Jour Fixe: Riunioni di squadra più efficaci grazie a Retro Agenda

Per la maggior parte delle aziende, le riunioni di squadra settimanali o mensili sono da tempo uno standard. Queste riunioni regolari servono per aggiornarsi reciprocamente e discutere insieme le difficoltà. Le soluzioni ai problemi vengono elaborate in modo che alla fine di ogni riunione tutti siano perfettamente informati sugli ultimi sviluppi dell’azienda o del rispettivo reparto.

Anche nella mia start-up organizziamo regolarmente riunioni di team. Tuttavia, per molto tempo ci è mancato un quadro concreto (un’agenda o un modello) per organizzare queste riunioni in modo efficace e strutturarle. Il risultato è stato un approccio piuttosto intuitivo in cui abbiamo dato troppo spazio ad alcuni argomenti, mentre altri punti importanti hanno ricevuto poca attenzione.

Tuttavia, queste sfide sono cambiate radicalmente quando ho scoperto il Metodo Retro –, un approccio utilizzato con successo da organizzazioni leader come Spotify e altre grandi aziende tecnologiche. Questo metodo è diventato da tempo lo standard in molte aziende di alto livello e, unito a uno strumento online che supporta l’intero processo di riunione, mi ha permesso di ridurre in modo significativo la durata delle riunioni settimanali del team e di ottenere risultati migliori rispetto al passato.

In questo articolo vorrei introdurre questo metodo e guidarti attraverso il processo di una riunione in modo che tu possa applicare il concetto direttamente nel tuo team.

Uno dei problemi principali delle nostre prime riunioni di squadra è stata la mancanza di preparazione. Tuttavia, una preparazione efficace non significa necessariamente passare ore a pianificare un ordine del giorno o a preparare presentazioni in PowerPoint. Con il metodo retro, è sufficiente che i partecipanti si prendano circa 5-10 minuti prima della riunione per rispondere ad alcune domande di base. Le domande specifiche possono variare, ma esistono cataloghi di domande collaudate per una varietà di argomenti. Nel panorama retrò, questi sono noti come modelli retrò:

Una volta risposto a queste domande, si è creata una solida base per la riunione del team. Con uno strumento come Echometer, puoi semplicemente selezionare uno degli oltre 50 modelli di domande e inviarlo a tutti i membri del team via e-mail un giorno prima della riunione. In questo modo, ognuno potrà rispondere alle domande nel momento a lui più congeniale.

Non appena tutti i membri del team hanno risposto alle domande preparatorie, la riunione di team vera e propria può iniziare. Per coinvolgere tutti i partecipanti e incoraggiare l’impegno durante la riunione, è consigliabile utilizzare i primi 5 minuti per una domanda introduttiva. Questa domanda non deve necessariamente essere rilevante in termini di contenuto; piuttosto, l’obiettivo è che ogni partecipante diventi attivo e contribuisca con qualcosa. In questo modo si favorisce un’atmosfera aperta e coinvolta fin dall’inizio.

Ecco un esempio di tale voce:

Dopo un inizio positivo, rivolgiamo la nostra attenzione alle risposte alle domande preparate. In questo caso ci sono due opzioni: O ogni membro del team presenta le proprie risposte e aggiunge un breve commento, oppure il moderatore presenta tutte le risposte se si desidera l’anonimato. Questo approccio può essere particolarmente utile quando si affrontano argomenti delicati in cui i membri del team potrebbero essere riluttanti a parlare apertamente.

Vengono poi discussi i cosiddetti “punti d’azione” della settimana precedente. “I punti d’azione sono compiti specifici che i membri del team si sono impegnati a svolgere durante la riunione precedente. Ad esempio, un punto d’azione potrebbe essere “Rivedere la homepage”. Si tratta di verificare se i punti di azione sono stati completati con successo. Se un’attività non è stata completata, se ne analizza il motivo per decidere se l’attività deve essere continuata o scartata. Ad esempio, se la revisione della homepage non è stata possibile a causa della vacanza della persona autorizzata ad accedervi, questo compito viene continuato. Tuttavia, se si stabilisce che la revisione della homepage non è necessaria, l’azione può essere scartata.

È importante non sovraccaricarsi di troppi compiti, ma piuttosto definire punti d’azione centrali e realizzabili. La revisione di questi punti rappresenta un’ottima opportunità per capire se e come gli obiettivi prefissati possono essere raggiunti e cosa potrebbe essere migliorato in futuro.

A mio parere, questa fase è il fulcro della nostra riunione di squadra. Qui ogni membro del team ha la possibilità di votare per decidere quali risposte e quali argomenti devono essere discussi più intensamente dall’intero team. Ognuno riceve un certo numero di voti che può assegnare alle varie risposte.
Questo metodo evita che si sviluppino discussioni incontrollate. Al contrario, ci concentriamo sugli argomenti considerati particolarmente rilevanti dall’intero team.

In passato, il nostro team tendeva a parlare in modo piuttosto casuale di vari argomenti, il che spesso rendeva le nostre riunioni poco efficaci. Da quando abbiamo introdotto il metodo retrospettivo, questo è cambiato radicalmente: le nostre discussioni sono ora più strutturate e mirate, una vera svolta! Le riunioni durano solo la metà del tempo, ma sono almeno il doppio più efficaci.

Una volta classificati i punti più importanti, inizia la discussione e l’analisi congiunta nel team. Facciamo un brainstorming di soluzioni per i problemi identificati e sviluppiamo approcci efficaci.

Da questi approcci di soluzione deriviamo poi misure concrete – le nostre cosiddette “Action Items”.

Questo processo semplice ma efficace ci permette di affrontare le questioni più importanti della riunione e di sviluppare soluzioni valide per il futuro.

Al termine della riunione, conduciamo un breve sondaggio in cui ogni membro del team può valutare su una scala da 1 a 10 quanto sia stato efficace e utile il tempo investito nella riunione.

Questa fase offre l’opportunità di discutere brevemente le valutazioni date e di trarre spunti preziosi per le riunioni future. L’obiettivo è quello di migliorare continuamente le nostre riunioni di squadra e renderle più efficaci.

Seguire questo schema dimostra quanto il processo possa essere fluido e istruttivo. Il metodo retro è molto più di un semplice strumento per organizzare riunioni di squadra efficaci: è un mezzo per imparare continuamente, per svilupparsi costantemente come squadra e per crescere insieme.

L’introduzione del metodo retro nella nostra start-up ha rivoluzionato radicalmente le nostre riunioni di team. Strutturando e focalizzando sistematicamente gli argomenti veramente importanti, abbiamo migliorato notevolmente la produttività e l’efficacia delle nostre riunioni.

Se vuoi ottenere il massimo dalle tue riunioni di squadra, ti consiglio di provare questo metodo. Il modo più efficiente per farlo è uno strumento specializzato come Echometer. Con il suo aiuto, puoi seguire facilmente il flusso perfetto delle tue riunioni e devi investire solo 1-2 minuti nella preparazione. Questo strumento ti guida attraverso l’intero processo e ti permette di concentrarti completamente sui contenuti e sulla partecipazione attiva del tuo team.

 

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