Nuovo dipendente? 5 consigli per il primo incontro individuale

Hai un nuovo dipendente nel tuo team, un nuovo membro del team o un nuovo diretto collaboratore che riferisce a te e stai pianificando il tuo primo incontro individuale o colloquio di valutazione? Qui troverai tutti i consigli per l’invito, l’ordine del giorno, la moderazione del tuo incontro 1-1 e tutto ciò che ne consegue!

Prima di tutto: se sei interessato a un’introduzione generale agli incontri regolari one-to-one, dai un’occhiata al nostro post sull’argomento: Una guida: 6 consigli per conversazioni 1 a 1 di successo.

Le persone che entrano in azienda come nuovi dipendenti o nuovi membri del team sono spesso sopraffatte da una marea di nuove informazioni. Per questo motivo, il primo incontro individuale con i nuovi dipendenti o membri del team dovrebbe essere sempre discusso di persona e annunciato tramite invito via e-mail.

Se la nuova routine di incontri 1 a 1 non viene discussa di persona in anticipo, il nuovo dipendente o membro del team ha poche possibilità di prepararsi di conseguenza e l’invito all’appuntamento potrebbe perdersi nella marea di e-mail e notifiche.

Quindi fai un favore a te stesso e al tuo diretto collaboratore e affronta gli incontri 1:1 o i colloqui di valutazione di persona, dando al dipendente la possibilità di prepararsi per il primo incontro individuale.

Nella discussione preliminare per il primo incontro individuale con il tuo diretto superiore, puoi affrontare i seguenti punti:

• Qual è lo scopo della serie one-to-one?
• Con quale frequenza dovrebbe avvenire l’incontro individuale (ad esempio settimanale, quindicinale o mensile) e quanto dovrebbe durare l’appuntamento?
• In quale giorno della settimana e a che ora dovrebbe avvenire l’appuntamento?
• Quali sono le aspettative del diretto interessato per il primo incontro individuale?
• Quando avrà luogo il primo incontro individuale?

Dopo il colloquio, puoi anche inviare un’e-mail di invito al tuo dipendente per il primo incontro individuale. In questo modo, il dipendente potrà leggere per iscritto tutto ciò che c’è da sapere sull’incontro individuale. Ecco un articolo con alcuni esempi: 5 modelli ed esempi di email di invito per incontri individuali .

A proposito, nel frattempo ho anche realizzato un video su Youtube (in inglese) in cui presento i risultati della mia piccola ricerca: ho chiesto a 100 manager in interviste qualitative perché fanno i meeting individuali - dagli un’occhiata.

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Il primo incontro individuale definisce il tono di tutti i successivi incontri individuali o colloqui di valutazione. In qualità di manager, è quindi importante essere ben preparati al primo incontro individuale o al primo colloquio di valutazione.

Nel primo incontro 1:1, il manager dovrebbe iniziare a ribadire sia le aspettative che i vantaggi per il dipendente, in modo da creare un quadro di riferimento:

Aspettative del dipendente:

• Comunicazione aperta: Il dipendente deve essere pronto a parlare onestamente di sfide, successi e feedback.
• Preparato attivo: Il dipendente deve prepararsi alla discussione portando con sé argomenti, domande o dubbi.
• Co-design proattivo: L’incontro 1:1 o il colloquio di valutazione è uno spazio condiviso per discutere di idee, obiettivi o problemi. Spetta al dipendente utilizzare attivamente questo spazio.
• Responsabilità per lo sviluppo personale: Il dipendente deve anche considerare l’incontro 1:1 come un’opportunità per assumersi la responsabilità del proprio sviluppo, chiedendo un feedback e definendo gli obiettivi.

Vantaggi per il dipendente:

• Supporto personalizzato: I dipendenti hanno a disposizione una piattaforma chiara per discutere delle loro esigenze, sfide e obiettivi con il proprio manager.
• Sviluppo della carriera: I colloqui offrono l’opportunità di pianificare lo sviluppo professionale e di ricevere un supporto mirato.
• Chiarezza e feedback: I dipendenti ricevono regolarmente feedback sul proprio lavoro e indicazioni sulle aspettative.
• Miglioramento della cooperazione: Una comunicazione regolare crea una maggiore comprensione e fiducia tra dipendenti e manager.
• Soluzioni ai problemi: Le preoccupazioni o gli ostacoli possono essere discussi e risolti in una fase iniziale in un ambiente riservato.

Solo quando queste condizioni generali sono chiare e tutte le domande del dipendente sul formato 1 a 1 sono state chiarite, puoi iniziare con l’agenda vera e propria.

L’ordine del giorno delle riunioni 1 a 1 o delle valutazioni dei dipendenti è spesso molto costante. Tuttavia, oltre ai punti ricorrenti dell’ordine del giorno, dovresti sempre lasciare spazio a singoli argomenti e discostarti dal formato abituale.

L’ordine del giorno del primo incontro 1 a 1 o del colloquio di valutazione può essere, ad esempio, il seguente:

1. Introduzione - Aspettative e vantaggi dei colloqui individuali (soprattutto per il primo colloquio con il dipendente)
2. Progress: a cosa stai lavorando?
3. Blocchi e sfide: Quali sono i blocchi o le sfide con cui ti scontri?
4. Obiettivi per la prossima settimana
5. Altri punti da parte del dipendente (ad esempio, feedback o idee)
6. Altri punti da parte del manager (ad esempio, feedback o scambio personale sugli aggiornamenti dell’azienda)

Gli ultimi due punti del modello sono importanti come punto di riferimento per tutti gli argomenti che non si adattano a quelli precedenti. In questo modo si assicura che il dipendente sappia sempre dove può proporre i propri argomenti. Se non ci sono “ulteriori punti”, puoi semplicemente saltare questa parte della riunione.

Una versione leggermente più dettagliata di questo modello si trova nel nostro strumento per gli incontri 1 a 1 1 Echometer. Vedi sotto per le domande. Come puoi vedere in fondo al modello, con il nostro strumento è possibile fare anche delle brevi domande di verifica dello stato di salute: in altre parole, dei sondaggi che puoi utilizzare per misurare la soddisfazione nel tempo, ad esempio. Dai un’occhiata, clicca sul pulsante qui sotto e provalo senza effettuare il login:

Naturalmente, l’ordine del giorno dell’incontro individuale può essere continuamente adattato insieme al diretto interessato. Tuttavia, dovresti evitare di rendere l’agenda troppo complicata per il primo incontro individuale o per il primo colloquio di valutazione. È consigliabile iniziare in modo semplice e poi adattare e personalizzare continuamente l’agenda in base all’esperienza pratica.

A proposito, se sei interessato ad altri modelli dettagliati per vari colloqui individuali (ad esempio, settimanali, annuali, colloqui individuali con dipendenti difficili…), dai un’occhiata all’articolo corrispondente: 15 modelli di riunione 1-1 da modificare (gratis) .

Per esperienza personale, posso dire che è sempre poco impegnativo e poco professionale tenere una riunione senza appunti scritti. Senza appunti, si dimentica rapidamente ciò che si è discusso l’ultima volta in un incontro individuale.

Per evitare questo problema fin dall’inizio, ti consiglio di definire dove vuoi registrare i punti all’ordine del giorno e le note per l’incontro individuale già all’inizio del primo colloquio 1-to-1 o di valutazione. La cosa migliore è utilizzare uno strumento che consenta di prendere appunti in modo collaborativo e che sia possibile visualizzare e modificare allo stesso tempo.

L’utilizzo di uno strumento 1:1 rende più facile la formulazione diretta e il monitoraggio delle misure insieme. In particolare, vorrei citare il nostro software per le riunioni 1-1 Echometer. Ti aiuta a rendere le riunioni 1-1 più efficienti in termini di tempo, divertenti e produttive. Puoi trovare maggiori informazioni su questo sito web. In alternativa, puoi anche utilizzare il seguente modello di riunione 1-1 per iniziare a utilizzare lo strumento:

Oltre alle note condivise, puoi ovviamente scrivere anche note private che non vengono condivise con il dipendente. Tuttavia, la maggior parte degli strumenti per le riunioni 1:1 o per le valutazioni dei dipendenti offre anche una funzione integrata per questo.

Già durante il primo incontro individuale dovrebbe essere chiaro che il feedback del tuo dipendente è importante per te come manager.

Per sottolineare ancora una volta questo aspetto, dovresti chiedere al tuo dipendente un feedback al termine del primo incontro individuale. Ad esempio:

• Ti vengono in mente altri modi in cui potremmo organizzare i nostri incontri individuali per renderli ancora più piacevoli per te?
• Dovremmo fissare un promemoria per due mesi a partire da adesso e poi riflettere insieme se il formato one-to-one funziona per noi in termini di frequenza, durata degli incontri e agenda?
• Su cosa pensi che dovremmo concentrarci per i prossimi incontri 1-1 o per le valutazioni dei dipendenti?

A proposito: se sei un manager di sviluppatori software, il seguente articolo potrebbe interessarti: 6 Esempi di feedback per gli sviluppatori di software .

Esistono alcune situazioni particolari in cui è possibile organizzare incontri one-to-one. Gli esempi fatti finora presuppongono che tu stia introducendo l’1 a 1 o le valutazioni dei dipendenti nel tuo team esistente con i tuoi diretti collaboratori. Ma cosa succede quando un nuovo dipendente si unisce a un team esistente? O come puoi comportarti come manager se sei l’unica persona nuova, ma gli altri si conoscono già? Vorrei parlare di questo argomento.

Quando un nuovo diretto entra a far parte del team, ci sono alcune cose da tenere in considerazione durante il tuo primo incontro individuale in qualità di leader del team, per riuscire a coinvolgere il membro del team. 

Ecco i 3 consigli più importanti:

Suggerimento 1 per il primo incontro individuale con un nuovo membro del team: chiarire ruolo e aspettative

Per una collaborazione di successo, è importante che il nuovo diretto interessato capisca esattamente quali sono le aspettative.

Pertanto, nel primo incontro 1-1 o nel colloquio di valutazione, rispondi alla seguente domanda: quale sarà esattamente il ruolo del nuovo dipendente nel team?

Suggerimento 2 per il primo incontro 1 a 1 o per il colloquio di valutazione con un nuovo membro del team: spiegare il team e la cultura

Come nuovo membro del team, devi familiarizzare con le strutture esistenti. In qualità di manager, hai una buona visione d’insieme del funzionamento del team. Quindi aiuta il nuovo dipendente nel primo colloquio 1-to-1 o di valutazione a capire meglio chi lavora su cosa nel team e quali sono i canali di comunicazione e le routine tipiche.

Anche la cultura di squadra è un fattore importante. Usa il nuovo Rapporto Diretto per condividere ciò che apprezzate come team quando lavorate insieme. Forse ci sono anche alcuni accordi di lavoro che potete discutere (per saperne di più: Accordi di lavoro: 10 esempi e modelli ).

Offri inoltre al nuovo membro del team il supporto necessario per creare una rete di contatti con gli altri membri del team e invitarli a partecipare a riunioni comuni. Naturalmente, ha senso anche offrire di organizzare un “mentore” al di fuori del tuo team.

Consiglio 3 per il primo incontro 1 a 1 con un nuovo membro del team: lascia spazio alle domande

In qualità di manager, sei responsabile del successo dell’inserimento del nuovo diretto collaboratore. Durante il primo incontro individuale con il nuovo membro del team, crea uno spazio sufficiente per le domande e offri supporto:

• Di cosa hai bisogno per la tua familiarizzazione?
• Qual è la prossima pietra miliare più importante per la tua induzione?
• Quando vorresti poter dire di aver completato il tuo programma di inserimento?
• Quando dovremmo rivedere insieme lo stato della tua induzione?

È meglio registrare le domande e le risposte del nuovo membro del team negli appunti dell’incontro 1 a 1 o del colloquio di valutazione. In questo modo potrai farvi riferimento in seguito.

Se sei nuovo in un team esistente come manager, le riunioni one-to-one sono un buon modo per costruire un rapporto personale con tutti i membri del team e conoscere i loro diversi punti di forza e prospettive.

Ho alcuni consigli speciali da darti in questa situazione:

Suggerimento 1 per i manager dei nuovi team: usa i primi incontri one-to-one per costruire prima la relazione

La base più importante per una collaborazione di successo è un rapporto di fiducia. Pertanto, usa i primi incontri individuali soprattutto per conoscere i nuovi membri del team.

Usa domande come: 

• Cosa ti ha portato a questo ruolo?
• Cosa ti piace particolarmente del tuo lavoro, cosa ti motiva?
• Cosa fai al di fuori del lavoro? (È meglio porre questa domanda solo dopo aver condiviso qualcosa sui tuoi hobby privati).
• Che cosa è particolarmente importante per te in un manager e nel lavoro di squadra?

Assicurati di condividere anche dettagli personali su di te. Dopo tutto, la costruzione di una relazione non è una strada a senso unico.

Fai un favore a te stesso e non saltare questo passaggio. Credimi, il tempo necessario per costruire una relazione è ben investito.

Suggerimento 2 per i manager dei nuovi team: affrontare i punti di forza e di debolezza

Anche se all’inizio tutto sembra rose e fiori, a un certo punto diventa chiaro che il tuo team ha sia punti di forza che di debolezza, proprio come te come leader.

È importante saper affrontare apertamente gli errori e le debolezze del team. Come manager, devi dare il buon esempio.

Una volta che avrai dimostrato di saper parlare apertamente dei tuoi errori e delle tue debolezze, sarà molto più facile parlare di errori con i colleghi e il team.

Ripeti più volte quanto sia importante per te una cultura dell’errore aperta e dai il buon esempio condividendo i tuoi errori o i tuoi comportamenti e le situazioni in cui sei stato insoddisfatto di te stesso.

Abbiamo anche un modello per questa situazione nel nostro strumento, non esitare a provarlo.

Suggerimento 3 per i manager dei nuovi team: Integrità nei conflitti

Quando sorgono conflitti all’interno dei team, le discussioni individuali ti danno la possibilità di conoscere i diversi punti di vista dei membri del team. Tuttavia, devi sempre rimanere obiettivo e neutrale. Non prendere mai le parti di una persona nei colloqui individuali o di valutazione, ma chiarisci che il tuo obiettivo è quello di trovare una soluzione obiettiva e ragionevole.

Se c’è un conflitto tra Peter e Sabine in un incontro 1 a 1, non devi trovarti d’accordo con i singoli. 

Prima o poi, questa contraddizione verrà smascherata e la tua integrità come manager sarà messa in discussione. Nel peggiore dei casi, perderai la fiducia del tuo team.

Quindi: rimani sempre neutrale, anche negli incontri 1 a 1 o nei colloqui di valutazione. 

Il modo migliore per affrontare i conflitti all’interno del team: parlane con tutti gli interessati (ad esempio nella retrospettiva del team) e non nelle riunioni 1-a-1.

Il solo fatto che tu abbia letto questo articolo dimostra che per te è importante svolgere bene il tuo ruolo di manager. I tuoi dipendenti possono essere grati di avere incontri one-to-one con te! 😊

Se vuoi un modo semplice per migliorare le tue riunioni 1-1, ti consiglio di provare gratuitamente lo strumento Echometer, ad esempio utilizzando il modello qui sotto: