Motivere team – Det lille ABC om engasjerte team (del 1)

Et eller annet sted i verden jobber ambisiøse og motiverte team akkurat nå med å forandre verden ved å koble dyrehjerner til databrikker (gjør de det? virkelig). Andre team, sannsynligvis de fleste av dem, sitter i late møter samtidig og venter på at tiden skal gå.

Hvis du føler at teamet ditt hører mer hjemme i den andre kategorien, har vi noen tips om hvordan du kan styre teamdynamikken i riktig retning og motivere team. Vi bygger på to klassiske fenomener: sosial loffing («sosial skulking») og risikoskift (også kalt «risikoøkning-fenomenet» eller «ansvarsdiffusjon»).

(1) Social Loafing (Social Loafing)

Hvorfor er ikke 8 tautrekkere 8 ganger så sterke som én enkelt?

Hvis vi antar at en hest har 1 hk (morsomt faktum: en hest kan faktisk oppnå en toppeffekt på hele 20 hk), bør en vogn med 2 hester ha 2 hk. Nettopp dette faktum ble undersøkt Ringelmann På slutten av 1800-tallet oppdaget han at dette ikke var tilfelle: Prestasjonene til flere hester, okser og også mennesker var alltid mindre enn summen av de målte individuelle prestasjonene.

I sin undersøkelse av tautrekkere oppdaget Ringelmann at en enkeltperson henter ut 100 % av sin ytelse, to personer oppnår bare 93 %, tre 85 %, og med 8 personer er det til slutt bare 49 % av den opprinnelige ytelsen – her ble imidlertid lavmålet nådd.

Dette fenomenet har blitt observert igjen og igjen av ulike forskere og ble på et tidspunkt kjent som “Sosial døgenikt” eller “social loafing” er kjent.

Det finnes selvfølgelig også effekter som motvirker dette fenomenet (se nedenfor) – ellers ville store selskaper der tusenvis av mennesker jobber sammen neppe vært mulig. Likevel er sosial loffing en sentral blokkering for en god teamdynamikk.

(2) Risikoforskyvning (spredning av ansvar)

Jo større ledergruppen er, desto mer risikoaverse er beslutningene.

En annen effekt som også henger sammen med gruppestørrelsen, er det såkalte «risikoskiftet» (også ansvarsdiffusjon). Hvis en person tar en beslutning, er han eller hun fullt ut ansvarlig for denne beslutningen. Men hvis en gruppe tar en beslutning, føler ingen seg virkelig ansvarlig for beslutningen – det var tross alt en gruppeavgjørelse. 

Konklusjonen på denne effekten vil virke kontraintuitiv for mange, ettersom det i dag hersker en ganske motsatt oppfatning i offentligheten: “Det er best om alle tar beslutninger sammen. Bare gammeldagse selskaper har hierarkiske beslutningsstrukturer.”

Det er utvilsomt mange fordeler ved å ta visse beslutninger sammen i team. Men det finnes også situasjoner der konsensusbasert beslutningstaking fører til overdreven risikotaking på grunn av ansvarsfordelingen:

Pensjonskasser i finanskrisen

I finanssektoren i 2008 var det mange pensjonskasser som ble hardt rammet av den økonomiske krisen. Men i prinsippet opptrer man faktisk mer forsiktig når man handler på vegne av fremmede, i dette tilfellet pensjonskassens kunder (se Reynolds, 2009). Nettopp disse institusjonene burde derfor agere mer risikoaverse – hva hadde egentlig skjedd?

Mange pensjonskasser har investert i såkalte obligasjoner som lokket med høy avkastning. Pensjonskassene visste relativt lite om hva som skjulte seg bak disse obligasjonene og investerte store beløp – ups. Som det senere viste seg, var obligasjonene fylt med dårlige lån som stadig slet med betalingsmislighold. Til slutt tapte pensjonskasser og andre finansinstitusjoner milliarder.

I styrene i pensjonskasser sitter det smarte folk som absolutt ville ha vært i stand til å vurdere risikoen riktig. Hvis det imidlertid sitter for mange beslutningstakere i et organ, er det alltid en risiko for ansvarsdiffusjon, og det tas beslutninger som sannsynligvis ingen ville ha tatt alene. (Kilde: «Kunsten å tenke klart» Rolf Dobelli, 2011).

Motivere team – tips

Teamwork er ikke automatisk «drømmearbeid». Hvis individuelle prestasjoner i team ikke er synlige, truer «sosial loffing»-effekten, og det med å «motivere team» fungerer ikke like bra. Spesielt i situasjoner med manglende åpenhet er det lett å sikre seg personlige fordeler fra denne mangelen på åpenhet og dermed jobbe mot det felles teammålet på lang sikt. I tillegg er team utsatt for å ta høye risikoer når beslutninger tas kollektivt som en gruppe. Hvordan kan disse negative effektene unngås? Her er våre tips:

Samarbeid på tvers av funksjoner

Er dere organisert i avdelinger som sender pakker til hverandre og deretter fordeler dem innad i avdelingen? Risikoen for “social loafing” er spesielt stor her. Prøv å organisere dere i tverrfunksjonelle team, slik at alle har en fast kontaktperson i naboavdelingene. I slike tverrfunksjonelle team kan det være en stor fordel at alle har en klar rolle i verdiskapningen, at denne som regel er godt synlig, og at hver enkelt er ansvarlig for sitt bidrag.

Jobbrotasjon

Har alle i teamet ditt forskjellige oppgaver, men som er svært like? Prøv å bytte oppgavefelt regelmessig med hverandre. Også her blir prestasjonene til de enkelte teammedlemmene tydelige på sine posisjoner, eller i det minste lettere å forstå. I tillegg har et regelmessig bytte fordelen av at man deler kunnskap i teamet – og det gjør det lettere å motivere team.

Klargjøre forpliktelsen

Dette poenget er spesielt relevant i prosjekter som gjennomføres ved siden av den egentlige jobben. Det er selvsagt ikke alle som kan gjøre det samme hvis den ene prosjektdeltakeren må ta seg av en ny kunde og den andre er frigjort fra sine daglige oppgaver i prosjektet. For ikke å havne i en negativ spiral i slike situasjoner, bør du på forhånd få en klar forpliktelse fra alle om i hvilken grad de kan delta i prosjektet. Denne forpliktelsen kan dere skrive ned sammen, slik at dere kan vise til den senere. Nøyaktig dette nivået av forpliktelse bør deretter kreves av hver enkelt. Teammedlemmer og team kan til og med motivere hverandre på denne måten.

Avklare ansvarsområder

Alle skal føle seg ansvarlige for beslutningene sine på 100%, ikke bare på 10%. Selv om alle teammedlemmene kan bidra med sitt perspektiv på problemer, må det likevel være beslutningstakere som til slutt veier alle argumenter opp mot hverandre og tar konsekvensene av sin beslutning.

Motivere team – Og hvordan er det hos dere?

Har dere allerede gjort erfaringer med “social loafing” og ansvarsdiffusjon? Hvordan håndterer dere disse problemene, eller beskytter dere dere mot dem? Vi ser frem til dine kommentarer!