Prokrastinering: Hvordan holder du styr på et eksternt team?

En av utfordringene som fjernarbeidere stadig står overfor, er å opprettholde produktiviteten – ikke alle som jobber hjemmefra, fullfører oppgavene sine og når målene sine. Gitt friheten som en fleksibel arbeidsordning gir, er noen ansatte tilbøyelige til å utsette, noe som naturlig nok påvirker ytelsen deres. 

Hvordan kan du oppmuntre eksterne team til å holde seg produktive og engasjerte?

Forstå prokrastinering

Vi kjenner alle til det. Prosessen med å utsette noe går mer eller mindre slik: 

 

• • Du går gjennom dagens gjøremålsliste. 

• • Du begynner med den første oppgaven.

• • Du blir distrahert og gjør andre, mindre relevante oppgaver. 

• • Du opplever at du må gjøre det som står på huskelisten din nå, ellers kan det få konsekvenser, for eksempel forsinkelser i prosjektet eller irettesettelser fra andre. 

• • Til slutt, i siste øyeblikk, fullfører du oppgaven. 

Kanskje har du lovet deg selv (som alle oss andre) at neste gang skal du ikke vente til siste sekund. Men så faller du dessverre alltid inn i den samme syklusen. 

Hvorfor utsetter folk ting?

Med tanke på at 88 % av den amerikanske arbeidsstyrken prokrastinerer, er det viktig å forstå hvorfor folk gjør det (til kilden). 

La oss starte med å rydde opp i noen misforståelser om prokrastinering. Dagens forskning tyder imidlertid på at prokrastinering har mer å gjøre med emosjonell håndtering og problemer som stress og tretthet. Forskere definerer prokrastinering som en form for selvregulering som særlig omfatter irrasjonell utsettelse av oppgaver, selv om dette kan ha negative konsekvenser (til kilden). 

Prokrastinering er ikke latskap, men er ofte forbundet med høye nivåer av angst og depresjon (til kilden). Folk har en tendens til å utsette oppgaver som stresser dem. 

De utsetter fordi de ønsker å unngå de negative følelsene som er forbundet med den utsatte oppgaven. For å si det enkelt: Hvis arbeidet stresser kollegaen din, er det mer sannsynlig at hun utsetter det til hun ikke lenger kan unngå det, for så å skynde seg å få det gjort under tidspress. 

Bildekilde

Prokrastinering på jobben, enten det er på kontoret eller andre steder, kan skape mange problemer for ansatte og bedrifter. Det påvirker de ansattes arbeidsprestasjoner og deres evne til å utvikle seg profesjonelt.

Konsekvenser av utsettelse for de ansatte

Ifølge undersøkelser fra publikasjonen “Good Therapy” forårsaker utsettelse problemer på arbeidsplassen, som dårlig ytelse, økonomisk uansvarlighet og mer(til publikasjonen). 

Studier knytter også prokrastinering til stress, utmattelse på jobben og lav emosjonell velvære, noe som påvirker følelsen av engasjement og tilknytning, og setter i gang en syklus av motløshet og dårlige prestasjoner (til kilden). Dette påvirker de ansattes arbeidsprestasjoner og evne til å utvikle seg faglig, og det påvirker de ansattes motivasjon til å lære og utvikle seg (til kilden).

Bildekilde

Konsekvensene av utsettelse for arbeidsgivere

Prokrastinering reduserer produktiviteten og påvirker samarbeidet. Når medarbeiderne leverer oppgavene sine for sent, påvirker det resten av arbeidsflyten. 

I et eksternt arbeidsmiljø er prokrastinering et dobbelt problem. Fleksibilitet kan føre til distraksjoner, utsettelser og til og med til at man unngår ubehagelige oppgaver helt og holdent. I neste avsnitt tar jeg for meg noen strategier du kan bruke for å holde fjernarbeiderne i gang med oppgavene. 

Slik forebygger du prokrastinering blant fjernarbeidere

Eksternt ansatte føler seg ofte frakoblet fra bedriften og kan utvikle negative følelser rundt oppgavene de er pålagt å utføre. For å skape engasjement og gode team må arbeidsgivere sørge for at forventninger og mål er tydelige (Les mer): Forventninger i retrospektiver ), samtidig som medarbeiderne får hjelp til å nå disse målene. Her er fem tips som kan hjelpe medarbeiderne til å føle seg mer engasjerte og sett, noe som fører til mindre utsettelse:

1. Gjennomfør en ukentlig gjennomgang eller regelmessige retrospektiver.

Som tidligere nevnt føler fjernarbeidere seg noen ganger frakoblet fra bedriften og sliter med å føle seg sett. Et kort møte en gang i uken eller annenhver uke kan gjøre mye for å få dem til å føle seg engasjerte. Her kan de dele tanker og følelser med ledelsen. 

Det er flere fordeler for fjernarbeiderne dine å gjennomføre regelmessige innrapporteringer eller agile retrospektiver med et enkelt verktøy som Echometer: 

 

• • Det åpner en kommunikasjonskanal og bidrar til å forstå arbeidet deres fra deres ståsted. 

• • Det øker tilliten og den gjensidige støtten ved å forbedre kommunikasjonen og styrke forholdet til teammedlemmene. 

• • Du gir de ansatte en stemme og mot til å komme til deg med ideer, spørsmål og bekymringer. 

• • Du vekker ansvarsfølelsen og øker produktiviteten.

2. bryte ned målene

Gi kollegene dine håndterbare mål. Det er lettere for alle å fullføre en oppgave hvis den deles opp i mindre delmål. 

I tillegg bør målene være oppnåelige og tydelige. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Timed) er et vanlig rammeverk for å definere mål. Når du tildeler oppgaver, må du sørge for at de følger SMART-rammeverket (Les mer her: Sett deg gode mål ). 

Ikke overveld de ansatte med for mange oppgaver. En lang liste med oppgaver er demotiverende for alle. Gi bare de ansatte oppgaver som de kan utføre i løpet av en rimelig tidsperiode. 

3. Feire små suksesser

En av årsakene til prokrastinering er følelsen av å være undervurdert eller ikke verdsatt. Anerkjennelse, selv for en liten suksess, kan bidra til at kolleger føler seg verdsatt. 

En kort takk eller et “Godt gjort” kan være en god motivator for å få gjort flere oppgaver. Dette kan også gjøres med digital verktøystøtte (mer om dette:  Analyse av arbeidsstyrken og resultatstyring).

4. Måling av emosjonelt velvære

For å opprettholde produktiviteten og unngå prokrastinering er det viktig å sjekke den emosjonelle trivselen til de eksterne teamene. Mens det er enkelt for interne team å ta personlig kontakt, har eksterne team færre muligheter til å diskutere og løse problemer uten å føle seg utsatt. 

Å innføre en stemningsundersøkelse kan hjelpe bedriften din med å øke engasjementet. Stemningsundersøkelser er vanligvis korte og inneholder spørsmål om de ansattes følelser knyttet til arbeidet og hvordan de opplever arbeidsbelastningen. De gir også de ansatte mulighet til å dele sine tanker og følelser (valgfritt anonymt) uten stresset ved en personlig samtale med en leder. Verktøyet Echometer hjelper deg med å gjennomføre stemningsundersøkelser – i kombinasjon med korte møter for å utlede handlinger direkte fra resultatene og øke de ansattes mestringsfølelse (Mer om Echometer).

5. fremme resiliens eller resiliens-kapasitet 

Å overvinne hverdagslige og mindre hverdagslige utfordringer er en normal del av alle ansattes jobb, noe som gjør utholdenhet til en viktig egenskap i et vellykket team. For å sikre at medarbeiderne holder ut når det blir tøft, må lederne oppmuntre til oppfinnsomhet og bygge relasjoner mellom teammedlemmene. Psykologisk sikkerhet ). Motstandsdyktighet starter med selvinnsikt, dvs. at de ansatte først må erkjenne omstendighetene som fører til at de utsetter oppgaver. Hvis det er et område eller en oppgave de sliter med, trenger de et miljø der de kan være ærlige og få støtte uten frykt for represalier.

Hvordan programvare kan bidra til å overvinne prokrastinering

Teknologiske verktøy som gjør det mulig å samarbeide og engasjere teammedlemmene, gjør det lettere å forebygge utsettelser i eksterne team. 

Det finnes en rekke verktøy og apper som kan hjelpe ansatte med å få bukt med prokrastinering. Noen utvidelser, som Pomodoro Timer, kan bidra til effektiv tidsstyring, men de har sine begrensninger. Organisasjoner med mobile og hybride arbeidsstyrker bør ha et robust tidsstyringssystem for hele virksomheten. System for tidsregistrering bruke integrerte meldings- og samarbeidsfunksjoner for å involvere alle ansatte i diskusjoner om daglige oppgaver. 

Med engasjement fra ledere, anerkjennelse, bruk av teknologi og oppbygging av motstandskraft kan du hjelpe dine mobile medarbeidere til å unngå utsettelser. 

Om forfatteren

Dean Mathews er grunnlegger og administrerende direktør for OnTheClock, en app for Tidsregistrering for ansatte, som gir støtte for tidsregistrering til over 15 000 bedrifter over hele verden. 

Dean Mathews har mer enn 20 års erfaring med design og utvikling av bedriftsprogramvare. Han ser på programvareutvikling som en form for kunst. Når kunstneren skaper et mesterverk, forandres livet til mange mennesker til det bedre. 

Når han ikke perfeksjonerer tidtakingen, liker Dean Mathews å fordype seg i sin tro, tilbringe tid med familie og venner og finne måter å gjøre verden litt bedre på.