Hoe kunnen directieleden en werknemers worden aangemoedigd om zich voor te bereiden op één-op-één gesprekken?

Er zijn verschillende maatregelen en benaderingen mogelijk als je directielid of werknemer niet bereid is om naar het regelmatige (meestal tweewekelijkse) één-op-één gesprek met jou als hun manager te komen.

Hier is de effectiviteit van aanpakken of maatregelen naar mijn persoonlijke ervaring en kennis als leidinggevende, Scrum Master en psycholoog in een volgorde geplaatst - welke maatregelen werken het beste?

Maatregel	Waardering	Context
Schrijf regelmatig herinneringen	1: Lage effectiviteit	Als werknemers ongemotiveerd en fantasieloos zijn, hebben herinneringen weinig effect
Het doel van 1-op-1 verduidelijken	2: Gemiddelde effectiviteit	Samen het eigenlijke doel van één-op-één gesprekken verduidelijken kan nuttig zijn en de druk of angst onder werknemers verminderen.
Focus op wat goed werkt	3: Hoge effectiviteit	Praten over dingen waarbij een natuurlijk gesprek gewoon ontstaat, kan heel goed zijn voor het ontwikkelen van een vertrouwensrelatie.
Het goede voorbeeld geven	2: Gemiddelde effectiviteit	Voldoende tijd nemen voor een goede voorbereiding is een voorwaarde om hetzelfde van de werknemer te kunnen verwachten.
Praten over niet-werk onderwerpen	3: Hoge effectiviteit	Niet-werk gerelateerde onderwerpen kunnen heel goed zijn om het wederzijdse vertrouwen op te bouwen - en dit maakt het gemakkelijker om je open te stellen.
Motivatie verduidelijken	2: Gemiddelde effectiviteit	Directe confrontatie met het feit dat werknemers minder gemotiveerd lijken om onderwerpen ter sprake te brengen? Suboptimaal, beter algemene verwachtingen van de afspraak verduidelijken
Focus op leren	2: Gemiddelde effectiviteit	Focussen op wat werknemers onlangs hebben geleerd, kan heel effectief zijn.
Verander het ritme	1: Lage effectiviteit	Dit moet een van de laatste maatregelen zijn en mag alleen worden genomen als beide partijen er geen behoefte aan hebben, de samenwerking is geoptimaliseerd en er weinig aandacht is voor de ontwikkeling van werknemers.
Gebruik 1-op-1 hulpmiddelen	2: Gemiddelde effectiviteit	Het gebruik van speciaal ontwikkelde één-op-één vergadersoftware zoals Echometer kan je helpen om je als leider snel voor te bereiden, vergaderingen te documenteren en goede reflectievragen te stellen.

Hopelijk helpt de context je te begrijpen waar ik mijn beoordeling van effectiviteit vandaan haal.

Stap-voor-stap handleiding: Directe rapporten beter voorbereiden in 1-op-1 vergaderingen

Wilt u dat uw softwareontwikkelaars beter voorbereid zijn op één-op-één gesprekken met u als manager en vaker onderwerpen ter tafel brengen? Op basis van bovenstaande tabel met de geschatte effectiviteit van maatregelen, zou ik de volgende stapsgewijze handleiding aanbevelen:

1. Relaties opbouwenAls je elkaar nog niet zo goed kent of je hebt nog geen goede relatie met de werknemer, praat dan over informele onderwerpen om meer vertrouwen op te bouwen. 

2. Verwachtingen verduidelijkenBepaal samen waarom je de 1-op-1 gesprekken überhaupt houdt (bijv. ontwikkeling van de werknemer, oplossen van blokkades, etc.). Sommige werknemers kunnen bang zijn dat bepaalde uitspraken in het 1-op-1 gesprek tegen hen gebruikt kunnen worden in het jaarlijkse functioneringsgesprek.

3. Stel goede vragenAls manager moet je een plan hebben voor de manier waarop je je medewerker wilt coachen, ongeacht de medewerker. In dit verband moet je bijvoorbeeld regelmatig verschillende onderwerpen bespreken en er samen met de medewerker over nadenken:

   1. Tevredenheid van werknemers over feedback
   2. Tevredenheid van werknemers over het werk in het algemeen
   3. Tevredenheid van werknemers over vergaderingen

4. Gereedschap uitproberenEen truc voor meer werknemersparticipatie kan ook het gebruik van speciale 1-op-1 vergadersoftware zoals Echometer zijn. Echometer helpt beide partijen om zich goed voor te bereiden met behulp van sjablonen, maar ook herinneringen en geautomatiseerde documentatie.

Als je deze vier stappen hebt doorlopen, is de kans op een goed voorbereide medewerker in het één-op-één gesprek aanzienlijk groter.

FAQ’s: Veelgestelde vragen

Hier volgen enkele veelgestelde vragen in deze context.

Waarom komen Direct Rapporteurs niet voorbereid naar 1-op-1 vergaderingen?

Er kunnen veel redenen zijn waarom je werknemers of directieleden niet zo goed voorbereid zijn op het functioneringsgesprek of het reguliere één-op-één gesprek. Hier zijn de drie belangrijkste redenen die je zou moeten analyseren:

• Psychologische veiligheidWerknemers vertrouwen zichzelf niet of voelen zich psychologisch niet veilig.
• OnwetendheidWerknemers weten niet welke onderwerpen ze moeten meenemen of kennen de verwachtingen van de 1-1 vergadering niet.
• MotivatieMedewerkers zijn niet geïnteresseerd om zichzelf verder te ontwikkelen of actief deel te nemen aan verbeteringen.
• GereedschapSlechte 1-op-1 vergadertools of videosoftware kunnen ook de motivatie van werknemers verminderen, terwijl speciale 1-op-1 vergadertools zoals Echometer deze motivatie kunnen verhogen.

Waarom lijken sommige Direct Reports zo ongemotiveerd en nemen ze weinig deel aan vergaderingen?

Er kunnen veel redenen zijn waarom sommige werknemers of directieleden niet deelnemen aan vergaderingen en 1-op-1 gesprekken met managers. Hier zijn enkele fundamentele redenen die je zou moeten analyseren.

• Psychologische veiligheidWerknemers vertrouwen zichzelf niet of voelen zich psychologisch niet veilig.
• VerwachtingenMedewerkers realiseren zich niet dat een hoge mate van deelname aan vergaderingen van hen wordt verwacht.
• IncompetentieMedewerkers hebben misschien gewoon weinig bij te dragen in termen van inhoud voor sommige onderwerpen.
• Onduidelijke, onaantrekkelijke doelenEen eenvoudige reden voor lage motivatie kan zijn dat het huidige teamdoel onduidelijk is of niet aantrekkelijk lijkt voor de medewerker.

Als je meer wilt weten over de psychologie van motivatie, kan ik je ook dit eBook aanraden: 12 workshops voor meer teammotivatie .

Wat kan ik als software engineering manager doen om software ontwikkelaars en engineers te helpen zich beter voor te bereiden op 1-op-1 vergaderingen met mij als manager?

Op basis van de tabel en het bovenstaande stapsgewijze proces zijn er vier eenvoudige stappen:

1. Bouw een goede relatie op met werknemers zodat ze zich echt openstellen.
2. Maak duidelijk wat je van medewerkers verwacht in 1-op-1 gesprekken. Stel eventueel een ontwikkelingsdoel voor de medewerker
3. Bereid het 1-op-1 gesprek voor met goede vragen
4. Probeer speciale 1-op-1 vergadersoftware zoals Echometer, die je met verschillende functies helpt om de betrokkenheid van je werknemers bij 1-op-1 vergaderingen te vergroten.