Il Paradosso Agile: Pianificazione Agile (Parte 2)

L’agilità a volte sembra contraddittoria a prima vista. I manager, in particolare, si trovano ad affrontare molte contraddizioni. In questa serie di articoli ti mostrerò alcuni esempi di questo paradosso dell’agilità e come alla fine tutto si concilia.

I team agili non pianificano?

Quando introducono i metodi agili, molti team hanno difficoltà ad affrontare il fatto che ci sono ancora condizioni quadro che sembrano ostacolare l’applicazione dei metodi agili. Uno dei principali ostacoli è spesso la questione della pianificazione del budget. Allora si dice: “Siamo agili. Non possiamo dire cosa faremo nei prossimi sei mesi!”.

Naturalmente, è vero che in un contesto agile non si costruisce all’inizio dell’anno una chiara tabella di marcia per l’intero esercizio finanziario, che poi deve essere attuata alla cieca. Allo stesso tempo, è altamente irrealistico poter gestire aziende con risorse limitate senza alcuna pianificazione. Come si risolve questa contraddizione?

Concentrati su ciò che è possibile

La pianificazione del budget sembra spesso molto definitiva. Ma la chiave del successo è vedere il budget meno come un vincolo e più come una guida e un orientamento.

La pianificazione annuale dovrebbe essere integrata, ad esempio, da cicli di pianificazione trimestrali. Un approccio trimestrale rende molto più facile per i team valutare quali sono gli argomenti di cui probabilmente si occuperanno. In questi cicli trimestrali è quindi importante dare ai team un’idea delle risorse che possono aspettarsi durante l’implementazione degli argomenti. All’interno di questo quadro, di solito c’è abbastanza libertà per decidere da soli come utilizzare queste risorse.

Se queste condizioni quadro vengono condivise chiaramente con i team e percepite come un aiuto, ciò può effettivamente stimolare la creatività su come raggiungere l’obiettivo nel miglior modo possibile con le risorse disponibili; il prerequisito rimane che la pianificazione non sia vista come una restrizione burocratica fissa in cui non è richiesta creatività.

Vantaggi per i clienti non pianificati

Una domanda essenziale per i manager in questo contesto è la questione delle priorità: il management si preoccupa di aderire il più possibile alla propria pianificazione o di creare il maggior beneficio possibile per il cliente?

Nel contesto agile, la seconda è ovviamente la priorità dei team e, si spera, anche della direzione. Dopo tutto, si spera che la direzione abbia strutturato la pianificazione del budget per l’anno finanziario in modo da creare il maggior valore possibile per il cliente in base allo stato delle conoscenze del momento. Se, durante gli sprint e i conseguenti cicli di feedback con i clienti, dovessero emergere possibilità migliori per creare valore per il cliente, questo sarebbe un buon argomento per discostarsi dalla pianificazione.

Esempio: ASupponiamo che una nuova esigenza del cliente richieda 10 T€ in più rispetto a quanto previsto dal budget. Allo stesso tempo, però, si crea un valore aggiunto di 25 T€ per il cliente, che è disposto a pagare. Logicamente, quindi, si tratta di un valore aggiunto complessivo per l’azienda. La decisione di non sfruttare questa opportunità per “deviare dal piano” sarebbe difficile da comunicare ai team (e al più tardi alla direzione).

Può accadere anche il contrario: Il primo prototipo rivela già che un prodotto non raggiungerà i vantaggi “previsti” per il cliente. A questo punto, il prodotto deve essere ulteriormente sviluppato per motivi di pianificazione o si deve lasciare al team il compito di trovare un uso migliore delle risorse?

Conclusione

Le aziende hanno risorse limitate e devono pianificarle di conseguenza. Ecco perché i team agili non possono evitare di occuparsi della pianificazione. Agilità significa libertà per i team all’interno di un quadro di pianificazione. Meno burocratici e più vicini al team sono i cicli di pianificazione, meglio è. In questo modo, i team possono controllare la progettazione in modo indipendente.

Allo stesso tempo, i rapidi cicli di apprendimento creeranno sempre l’opportunità di creare vantaggi per i clienti migliori di quelli inizialmente previsti. O addirittura di abbandonare alcuni argomenti a causa della mancanza di valore per il cliente. Una pianificazione agile funzionante riesce a tenere conto di queste opportunità di deviazione dal piano.

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