

Terugblikken kunnen echter ook korter zijn dan 60 minuten. Hier zijn onze Tips voor korte retrospectieven

Natuurlijk, met de juiste Remote Retro Tool (zoals Echometer) Retrospectives kunnen op locatie, volledig op afstand of in hybride teams worden uitgevoerd.

Vooral in teams op afstand zijn retrospectives belangrijk voor Teambuilding op afstand .

Vaak worden retrospectieven in de volksmond met Sprint Beoordelingen of Lessons Learned Workshops verward. Daarom hebben we in deze artikelen nog eens uitgewerkt wat een retrospectief niet is en waar de verschillen liggen:

• Verschillen Sprint Review vs. Retrospectief : Retrospectief richt zich niet alleen op het resultaat van het team, maar op het metaniveau van de samenwerking in het team en hoe de samenwerking tot het resultaat heeft geleid.
• Verschillen Lessons Learned Workshops vs. Retrospectief : Retrospectieven vinden voortdurend plaats, niet eenmalig bij het afronden van projecten.

Natuurlijk zijn er ook inhoudelijk nog meer Antipatronen met terugwerkende kracht, die beschrijven wat een retrospectief niet zou moeten zijn.

Teams die zichzelf en hun samenwerking continu verder willen ontwikkelen, gebruiken retrospectieven. Voor deze agile teams zijn retrospectieven een centraal meetingformat waarin ze hun samenwerking reflecteren, hun maatregelen evalueren en daar nieuwe acties uit afleiden.

Als jouw team dus nog geen retrospectieven gebruikt voor continue doorontwikkeling, is nu een goed moment om te beginnen!

Retrospectief proberen in Echometer

Credits: Woman thinking photo created by wayhomestudio - freepik