5 modelli e una guida: Rapporto settimanale dei dipendenti

Non ho dovuto studiare psicologia per saperlo: Una leadership di squadra di successo è possibile solo attraverso una comunicazione sana e regolare. 

Uno strumento comunemente utilizzato dai manager per questo scopo sono i rapporti settimanali sullo stato dei dipendenti. Questi forniscono una panoramica sullo stato del dipendente, sulle sue prestazioni, su alcuni KPI e metriche o, facoltativamente, sul suo stato d’animo.

In questo articolo ti fornirò una panoramica sui rapporti settimanali dei dipendenti, ti fornirò alcuni modelli e file in diversi formati (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT) e ti guiderò come capo nell’utilizzo di questo strumento di comunicazione. 

Prima di tutto: come manager, non sei sicuro di cosa significhi una gestione sistematica e di successo delle persone? Allora ho qualcosa per te: il nostro corso di formazione online gratuito sulla gestione delle persone.

Dai un’occhiata e impara, ad esempio, un trucco su come aumentare le prestazioni del team del 10-20% in modo relativamente semplice: puoi iniziare subito 🙂 Ma torniamo all’argomento.

I rapporti con i dipendenti sono ancora adatti a una cultura manageriale moderna? Ottima domanda. Anche i normali rapporti di lavoro digitali o virtuali possono e devono essere considerati in modo critico. Mi occuperò anche di questo punto di vista. Ma iniziamo con la domanda su cosa sia effettivamente un rapporto settimanale dei dipendenti.

Per farla breve: L’idea di base di un report settimanale sullo stato dei dipendenti è quella di fornire ai manager una panoramica efficiente in termini di tempo sullo stato attuale di tutti i compiti e le attività del team. 

Perché il rapporto settimanale sullo stato dei rapporti diretti è importante? Il tuo obiettivo come manager è quello di raggiungere l’obiettivo del team e mantenere alta la motivazione dei dipendenti. Uno dei tuoi compiti come manager è quello di allineare il team verso un obiettivo, cioè di orchestrare le varie attività individuali in modo da ottenere attriti costruttivi e armonia allo stesso tempo. È proprio in questo caso che il rapporto sui dipendenti può essere d’aiuto. A seconda del settore, che si tratti di IT o di vendite, i punti focali sono ovviamente diversi e quindi dovresti utilizzare modelli e formati diversi, se possibile.

Il rapporto settimanale sullo stato dei dipendenti è solitamente un documento di una pagina inviato al manager del dipendente via e-mail. Questo documento di una pagina è solitamente un modello standardizzato che viene compilato dal dipendente in pochi minuti ogni settimana. 

Come già detto, l’attenzione si concentra principalmente sulle attività del diretto interessato, sui suoi obiettivi ed eventualmente sulle metriche che sono state o non sono state raggiunte.

Possono anche essere un modo per evitare riunioni individuali regolari e sincrone con i dipendenti che hanno anche i loro problemi, come si vede nell’immagine qui sotto 😄 Ma ci arriveremo, approfondiamo un po’.

Quindi, come capo, cosa dovresti includere in un rapporto settimanale sullo stato dei dipendenti? Da un punto di vista generale, si tratta di tre cose:

Questo dovrebbe darti una buona prima impressione di ciò che può essere incluso in un rapporto settimanale sullo stato dei dipendenti. Inoltre, dovrebbe anche rendere più chiaro quanto sia importante un rapporto del genere - sia sincrono in una riunione, asincrono come un semplice aggiornamento via e-mail o tramite un software di aggiornamento individuale come Echometer - per la gestione del team.

Per inciso, Elon Musk ha anche chiesto ai suoi dipendenti di X di inviargli un rapporto ogni settimana. L’idea è stata molto discussa. Puoi trovare maggiori informazioni su questo sito web qui. Non voglio nasconderti l’aspetto del modello di rapporto di Elon Musk. Ecco la parte fondamentale dell’e-mail che annuncia l’iniziativa (traduzione gratuita in tutte le lingue non inglesi):

Esempio: e-mail di Elon Musk (Twitter) sui rapporti settimanali

Prima di passare subito ai modelli e ai formati, vorrei adottare una meta-prospettiva: i rapporti settimanali sullo stato dei dipendenti hanno un senso?

A dire il vero: spesso no.

I rapporti digitali settimanali hanno indubbiamente il loro scopo in molte organizzazioni, ma soprattutto nei team che svolgono un lavoro di conoscenza e operano in ambienti complessi secondo il framework Cynefin, ci sono alcune debolezze fondamentali che dovrebbero essere messe in discussione.

1. il contatto personale è essenziale

In ambienti di lavoro complessi e dinamici, il dialogo diretto tra i membri del team e i superiori è fondamentale. Incontri personali one-to-one o riunioni di squadra produttive in cui le soluzioni vengono elaborate insieme non sono solo più efficaci, ma anche più efficaci:

• Più rispettoso nei confronti dei dipendenti: Il dialogo crea uno spazio per le preoccupazioni individuali e permette di affrontare direttamente i problemi o le idee.
• Costruire relazioni: Un’interazione personale regolare rafforza la fiducia e la lealtà all’interno del team e tra dipendenti e manager. Un buon rapporto è spesso cruciale per il successo in situazioni complesse.

I rapporti digitali settimanali, invece, non sostituiscono questo contatto diretto e spesso hanno un effetto meccanico o unilaterale.

2. Mancanza di trasparenza delle informazioni

La critica più grande ai rapporti settimanali è l’elaborazione centralizzata e non trasparente delle informazioni:

• In genere, tutte le informazioni arrivano a un’unica persona, di solito il responsabile di linea.
• Tuttavia, spesso questa persona non è in grado di risolvere tutti i problemi o di elaborare tutte le informazioni rilevanti.
• Non è chiaro se i dipendenti ricevano effettivamente il supporto di cui hanno bisogno, perché non c’è alcuna discussione.

Un rapporto da solo non può sostituire l’intelligenza collettiva e la creatività di un team, che sono così importanti per superare sfide complesse.

A proposito, se stai diventando impaziente e vuoi un modello, puoi anche guardare il nostro video a questo punto: Qui ti presento un modello semplice e stampabile basato su Excel.

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Alternativa ai rapporti settimanali: incontri personali e discussioni di gruppo

Un approccio migliore è quello di organizzare regolarmente incontri personali con i tuoi diretti collaboratori (virtualmente o in remoto, se necessario) e di organizzare anche riunioni di squadra produttive, come le retrospettive agili.

• Le sfide o le preoccupazioni individuali possono essere affrontate direttamente in incontri individuali e le soluzioni possono essere sviluppate insieme.
• Le riunioni del team promuovono lo scambio e l’apprendimento reciproco, sfruttando le competenze dell’intero team.
• Soprattutto in ambienti complessi, queste riunioni aiutano a rafforzare la risoluzione congiunta dei problemi e a distribuire le responsabilità invece di concentrarle su una sola persona.

I report settimanali possono quindi essere utili in alcuni scenari, ma non possono sostituire il contatto personale e la collaborazione interattiva che derivano dagli incontri faccia a faccia con te come capo.

Se sei interessato a un’introduzione generale agli incontri regolari one-to-one, dai un’occhiata al nostro post sull’argomento: Una guida: 6 consigli per conversazioni 1 a 1 di successo.

Non hai tempo per gli incontri 1 a 1?

Pensi di non avere tempo per riunioni individuali regolari o non riesci a immaginare di moderarle regolarmente in modo produttivo ed efficace? Invece, è relativamente semplice e richiede solo pochi minuti per la preparazione e il follow-up: con il nostro software per riunioni individuali Echometer.

Nel nostro software, il tuo dipendente può prendere appunti in modo asincrono, senza di te, da remoto per la vostra riunione congiunta. Nella riunione congiunta, potete quindi parlare in modo produttivo dei punti e sarete accompagnati da modelli di domande. Inoltre, l’umore e lo sviluppo dei dipendenti diventano misurabili nel tempo.

Dai un’occhiata provando il seguente modello o formato:

Se vuoi farti un’idea più precisa di quali altri modelli sono disponibili nel nostro software, questo articolo del blog può aiutarti: 5 modelli per i check-in periodici dei dipendenti.

Quindi, basta con le critiche. Ti interessavano i modelli… Per darti un’idea ancora più precisa sull’argomento delle riunioni one-to-one e degli aggiornamenti settimanali con i tuoi dipendenti, di seguito ti fornirò alcuni modelli e formati per diversi scenari.

Non preoccuparti, li preparo nei formati più comuni in modo che tu possa modificarli, stamparli e scaricarli: PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT.

Di seguito troverai modelli, campioni ed esempi di rapporti settimanali sullo stato dei dipendenti. I modelli sono diversi e quindi si adattano a diversi casi d’uso.

Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il check-in settimanale dello stato dei dipendenti.

Nel caso in cui non l’avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello di rapporto anche in altri formati (come PDF o Word) con i pulsanti in alto. Tra l’altro, come avrai già visto, i modelli scaricabili sono in inglese. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di rapporto dei dipendenti in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo check-in settimanale dello stato dei dipendenti, in cui interroga ogni singolo giorno, sia come documento Word che come documento Excel.

🚸 Attenzione: per copiare (e quindi modificare) il modello in alto a sinistra nel menu, devi aver effettuato l’accesso a Google.

A proposito, questo sono io nel video di YouTube qui sotto. Se vuoi saperne di più sul modello per gli incontri mensili one-to-one, dai un’occhiata al video.

Se vuoi affrontare le tue conversazioni one-to-one nel modo più intelligente possibile, nel video vivrai alcuni momenti “aha”:

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Il seguente modulo è un modello gratuito per il check-in settimanale dello stato dei dipendenti, che non deve essere troppo noioso.

Nel caso in cui non l’avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello di rapporto anche in altri formati (come PDF o Word) con i pulsanti in alto. Tra l’altro, come avrai già visto, i modelli scaricabili sono in inglese. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di rapporto dei dipendenti in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Come modello gratuito per il tuo check-in settimanale sullo stato dei dipendenti, in cui desideri un feedback su determinate metriche e KPI, il seguente modulo è adatto sia come documento Word che Excel.

Nel caso in cui non l’avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello di rapporto anche in altri formati (come PDF o Word) con i pulsanti in alto. Tra l’altro, come avrai già visto, i modelli scaricabili sono in inglese. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di rapporto dei dipendenti in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo check-in settimanale sullo stato dei dipendenti, in cui desideri che i tuoi dipendenti riflettano.

Nel caso in cui non l’avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello di rapporto anche in altri formati (come PDF o Word) con i pulsanti in alto. Tra l’altro, come avrai già visto, i modelli scaricabili sono in inglese. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di rapporto dei dipendenti in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Ora che hai visto alcuni esempi di rapporti settimanali, ti starai chiedendo come compilarli in modo ottimale. Per questo motivo vorrei darti un esempio di come si presenta un esempio di report settimanale compilato per uno sviluppatore di software. Come ho già detto, ora mi chiederò se i report settimanali sono uno strumento adeguato per i team di software e in generale.

Esempio di completamento: Rapporto di stato settimanale

Se desideri istruzioni più specifiche su come preparare e completare un resoconto settimanale, i seguenti suggerimenti potrebbero interessarti. Si tratta più o meno di un tutorial su come dovrebbero essere i rapporti settimanali.

Se seguirai le istruzioni, non commetterai i tipici errori che si trovano spesso nei rapporti settimanali.

• Esamina i registri giornalieri: Guarda le tue note giornaliere o strumenti come Jira, Trello, Asana o GitHub per catturare tutti gli eventi importanti e i progressi della settimana.
• Coordinamento con il team: se il tuo report riguarda un progetto di team, chiedi aggiornamenti ai tuoi colleghi.
• Controlla gli obiettivi del progetto o dello sprint: Confronta i tuoi progressi con gli obiettivi pianificati per la settimana.

1.2 Definire le priorità

• Determina la rilevanza: Concentrati sui risultati e sugli argomenti che sono importanti per il tuo team o per gli stakeholder.
• Identifica i punti salienti: Seleziona i risultati, le sfide e i progetti più importanti. Non tutte le cose devono essere menzionate.

1.3 Considerare il gruppo target

• Pensa a chi leggerà il report. I dettagli tecnici sono importanti per il team di sviluppo, ad esempio, ma meno per il management, che è più interessato ai risultati e ai KPI.

2. definire la struttura

Usa una struttura chiara per presentare le informazioni in modo chiaro. Il seguente è un formato collaudato (puoi trovare altri modelli in alto):

1. Sommario: I punti salienti della settimana in breve.
2. Risultati: Quali sono i risultati raggiunti?
3. Sfide: Quali erano i problemi?
4. Piani per la prossima settimana: passi concreti per garantire il progresso.
5. Altro (facoltativo): Domande aperte, suggerimenti, feedback.

A proposito: se sei un manager di sviluppatori software, il seguente articolo potrebbe interessarti: 6 Esempi di feedback per gli sviluppatori di software .

• Frasi brevi: Mantieni le informazioni compatte.
• Usa i punti elenco: Rendono la relazione più chiara.
• Usa con parsimonia i termini tecnici: Solo se il gruppo target li conosce.

3.2 Enfatizzare i risultati invece dei processi

• Non scrivere semplicemente “Ho lavorato su XYZ”, ma ad esempio “XYZ è stato implementato e testato, migliorando la sicurezza di X%”.
• L’attenzione deve essere rivolta ai risultati.

3.3 Bilanciare gli aspetti positivi e negativi

• Sottolinea i tuoi successi, ma non nascondere le sfide.
• Se possibile, indica le soluzioni o gli approcci ai problemi.

4. Recensione

• Ortografia e grammatica: controlla tutto con attenzione affinché la relazione abbia un aspetto professionale.
• Chiarezza: leggi il rapporto ad alta voce o fallo esaminare da un collega.
• Completezza: assicurati che non manchi nulla di importante.

5. esempio di procedura passo-passo

1. Da lunedì a venerdì: annota ogni giorno i tuoi progressi e le tue sfide.
2. Giovedì/venerdì: raccogli tutti gli appunti e filtra i punti più importanti.
3. Venerdì a pranzo: scrivi la relazione basandoti sulle sezioni precedenti.
4. Venerdì sera: condividi il report con il tuo team o con gli stakeholder.

Bene, ce l’hai fatta. Ora conosci lo stato dei dipendenti e i rapporti settimanali 🙂

Se volete sviluppare i vostri dipendenti in modo olistico, vi consiglio di provare un software di employee coaching. Il video qui riportato offre una breve panoramica del software di coaching per dipendenti Echometer:

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L’articolo dovrebbe averti spiegato bene cosa sono i rapporti settimanali sullo stato dei dipendenti, qual è il loro scopo e cosa includono di solito. Ti ho anche fornito alcuni modelli ed esempi che dovrebbero aiutarti con i rapporti settimanali.

Allo stesso tempo, va notato che tali relazioni hanno i loro limiti in ambienti di lavoro complessi e dinamici come quelli descritti dal quadro Cynefin. 

Gli incontri personali one-to-one e le riunioni di squadra produttive, come le retrospettive agili, non sono solo più efficaci, ma anche più apprezzabili per i dipendenti. Promuovono il dialogo, rafforzano le relazioni interpersonali e sfruttano le conoscenze collettive del team. 

La vera forza di un team risiede nella discussione congiunta e nella collaborazione attiva, che viene notevolmente rafforzata dal contatto personale e da incontri regolari. Per questo motivo le aziende che operano in ambienti complessi dovrebbero concentrarsi maggiormente sulla comunicazione diretta e utilizzare i rapporti settimanali come strumento supplementare piuttosto che come mezzo di comunicazione principale.

Se vuoi essere aiutato a introdurre riunioni one-to-one e retrospettive agili efficaci, il nostro strumento Echometer ti aiuterà. Dai un’occhiata cliccando sul modello qui sotto: