Il miglior modello per le riunioni individuali (Word e Doc)

Nel mondo del lavoro di oggi, una comunicazione efficace tra i manager e i loro diretti collaboratori è fondamentale. Le riunioni one-to-one sono diventate uno strumento indispensabile per favorire questa comunicazione e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. In questo articolo ti forniamo una guida completa che ti illustra le basi per condurre riunioni one-to-one di successo. Scoprirai tutto, dalla comprensione dell’argomento all’implementazione di strategie efficaci utilizzando modelli di riunione personalizzati in Word e Doc.

Prima di esaminare i modelli specifici per le riunioni a tu per tu con i riporti diretti, è importante capire qual è lo scopo delle riunioni a tu per tu.
Perché solo con la giusta intenzione queste conversazioni possono dispiegare tutto il loro effetto.

Che cos’è un one-to-one?

Un incontro individuale è di solito una conversazione regolare tra un manager o un team leader e il suo dipendente.

L’incontro deve creare un momento di discussione sulle sfide, gli obiettivi e lo sviluppo professionale del dipendente. Molte aziende utilizzano un modello standardizzato di incontro individuale (disponibile nei formati Word e Doc) per garantire coerenza ed efficacia a questi incontri.

Significato e scopo dei colloqui individuali

Gli incontri individuali hanno diversi scopi. Questi sono:

• Costruire la fiducia e favorire le relazioni tra manager e dipendenti
• Feedback regolare
• Esprimere preoccupazioni e timori
• Allineare gli obiettivi individuali con quelli aziendali
• Promozione della crescita e dello sviluppo dei dipendenti
• Efficace fidelizzazione dei dipendenti

Un modello di valutazione dei dipendenti davvero ben strutturato include tutti questi punti in un unico modello.

Rapporto manager-dipendente

Come accennato nel primo punto, gli incontri one-to-one svolgono un ruolo cruciale nel rafforzare il rapporto tra manager e dipendenti. Creano uno spazio sicuro per un dialogo aperto e aiutano ad abbattere le barriere gerarchiche e a promuovere una cultura della trasparenza.

Vorrei sottolineare ancora una volta questo punto perché il rapporto tra manager e dipendente è la base per il successo degli incontri one-to-one. Se il rapporto tra il dipendente e il suo manager è incerto, gli incontri one-to-one possono perdere il loro impatto.

Proprio per questo noi di Echometer abbiamo parlato con molti manager e team leader e ci siamo resi conto che ci sono problemi ricorrenti quando si tratta di relazioni con i dipendenti.

Uno di questi problemi è che i dipendenti non si aprono con i loro manager di riferimento durante le riunioni individuali. Abbiamo individuato un totale di 6 di questi problemi. Li affronteremo più avanti in questo articolo, in modo che gli incontri individuali possano davvero dispiegare tutto il loro effetto.

In questo video, ti presentiamo un modello semplice ed efficace per un questionario per un colloquio con i dipendenti:

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Un incontro individuale efficace di solito segue questa struttura. Qualsiasi modello di domanda può essere facilmente integrato in questa struttura:

1. Check-in (rompighiaccio) per stabilire un flusso di conversazione (5 minuti)
2. Argomenti di discussione portati dal dipendente (10-20 minuti)
3. Feedback e argomenti di discussione da parte del supervisore (10-15 minuti)
4. Definire gli obiettivi e ricavare azioni concrete (5-10 minuti)
5. Riassunto della riunione (5 minuti)

Molti leader trovano utile utilizzare un modello di riunione individuale gratuito in formato Word o Doc per assicurarsi di coprire tutti i punti necessari per una riunione individuale efficace.

Prima di arrivare a questo punto, vorrei attirare la tua attenzione sui nostri modelli di colloquio di valutazione gratuiti nello strumento Echometer. Questi si concentrano sui prerequisiti psicologici per un lavoro di squadra di successo, aiutano a raggiungere una maggiore misurabilità nel processo di sviluppo e possono essere completati in modo interattivo. Non esitare a dare un’occhiata:

Il primo incontro individuale con un dipendente

C’è sempre una prima volta e questo vale anche per gli incontri individuali. È importante notare che il primo incontro individuale è strutturato in modo leggermente diverso rispetto agli incontri regolari che seguiranno.

Stabilire le giuste aspettative

Approfitta del primo incontro a tu per tu con il tuo dipendente:

• Chiarire i ruoli e le responsabilità
• Discutere le preferenze di comunicazione
• Impostare il tono per i futuri incontri one-to-one
• Stabilisci gli obiettivi e gli indicatori chiave di performance

Le domande migliori per un primo incontro individuale

• Quali sono i tuoi obiettivi di carriera a breve e a lungo termine?
• Come preferisci ricevere il feedback? (Un test della personalità può essere d’aiuto in questo caso: Il dipendente è astratto o concreto, strategico o tattico?)
• Cosa ti motiva al lavoro?
• Quali sono le sfide che stai affrontando attualmente?
• Come posso supportarti al meglio nel tuo ruolo?

Includi queste domande nel tuo modello di colloquio di valutazione in Word / Doc per poterle consultare facilmente. In alternativa, puoi scaricare gratuitamente il nostro modello più avanti in questo articolo.

Dopo aver tenuto un primo incontro individuale con un dipendente diretto e aver stabilito un quadro di riferimento, è arrivato il momento di pianificare incontri individuali regolari. 

Con quale frequenza dovrebbero svolgersi gli incontri individuali?

La frequenza dei colloqui individuali può variare. L’importante è che si svolgano regolarmente. Le indagini condotte sui manager hanno dimostrato che 94% di tutti i manager tengono colloqui individuali, di cui circa 49% a cadenza settimanale. Anche i colloqui individuali bisettimanali sono un ritmo classico. Per capire se i colloqui individuali settimanali o quindicinali sono ideali per il tuo caso, puoi porti le seguenti domande:

• Quanto è grande il tuo team?
• Quanto è complesso il progetto in corso?
• Cosa si adatta alle esigenze personali dei tuoi dipendenti?

In linea di principio, si applica quanto segue: 

Incontri individuali settimanali: Ideale per gli ambienti a ritmo sostenuto o per chi lavora su progetti centralizzati.

Incontri individuali quindicinali: Adatto a team più consolidati o quando sono necessarie discussioni più approfondite.

Quali sono gli argomenti da trattare in un incontro individuale (esempi)?

Progressi con gli obiettivi e i progetti

• “Come procede il progetto cliente XY? A che punto sei rispetto alla tabella di marcia?”
• “Quali pietre miliari hai raggiunto dal nostro ultimo incontro?”

Sfide e ostacoli

• “Ci sono problemi tecnici che ti impediscono attualmente di implementare il nuovo software?”
• “Quali risorse o supporto ti servono per preparare al meglio la presentazione imminente?”

Feedback (in entrambe le direzioni)

• “Come hai trovato il feedback sul tuo ultimo rapporto di progetto? È stato utile e costruttivo?”
• “C’è qualcosa nel mio stile di leadership che potrei migliorare per supportarti meglio?”

Sviluppo della carriera

• “Quali competenze vorresti sviluppare nei prossimi sei mesi per raggiungere i tuoi obiettivi di carriera?”
• “Sei interessato al prossimo programma di formazione? In che modo potrebbe promuovere il tuo sviluppo professionale?”

Equilibrio tra lavoro e vita privata

• “Quanto sei soddisfatto del tuo attuale equilibrio tra lavoro e vita privata? Ci sono aree che potrebbero essere migliorate?”
• “Ti senti supportato dagli orari di lavoro flessibili? Che impatto ha sulla tua vita privata?”

Dinamiche di squadra

• “Come stai vivendo la collaborazione nel team dopo la ristrutturazione? Ci sono cambiamenti positivi o negativi?”
• “Quali idee hai per migliorare la comunicazione tra i reparti?”

Modello gratuito per Word e Documenti

Per aiutarti, abbiamo creato un modello gratuito di riunione individuale compatibile con Word e Docs. 

Nota bene: il modello per Docs e Word è in inglese e potrebbe essere necessario tradurlo per il tuo scopo. Puoi, ad esempio, utilizzare Usa DeepL.

Sotto il modello qui sotto troverai il link per scaricarlo in vari formati, tra cui Word, Google Sheets, PDF ed Excel. Puoi utilizzare il modello Word e Doc come segue:

1. Apri il documento in Google Docs accedendo alla rispettiva casella qui sotto e cliccando sull’immagine (vedi il simbolo qui sotto: ⏩).
2. A seconda del formato, clicca in alto a sinistra su “Datei” -> “Herunterladen” -> “Microsoft Word (.docx)”
3. Ora puoi importare il documento scaricato in Word e modificarlo come desideri.

In alternativa, come puoi vedere qui, puoi ovviamente aprire il formato direttamente nel nostro strumento per riunioni 1-to-1 Echometer per una maggiore interattività:

Per darti un’idea di quali altri modelli di riunioni one-to-one offre il nostro strumento, ti consiglio di dare un’occhiata al seguente sondaggio Health Check.

Formati creativi per riunioni 1 a 1: un modello Health Check

L’idea di base è quella di utilizzare dei sondaggi (con risposte da 1 a 7 nel nostro strumento) per riflettere sul lavoro attuale e sulla crescita. Naturalmente, poi si ripete regolarmente il rapporto 1 a 1 con il nostro software per visualizzare gli sviluppi. Dai un’occhiata al nostro strumento o, in alternativa, scaricalo in Word, vedi sotto:

Come già detto, ci sono sei problemi comuni nella gestione delle persone che possono essere osservati soprattutto nelle riunioni individuali. Di solito sono necessari alcuni incontri per determinare quale dipendente sta lottando con quali problemi.

Questi sei problemi comprendono:

1. L’empatia del cliente: “I miei dipendenti hanno difficoltà a comprendere la prospettiva del cliente e dell’azienda”.
2. Creazione di relazioni: “I miei dipendenti non si aprono con me nelle riunioni 1:1”.
3. Sviluppo personale: “I miei dipendenti non hanno obiettivi di sviluppo intrinseci”.
4. Prestazioni individuali: “I miei dipendenti non ottimizzano i cicli di feedback e i processi di lavoro”.
5. Competenze trasversali: “I miei dipendenti hanno difficoltà a esprimere i loro dubbi in modo rispettoso e produttivo” oppure “Si sentono facilmente attaccati quando vengono criticati”.
6. Responsabilità e partecipazione al team: “I miei dipendenti non si assumono la responsabilità dell’obiettivo di squadra”.

Strategie per superare le sfide

Affrontare questi problemi può essere una sfida per i team leader. Le cause possono essere complesse, ad esempio se un dipendente ha avuto esperienze negative con l’apertura in passato (magari anche nella sua vita privata o nella sua infanzia).

Per affrontare questi problemi in modo efficace, potrebbe essere necessario cambiare il tuo approccio al modo in cui conduci le riunioni individuali con il dipendente in questione. Poiché si tratta di una sfida importante e i normali modelli per questi incontri individuali potrebbero non essere sufficienti, noi di Echometer abbiamo sviluppato dei modelli speciali in collaborazione con psicologi ed esperti di riunioni agili.

Modelli Echometer e altre risorse

Dato che abbiamo già creato più di 25 modelli che affrontano i problemi di cui sopra, vorrei presentare qui due esempi:

Problema esempio #1: Obiettivi di sviluppo mancanti

I miei collaboratori non hanno obiettivi di sviluppo intrinseci.

Anche se le persone non hanno obiettivi di sviluppo specifici, ci sono sicuramente aspetti del loro lavoro che le interessano più di altri. Se guardi al problema in questo modo, puoi ricavare gli obiettivi di sviluppo dagli interessi che motivano il dipendente. Questo è noto anche come “job crafting”.

Modello di riunione individuale: creazione del lavoro

Tutti noi abbiamo alcuni aspetti del nostro lavoro che ci piacciono più di altri. Di solito c’è un certo margine di manovra per modellare i nostri ruoli in base alle nostre preferenze. È bene essere consapevoli di queste preferenze e comunicarle per essere preparati quando si presentano opportunità di job crafting. Domande per un modello di “job crafting” 1:1:

Problema esempio #2: I collaboratori sono persone che dicono sempre di sì

I miei collaboratori hanno difficoltà a esprimere i loro dubbi.

o

I miei collaboratori si sentono facilmente attaccati quando vengono criticati.

Da questo problema fondamentale derivano spesso molti altri problemi. Ad esempio, per queste persone è spesso più difficile stabilire dei limiti chiari, il che si riflette negativamente sui dipendenti.

Per questo esempio specifico, abbiamo creato un modello chiamato “Dire ‘No’” che puoi utilizzare in una conversazione individuale con il tuo dipendente:

Modello di riunione individuale: dire di no

Se qualcuno ha difficoltà a dire “no”, potrebbe ricevere sempre più compiti fino a rischiare di esaurirsi. Questo format aiuta le persone a riflettere su come stabilire aspettative adeguate e a dire “no” quando è necessario.

I colloqui individuali sono uno strumento potente per migliorare la comunicazione, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e incrementare le prestazioni. Implementando le strategie descritte in questa guida e utilizzando modelli di incontri individuali ben progettati, puoi trasformare queste conversazioni in incontri dinamici e produttivi, a beneficio sia dei tuoi dipendenti che dell’organizzazione.

Ricorda, la chiave del successo è la coerenza, la preparazione e un impegno genuino per lo sviluppo dei dipendenti. Inizia a mettere in pratica queste pratiche oggi stesso utilizzando il nostro modello gratuito di riunione individuale per i dipendenti e vedrai la produttività e la soddisfazione del tuo team salire alle stelle.

Qui puoi anche provare il nostro strumento per gli incontri 1 a 1 gratuitamente e senza effettuare il login:

In questo video ti presentiamo probabilmente il modello più semplice ed efficace per un tipico colloquio con i dipendenti bisettimanale:

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