Brukervennlig mal for Sprint Retrospective-agenda

Hvis du har søkt på Google etter «Sprint Retrospective Meeting Agenda Vorlage» eller «Hva skjer i Sprint Retrospective-møter», har du kommet til rett sted.

I denne artikkelen vil jeg ta deg med og vise deg hvordan våre agendaer for retrospektive sprintmøter ser ut. Jeg viser deg alle de viktige aspektene vi har lært av over 30 000 agile retrospektive møter, inkludert skjermbilder og gratis direkte tilgang hvis du vil sette opp en retrospektiv agenda selv.

Først av alt vil jeg gjerne introdusere deg for forskjellige «byggeklosser» som du kan bruke til å sette sammen din egen Scrum-retrospektiv-agenda. I dette tilfellet har jeg valgt en rekkefølge som allerede utgjør en fin agenda for en smidig retrospektiv. Men husk at du kan omstrukturere disse byggeklossene som du vil, eller til og med utelate noen av dem, for likevel å lage en fin agenda for en sprintretrospektiv.
Tenk over hvor mye tid du har til å gjennomføre det retrospektive møtet, og om du og teamet ditt har lyst til å gjennomføre alle de ulike trinnene.

Utarbeide en retrospektiv:

Før du kan gjennomføre en vellykket retrospektiv, må du først forberede den. I dette første trinnet må vi skille mellom deg som arrangør av sesjonen og de som bare skal delta på sesjonen.

 

1. Velg riktig retroformat

Du har kanskje hørt om «What Went Well Retrospective» eller «Sailboat Retro». I begge tilfeller er det snakk om en rekke spørsmål som stilles under retrospektivet. Disse spørsmålene blir ofte sett på som selve kjernen i retrospektivet. Så det er best å forberede noen interessante spørsmål som teamet ditt kan bruke til å reflektere over hva som skjedde i den siste sprintsyklusen. Til dette formålet finnes det mange retrospektive maler. Vi har for eksempel skrevet en artikkel om mer enn 50+ retrospektiv-maler, og i Echometer-verktøyet vårt kan du også velge mellom alle disse forskjellige malene som forhåndsinnstillinger.

I dette tilfellet ser du et lite utvalg retrospektive maler på venstre side, og på høyre side kan du se at hvis du f.eks. velger «Keep, Stop, Start Retrospective», kan du fortsatt tilpasse spørsmålene til teamets behov.

2. samle inn informasjon

Etter å ha valgt riktig mal for deg og teamet ditt, sender jeg gjerne en retrospektiv undersøkelse til teammedlemmene slik at de kan svare på spørsmålene som vil bli stilt i retrospektivet på forhånd. Dette gjør at retrospektivet tar kortere tid og har vist seg å være mer vellykket. Det er imidlertid ikke et must å svare på undersøkelsen på forhånd, men et alternativ hvis du og teamet ditt ønsker det. Hvis du bestemmer deg for å sende en undersøkelse til teammedlemmene dine, kan du gjøre det i Echometer-verktøyet med et enkelt museklikk.

Vil du forberede et retrospektiv selv på kort tid? Da bør du ta en gratis titt på verktøyet vårt:

Forløpet av retrospektivet:

Når du har gjort alle forberedelsene til retrospektivet, kan du og teamet sette i gang. Dette er den retrospektive prosessen jeg vanligvis bruker:

Det er viktig å påpeke at du ikke trenger å følge denne rekkefølgen, og du kan til og med hoppe over deler hvis du vil. Du kan ganske enkelt avgjøre om de oppfyller behovene til teamet ditt eller ikke.

 

3. retrospektiv innsjekking / isbryter

For å få retrospektivet i gang og alle i riktig stemning, bruker vi såkalte «icebreaker». En icebreaker er et enkelt spørsmål i begynnelsen av retrospektivet for å involvere alle teammedlemmene og la dem fortelle en kort historie, f.eks. om sine siste arbeidsdager. Det er viktig at dette trinnet ikke tar for lang tid. Vanligvis stiller vi et lite morsomt spørsmål og gir alle teammedlemmene 20 sekunder til å tenke over det, og deretter 30 sekunder til ett minutt til å snakke om det. En av mine personlige favoritt-icebreakere er «Hvilket dyr – icebreaker».

Som du kan se, er dette første trinnet ment å gi alle teammedlemmene en god følelse og en første deltakelse i møtet. Disse icebreakerne trenger ikke nødvendigvis å inneholde morsomme dyrebilder, men kan også være et enkelt spørsmål som «Hvordan har dagen din vært så langt?»

Men hvis du har muligheten til å gjøre det morsommere, hvorfor ikke?

I Echometer-verktøyet kan du velge mellom forskjellige icebreaker-maler, som f.eks. «Hvilket dyr – icebreaker», eller du kan til og med starte retroen med en tilfeldig valgt icebreaker for å få mer variasjon.

4. Gjennomgang av tiltak (tiltakspunkt)

Etter en kort innsjekking er neste trinn i mine sprintretrospektivmøter den såkalte «Action Item Review». For å si det enkelt: Alle Action Items eller tiltak som ble besluttet i forrige sprint, diskuteres kort.
Hvis dette er ditt første retrospektiv med et team og du ennå ikke har formulert noen tiltak, kan du hoppe over dette trinnet. Jeg kommer tilbake til det senere når det er på tide å formulere nye tiltakspunkter.
Hvis du allerede har handlingselementer, må du nå krysse av for hvert enkelt handlingselement:

- Har vi implementert Action Item som planlagt? («Check»)
- Må vi ta oss mer tid til det? («Re-Do»)
- Forkaster vi Action Item på grunn av ny informasjon? («Cancle»)

I vårt verktøy ser det omtrent slik ut:

Etter at du har sjekket alle Action Items, kommer du til neste trinn i Sprint Retrospective Meeting Agenda…

 

5. Datainnsamling 2.0

Hvis du ikke allerede har gjort det før retrospektivet gjennom en spørreundersøkelse, kan teamet nå svare på alle spørsmålene i retrospektivmalen du har valgt.

Vanligvis svarer vi ikke bare på retrospektivspørsmålene, men blander også tilfeldig inn to såkalte «Health Check»-spørsmål for å måle stemningen i teamet om ulike temaer:

Dette gir deg muligheten til å måle helsetilstanden til teamet ditt ikke bare punktvis, men også over tid. I Echometer-verktøyet genereres en automatisk statistikk som måler hvor «friskt» teamet ditt er for øyeblikket sammenlignet med andre tidsperioder. Dette gjør at du kan identifisere tidlige varselsignaler og iverksette mottiltak før teamets ytelse synker.

Når du er ferdig med å samle informasjon, gir jeg vanligvis hvert teammedlem muligheten til å presentere svarene sine kort. Dette er bare for å få et første lite inntrykk på kort tid og ikke for å gå i dybden på svarene ennå. Det skjer først i neste trinn…

6. Design av innsikt og handling

På dette punktet i agendaen for sprintretrospektivmøtet ønsker vi å gå dypere inn i teammedlemmenes svar. For å gjøre dette på en strategisk måte gir vi først teammedlemmene mulighet til å stemme over hvilke punkter de ønsker å gå mer i dybden på i retrospektivet. Hos Echometer gjør vi dette ved å gi teammedlemmene stemmepoeng som de kan tildele svarene individuelt. Verktøyet vårt beregner automatisk hvor mange stemmepoeng vi tildeler hvert medlem for å gjøre møtet effektivt (i eksemplet er 2 stemmer per bruker markert med blått).

Deretter snakker vi om svarene vi har stemt på. Mens vi snakker om de enkelte punktene, utvikler vi tiltak for å forbedre arbeidet i teamet. Dette er de såkalte “Action Items” som vi ønsker å implementere i sprintsyklusen og evaluere igjen i neste retrospektive. Som du kan se på bildet, kan du feste Action Items direkte til møtepunktene i verktøyet vårt.

Nå som vi har opprettet nye Action Items for neste sprintsyklus, er det bare et lite, men viktig skritt igjen å gjøre…

7. Tilbakemeldinger i ettertid

Selv om retrospektivet er over, ønsker vi å benytte anledningen til å lære av det. Som retrospektivleder er det ikke bare din oppgave å gjennomføre retrospektivet, men også å sørge for at det blir bedre og tilpasset teamet ditt hver gang. For å gjøre dette ber vi i Echometer ganske enkelt om den såkalte ROTI-scoren. ROTI-score (return on time invested) er en subjektiv beregning der deltakerne kan vurdere retrospektivet på en skala fra 1 til 10. Her får du en rask tilbakemelding på hvor bra retrospektivet var, og du kan også sammenligne hvordan ROTI-scoren utvikler seg over tid for å se om den generelle stemningen går i riktig retning.

Jeg håper jeg klarte å gi deg en god oversikt over hvordan jeg planlegger og gjennomfører retrospektive møter på kortest mulig tid. Hvis du er interessert i å planlegge dine egne sprintretrospektiver på en profesjonell måte, kan du gjøre det gratis i vårt Echometer-verktøy.
Husk at verktøyene som presenteres her, bare er et utvalg av hele spekteret i Echometer-universet. Whiteboards, statistikk og helsesjekkradaren er bare noen få eksempler.
Så ikke nøl, bare klikk på knappen og prøv verktøyet vårt uten å registrere deg: