Ottieni il doppio del tuo workshop sulle lezioni apprese
Nel nostro ultimo post abbiamo presentato il Workshop Lessons Learned come un format, spiegando sia il processo che il valore aggiunto (effettivamente misurabile).
Questo articolo si concentra sui consigli per l’implementazione e la facilitazione ed è rivolto a tutti coloro che gestiscono questi workshop sulle lezioni apprese nella pratica o che hanno intenzione di farlo.
Facciamolo!
Suggerimento 1: Utilizza il metodo “5x Perché” nel workshop sulle lezioni apprese
Ci sono due scenari quando si discute di problemi: O si discute animatamente dei diversi punti di vista dei membri del team. Oppure ci si accorda relativamente in fretta e non si approfondisce la causa principale. Sarebbe solo una perdita di tempo, non credi?
L’unità su un problema può essere una bella sensazione, ma può essere insidiosa. Soprattutto nei punti di discussione in cui una terza parte (spesso altri dipartimenti) viene identificata come causa del problema, vengono fatti pochi sforzi per comprendere adeguatamente le cause principali e le loro catene di impatto. In questo modo, senza questa comprensione, diventa difficile elaborare un’azione efficace.
Come facilitatore, usa il cosiddetto “metodo 5x Why” e metti in discussione il consenso del gruppo ponendo la “domanda Why” per cinque volte e chiedendo una risposta seria. Questo spunto di riflessione spesso apre nuove prospettive. Eccone una Esempio di Jefferson Memorial come spiegazione del metodo - un classico:
- Moderatore: “Perché il Jefferson Memorial è così costoso da mantenere?”.
- Team: “Perché deve essere pulito spesso con un’idropulitrice”.
- Moderatore: “Perché?”
- Team: “Perché molti uccelli ci lasciano sopra i loro escrementi”.
- Moderatore: “Perché?”
- Team: “Perché gli uccelli si nutrono dei numerosi insetti presenti”.
- Moderatore: “Perché ci sono così tanti insetti?”.
- Team: “Perché sono attratti dall’illuminazione nelle prime ore della sera”.
- Membro del team: “Proviamo ad accendere le luci un po’ più tardi!”.
Quindi prendi sul serio la ricerca delle cause. Cerca di capire quali sono le possibilità di diventare attivi come squadra invece di accettare le cause dei problemi come “condizioni esterne”.
Suggerimento 2: Fai in modo che il workshop sulle lezioni apprese diventi una routine
C’è anche una curva di apprendimento per le lezioni apprese nel team: le prime riunioni possono essere ancora un po’ movimentate: I tempi non vengono rispettati, gli argomenti non vengono portati al punto, le misure non sono ben formulate, ecc.
Solo dopo aver condotto questo formato di workshop alcune volte nel team, diventa una routine e il valore aggiunto aumenta:
- I membri del team sono più preparati perché conoscono l’ordine del giorno
- I membri del team sono meno riluttanti ad affrontare le questioni critiche (vedi il paragrafo Il prerequisito più importante per i team di successo )
- I problemi vengono analizzati in modo più approfondito
- Le misure e i risultati vengono elaborati e registrati in modo accurato.
Tuttavia, puoi ottenere questi vantaggi solo se ne fai una routine. Quindi verifica se ci sono delle tappe regolari in cui vuoi organizzare dei workshop sulle lezioni apprese, oppure stabilisci tu stesso una frequenza. A seconda del grado di collaborazione del team, consigliamo una frequenza che va da due volte a settimana a una volta al mese.
Suggerimento 3: Registrare e rivedere le misure in modo trasparente
Le misure risultanti dai workshop sulle lezioni apprese devono ovviamente essere rese trasparenti al team in seguito.
Inoltre, è altrettanto importante riprenderli nei prossimi workshop. Quindi, fai in modo che la revisione delle misure esistenti sia un punto fisso dell’ordine del giorno di ogni workshop sulle lezioni apprese.
Non si tratta solo di stabilire se i responsabili hanno fatto il loro lavoro. Molto più importante è imparare dai risultati delle misure adottate: dopotutto, si chiamano Lessons LEARNED :-)
Solo se si riprendono le misure si può capire se le misure decise sono riuscite a risolvere il problema principale oppure no. Potrebbe anche risultare che la presunta causa principale non sia affatto il motivo principale di un problema. Tanto più importante è parlarne, condividere le conoscenze nel team e reagire con una nuova misura, ovvero un nuovo “esperimento”.
Una misura, a patto che venga implementata e revisionata, ha una garanzia di successo: imparare dall’implementazione. O si impara che le ipotesi di base erano corrette e che la misura ha funzionato. Oppure si impara che la causa principale ipotizzata o l’approccio risolutivo sono sbagliati. Pertanto, considera le misure come esperimenti.
Qui, se necessario, un Strumento come Echometer ti aiuta. Perché con Echometer hai un monitoraggio integrato delle azioni per tutti i tuoi appuntamenti ricorrenti con le lezioni apprese.
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Suggerimento 4: Promuovere una cultura dell’errore - al di là del workshop sui Lessons Learned
Il modo migliore per imparare è dagli errori. Ecco perché è così importante poter affrontare apertamente gli errori nel team. Questo è l’unico modo per trasformare ogni errore e ogni contrattempo in un’opportunità di apprendimento. Non a caso la cultura dell’errore è una delle componenti della cultura dell’apprendimento. il prerequisito più importante per i team di successo .
Per promuovere questa cultura dell’errore nel team, nel contesto del lavoro agile è nata la cosiddetta “Direttiva principale” (tradotto “Direttiva principale”). Dietro c’è un principio guida che i team dovrebbero interiorizzare in ogni workshop sui Lessons Learned e oltre:
“Riteniamo che tutte le persone coinvolte abbiano agito al meglio delle loro conoscenze, convinzioni e comprensione in ogni momento”.
Chiunque segua questo principio può creare una cultura di squadra in cui i membri del team si supportano a vicenda per svolgere al meglio il proprio lavoro, senza “puntare il dito” e dare la colpa.
Workshop sui Lessons Learned - Iniziate subito
I workshop sulle lezioni apprese sono quindi parte integrante di organizzazioni di apprendimento . Allo stesso tempo, promuovono l’auto-organizzazione dei team e consentono un processo di miglioramento continuo “dal basso” guidato dai dipendenti.
Quindi divertiti a iniziare il formato!
E se il tuo team decide di incorporare i workshop sulle lezioni apprese, noti anche come retrospettive di gruppo, come formato regolare, allora dai un’occhiata allo strumento Echometer. Non solo ti fa risparmiare un sacco di tempo grazie ai nostri modelli e schemi per l’implementazione regolare di workshop sulle lezioni apprese, ma supporta anche lo sviluppo del tuo team dal punto di vista psicologico.
