4 tips for teambuilding i distribuerte team på avstand
En ting på forhånd: Du vil at din Teamkultur med eksterne workshops til et nytt nivå?
Da kan verktøyet vårt være interessant for deg. Se hva brukerne sier om det:
Såkalte “remote teams”, det vil si distribuerte team som jobber sammen på ulike steder og kanskje til og med i ulike tidssoner, er på moten: Mange bedrifter ønsker å benytte seg av muligheten til å tiltrekke seg talenter fra hele verden eller dra nytte av lokale kostnadsfordeler. Nåværende Studier viser også at 99% av arbeidstakerne ønsker å ha muligheten til å jobbe hjemmefra eller fra kontorfellesskap.
Faktisk ser det ut til at fjernarbeidere i gjennomsnitt er 80% mindre stresset og 57% mer fornøyd med jobben enn kolleger som alltid jobber på stedet. Dette forklarer hvorfor de ansatte setter så stor pris på denne muligheten.
Men denne trenden medfører også nye utfordringer for teamene. Så hvordan skal man koordinere og lede team som er spredt over flere lokasjoner?
De gode nyhetene på forhånd:
Google klarte å komme opp med en intern undersøkelse demonstrere hva distribuerte team også kan gjøre i Undersøkelser kan hevde: distribuerte fjernteam kan i prinsippet være like vellykkede som team på samme sted. Samtidig har Google publisert sine beste praksiser i en engelskspråklig guide. Playbook delt.
For at kommunikasjonen og produktiviteten i et eksternt team skal fungere, er det noen ting man må huske på. Det er interessant å merke seg at psykologiske faktorer, som for eksempel psykologisk sikkerhet , lagånden og samholdet Tillit en viktig rolle.
Her er våre tips til hvordan fjernteamet ditt kan utnytte sitt potensial:
Tips 1: Remote-first betyr overkommunikasjon
Det er behov for å tenke nytt om kommunikasjon i eksterne team. Ledere er sannsynligvis allerede kjent med begrepet overkommunikasjon, ettersom mange ledelsesbøker antyder at man ikke kan overkommunisere bedriftens strategi. Begrepet overkommunikasjon er også relevant for eksterne team.
Eksempel: Et team er i utgangspunktet basert på ett sted, og bare noen få teammedlemmer jobber eksternt fra et annet sted. Dette truer med å skape et todelt samfunn som kan undergrave teamfølelsen: En stor del av kommunikasjonen foregår ansikt til ansikt på kontoret, og som fjernarbeider er du ofte den siste som får informasjon. Det vil si når neste videosamtale (f.eks. daglig eller ukentlig) skal gjennomføres, eller når noen nedtegner denne informasjonen skriftlig (f.eks. via e-post, Slack, Confluence, Trello/Jira-billetter og så videre).
Derfor er anbefalingen: En stor del av både den formelle og uformelle kommunikasjonen bør proaktivt lagres på nettet slik at alle kan se den i henhold til tommelfingerregelen “remote-first”. Selv om det av og til føles som om informasjonen allerede er kjent, bør man anstrenge seg for å registrere alle beslutninger digitalt i detalj, slik at de blir forståelige for tredjeparter.
I fjernteam er det nok en gang slik at det ikke finnes noe som heter overkommunikasjon. Og selv om det er det: Det er verdt det!
Tips 2: Tilpassede rutiner i hverdagen
Spesielt i eksterne team er det viktig at man som teammedlem, leder eller Scrum Master skaper et rammeverk for regelmessig utveksling. Dette betyr ikke en månedlig oppdatering, men en mye tettere utveksling som gjør at teamfølelsen i det hele tatt er mulig.
En beste praksis som etter vår erfaring fungerer godt: Det er enkelt å kartlegge dagsplaner på nettet i tekstform. Hver dag starter hvert teammedlem med å skrive ned de viktigste temaene og hvor mye tid de har til rådighet for dagen i en chat eller Slack-kanal. Dette gjør det transparent for alle hvem som jobber med hva. Samtidig gir det alle friheten til å slippe å koble seg på en videokonferanse kl. 09.00 for det daglige møtet. Denne formen for dialog er spesielt fordelaktig i ulike tidssoner.
Det daglige formatet i chat kan for eksempel suppleres med et ukentlig format i videosamtale. På den måten får man en runde der alle teammedlemmene også kan se hverandre (i det minste digitalt). Denne videosamtalen bør bevisst ikke bli et formelt statusoppdateringsmøte, fordi den da vil miste sin effekt på teambuildingen. Bruk kanskje til og med møtet til en felles lunsj for å understreke den uformelle karakteren – ja, en felles lunsj foran skjermen er bedre enn ingen felles lunsj. Denne lunsjen kan deretter brukes med åpne utvekslingsformater som «Brun pose” / “Lunsj og læring” kan kobles til.
Tips 3: Planlegg rom for uformell utveksling med innsjekkinger & co.
Muligheter for uformell utveksling, for eksempel på kjøkkenet ved kaffemaskinen, ved fotballbordet osv., elimineres i distribuerte fjernteam. For å skape den nødvendige tilliten mellom teammedlemmene på ulike steder må det derfor aktivt legges til rette for dette. På denne måten kan teammedlemmene også bli kjent med hverandre på et menneskelig plan og komme nærmere hverandre.
I alle forsøk på å gjøre møtene effektive er det derfor viktig å sette av minst de første 5 minuttene til en avslappet samtale som en “icebreaker” før man går i gang med selve møtetemaet.
Avhengig av runden kan en innsjekking, i tillegg til en åpen utveksling, også være en best practice der alle etter tur får komme til orde. Den siste personen som ankommer møtet, starter innsjekkingen. Følgende spørsmål kan være egnet for innsjekkingsrunden:
- På en skala fra 1 (=elendig) til 10 (=super), hvordan har du det akkurat nå? Og hvorfor?
- Hva må skje for at du skal være på 10 i kveld?
Svarene på disse spørsmålene kan også referere til private ting – det bør være opp til hver enkelt. Man kan selvfølgelig variere innsjekkingsspørsmålene fra møte til møte. Det kan være viktig å påpeke at spørsmålene ikke bør bli for personlige, i fall det kan være ubehagelig for enkelte teammedlemmer.
Et fint eksempel som understreker viktigheten: For noen uker siden var vi på retro hos en kunde, og det viste seg at en person som svarte 3 på innsjekkingsskalaen, ikke hadde sovet hele natten og var plaget av hodepine. Denne informasjonen er selvsagt avgjørende for å kunne klassifisere og ta hensyn til personens atferd.
Tips 4: Teambuilding gjennom retrospektiver som beste praksis
Dette er antakelig det viktigste tipset for alle som er opptatt av Retrospektiv (forkortet “retros”) i fjernteamene sine. Spesielt når en stor del av kommunikasjonen foregår i digital tekstform, øker risikoen for misforståelser som kan sette tilliten og lagånden på spill.
En ting på forhånd: Du vil at din Teamkultur med eksterne workshops til et nytt nivå?
Da kan verktøyet vårt være interessant for deg. Se hva brukerne sier om det:
Denne risikoen kan ikke unngås på grunn av manglende kommunikasjon ansikt til ansikt. Derfor er det desto viktigere å skape et rammeverk der hvert enkelt teammedlem har mulighet til å legge frem sine observasjoner og oppfatninger av samarbeidet, sammenligne dem innad i teamet og dermed avdramatisere potensielle konflikter. Retrospektivet har blitt en etablert beste praksis for dette.
Et eksempel for å klargjøre
Tom har lagt inn et forslag til løsning av et teknisk problem (metode A) i en Jira-sak. Erwin leser forslaget, koordinerer det med en annen kollega og konkluderer med at metode B er en bedre alternativ løsning, og svarer kort og konsist i Jira-saken: “Nå har vi gjort det etter metode B likevel”. Tom har lest meldingen og lurer på om forslaget hans i det hele tatt ble diskutert seriøst. Siden det korte svaret plager ham, ønsker han å ta opp sin misnøye med det i den kommende retroen.
Når Erwin hører om dette i Retro, blir han forbauset og forklarer at forslaget faktisk ble diskutert seriøst, begrunner det kort og beklager at han ikke har koordinert prosedyren med Tom på forhånd. Tom er fornøyd og har forståelse for avgjørelsen. Lærdommen: I fremtiden bør vi enten ta telefonen når slike beslutninger skal tas, eller i det minste ta opp diskusjonen digitalt.
Mange konflikter eller misnøye er faktisk ikke så mye mer komplekse enn dette enkle eksemplet, og alt som skal til for å forebygge dem, er en åpen tilbakemeldingskultur og rom for å ta opp problemene.
Remote rocks!
Som en konklusjon kan vi si at eksterne team ikke er mindre vellykkede enn team som jobber på stedet. Det er teambuilding og tillit som må vektlegges, og eksisterende rutiner og vaner må tilpasses.
Også i en ekstern sammenheng kan man altså videreutvikle mennesker – selv om man den fantastiske sannheten bak det smidige tankesettet bør merke seg.
Sist, men ikke minst, må man ta hensyn til den økte risikoen for misforståelser. Etter vår mening er det uunngåelig å innføre retrospektive teamarbeid i distribuerte, eksterne team. Finn ut om retroverktøyet vårt kan være til hjelp. her.
Hvis du er interessert i å lære mer om hvordan du kan lede eksterne team på en god måte, kan du ta en titt på denne videoen: Den første videoen i et kurs i fjernledelse for ledere av virtuelle team.
