Bewezen documentsjabloon: Maandelijkse één-op-één vergaderingen

Lisa werkt sinds een jaar in een agile team. Ze vindt haar werk leuk, maar soms voelt ze zich onzeker. Heeft haar baas haar successen opgemerkt? Zijn er dingen die ze beter kan doen?

Juist, je raadt het al: Als Lisa het afgelopen jaar geen één-op-één gesprek heeft gehad met haar leidinggevende, dan is er iets mis. 

Dat brengt ons bij het onderwerp: Maandelijkse 1-op-1 vergaderingen tussen managers en werknemers staan centraal in goed teammanagement.

Dabei ist het overigens niet zo belangrijk of ze precies maandelijks plaatsvinden of een andere frequentie hebben - daar komen we zo nog op terug.

Of het nu in een digitale of virtuele één-op-één vergadering is, 1-op-1 vergaderingen bieden ruimte voor feedback en dus voor persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld.

Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.

Goede vraag… De frequentie van 1-op-1 meetings hangt af van de grootte van het team en de individuele behoeften. Als je bijvoorbeeld een team met tien direct reports hebt, is een maandelijkse één-op-één meeting een goed ritme. Kleinere teams of intensievere projecten zouden ook wekelijkse of tweewekelijkse bijeenkomsten kunnen vereisen.

Het hangt er natuurlijk ook vanaf hoe goed je je team al kent. In een kennismakingsfase zijn wekelijkse een-op-een-gesprekken geschikt.

In Agile- of Scrum-teams, waarin regelmatige communicatie sowieso een centrale rol speelt, moeten de bijeenkomsten worden aangepast aan de bestaande uitwisseling. Er is misschien geen behoefte aan enige reflectie op individueel niveau als je tijdens de retrospective bespreekt hoe bepaalde bugs zijn ontstaan.

Een regelmatig, bijvoorbeeld maandelijks, één-op-één gesprek is alleen nodig voor de individuele ontwikkeling van medewerkers. Dit kan natuurlijk ook digitaal of virtueel als het team op afstand werkt.

Overigens benadrukt de onderstaande afbeelding een belangrijk punt: vaker stilstaan bij de status quo betekent meestal ook een sneller tempo van verandering en verbetering. 🙂

Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je op zoek bent naar een documentsjabloon voor maandelijkse één-op-één vergaderingen. Overeenkomstige sjablonen kunnen natuurlijk verschillende doelen hebben. 

Daarom heb ik hier een documentsjabloon voor je bewaard, dat een goede aanvulling zou moeten zijn op het klassieke maandelijkse beoordelingsgesprek. Verderop geef ik je wat ideeën over hoe je de gespreksroutine kunt verrijken met andere vragen. 

Laten we beginnen met de template voor maandelijkse 1-op-1 meetings. Je kunt ze overigens onder de eigenlijke template als Doc opslaan, maar alternatief ook als PDF, Google Sheets, Excel of Word document. Gewoon op de “Plus”-toggle klikken.

Zoals je ziet is het belangrijkste doel van een maandelijkse één-op-één bijeenkomst om uit te zoomen. Dit is vaak erg moeilijk in het dagelijks leven en daarom is een speciaal tijdsblok nodig.

Laat je overigens niet misleiden door de agenda: In principe zou je doel moeten zijn dat je intrinsiek gemotiveerde medewerker zoveel mogelijk onderwerpen zelf ter tafel brengt.

Laten we nu overgaan op een sjabloon dat een iets creatievere benadering van één-op-één dialoog hanteert.

Ik heb de afgelopen maanden met zo’n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt. 

Veel leidinggevenden nemen van tijd tot tijd kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.

Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:

• Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
• Nieuwe perspectieven aannemen
• Meetbaarheid van (zachte) KPI’s zoals tevredenheid over een langere periode

En natuurlijk kun je dit idee ook gebruiken voor je maandelijkse één-op-één gesprek. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het nadenken over belangrijke voorwaarden voor een succesvolle medewerker.

Je kunt deze template ook als Doc downloaden, maar nog veel beter is het volgende: In onze één-op-één meeting software hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten over de tijd als metriek zichtbaar maakt en je met een AI assistent tips geeft - kijk gerust eens zonder login via de knop hieronder.

Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer. 

Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou. 

En natuurlijk zijn er ook uitspraken die je mee kunt nemen naar je één-op-één gesprek. Specifiek zijn hier 4 gedragsankers waar je bij stil kunt staan tijdens een maandelijks één-op-één gesprek met je medewerker.

Zo, nu zou je een goede basis moeten hebben voor je maandelijkse één-op-één gesprek.

En toch heb ik nog meer tips voor je. Want het ene is je agenda - het andere zijn creatieve vragen die je midden in het woordgevecht stelt. Vooral in maandelijkse een-op-een gesprekken loont het de moeite om het vogelperspectief in te nemen - en daarbij helpt de volgende lijst met vragen.

En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om. 

Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog) .

Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer sjablonen voor één-op-één gesprekken die je vroeg of laat nodig zult hebben. 

Ik bespreek bijvoorbeeld sjablonen voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.

We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)

Allereerst gefeliciteerd: als je nauwgezet maandelijks een één-op-één gesprek voert met je werknemers, neem je je leiderschapsrol serieuzer dan gemiddeld.

De tekst hier zou je een wijsheid niet mogen laten vergeten: er zijn talloze vragen die je kunt stellen - maar het belangrijkste is dat je het gesprek individueel op je medewerker afstemt. 

Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je ook helpen bij je dialoog. Als je meer wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen .