5 sjablonen voor e-mailuitnodigingen voor één-op-één vergaderingen

Bij de introductie van één-op-één gesprekken tussen managers en medewerkers is de uitnodigingsmail naar de teamleden meestal één van de eerste stappen. De formulering van de uitnodiging en zelfs de onderwerpregel kunnen van invloed zijn op het succes van de eerste één-op-één gesprekken of personeelsbeoordelingen.

Hier zijn een paar sjablonen en voorbeelden van hoe de e-mailuitnodiging of -aanvraag voor je één-op-één gesprekken eruit zou kunnen zien.

Mocht je geïnteresseerd zijn in gedetailleerde templates voor verschillende een-op-een-meetings (bv. wekelijks, jaarlijks, 1-1 met moeilijke medewerkers…), kijk dan eens naar het betreffende artikel: 15 beproefde sjablonen voor 1-1 vergaderingen om te bewerken (gratis) .

Als er geen specifieke reden is met betrekking tot de medewerker voor de introductie van 1-op-1 gesprekken of regelmatige beoordelingsgesprekken, kun je de volgende sjabloon gebruiken voor de uitnodigingsmail.

Het bevat alle punten die in een klassiek e-mailsjabloon moeten staan:

Trouwens: Als je een manager van softwareontwikkelaars bent, is het volgende artikel misschien interessant voor je: 6 Feedbackvoorbeelden voor softwareontwikkelaars .

Als je deze e-mail wilt aanpassen, denk er dan aan dat de lengte van de e-mail in totaal niet meer dan 125 woorden mag zijn en dat de e-mail moet worden opgedeeld in zo leesbaar mogelijke alinea’s om de leessnelheid en begrijpelijkheid te optimaliseren. Bron: Optimale lengte van een e-mail

Maar als de reden voor je reguliere beoordelingsgesprek van individuele aard is, moet dit ook in de uitnodigingsmail staan en misschien zelfs in de onderwerpregel. Hier zijn een paar voorbeelden en sjablonen van hoe dit eruit kan zien in de e-mailuitnodiging of e-mailaanvraag.

Sjabloonvoorbeeld 1: Uitnodiging per e-mail voor één-op-één gesprekken met nieuwe medewerkers

Een veel voorkomende reden voor het starten van een nieuwe 1-op-1 vergaderreeks is de introductie en kennismaking van nieuwe collega’s. In dit scenario is de volgende tekst of sjabloon geschikt voor de e-mailuitnodiging:

Voordat we verder gaan, wil ik je graag een snelle tip geven over hoe je de één-op-één vergadering zelf naar een hoger niveau kunt tillen: Met onze 1-1 vergadersoftware Echometer. 

Onze interactieve gesprekssjablonen maken je gesprek niet alleen leuker en productiever, maar effectieve acties zullen ineens organisch op tafel komen. Probeer het eens, bijvoorbeeld door gewoon de sjabloon hieronder uit te proberen:

Sjabloonvoorbeeld 2: Uitnodiging per e-mail voor één-op-één-gesprekken voor de nieuwe functie van een werknemer

Een interne verandering van functie is ook vaak de reden voor een uitnodiging voor een één-op-één gesprek of reguliere beoordelingsgesprekken. In dit geval kan de volgende tekst of sjabloon worden gebruikt voor de uitnodiging voor het beoordelingsgesprek:

Sjabloonvoorbeeld 3: Uitnodiging per e-mail voor één-op-één gesprekken bij prestatieproblemen

Het kan bijzonder gevoelig liggen als de reden voor het 1-op-1 gesprek of beoordelingsgesprek de prestatieproblemen van de werknemer zijn. Het volgende voorbeeld van een e-mailtekst moet waarschijnlijk worden aangepast aan de situatie:

Sjabloonvoorbeeld 4: Uitnodiging per e-mail voor één-op-één gesprekken bij conflictsituaties of communicatieproblemen

Niet alleen prestatieproblemen, maar ook regelmatige conflicten en communicatieproblemen kunnen een reden zijn om 1:1 gesprekken of regelmatige beoordelingsgesprekken in te voeren. Het volgende voorbeeld of sjabloon voor de uitnodigingsmail gaat hier direct op in:

Of de e-mailuitnodiging wordt geopend en hoe aandachtig de inhoud van je tekst wordt gelezen, hangt ook af van de juiste onderwerpregel van de e-mail. De onderwerpregel van de uitnodigingsmail voor de 1-op-1 vergaderingen moet altijd kort en bondig zijn. Een optimale onderwerpregel voor een e-mail heeft slechts 30 tot 50 tekens of 4 tot 7 woorden. Zie: De ideale lengte van een onderwerpregel

De onderwerpregel van je uitnodigingsmail voor één-op-één gesprekken of regelmatige personeelsbeoordelingen zou bijvoorbeeld als volgt kunnen luiden:

In de onderwerpregel van de e-mail hoef je niet per se in te gaan op individuele redenen voor de 1-op-1. Dit komt later in de e-mail of in de gedetailleerde tekst zelf (zie sjablonen). Dit komt later in de e-mail of in de gedetailleerde tekst zelf (zie sjablonen).

Een laatste factor die extreem belangrijk is voor de effectiviteit van de uitnodigingsmail voor de One-One-Ones of reguliere personeelsbeoordelingen, deel ik met je in de laatste paragraaf: Het persoonlijke gesprek voorafgaand aan het officiële, professionele e-mailverzoek.

Als je ook je gesprekken naar een nieuw niveau wilt tillen, kan ik je trouwens goede templates aanbevelen - zie bijvoorbeeld onze post hierover: 7 templates voor regelmatige medewerkers-check-ins .

En als je geïnteresseerd bent in een algemene inleiding tot regelmatige één-op-één gesprekken, bekijk dan ons bericht over dit onderwerp: Een handleiding: 6 tips voor succesvolle 1-op-1 gesprekken.

Voordat je de e-mailsjabloon voor je nieuwe werknemersbeoordelingen naar je werknemers stuurt, moet je ze van tevoren aankondigen in een persoonlijk gesprek. In een persoonlijk gesprek krijg je meteen een idee of medewerkers het doel van één-op-één gesprekken begrijpen en heb je de kans om hun actieve rol te benadrukken bij het vormgeven van de 1-1 gesprekken of regelmatige werknemersbeoordelingen.

Tijdens het gesprek kun je ook efficiënter verduidelijken op welke dag van de week, hoe laat en hoe lang de 1:1’s moeten plaatsvinden. Ga indien mogelijk in op de voorkeuren van je werknemer, of laat in ieder geval zien dat het perspectief van je collega belangrijk voor je is.

De officiële, professionele uitnodigingsmail moet in essentie de inhoud van het persoonlijke gesprek weergeven en, indien mogelijk, direct ingaan op de vragen die werknemers in het vorige gesprek hebben gesteld.

Trouwens, als je eerste één-op-één gesprek met een nieuwe medewerker voor de deur staat, kan ik je ons artikel over dit onderwerp aanbevelen: 5 tips voor één-op-één gesprekken met nieuwe medewerkers .

Naast de e-mail zul je waarschijnlijk ook een reeks afspraken voor de één-op-één vergadering rechtstreeks naar je werknemers sturen. Je moet de volgende inhoud opnemen in deze agenda-uitnodiging of sjabloon:

• De namen van beide deelnemers moeten in de onderwerpregel van de afsprakenreeks staan
• De duur en frequentie moeten van tevoren worden afgesproken
• De beschrijving in de uitnodiging moet de link naar je 1:1 notities bevatten
• Het doel van de 1:1 moet worden herhaald in de uitnodiging of beschrijving

De officiële of professionele tekst van je agenda-uitnodiging voor de één-op-één zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

Deze tekst heeft je hopelijk een goed idee gegeven van wat er in de e-mail aanvraag voor een reguliere 1-1 ontmoeting kan staan. We hebben je ook een paar voorbeelden en sjablonen voor de onderwerpregel gegeven die je zouden moeten helpen. 

Als je wat creatiever bent en een ongebruikelijke naam wilt voor je serie één-op-één gesprekken, kun je enkele voorbeelden over dit onderwerp vinden in onze blog. 

Heb je het gevoel dat je nog meer uit je één-op-één vergaderingen kunt halen? Dan kan onze 1-op-1 vergadersoftware Echometer je helpen. Met onze interactieve vergadersjablonen wordt je vergadering niet alleen leuker en productiever, maar komen er ook ineens organisch effectieve acties op tafel. Probeer het eens uit, bijvoorbeeld door simpelweg onderstaand sjabloon uit te proberen: