Produktsjef modererer retrospektiv? 10 viktige tips

Agile Noen ganger stilles team overfor spørsmålet: Bør produktsjefen lede retrospektivet? Hva må i så fall vurderes i en slik situasjon? Som utdannet psykolog og Scrum Master vil jeg i dag gi deg noen tips som kan hjelpe deg med å mestre situasjonen.

I en situasjon der det ikke finnes en dedikert scrum master og produktlederen må legge til rette for det agile retrospektivet, er det noen hensyn å ta. Her er noen konkrete tips for denne situasjonen:

1. Tydeliggjør rollen:

   • Forklar i begynnelsen av retrospektivet at du tar på deg rollen som moderator, men at du ikke opptrer som formell Scrum Master. Understrek at målet er å diskutere konstruktive tilbakemeldinger og ha en åpen diskusjon. Diskuter eventuelt åpent mulige risikoer og hindringer som kan oppstå som følge av mangelen på en Scrum Master-rolle, for å bevisstgjøre teamet. 

2. Respekter teamets selvstendighet:

   • Vis respekt for teamets selvstendighet. La dem vite at du er der som tilrettelegger for å støtte prosessen, men at beslutningene og handlingene til syvende og sist vil bli tatt i fellesskap.

3. Fokuser på det retrospektive:

   • Konsentrer deg fullt og helt om modereringen under retrospektivet, og prøv å kommentere mindre ut fra et produktmanagers perspektiv. Hvis du likevel gjør det, bør du eventuelt annonsere det aktivt: “Nå forlater jeg rollen som moderator og går inn i rollen som produktmanager: Jeg forstår kritikken deres av vår produktvisjon. Kanskje vi bør notere oss en handling angående dette med en gang.”

4. Innta en aktivt lyttende rolle:

   • Akkurat som i enhver annen retro, men kanskje du er mindre bevisst på det: Lytt aktivt og involver teammedlemmene i diskusjonen, spesielt nå som du går ut av rollen som produktsjef. Sørg for at alle får muligheten til å uttrykke sine tanker, og oppmuntre til åpen og ærlig kommunikasjon.

5. Fleksibilitet i valg av metoder:

   • Vær fleksibel i valget av retrospektive metoder. Ta hensyn til teamets preferanser og dynamikk for å skape en effektiv og engasjerende økt. Her er for eksempel 50 interaktive og morsomme retrospektive metoder som du garantert vil like: 50 retrospektive ideer for nybegynnere og profesjonelle . 

6. Fremme selvstendighet i teamet:

   • Oppmuntre teamet til å ta ansvar selv og foreslå løsninger på identifiserte problemer. Dette styrker teammedlemmenes myndiggjøring og fremmer selvorganisering – noe man vel alltid bør gjøre i rollen som produktmanager.

1. Fremme kompetanseutvikling:

   • Gjør det mulig for teamet å utvikle sine egne “modereringsevner” over tid. Dette kan bety at et teammedlem gradvis overtar modereringen, eller at rollen roterer. Etter min erfaring er det i et veldig modent team en veldig balansert taletid, og modereringen er knapt nødvendig – spesielt hvis det finnes et godt, strukturert retro-verktøy.

2. Bruk visualisering:

   • Bruk visuelle hjelpemidler som tavler eller digitale verktøy for å strukturere diskusjonen og registrere resultatene. Dette bidrar til økt åpenhet og bedre forståelse av løsningene som utvikles i fellesskap.

3. Følg med på fremdriften:

   • Hvis du er nødt til å lede flere retrospektiver, bør du registrere hvilke tiltak som er utledet fra tidligere retrospektiver, og følge med på hvor vellykket implementeringen har vært. Dette viser teamet at innsatsen deres bærer frukter. Agile retrospektive verktøy som Echometer kan også hjelpe deg med dette.

4. Trekk oppmerksomheten mot det positive:

   • I tillegg til å identifisere forbedringsmuligheter er det viktig å anerkjenne de positive aspektene og suksessene. Dette bidrar til å opprettholde teamets motivasjon. Så spørsmålet “Hva har gått bra i det siste?” bør du som produktmanager ikke utelate, selv om det noen ganger kan virke fristende.

5. Inkluder eksterne perspektiver:

   • Av og til kan eksterne perspektiver, som involvering av interessenter eller eksperter, gi verdifull innsikt og bidra til å identifisere blinde flekker i teamet.

6. Vedlikehold dokumentasjon:

   • Før en oversikt over resultatene og diskusjonene fra retrospektivene, spesielt som produktsjef, slik at de kan følges opp senere. På denne måten kan teamet følge utviklingen over tid.

7. Bruk Agile Health Check:

   • Agile Health Check, for eksempel via spørreundersøkelser, kan være en fin måte å få tilbakemeldinger fra teamet på en nøytral måte uten å påvirke teamet via spørsmål. Echometer kan for eksempel hjelpe deg med dette retrospektive skjemaet ved hjelp av noen maler.

"Mange teammedlemmer tør ikke å si ifra!"

Løs denne utfordringen

"Vi oppdager for mange uventede problemer og bugs på et sent tidspunkt!"

Løs denne utfordringen

"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"

Løs denne utfordringen

Som du kanskje allerede har innsett, kan mange av aspektene som er nevnt her, tas i bruk eller i det minste støttes av et godt retrospektivt verktøy. Retrospektiv- og teamutviklingsverktøyet Echometer er for eksempel spesielt utviklet for tilfeller der teamet ikke har en dedikert Scrum Master på heltid.

Echometer er et digitalt verktøy som hjelper agile teamledere med agile retrospektiver og team Health Check. Enten det er eksternt, hybrid eller på stedet: Det gjør teamcoaching målbart og profesjonaliserer dermed arbeidet ditt, samtidig som det sparer deg for mye arbeid. Ta en titt på nettstedet vårt for å finne ut mer: www.echometerapp.com.

Retroer kan være ekstremt kraftfulle – hvis du klarer å snakke om elefanten i rommet. Gode verktøy kan hjelpe deg med dette!

Christian Heidemeyer, psykolog og Scrum Master

I den agile verden er en klar rollefordeling avgjørende, spesielt når produktmanageren skal moderere en retro og dermed bryte ut av sin rolle. Retrospektivets moderator kan, gjennom sin ekspertise innen agil prosjektledelse, fokusere på teamutvikling – men gjør det ofte ikke. Et tett samarbeid med teamet og overholdelse av noen enkle regler, basert på det agile manifestet, skaper et optimalt grunnlag for suksessfulle agile retrospektiver, også som produktmanager.

Til slutt, nok en gang: Hvis du vil prøve hvordan det føles å videreutvikle teamet ditt med vårt verktøy: Du kan starte et agilt retrospektiv uten å logge inn nedenfor, i dette tilfellet “Keep, Stop, Start”-workshopen. 

Alternativt kan du videresende nettstedet vårt til de ansvarlige kollegene: www.echometerapp.com.

Hvordan

Behold Stop Start Retro: Slik foregår retroen

1. Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)

   Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.

2. Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)

   Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.

3. Diskuter retro-temaer

   Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.

   • Fortsett: Hva skal vi beholde?
   • Stopp: Hva skal vi stoppe med?
   • Start: Hva skal vi begynne å gjøre?

4. Catch-all-spørsmål (anbefales)

   Slik at også andre temaer har en plass:

   • Hva annet vil du snakke om i retroen?

5. Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)

   På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.

6. Definere tiltak (10–20 minutter)

   Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.

7. Checkout / Avslutning (5 minutter)

   Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.

Behold Stop Start Retro

Fortsett: Hva skal vi beholde?

Stopp: Hva skal vi stoppe med?

Start: Hva skal vi begynne å gjøre?

Åpne denne retroen nå Tilpasse...