10 tips til gode retrospektive tiltak, inkl. eksempler

Det snakkes mye i retrospektiver – men utleder teamet gode tiltak fra diskusjonen i retroen? Det å utlede gode tiltak avgjør ofte om retrospektiver oppfattes av teamet som et «pratemøte», eller som verdiskapende tid i teamets sprint. De er dermed nært knyttet til hvor mye de to profitterer på smidige metoder: Det agile teamet og organisasjonskulturen .

Derfor vil vi i denne artikkelen gi deg 7 praktiske tips om hvordan du kan generere meningsfulle handlinger fra dine retros som virkelig hjelper teamet ditt. Og hvilke feil du bør unngå. Én ting først:

Hvis du ønsker mer varierte spørsmål til retrospeksjonene dine, kan du ta en titt på innlegget vårt om dette: 54 nye retrospektive metoder for nybegynnere og profesjonelle (med blant annet Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).

Tips 1 for gode tiltak fra retrospektiver: Ved tiltak gjelder kvalitet fremfor kvantitet

Målet med et retrospektiv er ikke at alle teammedlemmene skal ta med seg minst én oppgave fra det. I stedet bør målet med et retrospektiv være å utvikle en felles forståelse i teamet av hva som er de mest sentrale problemstillingene for teamet. 

Når antallet tiltak øker, øker også risikoen for at tiltakene bare er av interesse for enkeltpersoner, men er relativt ubetydelige for teamet som helhet. I slike tilfeller reduseres sannsynligheten for at teamet tar seg tid til å overvåke implementeringen og effektiviteten i fellesskap. Over tid faller tiltakene bort, og det oppstår en følelse av at tiltakene fra retrospektivene ikke har noen bindende kraft.

Den bedre tilnærmingen: I retrospektivet bør du forsøke å identifisere de tre viktigste sakene som det er verdt å gjøre noe med, og formulere dem på en slik måte at de faktisk er relevante for teamet.

Tips 2: Prioriter først i retrospektivene, definer deretter tiltak

Så hvordan klarer man å øke kvaliteten på tiltakene?

Det er en god grunn til at et retrospektiv består av ulike faser: De 5 fasene i en retro . Det er ikke tilfeldig at utledningen av tiltak kommer til slutt. Likevel fristes også vi regelmessig til å tenke i termer av tiltak tidlig i avklaringen av tilbakemeldinger og til å ønske å registrere dem. 

Å registrere tiltak for tidlig i en retro kan fort bli et problem. Årsaken er at det viktige trinnet med å prioritere de innsamlede tilbakemeldingene og temaene ikke blir tatt. Først når du har prioritert, vet du hvilke temaer som haster mest for teamet, og kan sette opp en passende topp 3-prioriteringsliste.

Derfor er vårt tips å notere ned ideer til tiltak i første halvdel av retroen UTEN å definere et endelig tiltak. Definisjonen av tiltak bør først finne sted etter prioritering. En kjærkommen bieffekt: Å konsekvent nekte å diskutere tiltak i første halvdel av retroen er også en stor fordel for timeboxing.

Tips 3: Kun konkrete tiltak (se eksempler)

Kanskje du har hørt det samme: “Vel, la oss sette opp som et tiltak at ‘alle må passe på å være hyggeligere’”. Det er ikke rart at retrospektiver oppleves som lite verdiskapende når tiltaksformuleringene er så vage og lite forpliktende.

Hvis en sak virkelig er så viktig at den har havnet på topp 3 i prioriteringen, bør man også anstrenge seg for å formulere tiltaket SMART. Alle vet det nå, og det bør være standard å bruke det på tiltakene fra retrospektive møter også: SMART-kriteriene.

For noen temaer kan det være vanskelig å formulere konkrete tiltak. Her er noen eksempler på hva man bør og ikke bør gjøre når man formulerer tiltak:

Det stemmer ikke:	Men som dette:
Alle sørger for å være hyggeligere mot hverandre.	Neste uke: En utsjekk etter hver avtale for å uttrykke takknemlighet og reflektere over diskusjonen.
Mer empati i videosamtaler	Neste uke slår alle på kameraet sitt.
Bedre stillingsbeskrivelse	Neste uke arrangerer vi en workshop for å utvide “definisjonen av Ready”.
Kom raskere til poenget i Daily	Frem til neste retro kan du prøve en tidsinndeling på 2 minutter per person i Daily.

Viktig når tiltakene skal utformes: 

• Tiltakene bør ikke være for ambisiøse. Du ser for eksempel at det i eksemplet bare handler om å «opprette en workshop». Det forblir altså helt åpent hvilken beslutning som tas i denne workshopen. Tiden i retroen bør brukes til å identifisere de viktigste temaene, ikke til å løse dem umiddelbart. Det å koordinere en oppfølgingstime (hos oss kalt «Breakout Session») kan også være et godt tiltak – 10 ganger bedre enn «Bedre oppgavebeskrivelse» i alle fall ;-)
• Tiltakene kan også være små eksperimenter: Kanskje er ikke alle enige om hvorvidt tiltaket bærer frukter. Her gjelder regelen: “The proof of the pudding is in the eating”. Hvis det ikke er noen viktige grunner som taler imot, bør du formulere tiltaket slik at endringen bare prøves ut i neste uke eller neste måned.

Tips 4: Definer mål og tiltak separat (med eksempel)

Ofte blir teamet raskt enige om hva som er det felles målet. Men ideene om hvordan dette målet skal nås, kan selvsagt likevel være svært forskjellige.

Derfor er det ofte nyttig å først bli enige om et felles mål. Først når man har definert et klart mål, bør man begynne å utforme mulige tiltak.

Ved den senere gjennomgangen av tiltaket hjelper målet som et anker for å vurdere effekten av et tiltak. Hvis et mål er nådd, kan man avslutte et tiltak. Hvis tiltaket er implementert, men målet ennå ikke er nådd, kan det være fornuftig å definere et oppfølgingstiltak. Hvis et mål har blitt foreldet på grunn av nye rammebetingelser, kan et tiltak forkastes – uavhengig av om det allerede er implementert eller ikke.

Mer strukturert kan opplegget for tiltaksgjennomgangen se slik ut:

	Målet er nådd	Målet er ikke nådd
Tiltaket er fortsatt åpent	Avvis tiltak	Sette tiltaket på ny fremleggelse
Tiltak fullført	Fullstendig tiltak	Planlegg om nødvendig et oppfølgingstiltak

Så hvordan kan et godt formulert mål for et tiltak se ut? Her er igjen noen egnede eksempler på tiltak og tilhørende mål:

Mål	Reisemål
Neste uke: En utsjekk etter hver avtale for å uttrykke takknemlighet og reflektere over diskusjonen.	Skape et hyggeligere arbeidsmiljø i diskusjoner
Neste uke slår alle på kameraet sitt.	Bedre integrering av alle deltakere i videosamtaler
Neste uke arrangerer vi en workshop for å utvide “definisjonen av Ready”.	Færre spørsmål og ventetider ved gjennomføring av oppgaver.
Forsøk med tidsbokser på 2 minutter per person i Daily	Kortere dagbøker med balanserte samtaledeler.

Tips 5: Etabler tiltaksgjennomgangen som et fast agendapunkt i retrospektiver

Hvis du allerede har tatt deg bryet med å formulere konkrete tiltak og tilhørende mål, bør du ikke utelate prikken over i-en: Gjør en regelmessig gjennomgang av tiltakene i sprintsyklusen.

Personlig er jeg overrasket over at gjennomgang av handlinger (ennå) ikke er et fast agendapunkt for sprint-retrospektiver i Scrum-guiden. Min anbefaling vil uansett være å legge det til her: Scrum-veiledning.

Avhengig av hvor ofte du gjennomfører retrospektiver, kan det også være nyttig å diskutere tiltaksgjennomgangen på det daglige/ukentlige teammøtet.

Tips 6: Skap den nødvendige plassen for definisjonen av gode tiltak med timeboxing i retroen

Retrospektivet legger ofte beslag på mye energi, og etter 60 minutter lange diskusjoner er det ofte vanskelig for teamene å ta seg sammen igjen og samle den nødvendige energien til å definere gode tiltak.

Som moderator for et retrospektiv bør du derfor holde øye med tidsrammen og sette av nok tid etter prioritering/avstemning til å utlede tiltak. 5 minutter på slutten av et retrospektiv er ikke nok til å utlede gode tiltak. Spesielt hvis teammedlemmene allerede tenker på neste møte.

Min personlige mening: Avstå fra retromaraton på 90 minutter eller mer. Jeg kan ikke klandre noe teammedlem for ikke å ha nok konsentrasjon til å komme frem til gode tiltak etter så lange avtaler. Retroer kan også være svært verdiskapende på 30, 45 eller 60 minutter. Samtidig er det min erfaring at tiltakene blir bedre. 

Personlig ville jeg alltid foretrekke å investere 45 minutter i en retro hver fjortende dag, enn 90 minutter én gang i måneden. Det henger selvsagt også sammen med teamets sprintsyklus. Kanskje teamet ditt føler det på samme måte. Spør dem – og hvis dere er usikre, så prøv det ut :-)

Jeg vil gjerne skyte inn én ting, uavhengig av retros: Regelmessige 1 til 1-møter eller coachinger med dine kollegaer kan ha den avgjørende effekten på teamets prestasjoner. Og de kan til og med utføres datadrevet! Hvis du er interessert i temaet, kan du ta en titt her: Her finner du 129 spørsmål til en-til-en-møter (eller medarbeidersamtaler) og Her er de 3 beste verktøyene for en-til-en-møter sammenlignet med hverandre .

Tips 7: Ikke opprett en backlog for tiltak i retrospektiver

«Å, vi hadde så mange fine ideer til tiltak som ikke har kommet inn blant de tre beste – skal jeg opprette en backlog for dem?» – Nei.

Det er en god grunn til at retrospektiver alltid starter med nye tilbakemeldinger fra teamet. Så hvis et tema er veldig viktig, kommer det automatisk tilbake på agendaen for et retrospektiv via tilbakemeldingene i teamet. Vår erfaring er at det er kontraproduktivt å ha en egen backlog. I retrospektivet ønsker du å plassere nye ideer og tilbakemeldinger i runden. På et retrospektiv er det ingen som ønsker å se på en lang liste med tidligere ideer til tiltak som ofte har lite å gjøre med teamets nåværende utfordringer. 

Regelen er at det som er viktig for teamet, kommer tilbake på agendaen i et retrospektiv gjennom teamets tilbakemeldinger alene. Retrospektiver trenger ikke en backlog med tiltak.

Tips 8: Reflekter over kvaliteten på tiltakene sammen med teamet

Med jevne mellomrom, f.eks. en gang i kvartalet, bør du reflektere bevisst over kvaliteten på tiltakspostene og gjøre retrosamtaler sammen med teamet. 

Har tiltakene og retrosatsingen som helhet ført oss fremover? Hvis ikke, hvorfor ikke? Hva er årsakene (5 Why-metoden er nyttig til dette)? 

Et Health Check-retrospektiv om dette temaet kan også være nyttig. I Health Check-retrospektiver ber du teamet om å si seg enig i et utsagn på en skala fra 1 til 7. Du trenger bare presise utsagn for å få gyldig tilbakemelding fra teamet.

I vårt verktøy (mer om det nedenfor) ser det for eksempel omtrent slik ut. Du kan selvsagt også tilpasse uttalelsene. Ta gjerne en titt – kanskje du vil prøve det ut med teamet ditt: Echometer – uten innlogging

Tips 9: Prøv Echometer

En enkel støtte for å utlede gode tiltak er retroverktøy. De kan ta en del arbeid fra deg – inkl. tiltaksgjennomgang, timeboxing, men også kvalitativ utledning av tiltak. Retroen er ikke lenger en monolog, men en engasjert diskusjon – og du kan skinne som moderator 🙂

Vi gir deg konkrete anvisninger i verktøyet om hvordan man utleder gode tiltak – og det kan brukes både online eksternt og offline. Hvis du trenger mer informasjon, kan du ta en titt i artikkelen vår om « 7 smarte retro-tavler i sammenligning ”.

Du kan for øvrig utføre en retro med verktøyet vårt uten innlogging fra deg eller teamet ditt.

Med denne knappen kan du åpne verktøyet direkte, velge retrometode og invitere et team via en lenke:

Retro-metode velge & starte

Mange forskjellige metoder er mulige hvis du er interessert: Mer enn 30 retrospektive metoder .

Hvis du fortsatt er usikker, kan du la en av brukerne våre overbevise deg her: Agile Coach Holgers erfaring med verktøyet vårt .

Konklusjon: Gode tiltak, gode retrospektiver

Hvis du og teamet ditt mestrer kunsten å utlede gode tiltak fra retrospektivene, vil du bli overrasket over hvor mye teamet ditt vil sette pris på dem.
I Echometer spør vi teamene om “Return on Time Invest” etter hvert retrospektiv og kan konkludere: Velformulerte tiltak øker teamets tilfredshet med retrospektivene betydelig.

Hvis du følger tipsene ovenfor, kan ingenting gå galt! Så lykke til med å utlede tiltak til neste retrospektiv!

En av de beste måtene å utvikle den agile tankegangen til teammedlemmer på en bærekraftig måte, er forresten å implementere en agil helsesjekk. Vår gratis byggesett for teamhelsesjekk kan hjelpe deg med å stille de riktige spørsmålene – klikk deg bare gjennom: Team-Health Check byggesett

Studiepoeng

Bilde av “Luis Villasmil på Unsplash”