Den beste malen for én-til-én-møter (Word & Doc)

I dagens arbeidsliv er effektiv kommunikasjon mellom ledere og deres direkte underordnede helt avgjørende. Én-til-én-møter har blitt et uunnværlig verktøy for å fremme denne kommunikasjonen og øke medarbeidernes engasjement. I denne artikkelen gir vi deg en omfattende guide som tar deg gjennom det grunnleggende om hvordan du gjennomfører vellykkede én-til-én-møter. Du får alt fra å forstå temaet til å implementere effektive strategier ved hjelp av tilpassede møtemaler i Word og Doc.

Før vi ser på konkrete maler for en-til-en-møter med direkte underordnede, er det viktig å forstå hva formålet med en-til-en-møter er.
For bare med den rette intensjonen kan disse samtalene utfolde sin fulle effekt.

Hva er en én-til-én-samtale?

Et en-til-en-møte er vanligvis en vanlig samtale mellom en leder eller teamleder og en medarbeider.

Møtet bør gi tid til å diskutere medarbeiderens utfordringer, mål og faglige utvikling. Mange selskaper bruker en standardisert mal for én-til-én-samtaler (tilgjengelig i Word- og Doc-format) for å sikre konsistens og effektivitet i disse møtene.

Betydning og formål med en-til-en-samtaler

En-til-en-møter tjener flere formål. Disse er

• Bygge tillit og fremme relasjoner mellom ledere og medarbeidere
• Regelmessige tilbakemeldinger
• Gi uttrykk for bekymringer og uro
• Samordne individuelle mål med selskapets mål
• Fremme av medarbeidernes vekst og utvikling
• Effektiv oppbevaring av ansatte

En virkelig godt strukturert mal for medarbeidersamtaler inneholder alle disse punktene i én og samme mal.

Forholdet mellom leder og medarbeider

Som nevnt i det første punktet spiller en-til-en-møter en avgjørende rolle når det gjelder å styrke forholdet mellom ledere og medarbeidere. De skaper et trygt rom for åpen dialog og bidrar til å bryte ned hierarkiske barrierer og fremme en åpenhetskultur.

Jeg vil gjerne understreke dette poenget igjen, fordi relasjonen mellom leder og medarbeider danner grunnlaget for vellykkede én-til-én-møter. Hvis relasjonen mellom medarbeideren og lederen er dårlig, kan en-til-en-møtene miste sin effekt.

Det er nettopp derfor vi i Echometer har snakket med mange ledere og teamledere og innsett at det er tilbakevendende problemer når det gjelder forholdet til de ansatte.

Et av disse problemene er at medarbeiderne ikke åpner seg for sine linjeledere i en-til-en-møter. Vi har utkrystallisert i alt 6 av disse problemene. Vi vil ta for oss disse senere i denne artikkelen, slik at en-til-en-møtene virkelig kan utfolde sin fulle effekt.

I denne videoen presenterer vi en enkel og effektiv mal for et spørreskjema for en medarbeidersamtale:

Play

Et effektivt en-til-en-møte følger vanligvis denne strukturen. Eventuelle spørsmålsmaler kan enkelt integreres i denne strukturen:

1. Innsjekking (isbryter) for å etablere en god samtaleflyt (5 minutter)
2. Diskusjonstemaer som den ansatte tar med seg (10-20 minutter)
3. Tilbakemeldinger og diskusjonstemaer fra veileder (10-15 minutter)
4. Definere mål og utlede konkrete tiltak (5-10 minutter)
5. Oppsummering av møtet (5 minutter)

Mange ledere synes det er nyttig å bruke en gratis mal for én-til-én-møter i Word- eller Doc-format for å sikre at de dekker alle nødvendige punkter for et effektivt én-til-én-møte.

Før vi kommer til det, vil jeg gjerne henlede oppmerksomheten din på våre gratis maler for medarbeidersamtaler i verktøyet Echometer. Disse fokuserer på de psykologiske forutsetningene for vellykket teamarbeid, bidrar til større målbarhet i utviklingsprosessen og kan gjennomføres interaktivt. Ta gjerne en titt på dem:

Det første personlige møtet med en medarbeider

Det er alltid en første gang, og slik er det også med en-til-en-møter. Det er viktig å merke seg at det første en-til-en-møtet er strukturert på en litt annen måte enn de regelmessige møtene som følger.

Sette de riktige forventningene

Benytt deg av det første møtet på tomannshånd med den ansatte:

• Avklare roller og ansvarsområder
• Diskuter kommunikasjonspreferanser
• Slå an tonen for fremtidige én-til-én-møter
• Fastsette mål og viktige resultatindikatorer

De beste spørsmålene for et første en-til-en-møte

• Hva er dine kortsiktige og langsiktige karrieremål?
• Hvordan foretrekker du å motta tilbakemeldinger? (En personlighetstest kan være til hjelp her: Er medarbeideren abstrakt vs. konkret / strategisk vs. taktisk?)
• Hva motiverer deg på jobben?
• Hvilke utfordringer står du overfor for tiden?
• Hvordan kan jeg best støtte deg i din rolle?

Inkluder disse spørsmålene i din mal for medarbeidersamtalen i Word/Doc, slik at du lett kan finne dem igjen. Alternativt kan du laste ned malen vår gratis senere i denne artikkelen.

Etter at du har hatt et innledende en-til-en-møte med en direkte ansatt og etablert et rammeverk, er det på tide å planlegge regelmessige en-til-en-møter. 

Hvor ofte bør en-til-en-møter finne sted?

Hyppigheten av en-til-en-samtaler kan variere. Det viktigste er at de finner sted regelmessig. Undersøkelser blant ledere har vist at 94% av alle ledere har én-til-én-samtaler, hvorav rundt 49% har det ukentlig. En-til-en-samtaler annenhver uke er også en klassisk rytme. For å finne ut om ukentlige eller 14-dagers en-til-en-samtaler passer best for deg, kan du stille deg selv følgende spørsmål:

• Hvor stort er teamet ditt?
• Hvor komplekst er det aktuelle prosjektet?
• Hva passer til de ansattes personlige behov?

I prinsippet gjelder følgende: 

Ukentlige en-til-en-samtaler: Ideell for miljøer med høyt tempo eller når du jobber med sentraliserte prosjekter.

Én-til-én-møter annenhver uke: Passer for mer etablerte team eller når det er behov for mer dyptgående diskusjoner.

Hvilke temaer bør dekkes i en én-til-én-samtale (eksempler)?

Fremgang i forhold til mål og prosjekter

• «Hvordan går det med kundeprosjektet XY? Hvor ligger du an sammenlignet med tidsplanen?»
• «Hvilke milepæler har du nådd siden forrige samtale?»

Utfordringer og hindringer

• «Er det noen tekniske problemer som hindrer deg i å implementere den nye programvaren?»
• «Hvilke ressurser eller støtte trenger du for å forberede den kommende presentasjonen på best mulig måte?»

Tilbakemelding (i begge retninger)

• «Hva syntes du om tilbakemeldingen på din siste prosjektrapport? Var den nyttig og konstruktiv?»
• «Er det noe i min lederstil jeg kan forbedre for å støtte deg bedre?»

Karriereutvikling

• «Hvilke ferdigheter ønsker du å utvikle i løpet av de neste seks månedene for å nå dine karrieremål?»
• «Er du interessert i det kommende videreutdanningsprogrammet? Hvordan kan det fremme din faglige utvikling?»

Balanse mellom arbeid og fritid

• «Hvor fornøyd er du med din nåværende balanse mellom jobb og fritid? Er det områder som kan forbedres?»
• «Føler du deg støttet av de fleksible arbeidstidene? Hvordan påvirker det privatlivet ditt?»

Teamdynamikk

• «Hvordan opplever du samarbeidet i teamet siden omstruktureringen? Er det positive eller negative endringer?»
• «Hvilke ideer har du for å forbedre kommunikasjonen mellom avdelingene?»

Gratis en-til-en-mal for Word og Docs

For å hjelpe deg har vi laget en gratis mal for én-til-én-møter som er kompatibel med Word og Docs. 

Merk: Malen for Docs og Word er på engelsk og må kanskje oversettes for ditt formål. Du kan for eksempel bruke Bruk DeepL.

Under malen nedenfor finner du en lenke til å laste den ned i ulike formater, inkludert Word, Google Sheets, PDF og Excel. Du kan bruke Word- og Doc-malen på følgende måte:

1. Åpne dokumentet i Google Dokumenter ved å gå til den respektive bryteren nedenfor og deretter klikke på bildet (se dette symbolet nedenfor: ⏩)
2. Avhengig av formatet, klikk øverst til venstre på «Fil» -> «Last ned» -> «Microsoft Word (.docx)»
3. Du kan nå importere det nedlastede dokumentet til Word og redigere det som du ønsker.

Alternativt, som du kan se her, kan du selvfølgelig også åpne formatet direkte i vårt 1-til-1-møteverktøy Echometer for enda mer interaktivitet:

For å gi deg en følelse av hvilke andre maler for en-til-en-møter verktøyet vårt har å tilby, kan jeg anbefale å ta en titt på følgende Health Check-undersøkelse.

Kreative formater for 1-til-1-møter: En Health Check-mal

Grunnideen er å bruke spørreundersøkelser (svar fra 1 til 7 i vårt verktøy) for å reflektere over nåværende arbeid og vekst. Deretter gjentar du selvfølgelig dette 1-til-1 regelmessig med programvaren vår for å visualisere utviklingen. Ta en titt på verktøyet vårt, eller last det ned i Word, se nedenfor:

Som allerede nevnt er det seks vanlige problemer i personalledelse som kan observeres spesielt i en-til-en-møter. Det tar vanligvis noen få møter å finne ut hvilken medarbeider som sliter med hvilke problemer.

Disse seks problemene inkluderer:

1. Kundens empati: “Mine medarbeidere har vanskeligheter med å forstå kundens og selskapets perspektiv.”
2. Relasjonsbygging: “Medarbeiderne mine åpner seg ikke for meg i 1:1-møter.”
3. Personlig utvikling: “Mine medarbeidere har ingen iboende utviklingsmål.”
4. Individuelle prestasjoner: “Medarbeiderne mine optimaliserer ikke tilbakemeldingssløyfene og arbeidsprosessene sine.”
5. Myke ferdigheter: “Mine medarbeidere har problemer med å uttrykke sin tvil på en respektfull og produktiv måte” eller “De føler seg lett angrepet når de blir kritisert”.
6. Ansvar og deltakelse i teamet: “Mine medarbeidere tar ikke ansvar for teamets mål.”

Strategier for å overvinne utfordringene

Det kan være en utfordring for teamledere å håndtere disse problemene. Årsakene kan være sammensatte, for eksempel hvis en medarbeider har hatt negative erfaringer med åpenhet tidligere (kanskje til og med i privatlivet eller i barndommen).

For å løse disse problemene på en effektiv måte, må du kanskje endre tilnærmingen til hvordan du gjennomfører en-til-en-møter med den aktuelle medarbeideren. Siden dette er en stor utfordring og vanlige maler for slike en-til-en-møter kanskje ikke er tilstrekkelige, har vi i Echometer utviklet egne maler sammen med psykologer og eksperter på agile møter.

Echometer-maler og andre ressurser

Vi har allerede laget mer enn 25 maler som tar for seg de problemene som er nevnt ovenfor, og jeg vil derfor presentere to eksempler her:

Problemeksempel nr. 1: Manglende utviklingsmål

Mine ansatte har ingen iboende utviklingsmål.

Selv om folk kanskje ikke har spesifikke utviklingsmål, er det helt sikkert aspekter ved arbeidet som interesserer dem mer enn andre. Hvis du ser på problemet på denne måten, kan du utlede utviklingsmål ut fra de interessene som også motiverer medarbeideren. Dette kalles også “job crafting”.

Mal for en-til-en-møte: Jobbutforming

Vi har alle visse sider ved arbeidet vårt som vi liker bedre enn andre. Det finnes vanligvis et visst spillerom for å forme rollene våre i henhold til preferansene våre. Det er bra å være klar over disse preferansene og kommunisere dem, slik at man er forberedt når det oppstår muligheter for “job crafting”. Spørsmål til en 1:1-mal for “job crafting”:

Problemeksempel nr. 2: Medarbeidere som sier ja til alt

Mine medarbeidere har vanskelig for å uttrykke sin tvil.

eller

Mine medarbeidere føler seg lett angrepet når de blir kritisert.

Dette grunnleggende problemet skaper ofte mange andre problemer. Et eksempel på dette er at disse personene ofte har vanskeligere for å sette tydelige grenser, noe som i sin tur går ut over medarbeiderne.

For dette konkrete eksempelet har vi laget en mal kalt “Å si nei” som du kan bruke i en en-til-en-samtale med medarbeideren din:

Mal for én-til-én-møter: Å si nei

Hvis noen har vanskeligheter med å si nei, kan de få flere og flere oppgaver helt til de står i fare for å bli utbrent. Dette formatet hjelper den enkelte til å tenke over hvordan man kan stille passende forventninger og si “nei” når det er nødvendig.

En-til-en-samtaler er et effektivt verktøy for å forbedre kommunikasjonen, øke medarbeidernes engasjement og øke prestasjonene. Ved å implementere strategiene som er beskrevet i denne veiledningen, og ved å bruke godt utformede maler for en-til-en-møter, kan du gjøre disse samtalene til dynamiske og produktive møter som gagner både medarbeiderne og organisasjonen.

Husk at nøkkelen til suksess er konsistens, forberedelse og et genuint engasjement for medarbeidernes utvikling. Begynn å implementere disse metodene i dag ved å bruke vår gratis mal for medarbeidersamtaler, og se hvordan teamets produktivitet og tilfredshet skyter i været.

Her kan du også prøve verktøyet vårt for 1-til-1-møter gratis og uten innlogging:

I denne videoen presenterer vi deg for den sannsynligvis enkleste og mest effektive malen for en typisk medarbeidersamtale hver fjortende dag:

Play