Continue verbetering op de agile manier

Continue verbetering is het proces van voortdurend zoeken naar manieren om de kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit van producten, diensten, processen en procedures verder te ontwikkelen. Het proces is gebaseerd op het idee dat er altijd ruimte is voor verbetering, hoe goed je al bent.

De agile strategie van continue verbetering is een denkwijze en een methode die de principes van “agile softwareontwikkeling” toepast op het continue verbeterproces. Agile softwareontwikkeling is een benadering waarbij samenwerking met klanten en reageren op veranderingen belangrijker zijn dan het volgen van een vastgelegd plan.

De strategieën van agile softwareontwikkeling worden nu echter ook buiten de softwareontwikkeling gebruikt om een groot aantal teams in bedrijven te verbeteren.

De agile strategie van voortdurende verbetering omvat:

• Grote verbeterdoelen opsplitsen in kleine, beheersbare en meetbare taken
• De meest waardevolle en urgente verbetertaken prioriteren op basis van feedback van klanten en bedrijfsbehoeften
• Verbeteringstaken leveren in korte iteraties of “sprints” die doorgaans tussen de één en vier weken duren
• Test en valideer de resultaten van elke verbetertaak met klanten en andere belanghebbenden
• Het verbeterproces evalueren en aanpassen op basis van de feedback en bevindingen van elke iteratie
• Teamleden in staat stellen en betrekken om verantwoordelijkheid te nemen voor het verbeterproces en om samen te werken met elkaar en met klanten

Een van de belangrijkste voordelen van de agile continue verbeterstrategie is dat je de collectieve wijsheid en creativiteit van je teamleden aanboort. Je teamleden zijn degenen die je producten, diensten, processen en procedures het beste kennen. Zij zijn ook degenen die het vaakst contact hebben met klanten en belanghebbenden. Daarom zijn zij het best geplaatst om kansen voor verbetering te identificeren en ideeën voor verbetering te ontwikkelen.

Om een cultuur van voortdurende verbetering in je team te bevorderen, kun je de volgende dingen doen:

• Moedig je teamleden aan om regelmatig hun feedback, suggesties en inzichten te delen.
• Een veilige en ondersteunende omgeving creëren waar teamleden hun meningen en zorgen kunnen uiten zonder bang te hoeven zijn voor veroordeling of kritiek
• Erken en beloon teamleden die bijdragen aan het verbeterproces
• Geef je teamleden de tijd, middelen en ondersteuning die ze nodig hebben om hun verbeterideeën uit te voeren.
• Betrek je teamleden bij het besluitvormingsproces over verbeterprioriteiten en -plannen.

Tools en technieken voor continue verbetering

Er zijn veel hulpmiddelen en technieken die je kunnen helpen bij het implementeren van de agile continue verbeterstrategie. Enkele van de meest gebruikte zijn:

• De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act): Een vierstappenmethode voor het implementeren van verandering. De methode omvat het plannen van de verandering, het implementeren van de verandering, het beoordelen van de resultaten en het handelen naar aanleiding van de geleerde lessen.
• De 5 redenen (waarom): Een techniek om de oorzaak van een probleem te vinden door vijf keer te vragen naar het “waarom”, totdat je tot de kern van het probleem komt.
• Het visgraatdiagramEen visueel hulpmiddel voor het identificeren en analyseren van de mogelijke oorzaken van een probleem. Het lijkt op een visskelet met een probleemstelling als hoofd en verschillende categorieën oorzaken als botten.
• Het ParetodiagramEen grafisch hulpmiddel om de frequentie of impact van verschillende factoren of problemen weer te geven. Het helpt je bij het identificeren van de 20% factoren of problemen die 80% impact of problemen veroorzaken.
• De SMART-criteriaEen reeks criteria voor het vaststellen van specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden doelstellingen.
• Het Kanban-bordEen visueel hulpmiddel voor het beheren van werkstromen. Het bestaat uit een bord met kolommen die verschillende werkfasen voorstellen en kaarten die individuele taken voorstellen. Het helpt je de voortgang bij te houden, knelpunten te identificeren en onderhanden werk te beperken.
• De terugblikEen bijeenkomst aan het einde van elke iteratie of sprint waar teamleden reflecteren op wat goed ging, wat fout ging en wat verbeterd kan worden.

De feedbacklus voor continue verbetering is een cyclus van verzamelen, analyseren en reageren op feedback van klanten, belanghebbenden en teamleden. Deze cyclus is belangrijk om ervoor te zorgen dat je verbeteringsinspanningen zijn afgestemd op de behoeften en verwachtingen van de klant en op de bedrijfsdoelen en -strategieën.

De feedbacklus voor continue verbetering omvat het volgende:

• Feedback krijgen van klanten, belanghebbenden en teamleden via verschillende kanalen zoals enquêtes, interviews, evaluaties, opmerkingen, klachten, suggesties, enz.
• Analyse van de feedbackgegevens met kwantitatieve en kwalitatieve methoden zoals statistiek, sentimentanalyse, text mining, enz.
• PatroonidentificatieTrends, hiaten, sterke en zwakke punten, kansen, bedreigingen en inzichten uit feedbackgegevens.
• Prioritering van feedback-elementen op basis van hun waarde en urgentie
• Communicatie van feedbackresultaten naar klanten, belanghebbenden en teamleden
• Feedback implementatie-elementen als verbetertaken in iteraties of sprints.
• De impact meten van feedbackelementen op klanttevredenheid, -loyaliteit en -behoud en op bedrijfsprestaties, groei en winstgevendheid

Oefeningen voor voortdurende verbetering

Continu verbeteren oefeningen zijn activiteiten die je helpen bij het oefenen en verbeteren van je vaardigheden in het toepassen van de agile continu verbeteren strategie. Je kunt ze individueel doen of in groepen, online of offline, formeel of informeel.
Zelf gebruiken we retrospectieven van twee weken om de meeste van deze oefeningen samen als team te doen.

Enkele voorbeelden van oefeningen voor continue verbetering zijn:

• De Stop-Start-Continue-RetroEen eenvoudige en effectieve manier om erachter te komen wat jij en je team moeten stoppen, starten en voortzetten om jullie werk te verbeteren. Je kunt deze oefening gebruiken aan het einde van elke iteratie of sprint.
• De SWOT-analyseEen strategisch hulpmiddel om de sterke en zwakke punten en de kansen en bedreigingen van je producten, diensten, processen of procedures te beoordelen. Je kunt deze oefening gebruiken om verbeterpunten en actieplannen te identificeren.
• De brainstormsessieEen creatieve techniek om in korte tijd een groot aantal ideeën te ontwikkelen. Je kunt deze oefening gebruiken om ideeën voor verbetering of oplossingen voor problemen te vinden. Je kunt verschillende methoden gebruiken, zoals mindmapping, woordassociatie, willekeurige input, enz. om je creativiteit te stimuleren.
• De techniek van het stemmen op puntenEen eenvoudige en democratische manier om ideeën of taken te prioriteren. Je kunt deze oefening gebruiken om de meest waardevolle en urgente verbeteracties te selecteren uit een lijst met opties. Elke deelnemer krijgt een aantal punten (meestal drie) om naar eigen voorkeur te verdelen over de opties.

We gebruiken veel van deze methoden in onze retrospectives. Als je meer wilt weten over onze retrospectieve agenda, dan kun je dat hier doen: Onze sjablonen met terugwerkende kracht

Continue verbeteringsbeoordeling is een proces voor het evalueren van de resultaten en uitkomsten van je verbeterinspanningen. Dit is belangrijk om je vooruitgang te meten, te leren van je successen en mislukkingen, en je successen te vieren.

De beoordeling van continue verbetering omvat:

• Vergelijking van werkelijke resultaten met verwachte resultaten
• Identificeer belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) die de effectiviteit en efficiëntie van je verbeteringsinspanningen meten.
• Het rendement op investering (ROI of ROTI) van je verbeteringsinspanningen berekenen
• Analyseer de factoren die hebben bijgedragen aan je verbeteringsinspanningen of die je hebben gehinderd.
• Documenteer geleerde lessen en best practices van je verbeteringsinspanningen
• Resultaten en uitkomsten delen met klanten, belanghebbenden en teamleden
• Erkenning en beloning van teamleden die hebben bijgedragen aan de verbeteracties
• De mijlpalen en prestaties van je verbeteringsinspanningen vieren

Continue verbetering op de agile manier

Plan voor de implementatie van continue verbetering Het implementatieplan voor continue verbetering is een plan dat de stappen en maatregelen beschrijft die je moet nemen om je verbeteringstaken uit te voeren. Het is een routekaart die je van je huidige situatie naar je doelen leidt. Het plan voor de implementatie van continue verbetering moet het volgende bevatten

• De verbeterdoelen en -doelen
• De verbetertaken en subtaken
• De rollen en verantwoordelijkheden van de teamleden
• De middelen en gereedschappen die nodig zijn voor elke taak
• Het tijdschema en de mijlpalen voor elke taak
• De risico’s en uitdagingen voor elke taak
• De noodplannen voor elke taak

Doelen van continue verbetering

De doelen van continue verbetering zijn de gewenste resultaten van jullie verbeteringsinspanningen. Het is wat je team wil bereiken door de verbetering van jullie producten, diensten, processen of procedures. De doelen van continue verbetering zijn idealiter:

• afgestemd op de behoeften en verwachtingen van klanten en op de doelen en strategieën van het bedrijf
• Specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden (SMART)
• uitdagend maar realistisch (110% principe)
• Motiverend en stimulerend
• Duidelijk communiceren naar alle belanghebbenden (klanten, stakeholders en teamleden)

Conclusie

Continue verbetering is geen einddoel. Het is een voortdurende reis die je constante aandacht, inspanning en aanpassingen vereist. Door de agile strategie van continu verbeteren toe te passen, kun je continu verbeteren onderdeel maken van je dagelijkse werk. Je kunt ook de vruchten plukken van voortdurende verbetering, zoals verhoogde klanttevredenheid, loyaliteit en retentie, en verbeterde teamprestaties.