VUCA-arbeidslivet - hva betyr det?
VUCA-verden her og VUCA-verden der. Begrepet er for tiden på alles lepper og er mer eller mindre i ferd med å revolusjonere arbeidslivet. Men hva er VUCA, og hvor kommer begrepet fra?
VUCA er en forkortelse som står for Volatilitet, Unsikkerhet, Complexitet og Ambiguity står for. Begrepet stammer opprinnelig fra den kalde krigen og ble først brukt av US Army War College i forbindelse med Sovjetunionens sammenbrudd tidlig på 1990-tallet. Etter det sosialistiske systemets sammenbrudd fantes det plutselig ikke lenger bare én fiende, men mange forskjellige og uforutsigbare fiender. I amerikansk militærspråk beskriver begrepet omstendighetene rundt den nye typen krig. Plutselig var det nødvendig med nye perspektiver og strategier for å holde stand.
Men før du tror at vi underviser i historie, la oss gå tilbake til arbeidslivet: Hva har krigsteatrene å gjøre med dagens VUCA-verden?
VUCA-arbeidslivet
VUCA er et aktuelt og moderne begrep. Likevel er det ikke alltid helt klart hvilke konsekvenser det har for arbeidslivet.
Definisjonen og eksemplene i jobbsammenheng ser slik ut:
- Volatilitet (volatilitet): Verdenen vi befinner oss i, blir stadig mer ustabil og endringer mer uforutsigbare. Eksempel: Ekstremer blir hyppigere - finanskrisen i 2008 var jo heller ikke der før.
- Usikkerhet: Planlegging er mindre og mindre mulig, da prognoser blir mindre valide på grunn av de stadige endringene. Støtten på erfaringer blir derfor stadig vanskeligere. Eksempel: Kunstig intelligens, Blockchain - Hvilke nye teknologier vil bli utviklet som kan erstatte klassiske markeder?
- KompleksitetVerden blir stadig mer kompleks, og årsak-virkningskjedene blir mer og mer ugjennomsiktige. Eksempel: At telefonmarkedet erstattes av Whatsapp er både uforutsigbart og komplekst.
- Tvetydighet”One size fits all”-tilnærminger er mindre og mindre anvendelige, ettersom det ikke lenger finnes noe entydig riktig eller galt. I stedet må spørsmålene vurderes som et kontinuum. Eksempel: Skaper kunstig intelligens arbeidsplasser eller erstatter den dem?
Heldigvis trenger vi ikke å sikre våre overlevelsessjanser i krig. I stedet må vi finne og ta i bruk metoder som gjør det mulig for bedrifter å bevege seg trygt i den komplekse VUCA-verdenen og dermed holde stand.
Det er ikke alltid klart hvilke former for håndtering og arbeid som er hensiktsmessige. Én ting er imidlertid sikkert: kompleksiteten og motsetningsfullheten i VUCA-verdenen krever fleksibilitet, iterative metoder og rammeverk av oss, som vi kjenner fra agility, som smidige metoder.
Når vi trenger kunnskap om VUCA
For å forstå i hvilke situasjoner det er behov for responsstrategier i en VUCA-verden, er det nyttig å se på Cynefin-rammeverket av David J. Snowden (Snowden, Boone, 2007).
Cynefin-rammeverket brukes til å etablere en typologi av kontekster. Dette bidrar til å typifisere de ulike situasjonene der det er nødvendig å ta beslutninger.
Ifølge Cynefin-rammeverket finnes det fem domener som beslutningssituasjoner kan klassifiseres etter:
| Kompleksitet | Miljø | Egenskaper |
|---|---|---|
| 0 | Simple / Obvious |
|
| 1 | Complicated |
|
| 2 | Complex |
|
| 3 | Kaotisk |
|
| 4 | Disorder |
|
Selvfølgelig finnes det også enkle situasjoner i VUCA-verdenen som vi kan reagere på som vanlig med vår beste praksis. Men det finnes også stadig mer komplekse og kaotiske situasjoner som vi ikke har nok erfaring og kunnskap om. Dermed har vi ikke beste praksis på plass, og det er derfor smidighet er så viktig. I noen tilfeller er det ikke engang mulig å forstå bakgrunnen, fordi situasjonene er så komplekse at det ikke finnes noen enhetlig kunnskap om dem.
Forstå Cynefin-rammeverket gjennom lek
For å gjøre Cynefin-rammeverket og meningen bak det litt mer håndgripelig, kan vi ta en titt på de fire dimensjonene. Enkel, komplisert, kompleks og Kaotisk ved hjelp av et Lego-spill.
Først og fremst utarbeides det et diagram, som er til slutt av spillet bør se omtrent slik ut:
I begynnelsen tegner dere bare diagrammet, og det fylles deretter ut i løpet av spillet.
For å spille trenger du bord til grupper på 3-4 personer, ca. 200 legoklosser i 6-10 forskjellige farger og størrelser og ca. 10% spesialklosser som blomster, hjul eller lignende.
Og slik gjør dere det: For hvert domene i Cynefin Framework er det et spill, som dere forklarer på forhånd, til det ikke er flere spørsmål. Tiden stoppes, men det gis ingen tidsramme. Totalt bør imidlertid ikke spillet vare lenger enn 60 minutter. Etter hver oppgave bør spillerne få 2 minutter til å reflektere over sin egen oppførsel.
Spillets regler (for et VUCA-arbeidsmarked)
- Simple: Sorter spillbrikkene etter farger og lag en haug for «spesielle» brikker. Bestem selvstendig i teamet hvilke brikker som skal betraktes som «spesielle».
→ Det oppstår vanligvis felles “beste praksis” i de respektive gruppene i denne oppgaven.
- Komplisert: Bygg en struktur så raskt som mulig i henhold til følgende regler:
- Minst 20 spillbrikker høyt
- regelmessig fargemønster
- Hver nye blokk som legges til, må være mindre enn den forrige
→ I de fleste tilfeller resulterer denne oppgaven i ulike tilnærminger fra gruppe til gruppe: Det finnes ingen “beste praksis”, men mange “gode praksiser”.
- Kompleks: Bestem deg på 30 sekunder for å bygge enten et dyr eller et kjøretøy. Som i den andre øvelsen må det lages et regelmessig fargemønster. Hver farge på steinene kan bare berøres av én person på laget. Det er ikke tillatt å snakke sammen. Bordene må skiftes ut hvert minutt, og det uferdige arbeidet må tas bort. Det er imidlertid ikke tillatt å ta med seg materialet.
→ Her bør man legge merke til iøynefallende oppførsel: Selv om det bare er et spill, er det mange som ikke involverer seg i diskusjoner på grunn av kommunikasjonsforbudet. I stedet prøver man seg frem, og nye ideer dukker opp etter hvert.
- Kaotisk: Oppgaven ligner på den forrige, men nå skal det bygges et anlegg eller en bygning. På tilfeldige tidspunkter berører spillederen skulderen til et lagmedlem og peker på et annet bord. Personen blir da umiddelbart med i et annet lag.
→ Her blir kommunikasjonen vanligvis helt avbrutt etter en viss tid. De foretrekker å bare prøve seg frem og kan bli stoppet av andre. Denne øvelsen fører ofte til demotivasjon og frustrasjon.
Et eksempel på VUCA: AI og ChatGPT 🤖
Menneskelige aktiviteter som krever følsomhet, kan vel ikke erstattes av kunstig intelligens? Vel, kanskje ikke erstattet (foreløpig). Men AI kan absolutt være en støtte for disse aktivitetene.
Wir haben Open AI’s ChatPGT via Agile Coaching utspurt og svarene er … ikke dårlige. Selv en menneskelig Agile Coach ville sannsynligvis ikke ha kunnet svare bedre på noen av spørsmålene. 🦾
På denne måten vil AI i mange områder (autonom kjøring, utvikling av medisiner osv.) endre mange bransjer de neste årene – uten at denne utviklingen er forutsigbar. #VUCA
Gjenkjenning av Cynefin-dimensjonene i atferd
Den enkle øvelsen får som regel en rask og enkel løsning. Én spiller foreslår noe, og de andre følger etter.
Den kompliserte øvelsen krever litt planlegging, som regel foreslår alle noe, det tas en rask beslutning og prosessen justeres etter behov underveis.
Den komplekse øvelsen blir ikke bedre med mer planlegging. Den riktige prosessen vokser frem og justeres kontinuerlig. Jo tidligere teamene begynner å bygge, jo større er sjansen for at de føler seg komfortable. Det hjelper hvis alle teammedlemmene vet hvordan dyret/kjøretøyet de skal bygge, faktisk ser ut.
Den kaotiske øvelsen fører til overraskende og ikke alltid like gode løsninger. Spillerne føler seg ofte ukomfortable, og løsningen tar lengre tid enn før.
Kaller du det en VUCA-arbeidsverden? Vi sier: VUCA!
I praksis arbeider man ikke med Lego-spill til daglig, men de ulike kravene i spillnivåene bidrar til forståelse. De er også overførbare til realistiske situasjoner.
Selv om det kan virke utilfredsstillende, finnes det ingen hemmelig oppskrift på hvordan man skal gå frem for å oppfylle de ulike kravene. I de fleste tilfeller finnes det verken en “beste praksis” eller en mirakelkur.
Det høres først ganske skuffende ut, ikke sant?
For å sikre at du ikke går på villspor, forteller vi deg selvfølgelig om løsningen. Du kan fortsatt operere vellykket og trygt i en VUCA-verden. Nemlig med VUCA!
Svaret på VUCA er VUCA. Overlevelsesstrategien i VUCA-arbeidslivet er også avledet av akronymet:
- Visjon → Det må finnes en levende, overordnet visjon for alle interessenter.
- UForståelse → Hver enkelt medarbeider må forstå visjonen og sitt personlige oppdrag.
- Clarity → Forståelig og tydelig kommunikasjon er svært viktig. Slik at alle samtalepartnere kan bli vellykket involvert.
- Asmidighet → Metodene må være fleksible og smidige og ikke begrensende.
Å ta hensyn til alle disse aspektene hjelper dere med å bevege dere trygt og kompetent i krigsfeltet som kalles VUCA-verdenen. Hva agilitet egentlig er og hvordan man kan etablere det, kan dere lese i vår artikkel om Agile vs. Vannfall-metoden: Agilen vs. Wasserfall
Echometer i en VUCA-verden i arbeidslivet
For å lykkes i en slik verden er regelmessige teamretrospektiver et viktig verktøy. Retrospektivene er en del av smidigheten og bidrar til å reflektere over og optimalisere arbeidsprosessene. Med vår Verktøy for smidig arbeid kan vi hjelpe dere med å utvikle et agilt tankesett. Dere kan også forankre smidighet i form av de smidige verdiene i praksis, slik at dere enkelt kan finne dere til rette i VUCA-verdenen. Hvis dere ønsker å bevæpne dere kostnadseffektivt mot VUCA-verdenen - ta en titt på vårt verktøy an.
Kilder
Snowden, D. J., & Boone, M. E. (2007). A leader’s framework for decision making. Harvard Business Review, 85(11), 68.
https://www.agile42.com/en/training/cynefin-lego-game/
https://www.smaec.ch/2018/10/05/die-antwort-auf-vuca-ist-vuca/
