Få dobbelt så mye ut av Lessons Learned-workshopen din

I vår siste innlegg presenterte vi Lessons Learned Workshop som et format som forklarte både prosessen og den (faktisk målbare) merverdien.

Denne artikkelen fokuserer nå på tips til gjennomføring og fasilitering og er rettet mot alle som gjennomfører eller planlegger å gjennomføre slike erfaringsworkshops i praksis.

La oss gjøre det!

Tips 1: Bruk “5x hvorfor”-metoden i Lessons Learned-workshopen

Det finnes to scenarier når man diskuterer problemer: Enten har man en livlig diskusjon om teammedlemmenes ulike perspektiver. Eller så kommer man relativt raskt til enighet uten å gå nærmere inn på årsaken. Det ville jo bare være bortkastet tid.

Det kan føles godt å stå samlet om en sak, men det kan være forrædersk. Spesielt i diskusjoner der en tredjepart (ofte andre avdelinger) pekes ut som årsaken til problemet, gjøres det for lite for å forstå de viktigste årsakene og virkningskjedene. Uten denne forståelsen blir det vanskelig å utlede effektive tiltak.

Som fasilitator kan du bruke den såkalte “5x hvorfor-metoden” og stille spørsmål ved konsensus i gruppen ved å stille “hvorfor-spørsmålet” fem ganger og kreve et seriøst svar. Denne tankevekkeren åpner ofte for nye perspektiver. Her er et eksempel Eksempel på Jefferson Memorial som en forklaring på metoden – en klassiker:

• Moderator: “Hvorfor er Jefferson Memorial så dyrt å vedlikeholde?”
• Team: “Fordi den må rengjøres så ofte med en høytrykksrenser.”
• Moderator: “Hvorfor?”
• Team: “Fordi så mange fugler legger igjen ekskrementer på den.”
• Moderator: “Hvorfor?”
• Team: “Fordi fuglene spiser de mange insektene der.”
• Moderator: “Hvorfor er det så mange insekter der?”
• Team: “Fordi de tiltrekkes av lyset tidlig på kvelden.”
• Teammedlem: “La oss prøve å slå på lyset litt senere!”

Så ta jakten på årsaker på alvor. Se på hvilke muligheter som finnes for å bli aktive som et team i stedet for å akseptere årsakene til problemer som “ytre forhold”.

Tips 2: Gjør Lessons Learned Workshop til en rutine

Det er også en læringskurve i teamet: De første møtene kan fortsatt være litt humpete: Tidsrammen blir ikke overholdt, temaene blir ikke brakt til poenget, tiltakene er ikke godt formulert osv.

Først når du har gjennomført dette workshopformatet noen ganger i teamet, blir det en rutine, og merverdien øker:

• Teammedlemmene er bedre forberedt fordi de kjenner agendaen.
• Teammedlemmene har færre reservasjoner når det gjelder å ta opp kritiske spørsmål (se Den viktigste forutsetningen for å lykkes som team )
• Problemene analyseres grundigere
• Tiltak og resultater er oversiktlig utarbeidet og registrert.

Du kan imidlertid bare oppnå disse fordelene hvis du gjør det til en rutine. Finn ut om det finnes regelmessige milepæler der dere ønsker å arrangere erfaringsworkshops, eller fastsett selv en frekvens. Avhengig av hvor tett teamet jobber sammen, anbefaler vi en frekvens på to ganger i uken til én gang i måneden.

Tips 3: Registrer og revurder tiltak på en transparent måte

Tiltakene som er et resultat av erfaringsworkshopene, må selvsagt gjøres transparente for teamet i etterkant.

I tillegg er det like viktig å ta disse opp igjen på de neste workshopene. Gjør derfor gjennomgangen av eksisterende tiltak til et fast punkt på dagsordenen for hver erfaringsworkshop.

Det handler ikke bare om å fastslå om de ansvarlige har gjort jobben sin. Det er mye viktigere å lære av resultatene av tiltakene – det heter jo Lessons LEARNED :-)

Bare hvis man tar opp tiltakene igjen, kan man lære om de vedtatte tiltakene klarte å løse kjerneproblemet – eller ikke. Like gjerne kan det vise seg at den antatte hovedårsaken slett ikke er hovedgrunnen til et problem. Da er det desto viktigere å snakke om dette, dele innsikten i teamet og reagere med et nytt tiltak – eller et nytt «eksperiment».

Et tiltak, forutsatt at det implementeres og evalueres, har en garanti for suksess: nemlig at man lærer av implementeringen. Enten finner man ut at de underliggende hypotesene var riktige og at tiltaket fungerte. Eller så finner man ut at den antatte hovedårsaken eller løsningsmetoden er feil. Betrakt derfor tiltak som eksperimenter.

Her kan det om nødvendig settes inn en Verktøy som Echometer hjelpe deg. Med Echometer har du nemlig integrert handlingssporing for alle gjentakende erfaringsavtaler.

Prøv verktøyet uten forpliktelser

Tips 4: Fremme feilkultur – utover Lessons Learned-workshop

Den beste måten å lære på er ved å gjøre feil. Derfor er det så viktig å kunne snakke åpent om feil i teamet. Det er den eneste måten å gjøre hver eneste feil og hvert eneste uhell til en mulighet til å lære. Det er ikke uten grunn at feilkultur er en av de viktigste komponentene i viktigste forutsetning for vellykkede team .

For å fremme denne feilkulturen i teamet, har den såkalte “Hoveddirektiv” (oversatt til norsk «øverste direktiv») oppstått i forbindelse med smidig arbeid. Bak dette skjuler det seg et prinsipp som team bør internalisere i hver Lessons Learned-workshop og utover det:

“Vi går ut fra at alle involverte til enhver tid har handlet etter beste kunnskap, overbevisning og forståelse.”

Den som følger dette prinsippet, kan skape en teamkultur der teammedlemmene støtter hverandre i å utføre jobben sin på best mulig måte – uten «finger pointing» og skyldfordeling.

Lessons Learned Workshop – Kom i gang nå

Workshops om erfaringsutveksling er derfor en integrert del av lærende organisasjoner . Samtidig fremmer de selvorganiseringen av team og muliggjør en kontinuerlig medarbeiderdrevet «bottom-up» forbedringsprosess.

Så god fornøyelse med å komme i gang med formatet! 

Og hvis teamet ditt bestemmer seg for å bruke Lessons Learned Workshops, også kalt Team Retrospectives, som et fast format, kan du ta en titt på Echometer-verktøyet. Det sparer deg ikke bare for mye tid med våre maler for regelmessig gjennomføring av Lessons Learned Workshops, men støtter også teamets utvikling fra et psykologisk perspektiv.