6 tiltak for å etablere en fruktbar tilbakemeldingskultur

I mange bedrifter er det et ønske om en etablert tilbakemeldingskultur. Men hva betyr det egentlig? Siden alle elsker definisjoner, starter vi med en definisjon av begrepet: 

Definisjon av en tilbakemeldingskultur

Hva kjennetegner en tilbakemeldingskultur? Den kjennetegnes av gjensidig  Tillit  mellom alle de som jobber sammen, på tvers av hierarkier og  Kommunikasjon  og regelmessige tilbakemeldinger om arbeidsmetoder, resultater og påvirkning på utenforstående. 

Betydning og fordeler ved etablering

Det stilles ofte spørsmål om hvilke fordeler etableringen av en tilbakemeldingskultur fører med seg. For det første kan det å gi, ta imot og implementere konstruktive tilbakemeldinger forenkle arbeidsprosessen og gjøre den mer effektiv. 

Å forankre dette i en åpen tilbakemeldingskultur gir følgende fordeler:

• Bytt til en  lærende organisasjon Tilbakemeldinger som en kilde til forståelse og utvikling bidrar til å øke prestasjonene (jf. Shipper, Hoffman & Rotondo, 2017.)
• Å redusere stress og konflikter gjennom regelmessige tilbakemeldinger fører til friskere og mer fornøyde medarbeidere (jf. Ansel & Lievens, 2007)
• Direkte kommunikasjon og økt tilfredshet fører til økt medarbeiderengasjement (jf. Rosen, Leven & Hall, 2006)

Som du ser, har en tilbakemeldingskultur ikke bare en positiv effekt på arbeidsprosessen, men også på arbeidsklimaet. 

A Studie utført av Amadeus Fire GmbH viser også at jo mer fornøyde medarbeiderne er med tilbakemeldingskulturen, desto mer fornøyde er de med arbeidet generelt.

For å opprettholde tilbakemeldingskulturen integrerer bedrifter også ofte programvareløsninger som legger til rette for 360-graders tilbakemeldinger. Det britiske programvaresystemet SenseHR, for eksempel, er en omfattende plattform for sømløs håndtering av tilbakemeldingsprosesser: Programvaresystemet SenseHR i Storbritannia). Slike løsninger, som SenseHR, kan hjelpe bedrifter ikke bare med å samle inn tilbakemeldinger fra ulike kilder, men også med å analysere og reagere effektivt på dem for å få et bedre bilde av prestasjonene.

Og hvem vil vel ikke ha fornøyde, motiverte og effektive medarbeidere? 

Nå vet vi hva en tilbakemeldingskultur er per definisjon og fordelene ved å etablere en slik kultur, men hvordan kan vi vite om den faktisk etterleves?

Status: Er tilbakemeldingskulturen levende?

Selv om mange er klar over fordelene med en etablert tilbakemeldingskultur, er det dessverre mange bedrifter som ennå ikke har tatt den i bruk. Den Randstad Arbeidsbarometer 2019 viser at bare 35% av de tyske selskapene gir tilbakemeldinger årlig. 32% av selskapene gir derimot aldri tilbakemeldinger. Hvis tilbakemelding gis, skjer det ofte på en upassende måte: 30% av respondentene sa at de ikke visste hvordan de skulle reagere på tilbakemeldinger, 24% tok negative tilbakemeldinger personlig og 21% følte seg ukomfortable med å motta tilbakemeldinger. 

Tatt i betraktning hvor viktig tilbakemeldinger er, er disse resultatene ganske magre. Hiltrud Werner, styremedlem i Volkswagen AG, sier til og med at flere tilbakemeldinger kunne ha forhindret utslippsskandalen i Volkswagen (s. Schielke, 2018). 

“Dette er ikke lett for noen. Både for den som gir tilbakemeldinger og den som mottar dem. Teamet må bare forstå at det er verdt å tenke med, diskutere og stole på sin egen magefølelse i den grad det er verdt å si ifra.”
- Hiltrud Werner, medlem av styret VW

Derfor har Volkswagen nå integritetsambassadører som skal sørge for at diskusjonskulturen etterleves og implementeres. I fremtiden skal det ikke være flere skandaler, og regelmessige tilbakemeldinger kan ha en støttende effekt.

Mange bedrifter vet hvor viktig det er med en fungerende og etablert tilbakemeldingskultur, og har etablert en slik kultur i bedriften eller er i ferd med å utvikle den. 

Temaet “tilbakemeldingskultur” er på moten.

Trenden går i retning av en tilbakemeldingskultur, og særlig unge bedrifter utnytter dette til sin egen fordel. Mange oppstartsbedrifter satser på å etablere en tilbakemeldingskultur, ettersom særlig de yngre medarbeiderne, de såkalte “feedbackers”, ikke alltid er de beste. MillenniumsgenerasjonenDe krever tilbakemeldinger for å utvikle seg optimalt. Tilbakemeldingskulturer blir derfor stadig viktigere for å tiltrekke seg og beholde nye potensielle medarbeidere. 

Men det er ikke bare unge selskaper som har innsett fordelene med regelmessige tilbakemeldinger. Selv store selskaper som SAP, DB og Telekom ønsker å gå bort fra den klassiske årlige medarbeidersamtalen (Armin Trost, s. Schielke, 2018) og leter derfor etter nye måter å gjøre det på. 

En tilbakemeldingskultur er mer enn en årlig medarbeidersamtale, mener psykolog. Armin Trost (s. Schielke, 2018). Det handler snarere om regelmessig utveksling og kontinuerlig tilbakemelding. Tilbakemeldingskulturen må derfor leves og fremfor alt implementeres på en effektiv måte. Men hvordan?

Slik gjør du det: Etablere en tilbakemeldingskultur

Først og fremst er det viktig å huske at tilbakemelding ikke er det samme som kritikk. Tilbakemeldinger er, som ordet tilsier, tilbakemeldinger. Og den bør brukes som sådan. Det finnes ulike Tipssom viser deg den riktige måten å implementere en tilbakemeldingskultur på. 

Våre tips er: 

1. Mache dir vorher Gedanken, was du sagen möchtest Hvis du ikke selv er klar over hva budskapet ditt er, er det relativt sikkert at det ikke når frem til motparten på den måten du hadde planlagt. Vær derfor klar på forhånd over hva hovedbudskapet i tilbakemeldingen skal være.
2. Sage immer auch etwas Positives  Tilbakemeldingene er der for å se på arbeidsprosessen fra alle sider. Ta derfor alltid opp de tingene som gikk bra. I beste fall bruker du Sandwich-metoden: Ros, kritikk, ros. 
3. Feedback muss nicht immer negativ sein  Det hører også med til en god tilbakemeldingskultur å gi jevnlig ros for ting som har gått bra. Selv om det ikke er noe å kritisere, kan og bør du gi tilbakemeldinger: Gi da bare positive tilbakemeldinger.
4. Sprich aus der Ich-Perspektive Formuler tilbakemeldingen ikke som en anklage, som f.eks. «Du har …», men formuler en jeg-uttalelse «Jeg opplever/ registrerer …». Tilbakemelding er alltid subjektivt, og dette bør også fremgå av formuleringen. 
5. Erfrage immer auch die andere Perspektive  Nesten alle historier har to sider. Spør derfor alltid den andre personen om hvordan han eller hun opplevde det. Det vil hjelpe dere til å finne et felles grunnlag og skape gjensidig forståelse.
6. Initiativ nach Feedback fragen Du trenger ikke alltid å vente på tilbakemeldinger! Tilbakemeldinger hjelper ikke bare hele teamet, men også hver enkelt medarbeider i sin personlige utvikling. Søk aktivt etter tilbakemeldinger for å vokse jevnt og trutt.

Det hele bør foregå med korte intervaller, for eksempel 1 til 2 ganger i uken. 

Ta deg bevisst tid til å gjøre dette. Å innføre en tilbakemeldingskultur er ikke en straffe- eller kontrollfunksjon for noen, men skal hjelpe alle, både individuelt og kollektivt, til å utvikle seg. 

Tilbakemeldingskultur gjennom 1-til-1-møter

Mange ledere gjennomfører regelmessige en-til-en-møter med sine medarbeidere – men får ikke alt ut av samtalene. Samtidig er dette møtet ypperlig egnet til å være et godt eksempel på en aktiv tilbakemeldingskultur.

Jeg vil derfor benytte anledningen til å gjøre dere oppmerksom på vårt 1:1-møteverktøy Echometer (se nettside). Det kombinerer korte Health Check-undersøkelser med en AI-assistent som gjør medarbeiderutvikling mye enklere for deg. Verktøyet kan ha en fantastisk multiplikatoreffekt ved å gi ledere i organisasjonen mulighet til å gi konstruktive tilbakemeldinger regelmessig.

Følgende mal vil gi deg en pekepinn på hva slags spørsmål du kan reflektere over og måle med Echometer i 1-til-1-møtene dine. Prøv den ut ved å bruke knappen uten å logge inn:

Etablere en enkel tilbakemeldingskultur

En annen metode for å etablere en sunn tilbakemeldingskultur er å innføre regelmessige retrospektiver.

Hva er retrospektive møter? Et retrospektiv er et regelmessig møte i et team for å analysere tidligere arbeidstrinn og utlede forslag til forbedringer for fremtidig samarbeid. Du kan lese mer om dette i vår FAQ (se VANLIGE SPØRSMÅL).

Bare gi det et forsøk, for som også Henry Ford allerede visste:

De som alltid gjør det de allerede kan, forblir alltid det de allerede er.

 Kilder 

Amadeus Fire GmbH (2015), Feedbackkultur im Unternehmen und Zufriedenheit von Mitarbeitern, hentet fra: https://www.amadeus-fire.de/fileadmin/user_upload/Auswertung_Ministudie_AmadeusFire_v1.5_web.pdf

Anseel, F., & Lievens, F. (2007). Tilbakemeldingsmiljøets langsiktige innvirkning på jobbtilfredshet: En feltstudie i en belgisk kontekst. Anvendt psykologi, 56(2), 254-266.

Benz, J. (2018), 10 tips for en bedre tilbakemeldingskultur, Hentet fra: https://raidboxes.io/blog/agencies-freelancers/feedbackkultur-verbessern/

Müller, C. (2018), Feedback Culture & New Work: How Good Communication Moves Teams Forward, Retrieved from: https://www.zielbar.de/magazin/feedbackkultur-new-work-kommunikation-19615/

Nadia (2018), Gi tilbakemelding – men riktig: Slik etablerer du en sterk tilbakemeldingskultur, hentet fra: https://engage.kununu.com/de/blog/starke-feedbackkultur/

Randstad (2019), Tyske sjefer gir ofte unyttige tilbakemeldinger, hentet fra: https://www.randstad.de/ueber-randstad/news/20190503/deutsche-chefs-geben-oft-nutzloses-feedback

Rosen, C. C., Levy, P. E., & Hall, R. J. (2006). Oppfatninger av politikk i sammenheng med tilbakemeldingsmiljø, ansattes holdninger og jobbprestasjoner. Journal of Applied Psychology, 91(1), 211–220. https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.211

Schielke, M. (2018), Vi trenger en ny tilbakemeldingskultur, hentet fra: https://www.deutschlandfunkkultur.de/arbeitswelt-wir-brauchen-eine-neue-feedbackkultur.976.de.html?dram:article_id=428226

Shipper, F., Hoffman, R.C. & Rotondo, D.M. (2007), Skaper 360-feedback-prosessen handlingsrettet kunnskap på tvers av kulturer?, AMLE, 6, 33–50, https://doi.org/10.5465/amle.2007.24401701

t3n - digital pioneers (2019), Hvorfor mange sjefer oppfører seg som Bernd Stromberg, hentet fra: https://t3n.de/news/warum-viele-chefs-sich-wie-bernd-stromberg-verhalten-1160129/

Generation Y – Wikipedia de.wikipedia.org

Henry Ford – Wikipedia de.wikipedia.org