Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)

Se Sherlock Holmes fosse a capo di una squadra, cosa farebbe? Sì, proprio così. Si attirerebbe il ridicolo indossando il suo berretto Deerstalker in ufficio e nelle telefonate online. Ma non è questo che intendo.

Sherlock Holmes è molto intelligente, quindi arriverebbe rapidamente a una conclusione ovvia: Il rapporto e la comunicazione con i membri del suo team sono una delle leve fondamentali per il successo del team. E c’è una riunione in particolare che è pensata proprio per questo: la riunione one-to-one con i suoi colleghi (per la quale esistono dei modelli professionali one-to-one, ma ne parleremo tra poco).

Quindi, Sherlock, dai già un valore adeguato alle conversazioni 1 a 1? Oppure le tue conversazioni one-to-one appartengono alla categoria 52% menzionata nella citazione qui sotto? In ogni caso, questo testo ti aiuterà a portare le tue conversazioni one-to-one al livello successivo. In particolare, ti saranno utili i nostri modelli di esempio gratuiti e le agende di esempio per le conversazioni one-to-one.

52% dei dipendenti perdono l’attenzione durante le riunioni nei primi 30 minuti.

Statistiche delle riunioni di Notta.AI (vedi Tweet)

Come già indicato in precedenza, le riunioni one-to-one hanno obiettivi diversi. Da un punto di vista più generale, si tratta semplicemente di guidare i dipendenti in un dialogo personale (con o senza un modello professionale di riunione 1 a 1).

Nel peggiore dei casi, se sono un cattivo leader, i miei migliori dipendenti si licenzieranno senza che io sia preparato. Un’altra conseguenza sarebbe il fallimento degli obiettivi del team perché le attività dei membri del team non sono coordinate. Entrambi getterebbero una luce estremamente negativa sulle mie competenze come leader o capo. Quindi eccoci al primo obiettivo di un buon incontro individuale (i cattivi incontri individuali portano più probabilmente alla reazione che si vede nell’immagine seguente…).

Per questo motivo, il primo obiettivo delle riunioni individuali è quello di costruire un buon rapporto di fiducia e di rispetto con i membri del mio team. Solo allora i conflitti e le tensioni mi verranno comunicati apertamente. Questo è anche l’unico modo in cui posso svolgere il mio ruolo di servant leader o di coach e aiutare i dipendenti a crescere ulteriormente. Un buon modello di carta da lettera, sia esso stampato o digitale, può ovviamente aiutare in questo senso.

Non in tutti gli incontri one-to-one, ma in molti, il secondo obiettivo chiave degli incontri one-to-one regolari è quello di assicurarmi che le attività o i compiti dei miei membri del team vengano svolti correttamente. La misura in cui devo intervenire in questo caso dipende molto dal livello di maturità del mio diretto collaboratore. In linea di massima, comunque, l’incontro individuale (sia esso virtuale o in ufficio) può essere una buona occasione per risolvere i blocchi nei compiti in corso, per fare delle sfide e per fare riferimento ai colleghi del team nei posti giusti per rafforzare la comunicazione all’interno del team.

A proposito, ho anche realizzato un video su YouTube in cui presento i risultati della mia piccola ricerca: Ho chiesto a 100 manager, nel corso di interviste qualitative, perché fanno riunioni one-to-one, quindi lo scopo delle riunioni 1:1 è buono:

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A questo punto vorrei darti un consiglio specifico per aiutarti a raggiungere l’obiettivo di un buon colloquio individuale: adattalo al tuo diretto collaboratore. Alcune persone vogliono più feedback, ad esempio, mentre altre vogliono più indicazioni in relazione alle loro attività attuali. Questo si evince anche da queste statistiche sulla Generazione Z, ad esempio.

76% dei dipendenti della Generazione Z vogliono maggiori opportunità di imparare e applicare nuove competenze.

Workforce Confidence Index, 2022 (vedi Tweet)

A proposito: se sei un manager di sviluppatori software, il seguente articolo potrebbe interessarti: 6 Esempi di feedback per gli sviluppatori di software .

Prima di passare ai nostri modelli stampabili gratuiti, alle agende campione, agli esempi e alle domande per le conversazioni individuali, vorrei darti qualche spunto di riflessione.

Quando i manager mi chiedono un modello o un esempio di agenda per le riunioni individuali, divento cauto. Cosa stanno cercando di ottenere esattamente? Ecco perché vorrei stilare una breve lista di controllo di ciò che caratterizza le buone e le cattive riunioni one-to-one:

Il punto è: pensi di migliorare le tue riunioni 1 a 1 utilizzando lo stesso modello o lo stesso ordine del giorno per ogni riunione e per ogni membro del team? Spero di no. 

È meglio se li adatti entrambi in ogni caso. Per questo motivo ti consiglio di utilizzare diversi modelli o moduli per la tua situazione specifica, al fine di raggiungere gli obiettivi di cui sopra: conversazioni 1:1 energiche e produttive. I modelli stampabili qui sotto possono aiutarti a farlo. 

Tra l’altro, il contenuto dei modelli proviene dal software Echometer per le chiamate 1-to-1. Quindi, se vuoi rendere le cose particolarmente facili per te, prova gratuitamente il nostro strumento.

Un altro piccolo consiglio: se ti interessa un’introduzione generale alle riunioni one-to-one, dai un’occhiata al nostro post sull’argomento: Una guida: 6 consigli per conversazioni 1 a 1 di successo.

Per quanto riguarda la domanda “Come iniziare un incontro individuale con i dipendenti”, ti rimando a quanto detto sopra: Per ascoltare onestamente l’opinione dei tuoi dipendenti, devi avere un buon rapporto con loro. Un buon rapporto aiuta a creare le condizioni per una buona conversazione individuale: Un’atmosfera di conversazione rilassata.

Che siano junior o senior, i diretti interessati si innervosiscono regolarmente quando parlano di persona con il proprio capo. Hanno l’atteggiamento: “Non dire la cosa sbagliata”. Questo atteggiamento è ovviamente avvelenato per una buona conversazione e un’atmosfera rilassata. Non è una buona base per l’agenda di un incontro individuale.

È qui che entra in gioco un piccolo trucco o un suggerimento per organizzare bene le riunioni one-to-one: i rompighiaccio, ovvero domande di verifica che rompono il ghiaccio della conversazione e riducono il nervosismo del tuo diretto collaboratore. Ecco alcuni suggerimenti per rompere il ghiaccio nelle riunioni one-to-one in modo divertente:

Passiamo finalmente al centro di questo articolo: i modelli stampabili per gli incontri individuali per le conversazioni personali.

Prima di tutto: Naturalmente puoi anche personalizzare i modelli e i moduli gratuiti in base alla tua lingua: tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell’angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.

Quindi, iniziamo con un modello standard per le riunioni settimanali o mensili one-to-one.

Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per la tua riunione o colloquio settimanale individuale con i dipendenti. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu stia conducendo la riunione da remoto o virtualmente o in loco. Gli esempi individuali o l’ordine del giorno gratuito sono, si spera, un buon modello per te come leader per una conversazione con i tuoi dipendenti:

Nel caso in cui non l’avessi visto: Puoi anche aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello one-to-one in altri formati (come PDF o Microsoft Word) come indicato sopra nei toggle. I modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di riunione individuale dei dipendenti in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Ora arriviamo a un modello per incontri quindicinali one-to-one. In questo video ti darò una panoramica del modello e ti fornirò anche interessanti consigli aggiuntivi che non troverai in questo testo:

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Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per la tua riunione o colloquio bisettimanale individuale con i dipendenti. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu stia conducendo la riunione da remoto o virtualmente o in loco. Gli esempi individuali o l’ordine del giorno gratuito sono, si spera, un buon modello per te come leader per una conversazione con i tuoi dipendenti:

A proposito, questo sono io nel video di YouTube qui sotto. Se vuoi saperne di più sul modello per gli incontri mensili one-to-one, dai un’occhiata al video.

Se vuoi affrontare le tue conversazioni one-to-one nel modo più intelligente possibile, nel video vivrai alcuni momenti “aha”:

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Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per la tua riunione o conversazione mensile individuale con i dipendenti. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che puoi e dovresti ovviamente arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu conduca la riunione da remoto o virtualmente o in loco. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per te come leader per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per la tua riunione o conversazione trimestrale individuale con i dipendenti. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che puoi e dovresti ovviamente arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu conduca la riunione da remoto o virtualmente o in loco. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per te come leader per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Nel caso in cui non l’avessi visto: Puoi anche aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello one-to-one in altri formati (come PDF o Microsoft Word) come indicato sopra nei toggle. I modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di riunione individuale dei dipendenti in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Nel frattempo ho anche registrato un video su questo argomento: Inclusi 7 consigli per un incontro trimestrale produttivo e individuale. Non esitare a dare un’occhiata:

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Come modello gratuito per la tua riunione individuale o conversazione con dipendenti difficili, è adatto il seguente modulo. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu stia conducendo la riunione da remoto o virtualmente oppure in loco. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per il colloquio con i tuoi dipendenti:

Come modello gratuito per il tuo colloquio individuale o per la conversazione con i nuovi dipendenti, è adatto il seguente modulo. Come già detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che puoi e dovresti ovviamente arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu conduca la riunione da remoto o virtualmente o in loco. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per te come leader per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Nel caso in cui non l’avessi visto: Puoi anche aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello one-to-one in altri formati (come PDF o Microsoft Word) come indicato sopra nei toggle. I modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di riunione individuale dei dipendenti in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Come modello gratuito per il tuo colloquio individuale o per la conversazione con i dipendenti dopo 90 giorni di lavoro, è adatto il seguente modulo. Come già detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che puoi e dovresti ovviamente arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu conduca la riunione da remoto o virtualmente o in loco. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per te come leader per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Come modello gratuito per la tua riunione individuale o colloquio con i dipendenti nel nuovo anno, è adatto il seguente modulo. Come detto, è fondamentalmente stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu conduca la riunione da remoto o virtualmente oppure in presenza. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per il colloquio con i tuoi dipendenti in quanto leader:

A proposito, se preferisci condurre le tue riunioni 1:1 con un modello Excel stampabile, dai un’occhiata a questo video (in inglese) - ho anche un consiglio bonus per te:

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Come modello gratuito per la tua riunione o colloquio individuale di onboarding, è adatto il seguente modulo. Come detto, è fondamentalmente stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu conduca la riunione da remoto o virtualmente oppure in presenza. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per il colloquio con i tuoi dipendenti in quanto leader:

Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo meeting individuale o colloquio sul tema dello stipendio. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu svolga il meeting da remoto o virtualmente, oppure in presenza. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita spero ti siano d’aiuto come modello per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo meeting individuale o colloquio sulla definizione degli obiettivi OKR. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu svolga il meeting da remoto o virtualmente, oppure in presenza. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita spero ti siano d’aiuto come modello per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Come modello gratuito per il tuo meeting individuale o colloquio con sviluppatori di software, è adatto il seguente modulo. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu stia conducendo il meeting da remoto o virtualmente o in presenza. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per te come leader per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Come modello gratuito per il tuo meeting individuale o colloquio con un modulo di sondaggio sul tema della soddisfazione, è adatto il seguente modulo. Come detto, è fondamentalmente anche stampabile. Va detto che puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu stia conducendo il meeting da remoto o virtualmente o in presenza. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per te come leader per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Come modello gratuito per la tua riunione individuale o conversazione con un modulo di sondaggio sulla tua qualità di leadership, è adatto il seguente modulo. Come detto, è anche stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu stia conducendo la riunione da remoto o virtualmente oppure in loco. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Come modello gratuito per la tua riunione individuale o conversazione con un modulo di sondaggio sul tema “Sviluppo personale”, è adatto il seguente modulo. Come detto, è anche stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu stia conducendo la riunione da remoto o virtualmente oppure in loco. Gli esempi individuali o l’agenda gratuita sono, si spera, un buon modello per la conversazione con i tuoi dipendenti:

Allora, hai trovato un modello adatto? Allora passiamo a parlare di buone domande individuali per gli incontri 1 a 1 e di argomenti tipici che puoi preparare internamente.

A proposito, nel video che segue ho cercato di spiegare in breve le mie quattro caratteristiche preferite di Echometer. Puoi anche ascoltare la testimonianza di un cliente di Echometer che è estremamente soddisfatto di Echometer. Dai un’occhiata:

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Se sei interessato ad approfondire le questioni relative alle riunioni one-to-one (sia per quelle a distanza o virtuali che per quelle in ufficio), ti consiglio il seguente post del blog: 129 Domande intelligenti per le riunioni individuali (per i manager) . A volte un catalogo di domande può aiutarti a creare dei modelli personalizzati che si adattino il più possibile al dipendente.

Per darti un assaggio delle entusiasmanti domande gratuite contenute nel nostro articolo, ecco 10 domande che potrebbero ispirarti in questo momento:

Sulla base dei modelli e dei moduli professionali gratuiti di cui sopra, puoi ovviamente prevedere quali sono gli argomenti tipici delle valutazioni individuali dei dipendenti. In questo modo potrai prepararti mentalmente ad affrontare eventuali domande difficili. 

Quindi, ho raccolto qui alcuni esempi di argomenti e domande tipiche dei meeting individuali che potrebbero provenire dai tuoi dipendenti. Ovviamente, questi sono scenari teorici - puoi ritenerti fortunato se i membri del tuo team proponessero attivamente tutti questi argomenti all’ordine del giorno. In ogni caso, dovrebbe essere un aiuto:

Un buon invito deve essere chiaro e amichevole. Indica lo scopo dell’incontro e mostra che si tratta di supporto e cooperazione. Il seguente modello può servire come esempio o campione:

Allora, ti senti più preparato per il tuo prossimo colloquio di valutazione individuale? In caso contrario, ho allegato una FAQ qui sotto, se necessario. Ma per ora traiamo una conclusione provvisoria.

Le riunioni individuali sono uno strumento indispensabile per tutti i capi che tengono a una collaborazione efficace e apprezzabile. Questo articolo non solo ha dimostrato l’importanza di queste riunioni per lo sviluppo del team e per il successo dell’azienda, ma offre anche modelli pratici gratuiti, agende campione, domande e rompighiaccio per migliorare la qualità di queste riunioni.

La chiave del successo delle riunioni one-to-one sta nel personalizzarle in base alle esigenze di ogni singolo membro del team. Invece di affidarti a modelli rigidi e stampabili, dovresti organizzare le riunioni in modo flessibile per discutere delle sfide operative e rafforzare le relazioni.

Che si tratti di stabilire le priorità, di feedback o di sviluppo personale, gli approcci presentati qui ti aiuteranno ad avere conversazioni energiche e produttive. Utilizza i suggerimenti per rimuovere i blocchi, creare fiducia e realizzare il pieno potenziale dei tuoi dipendenti. In questo modo il tuo team non solo sarà più efficiente, ma anche più motivato e soddisfatto.

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Nel contesto delle riunioni one-to-one e dei relativi modelli sorgono regolarmente diverse domande. Ecco perché ho raccolto qui alcune domande e risposte tipiche.

La frequenza dipende molto dalle dinamiche del team e dalle esigenze individuali dei dipendenti. Le riunioni settimanali sono ideali per i nuovi dipendenti o per i membri del team con poca esperienza, perché spesso hanno bisogno di maggiori indicazioni e feedback. Per i dipendenti esperti che lavorano in modo indipendente, è opportuno un ritmo da due a sei settimane. In altre parole, anche le riunioni mensili one-to-one sono piuttosto comuni.

Esempio: Un manager potrebbe decidere di organizzare incontri settimanali one-to-one con una nuova collega per i primi tre mesi, per assicurarsi che si sia ambientata bene. In seguito, il ritmo viene modificato in base ai suoi progressi.

Un buon invito deve essere chiaro e amichevole. Indica lo scopo dell’incontro e mostra che si tratta di supporto e cooperazione. Il seguente modello può servire come esempio o campione:

Modello di e-mailCiao [nome], vorrei organizzare dei check-in regolari con te per assicurarmi che possiamo parlare dei tuoi problemi attuali, delle tue priorità e delle opportunità di sviluppo. Saresti disponibile in [data/ora]? Se la data non ti va bene, proponi 3 alternative”.

Suggerimento: Per saperne di più, consulta il nostro articolo sul blog: 5 modelli di inviti via e-mail per riunioni individuali .

Nei colloqui iniziali con i nuovi dipendenti, l’obiettivo deve essere quello di creare un rapporto di fiducia. Fai domande aperte, come ad esempio:

• “Come sta andando il tuo onboarding finora?”.
• “C’è qualcosa per cui avresti bisogno di maggiore supporto?”.
• “Quali obiettivi vorresti raggiungere nei prossimi mesi?”.

Allo stesso tempo, puoi fornire informazioni sulla cultura aziendale e sulle dinamiche di squadra. L’obiettivo è ridurre l’incertezza e far sentire i nuovi dipendenti i benvenuti.

Suggerimento: Puoi trovare altre idee nel nostro articolo sul blog: Nuovo dipendente? 5 consigli per il primo incontro individuale .

Il feedback costruttivo deve essere specifico, equo e orientato all’azione. Un metodo semplice e collaudato è il metodo SBI (Situazione, Comportamento, Impatto):

• Situazione: descrivi la situazione specifica.
• Comportamento: spiega il comportamento che hai notato.
• Impatto: mostra l’effetto che ha avuto questo comportamento.
• Richiesta (opzionale): Indica una richiesta che si abbina a questa.

Esempio: “Nella presentazione della scorsa settimana (Situazione), hai spiegato per la prima volta in modo molto semplice e chiaro i dati complessi sotto forma di tabella (Comportamento). Mi ha fatto piacere perché ha aiutato il cliente a capire meglio la nostra soluzione e ha creato fiducia (Impatto). Ti prego di fare lo stesso la prossima volta”.

Suggerimento: se hai bisogno di altri esempi, modelli o campioni, dai un’occhiata a queste risorse: Valutazione delle prestazioni degli sviluppatori software: 6 esempi di feedback e 50 frasi ed esempi di colloqui di valutazione sulla comunicazione .

Una struttura chiara aiuta a mantenere la valutazione dei dipendenti in linea con i tempi. Questa è una struttura tipica:

1. Check-in: Inizia con una domanda informale per alleggerire l’atmosfera, ad esempio: “Come sta andando la tua giornata finora?”.
2. Argomenti principali: Discutere le priorità, le sfide o i feedback attuali.
3. Futuro: Discutere le opportunità di sviluppo, gli obiettivi a lungo termine o i cambiamenti nel team.
4. Conclusione: Riassumi i punti più importanti e chiarisci i passi successivi.

Una buona preparazione dimostra apprezzamento e garantisce una discussione produttiva. Crea un breve ordine del giorno con gli argomenti più importanti che vuoi trattare e chiedi al tuo dipendente di portare con sé gli argomenti. Annota in anticipo esempi di feedback o domande sui progetti in corso.

Esempio: Verbalmente o per iscritto via e-mail: “Ciao Max, per il nostro incontro di domani vorrei parlare dello stato del tuo progetto e della tua formazione. Se hai degli argomenti da trattare, per favore portali con te”.

Crea un’atmosfera piacevole in cui il tuo dipendente si senta a suo agio. Ascolta attivamente, fai domande aperte ed evita il multitasking. Utilizza il colloquio di valutazione per risolvere insieme le sfide e assicurati che alla fine vengano definiti chiaramente i passi successivi. I modelli stampabili di cui sopra possono essere utili in questo caso.

Esempio: Un manager potrebbe introdurre la conversazione in questo modo: “Parliamo brevemente della tua settimana. Ci sono stati momenti che sono andati particolarmente bene o in cui hai avuto bisogno di supporto?”.
Termina la conversazione con: “Grazie per il dialogo aperto! Prenderò nota per condividerlo con il team di marketing. Riparliamone la prossima settimana”.