Feltrapport - Fjernstyrt Agile-coaching med Holger
Erfaringsrapport – Formatet
Hvordan brukes Echometer i praksis? Og av hvem? Vi ønsker å besvare disse spørsmålene i en serie erfaringsrapporter om Echometer. Derfor har vi intervjuet noen av brukerne våre.
La oss hoppe rett inn i Holger Koscheks Echometer-erfaringsrapport. Holger er Agile-coach og bruker blant annet Echometer med klienten sin. Frontastic – et «Remote Native Company».
Intervjupartneren
Jean: Holger, vi er glade for at du deltar i dette formatet! Vennligst presenter deg for leserne våre.
Holger: Hei, jeg heter Holger Koschek. Som frilanskonsulent, kursholder og coach jobber jeg med mennesker i ulike roller for å få prosjekter og organisasjoner til å utvikle seg. Fremgang er mitt uttalte mål, for det er bare de som beveger seg fremover som kan forandre ting. Min agile tilnærming hjelper meg med å finne de riktige utgangspunktene for endring. Løsningen er imidlertid ikke automatisk Agile, Scrum eller Kanban.
Jeg bistår ofte selskaper som ønsker å revurdere og revidere sin samarbeidsmodell for å øke sin verdiskapning for kundene. På denne måten møtte jeg Thomas Gottheil. Tidlig i år ba Thomas meg om å støtte hans nye selskap Frontastic som Agile Coach. Frontastic er et «remote-native company»: Alle kolleger jobber hjemmefra spredt over hele Europa. Under normale omstendigheter møtes de personlig minst en gang i kvartalet for å styrke den sosiale samhørigheten.
Erfaring med smidig arbeid
Jean: Hvor lenge har smidig arbeid spilt en rolle for deg?
Holger: «Offisielt» siden 2008 – da ble jeg utnevnt til Certified Scrum Master. Jeg har også jobbet tverrfaglig, fokusert og prioritert før. For meg betyr smidig arbeid mer enn målrettet bruk av smidige metoder. Det er en måte å tenke og arbeide på som aksepterer dynamikk som normalen og sørger for at jeg forblir i stand til å handle i slike dynamiske situasjoner gjennom en god blanding av struktur, fleksibilitet og disiplin.
Jean: Og hvilke team er det dere jobber med?
Holger: Teamene jeg har jobbet med og jobber med i dag, kunne ikke vært mer forskjellige: fra bedrifter til oppstartsbedrifter, fra ledelse til kontorpersonell, fra programvareprodukter til forretningsmodeller, fra delte prosjektrom til spredte hjemmekontor, fra agile nybegynnere til gamle travere, fra flyvedlikehold til forlagsvirksomhet.
Til tross for alle forskjellene er det imidlertid minst to viktige fellestrekk: Uten unntak setter teamene pris på tverrfaglig arbeid. Og de er vant til å stille spørsmål ved arbeidsmetodene sine i retrospektiver og tilpasse dem om nødvendig.
For tiden jobber jeg parallelt med flere klienter med ulik intensitet som ekstern Agile-coach.
Jobber eksternt som Agile-coach under Corona-perioden
Jean: Hva har endret seg gjennom Corona for arbeidet ditt som Agile-coach?
Holger: Overraskende nok ikke mye. Teamene mine klarte å endre samarbeidet sitt veldig raskt fra «på stedet» til «eksternt». Hos Frontastic var det ikke nødvendig å tilpasse arbeidsmetoden i det hele tatt, siden selskapet som sagt jobber «remote-native».
I begynnelsen var jeg skeptisk til om jeg ville klare å fylle rollen min på en god måte selv om jeg ikke hadde direkte kontakt med folk. Skepsisen har bleknet i mellomtiden. Selv om jeg aldri har møtt noen av Frontastic-kollegene personlig, er det mulig å få til et tillitsfullt samarbeid. Det skyldes først og fremst den takknemlige måten vi omgås hverandre på, men også at vi har felles mål.
Jean: Hvordan reagerte du i begynnelsen på de nye omstendighetene? Hva satte du deg fore å gjøre?
Holger: Det ble raskt klart for meg at vi måtte legge enda mer vekt på samarbeidet. Slik ble en samling av prinsipper og tips for online-møter opprettet hos en av mine kunder. Siden jeg ikke lenger kan se direkte hvem som er tilgjengelig for en spontan samtale, må de elektroniske kalenderne og statusen i de forskjellige kommunikasjonsverktøyene vedlikeholdes godt. I stedet for å koordinere avtaler i lange e-posttråder, er det for eksempel mer effektivt å bruke funksjonen «Foreslå nytt tidspunkt» i den elektroniske kalenderen. Ikke alle teammedlemmer kjente denne funksjonen. Ved bruk av verktøy som Microsoft Teams eller Zoom var det betenkeligheter, som jeg reduserte gjennom korte opplæringer.
Mot, personlig ansvar og selvorganisering er spesielt viktig under disse omstendighetene. For å fremme disse egenskapene trenger hvert enkelt teammedlem sin egen individuelle dose støtte.
Jean: Hva er dine funn nå basert på erfaringene så langt?
Holger: Vi mennesker er i stand til mer enn vi noen gang har trodd. På den annen side blir våre personlige grenser nå synlige på en mer hensynsløs måte. Det er derfor mye å gjøre for Agile Coaches …
Feltrapport
Echometer i distribuerte team
Jean: La oss gå videre til Echometer-erfaringsrapporten. Hvordan hjelper Echometer deg med eksternt samarbeid med team?
Holger: Echometer gir meg en rød tråd i retrospektivet uten å fremheve seg selv som et verktøy. Ved å forhåndsvelge åpne og lukkede spørsmål kan jeg gi retrospektivet en tematisk ramme. Dessuten går alle teammedlemmene som deltok i undersøkelsen, forberedt inn i retrospektivet. De organisatoriske spørsmålene egner seg godt som stemningsbarometer på mellomlang og lang sikt. Og tiltakene som ble utviklet i fellesskap i retrospektivet, har endelig fått et hjem på nettet.
Jean: Hva ville vært utfordringene med fjernstyrte retrosystemer uten Echometer?
Holger: Jeg må sørge for at alle teammedlemmene forbereder seg godt til retrospektivet. Den spontane diskusjonen og den synkrone oppfølgingen av (del)resultatene er noen ganger vanskelig på nettet. Hvis alle deltakerne kjenner spørsmålene på forhånd, blir diskusjonene mer fokuserte. Dette innebærer en risiko for at viktige temaer som ikke dekkes av de forberedte spørsmålene, faller utenfor. Jeg noterer slike temaer slik at alle kan se dem ved hjelp av Echometers notatfunksjon. Avhengig av hvor presserende temaet er, åpner jeg rommet for diskusjon om dette temaet eller tar det med som en kandidat til det påfølgende tilbakeblikket.
Den omfattende spørsmålskatalogen med tilhørende kategorier hjelper meg med å gi retrospektivet et tematisk rammeverk. Dette reduserer faren for å utelate aspekter som er viktige for teamarbeidet.
Uten Echometer hadde jeg måttet sjonglere med flere verktøy for å moderere diskusjonen, registrere delresultater, utlede tiltak fra dem og følge dem opp.
Retros-prosedyre med Echometer
Jean: Hvordan fungerer de eksterne retrosystemene med Echometer?
Holger: Strukturert. Jeg liker det fordi jeg er en strukturert person. Jeg har en følelse av at teamene også drar nytte av de tydelige rammene som Echometer skaper. Likevel kan teamene diskutere åpent og i alle retninger. Som fasilitator kan jeg alltid se hvor langt vi har kommet i retrospektivet, og jeg kan holde øye med klokken –, noe som hjelper meg med tidsstyringen. Jeg mener for øvrig ikke at online-retrospektiver trenger å være lengre enn retrospektiver på stedet.
Jean: Hva mer ønsker du å legge til rette for?
Holger: Jeg er glad for å ha blitt kjent med Echometer. I mellomtiden bruker jeg verktøyet med suksess i et annet kundeprosjekt. Echometer-teamet er hjelpsomme og åpne for nye ideer, som raskt implementeres. Det er slik «Digital Agile Coaching» er gøy. Takk!
«Echometer er virkelig populært i teamene våre. Jeg hadde også min første retro med Echometer her om dagen – kjempebra!» — Henning Emmrich, COO @ Frontastic
Resultatene
- Fjernstyrte retrospektiver enkel forberedelse og oppfølging
- Lag interaktiv Inkludere i retrospektive evalueringer
- Kontinuerlig Synlighet av trivsel av teamene
- Ingenting går tapt takket være den kontinuerlige Måling av sporing
Det var det – vi håper denne erfaringsrapporten var innsiktsfull og har gitt deg noen spennende ideer!
Hvis du også er interessert i å teste Echometer, kan du benytte deg av muligheten til å bli involvert i en gratis demo-konto til å begynne med!
PS: Bruker du allerede Echometer og vil også gi en erfaringsrapport? Ta kontakt med Jean :-)
Vår intervjupartner
Forfatter: Holger Koschek – Agile Coach | Hjemmeside
