Det ledere ikke forstår: Bærekraftig tempo i agile team
Alle som noen gang har løpt et maraton, vet hvorfor bærekraftig tempo er en kritisk suksessfaktor: Når du først har løpt for fort, tar det uforholdsmessig lang tid å komme seg etter utmattelsen. Bærekraftig tempo spiller også en viktig rolle i smidige team.
Kom igjen!
Hva er Sustainable Pace?
Sustainable Pace er den hastigheten du teoretisk sett kan opprettholde over en uendelig lang periode. For agile team refererer denne hastigheten spesielt til resultatet et team kan levere innenfor en sprintsyklus – uten å bygge opp teknisk gjeld eller utbrente teammedlemmer.
I bunn og grunn handler Sustainable Pace om å kunne starte hver dag uthvilt og yte sitt beste.
The Agile Manifesto phrase "sustainable development" is usually interpreted as: everybody comes into work every day refreshed, happy, and able to do their absolute best work.
— Allen Holub. https://linkedIn.com/in/allenholub (@allenholub) November 21, 2022
Sleeping under your desk is a good indicator that you don't have that 😄
Hvorfor er bærekraftig tempo viktig i agile team?
Bærekraftig tempo er viktig for agile team, for bare med et bærekraftig tempo kan teamets trivsel og produktivitet sikres på lang sikt.
Overarbeiding av team over lengre tid har alvorlige konsekvenser:
- Regelmessig overtid, økt stressnivå og dårligere moral i teamet.
- Dårligere kommunikasjon og mindre gjensidig støtte
- Lite tid til å sette seg inn i nye eller innovative emner
- “Beste praksis blir neglisjert
- Mindre drivkraft for endring fra teamet
- Bygge opp teknisk gjeld
- Flere slurvefeil og høyere feilprosent
Å opprettholde en bærekraftig hastighet bør derfor være en hjertesak for alle interessenter i et team.
Hvorfor er det vanskelig å holde Sustainable Pace i praksis?
I praksis er det veldig lett å komme inn i en usunn arbeidsmodus og “overpace”. De utløsende faktorene for dette er vanlige:
- Urealistiske forventninger (fra teamets interessenter)
- Overambisiøse sprintmål for teamet
- “Scope creeping”, dvs. senere utvidelser av arbeidsomfanget i løpet av sprinten, slik at det kreves mer arbeid enn opprinnelig planlagt.
- Korte tidsfrister som krever overtid
Problemet: Når et team er “overpaced”, får det de ovennevnte negative konsekvensene, og man fokuserer på å løse symptomene og overser den underliggende årsaken: et uholdbart tempo.
Det kan være veldig vanskelig for agile team å komme seg ut av en ikke-bærekraftig rutine – spesielt hvis det er vanskelig å gjenkjenne Unsustainable Pace som de grunnleggende årsakene på grunn av naturlig driftsblindhet.
Men det finnes selvsagt veier tilbake:
Tips for å oppnå og opprettholde et bærekraftig tempo i agile team
Tips 1 for et bærekraftig tempo: oppnåelige sprintmål
Teamene bør ikke gjøre det til en vane å sette overambisiøse sprintmål. I OKRs finnes det såkalte “stretch goals” der man prøver å oppnå minst 80% (Strekkmål i OKR). Slike strekkmål bør unngås når man definerer sprintmål. Det bør være mulig å nå sprintmålet på 100%.
Teamene mangler ofte styrken til å si “nei” når ledelsen eller interessentene stiller for høye krav til innholdet i neste sprint. Som Scrum Master eller Agile Coach kan du støtte teamet i å kreve sine rettigheter fra interessentene.
Ved slutten av sprinten er det dessuten viktig å reflektere over om sprintmålet kunne vært nådd uten overtid. Hvis overtid var nødvendig, bør sprintmålet anses som ikke oppnådd. Basert på dette kan teamet kontinuerlig lære hvor mye arbeid som faktisk kan gjøres i løpet av vanlig arbeidstid.
Tips 2 for bærekraftig tempo: Bevissthet hos ledelsen
Ledere er ofte kjent med såkalte “stretch goals” fra OKR-sammenheng, der de prøver å oppnå minst 80%. Slike strekkmål bør imidlertid ikke brukes når man definerer sprintmål. Det bør alltid være mulig å nå sprintmålet ved 100%.
Agile Coacher og Scrum Masters bør kommunisere til ledelsen hvor viktig det er med et bærekraftig tempo for at organisasjonen skal lykkes på lang sikt. Ledere er som regel enige i at kortsiktig suksess ikke er verdt å sette teamenes produktivitet på mellomlang og lang sikt på spill.
Tips 3 for et bærekraftig tempo: Nedkjølingsperioder
Spesielt når du kommer ut av en stressende periode, trenger du en restitusjonsperiode for å få ny fart.
Det er ikke tilfeldig at ShapeUp-rammeverket for eksempel legger opp til regelmessige nedkjølingsperioder. I disse periodene kan teamene jobbe med temaer de selv velger. Tiden kan brukes til å rette opp feil, utvikle nye ideer eller prøve ut nye tekniske muligheter (se ShapeUp)
Tips 4 for å holde tempoet oppe: Sprint-retrospektiver
Har du en følelse av at “bærekraftig tempo” kan være et problem? Da er det best å reflektere over det sammen med teamet ditt. Med disse spørsmålene kan du starte en diskusjon i etterkant:
- For å sjekke inn: “På en skala fra 0 til 10, hvor vil du rangere oss som team fra 0 = underpaced, 5 = bærekraftig tempo til 10 = overpaced?”
- Hvilke symptomer på overbelastning (høyt stressnivå) kan vi observere i teamet vårt?
- Hva har vi som team ikke tatt oss nok tid til i det siste?
- Hva ville du gjort hvis du helt selv kunne bestemme hva du skulle jobbe med i en uke?
Tips 5 for et bærekraftig tempo: Team Health Check-er
For kontinuerlig overvåking kan du også foreta regelmessige teamhelseundersøkelser. Følgende Health Check-elementer er egnet for dette formålet:
- Vi trenger ikke overtid for å nå sprintmålene våre.
- Vi er forsiktige nok til ikke å love for mye, men samtidig ambisiøse.
- Vi har mot til å si “nei” når vi må.
- Jeg kan riste av meg stresset på jobben og frigjøre hodet til nye oppgaver.
- 1) Jeg står fritt til å planlegge arbeidet mitt slik det passer meg.
- I mitt arbeid er det nok tid til å forfølge innovative ideer.
Tips 6 for bærekraftig tempo: Utveksle med likesinnede (Our Meetup)
Når det gjelder refleksjon, er det ingenting som hjelper mer enn å utveksle erfaringer med kolleger fra andre team og helst også fra andre selskaper.
Derfor arrangerer vi Echometer Meetup 15. juni 2023 med temaet “Nailing Sustainable Pace in Agile Teams”.
På den måten skaper vi en åpen plattform for erfaringsutveksling med jevnaldrende. Bli en del av det!
Finn ut mer og registrer deg for Meetup
Bonus: Smart-ass-kunnskap om bærekraftig tempo
Litt historie: Bærekraftig tempo er ikke noe nytt
Tidlig i de smidige arbeidsmetodenes historie begynte man å tenke på Sustainable Pace. Ja, til og med lenge før den første Scrum-guiden ble publisert i 2010 (Scrum-guidens historie).
Opprinnelsen til Sustainable Pace ligger i XP (eXtremeProgramming) av Kent Beck fra 1996, som også finnes i det smidige manifestet:
“Agile-prosesser fremmer bærekraftig utvikling. Sponsorer, utviklere og brukere bør være i stand til å opprettholde et konstant tempo på ubestemt tid.”
Sustainable Pace ble sannsynligvis opprinnelig oppkalt etter Ron Jeffries (også en av underskriverne av det smidige manifestet).
