"Disse 10 ingrediensene trenger du for å skape en smidig kultur i din bedrift"

En smidig arbeidsmåte gjør det mulig for bedrifter å utvikle bedre produkter raskere. Det gjør både ansatte og kunder mer fornøyde. Mange store Miele og C&A har derfor allerede helt eller delvis gått over til Agile. Mange flere planlegger for tiden å innføre smidig arbeid i organisasjonen. 

Den største utfordringen er kulturendringen i selskapet. Dette ble oppgitt av 70 prosent i en McKinsey-studie an. De vet ikke hvordan de skal formulere en smidig kultur og fylle den med liv. Det er derfor ikke så rart at bare et fåtall bedrifter klarer å innføre en smidig arbeidskultur. Det viser den årlige undersøkelsen 14. rapport om tilstanden til Agile i 2020 ut.

Jeg viser deg i detalj hvilke ingredienser du trenger for å bygge en smidig kultur i organisasjonen. Jeg forklarer hvilke prinsipper som utgjør en smidig arbeidskultur, og hvordan du trinn for trinn kan forankre dem på alle nivåer i bedriften.

Det finnes ingen allmenngyldig definisjon av smidig kultur. Likevel har alle tilnærminger en lignende betydning: En smidig kultur fokuserer på fleksibelt og innovativt samarbeid. For å oppnå dette innretter den tankesettet og prosessene slik at de skaper merverdi for kunden. 

For å oppnå dette reduserer en smidig arbeidskultur faktorer som autokrati, kontroll og byråkrati til et minimum. I praksis betyr dette: Agile-kulturen flytter beslutningstaking til lavere nivåer i organisasjonen. De enkelte teamene tar ansvar for virksomhetens resultater. Til gjengjeld lærer de å være fleksible og tilpasningsdyktige når de skal håndtere komplekse oppgaver, usikkerhet og endringer.

En smidig kultur sikrer at tankegangen, atferden og prosessene i selskapet er helt i tråd med disse prinsippene: 

Formål: Medarbeiderne støtter selskapets visjon – og opplever derfor arbeidet sitt som meningsfylt. De lever arbeidsgiverens verdier autentisk. Dette påvirker både deres handlinger i selskapet og kontakten med eksterne partnere. Og: Medarbeidere vet hvordan deres engasjement bidrar til at organisasjonen når sine mål.

Tillit og åpenhet: Ledere lever og ånder for åpen og tilbakemeldingsdrevet kommunikasjon og arbeidsmetoder. De deler proaktivt kunnskap og ressurser. På den måten skaper de en positiv kultur der alle kan uttrykke sine meninger åpent og ærlig. Dette skaper psykologisk sikkerhet .

Åpen feilkultur: Ansatte kan åpent ta opp feil. Teamene kan da fokusere på årsaken til feilene – og ikke på å lete etter de skyldige. Dette bidrar til å avdekke problemer eller uproduktiv praksis på et tidlig stadium.

Innovasjon og vilje til å lære: En smidig kultur er også til enhver tid en smidig læringskultur. Det betyr at bedrifter oppmuntrer sine ansatte til å tenke utenfor boksen og lete etter innovative ideer. For å oppnå dette trenger organisasjoner et miljø der feil blir anerkjent som en mulighet til å lære – og oppnå bedre resultater til slutt.

Tilpasningsevne: Overgangen til en smidig kultur krever at bedriftene reagerer proaktivt på endringer i omgivelsene. I praksis betyr det at de raskt tar i bruk nye ideer og sjekker om de er gjennomførbare. På denne måten har de ansatte myndighet til å ta risiko i et passende omfang.

Fokus på merverdi for kunden: Tankegangen og prosessene i selskapet er innrettet på en slik måte at sluttresultatet er høy merverdi for kundene. Derfor står kundeverdi i sentrum for all smidig atferd. 

Å bygge en smidig kultur i en bedrift er en kompleks prosess som tar tid. Den kan deles inn i fem viktige trinn:

1. Skap en visjon! 

For å utvikle en smidig kultur som Spotify eller Netflix må du vite nøyaktig hvor du er med selskapet ditt og hvor du ønsker å gå. Du kan for eksempel definere tre til fem måter å tenke og oppføre seg på som du ønsker å endre. Velg ut de som sannsynligvis vil utgjøre den største forskjellen når det gjelder å oppnå forretningsresultater. For å gi deg en idé: McKinsey har i studien nevnt ovenfor kommet frem til mulige måter å tenke og oppføre seg på som bedrifter kan endre:

 

For veien mellom start og mål trenger du en visjon. Denne bør du formulere så kort og konsist som mulig i begynnelsen. Den fungerer som en rettesnor for den videre utviklingen. Visjonen bør ikke være et fastlåst konsept som du bare beveger deg etter. Du trenger snarere en fleksibel konstruksjon som du kan tilpasse og optimalisere over tid. På denne måten sikrer du at du alltid løper rett frem mot de målene du har satt deg. 

Det var også slik Netflix bygde opp sin smidige kultur. Selskapet utviklet en kulturplan kalt “Frihet og ansvarder den fanget opp alle viktige agile tankesett.

2. Begynn med en gruppe utvalgte!

Du kan ikke delta fra begynnelsen av med hele selskapet ditt i en smidig transformasjon arbeid. I stedet bør du starte med en gruppe som består av personer som ikke er synlige for ledelsen. Du trenger opinionsledere som støtter overgangen til en smidig kultur. Det er nok å ha en leder om bord som stoler på deg og stiller budsjett til rådighet.

Telekommunikasjonsselskapet Spark, som har drøyt 5000 ansatte, startet for eksempel kulturendringen med en gruppe på 70 frivillige. I begynnelsen gjorde de det til sin oppgave å fremme aksept og forståelse for kulturendringen i selskapet.

3. Gjør det personlig!

For at overgangen til en smidig utviklingskultur skal bli personlig meningsfull for de ansatte, må du løfte den fra organisasjonsnivå til et personlig nivå. Det betyr at de ansatte må få rom til selv å definere hva en smidig kultur er for dem og hvordan den kan fungere. Det er den eneste måten de kan forholde seg til den smidige kulturen på. 

Dette vil variere avhengig av personlighet og posisjon i selskapet. Det er imidlertid avgjørende at de ansatte tar til seg ideen om en smidig kultur og finner ut hva som skal til for å skape den. Hvis de deretter deler sine personlige erfaringer og problemer med andre, kan det oppstå en transformasjonsdynamikk som frigjør transformasjonsenergi. Dette fremskynder fremveksten av en smidig kultur betraktelig.

Denne prosessen bør imidlertid ikke utelukkende foregå ovenfra og ned. Den bør starte både ovenfra og nedenfra. Ledelsen i selskapet skal bare fungere som coach for teamene og stille ressurser til rådighet. På denne måten kan teamene finne sine egne mål og sin egen tilnærming. På denne måten kan den smidige kulturen vokse organisk.

4. Utform arkitekturen til den smidige kulturen!

Du har nå klart å skape en forståelse av det smidige tankesettet hos de ansatte. For å manifestere den trenger du en smidig kulturarkitektur. For å få dette til, må du redesigne strukturer, prosesser og teknologier for å støtte forventningene til atferd. 

Agile rammeverk som f.eks. ScrumKanban, eller i den skalerte agile konteksten også den Skalert Agile-rammeverk SAFe hjelp. Du trenger imidlertid ikke å velge bare ett rammeverk. Du kan velge ulike deler av forskjellige rammeverk og kombinere dem. Det er bare viktig at du lager et individuelt rammeverk som passer til din organisasjon. 

For å velge de riktige elementene til rammeverket må du kjenne til organisasjonens smertepunkter og mål. Bare med denne kunnskapen kan du velge de riktige elementene. Og: Rammeverket må passe inn i organisasjonens verdistrøm og øke kundeverdien.

Overvåk og lær!

En smidig kultur blir ikke implementert i organisasjonen over natten. Og: Vær forberedt på å gjøre feil i jakten på en passende kultur. Dette er imidlertid viktig for å lære og fortsette å utvikle kulturen i riktig retning for dere. I prosessen vil det være team som raskt kan implementere den nye måten å tenke og oppføre seg på. Andre team vil trenge tid til å tilpasse seg den nye måten å jobbe på. Men det spiller ingen rolle. Læringsprosessen er avgjørende for å styrke kulturen ytterligere.

For å følge med på og evaluere fremdriften kan dere gjennomføre regelmessige retrospektiver. Disse vil vise deg hvor den smidige kulturen allerede fungerer godt, og hvor det er behov for justeringer. 

 

“Hvis du bare tar i bruk én smidig praksis, så la det være retrospektiver. Alt annet vil følge etter.” 

Woody Zuill (Agile-pioner og evangelist)

 

ING Diba, som er en av pionerene innen smidige arbeidsmetoder i banksektoren, har gjentatte ganger undersøkt kvaliteten på sporingstiltakene sine og resultatene av disse. I den forbindelse har selskapet blant annet benyttet seg av Økonomiprofessor Maria Guadalupe fra INSEAD legger til - nettopp dette kravet må man ha.

Den smidig transformasjon er en utfordring som krever at selskapene fornyer alle deler av organisasjonen. Spesielt viktig er det å skape en smidig kultur. Bare på denne måten kan bedrifter endre grunnleggende strukturer, prosesser og teknologi på en slik måte at de faktisk jobber smidig på alle nivåer. 

For å hjelpe deg med å skape en smidig kultur, har vi laget en liten, gratis  Agile Kulturell opplæring utviklet, som spesielt består av beste praksis fra internasjonale eksperter i videoformat. Denne viser deg utførlig hvordan du implementerer den agile tankegangen og atferden i organisasjonen din – ta gjerne en titt!