I tre trinn til "Team Health Check": Gratis byggesett

Når det gjelder mennesker, er “Health Check” enkelt: Du kan grovt sett se på kroppen til en person hvor godt trent vedkommende er. Men hvis vi bruker dette metaforisk på et team, er det vanskeligere:

• Hvordan vet jeg at det ikke går så bra med teamet?
• Når alt kommer til alt, handler det ikke bare om å være sunn, men også om å være i form. Vi ønsker å være klare for de tøffeste utfordringene, og musklene må være fulle av styrke. Så hvordan kan jeg øke teamets kondisjon?

Arbeid er ingen hobby. Team er mer som idrettsutøvere på et vis. Idrettsutøvere har en trener - det er deres leder for team, en Scrum Master, Servant Leader.

På den ene siden bør et profesjonelt ledet team sjekkes jevnlig. Og det bør finnes klare målestokker for å måle teamets helsetilstand.

For du tror kanskje at du har det bra. Men den medisinske analysen forteller deg at venene dine er tette. Med middels innsats er det stor risiko for at noe vil skje med deg.

Er du en profesjonell tjenende leder? Da bør du vurdere fordelene med en regelmessig Team Health Checks gjøre bruk av den.

Hva er et Team Health Check

En Team Health Check er en regelmessig evaluering av teamets helse og kondisjon. Den gjennomføres ofte i form av en spørreundersøkelse, som for eksempel Spotify Health Check . Den har to funksjoner:

Team Health Check som et tidlig varslingssystem

Team Health Check kan tidlig avsløre at teamet ikke er så friskt som du tror. 

Gjennom Health Check ser vi for eksempel at mange av møtene våre ikke er så effektive som vi trodde. At halvparten av teamet faktisk ikke har noen anelse om kundens reelle behov og aldri har snakket med dem.

10 utfordringer med bare ett tiltak før: Akkurat det kan en god Team Health Check.

Christian Heidemeyer, psykolog

Velvalgte måleparametere gjør oss oppmerksomme på ting som er svart på hvitt, men som vi som enkeltmedlemmer i teamet lett overser.

Team Health Check som et retningsbestemt verktøy

En team Health Check kan også fungere som et retningsgivende verktøy. La meg forklare det på denne måten: Noen team jeg snakker med, sier: “Vi gjør det bra. Vi jobber godt sammen som et team. Vi trenger ikke en Team Health Check.”

Kanskje blir det enda verre, og de kommer til å hevde: “Retroene våre fungerer ikke lenger. Vi kommer ikke på flere tiltak. Vi har allerede nådd det optimale.”

Retros er en av de beste indikatorene på teamets modenhetsnivå. Og jo høyere modenhetsnivået til et team er, desto mer effektive er retros. Hvis du ikke lenger får noe utbytte av retros, høres det mer ut som om du har et team med lav til middels modenhet.

Her kan altså den andre funksjonen til Team Health Check spille en rolle. Den kan gi en retning: «Ok, vi er et sunt team. Men vi vil mer enn det – vi vil bli innovasjonsdrivere! Men hvordan gjør vi det? Hva må vi gjøre for å bli mer innovative?»

En god Team Health Check-mal kan altså hjelpe deg med å sette ferske mål og gjøre dem målbare. I «kontinuerlig forbedring» står det tross alt «kontinuerlig» – med stadig nye positive mål.

Forresten, for de utålmodige blant dere: Dere kan også bruke ferdige Team Health Checks. Følgende Health Check-retrospektiv er for eksempel om temaet «team spirit». Ta gjerne en titt på hvordan våre Health Check-retroer fungerer (ingen pålogging nødvendig:

Merk: Dette formatet spør etter enighet med Health Check-elementene på en skala.

• Anerkjennelse: Vi verdsetter våre kollegers prestasjoner og bidrag.
• Lagånd: Det er et tillitsfullt samarbeidsklima i teamet vårt.
• Åpenhet: I teamet mitt vet alle hvem som jobber med hva.
• Avkobling og pauser: Jeg har nok plass til pauser der jeg kan hente ny energi.
• Møtekultur: Møtene våre er godt strukturerte, men gir likevel rom for kreativitet og nye ideer.
• Støtte: I mitt team deler hvert teammedlem av sin individuelle kunnskap og erfaring.

3 trinn for utvikling av Health Check-ene dine

Enten det er sunt eller ikke sunt – hvilke mål kan man sette seg som team? 

Når det gjelder kroppen, er det enklere igjen: Vi vet at hjertet og hjernen spiller en sentral rolle for en sunn kropp. Vi vet at hvis vi skal løpe et maraton, kan vi trene i høyden for å forberede oss. 

Hvilke “organer” i teamdynamikken har samme relevans som hjernen og hjertet? Hva er høydetrening i teamutvikling?

Som psykolog kan jeg si: Også de «psykologiske organene» til et sunt team er svært godt undersøkt. Analysen av samspillet deres i teamet er imidlertid ofte kompleks – omtrent som analysen av virkningskjedene ved nye medisiner. Utfordringen i team er at de enkelte «cellene i organene» – altså teammedlemmene – har sin egen vilje og beslutningsfrihet. Pokker. 

For å gjøre det enkelt for deg: Vi har nedtegnet noen kjennetegn ved et psykologisk sunt team i vår gratis Health Check Builder – mer om det nedenfor. Hvis du vil dykke ned i temaet «teampsykologi», anbefaler jeg deg min e-bok 12 trinn til endring av teamets tankesett .

Begynner du fra bunnen av med Health Check-teamet ditt? Da er det tre trinn du kan ta i en workshop for å utvikle et Health Check som tar deg til neste nivå.

Trinn 1: Sett deg et mål

Det første trinnet i utviklingen av en effektiv Health Check er å sette seg et mål sammen som team. Hva ønsker vi i første omgang å forbedre?

Det kan være et konkret mål, for eksempel å oppnå et bestemt nøkkeltall. Men det kan også være et abstrakt mål, som ikke er basert på en konkret SMART regelen er formulert.

Målet kan være på et høyere, abstrakt nivå. Men det kan også være et nivå lavere, et mellomtrinn så å si, som starter med forutsetningen for det egentlige målet.

Jeg ønsker for eksempel å øke innovasjonsevnen i teamet mitt. Men jeg vet at jeg fortsatt er i startgropen, og at teamet ennå ikke har de rette forutsetningene for å gjøre det. psykologisk sikkerhet råder. Da bør målet mitt heller være på dette nivået.

Hvis du ikke har et åpenbart mål, anbefaler jeg at du stiller ett eller flere spørsmål i Team Health Kick-Off Workshop: 

• Hvilket mål ønsker vi å sette oss, hvor vil vi forbedre oss?

• Valgfritt som en start, hvis du trenger flere innspill

  • Hva mener du kjennetegner et godt team?
  • Hva er vår største utfordring akkurat nå? Hva irriterer oss mest for øyeblikket?

De sistnevnte spørsmålene gir god grobunn for å sette et motiverende delmål basert på dem. 

Du merker for eksempel at du stadig får svært kritiske tilbakemeldinger fra kundene om funksjonene dine. Det gjør vondt. Så målet ditt er: Vi ønsker å jobbe mer kundeorientert.

Trinn 2: Forstå forutsetningene for å nå målet ditt

Teamet er derfor svært motivert til å jobbe mer kundeorientert. Du kan nå regelmessig spørre Health Check i et team: “Vi er et kundeorientert team.” Ville det hjelpe deg? Sannsynligvis ikke så mye. 

Det er her Team Health Checks andre funksjon kommer inn i bildet: retningsbestemt. 

Hva om forutsetningene i team Health Check også regelmessig ble etterspurt av et kundeorientert team? Først da ville det ha en betydelig effekt på teamets atferd! Det ville fungere som en veiviser.

Det er nettopp dette du bør jobbe med sammen med teamet ditt i trinn to og reflektere over i Team Health Check Kick-Off-workshopen: 

• Hva må vi gjøre for å jobbe mer kundeorientert? Hva er de største byggeplassene våre?
• Hva kjennetegner et team som jobber ekstremt kundeorientert?

Hvis jeg vil bli bedre til å løpe 100 meter, kan jeg også fokusere på å trene lårmusklene først. Så hvilke teammuskler må vi trene opp for å bli mer kundeorienterte?

I workshopen kan du for eksempel komme opp med følgende forutsetninger: 

• SmidighetDu bør nok forstå bedre hvordan smidige metoder faktisk dikterer hvordan du skal kommunisere med kunden.
  • Bli med på laget Health Check: Vi vet nøyaktig hvordan smidige metoder hjelper oss å jobbe kundeorientert.
• KommunikasjonAlle teammedlemmene bør høre klienten fortelle om smertene sine, om mulig ansikt til ansikt.
  • Bli med i teamet ditt Health Check: Jeg har jevnlig kontakt med menneskene som drar nytte av arbeidet mitt.
• MålbarhetDu bør samle inn tilbakemeldinger om hvor fornøyd kunden er på en så nøytral og standardisert måte som mulig.
  • Inkludering i teamet ditt Health Check: Vi har nyttige målinger for å synliggjøre hvor vellykket arbeidet vårt er.
• Prioritering av oppgaverPrioriteringen av oppgaver bør gjøres på en slik måte at kunden jevnlig opplever mindre forbedringer og dermed en følelse av mestring.
  • Bli en del av teamet ditt Health Check: Prioriteringen av oppgaver gjøres utelukkende av hensyn til kundene våre.

Jeg har lagt til direkte til hvert av disse enkle eksemplene hvordan du kan innlemme dem i din vanlige Health Check. 

Nettopp dette burde nemlig skje på slutten av denne workshop-delen: Dere har klare utsagn som dere kan ta med i deres Health Check. Disse trenger ikke å være perfekt formulert – det viktigste er at de regelmessig kan tjene som grunnlag for diskusjon.

Teoretisk sett kan du ha mellom 6 og 15 ulike utsagn eller elementer som bidrar til det overordnede målet om “kundeorientering”.

Trinn 3: Kontinuerlig forbedring

De utviklede Health Check-elementene (eller utsagnene, se ovenfor) skal ikke reflekteres én gang i kvartalet, men kontinuerlig. 

Du kan for eksempel vurdere og reflektere over tre elementer om gangen i dine retros. Med 12 elementer som roterer, vil du gå tilbake til de samme 3 elementene du startet med etter 4 retros. 

Følgelig ville det da etter 4 sprinter for første gang bli synlig om dere allerede har forbedret dere. Slik fungerer for øvrig vårt teamutviklingsverktøy Echometer – mer om det på vår Nettsted.

Det gratis byggesettet “Team Health Check”.

Vi har utviklet et gratis verktøy som hjelper deg med å identifisere gode mål og gode forutsetninger for målene dine. Du finner tilgangen nedenfor. 

Den er strukturert omtrent som workshopen som nettopp er beskrevet:

1. I det første trinnet velger du ditt mål – det ser omtrent slik ut.

1. Deretter velger du våre forslag til forutsetninger for det aktuelle målet. Forslagene våre er utviklet på grunnlag av psykologiske studier og i samarbeid med praktikere.
2. Dette trinnet er sentralt: Når du er ferdig, inviterer du dine teammedlemmer til også å fylle ut verktøyet én gang i 3 minutter – altså å velge et mål og forutsetninger for teamet deres fra deres synspunkt.
   
   Teammedlemmenes deltakelse er selvfølgelig viktig her, for det er først da de virkelig føler seg plukket opp av deg. Det er først nå de støtter resultatene av Health Check fullt ut og er villige til å gjennomføre den regelmessig.
3. Reflekter og bestem sammen, basert på resultatene, hvilke av elementene dere ønsker å måle regelmessig i en team Health Check. Dette trinnet støttes av vårt grafiske verktøy, se her:

Hvis det er nødvendig, kan du tilpasse elementene til teamet ditt eller legge til flere faktorer eller utsagn som ennå ikke er inkludert i verktøyet vårt.

Health Check Builder kan derfor være et godt utgangspunkt for å utvikle teamet ditt. Her har du direkte tilgang:

Det viktigste skrittet for Team Health Check

Team Health Check har bare reell verdi hvis du snakker om resultatene med en lege. Hvem er det i smidige team? Vel, de er selvorganiserte. Det vil si at de i beste fall først prøver å løse utfordringene sine selv. Health Check er hjelp til selvhjelp.

Det beste stedet å å trene opp teamets “egenansvar”.er det smidige retrospektivet. Jeg anbefaler derfor på det sterkeste å ta med seg Health Check i retrospektivet og kontinuerlig reflektere over resultatene.

Kanskje lurer du også på hva som skjer når du har nådd målet ditt. Kort sagt bør dere feire suksessen. Og ideelt sett bør dere feire sammen hvordan dere kom dit.

Hvis man f.eks. ser på tidligere retroer og som team innser hvilke problemer man hadde for noen måneder siden, kan det ha en veldig positiv effekt på teamets selvtillit – og det smidig tankesett styrke!

Og så fortsetter det selvfølgelig: Hva er det neste nivået, det neste målet vi setter oss? Hva er forutsetningene for å nå det? Slik gjentas hele prosessen. Kontinuerlig forbedring.