5 idee per una riunione 1:1 produttiva e piena di energia

Gli incontri individuali con i tuoi collaboratori diretti sono pieni di energia o sono un obbligo? Immagino che tendano più verso la seconda ipotesi. Ma perché?

Avete presente la sensazione che si prova quando si ascolta sempre la stessa playlist? All’inizio è divertente, ma alla fine diventa noioso. Le riunioni one-to-one tra manager e dipendenti funzionano allo stesso modo: hanno bisogno di idee nuove, di nuove domande e di un elemento sorprendente di tanto in tanto per essere davvero stimolanti.

Dopo tutto, chi vuole mangiare solo gelato alla vaniglia ogni settimana? È una buona idea sperimentare nuove idee e argomenti nelle riunioni individuali.

Immaginate di avere una serra piena di piante, ma di innaffiare sempre e solo le stesse tre. A un certo punto, le altre piante o gli argomenti che sono molto importanti appassiscono. (Ok, scusate, questa era la mia ultima metafora).

Che si tratti di riunioni faccia a faccia, digitali o virtuali, gli incontri 1 a 1 tra capi e dipendenti offrono spazio per il feedback e quindi per lo sviluppo personale, che è essenziale nel mondo del lavoro di oggi. In questo articolo vi fornirò alcune buone idee da utilizzare nelle vostre riunioni individuali settimanali, quindicinali o mensili per avere buone conversazioni.

Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di come siano le riunioni one-to-one, date un’occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.

Prima di passare alle idee vere e proprie, vorrei innanzitutto fornirvi alcuni argomenti tipici che dovrebbero essere discussi regolarmente nei vostri incontri individuali. Dopotutto, non so quanto sia già ampia la vostra gamma di metodi e modelli.

5 argomenti tipici per le conversazioni individuali:

1. Obiettivi e progressi: quali pietre miliari sono state raggiunte e dove ci sono ancora sfide?
2. Feedback: cosa sta andando bene e dove c’è un potenziale di miglioramento – in entrambe le direzioni?
3. Risorse e ostacoli: quali ostacoli si frappongono e quale supporto è necessario?
4. Sviluppo personale: quali competenze il dipendente vorrebbe sviluppare e come può aiutarlo il manager?
5. Motivazione e soddisfazione: come si sente attualmente il dipendente e cosa potrebbe aumentare la sua motivazione?

5 argomenti atipici ma importanti:

1. Livello di energia e carico di lavoro: quando il dipendente si sente sopraffatto o poco impegnato e come può essere regolato?
2. Desiderio di maggiori o minori responsabilità: ci sono aree di responsabilità in cui il dipendente vorrebbe crescere o ridurre il proprio carico di lavoro?
3. Talenti nascosti: Quali competenze o interessi ha il dipendente che non sono ancora stati utilizzati?
4. Stile di comunicazione: come preferisce il feedback e lo scambio – diretto, scritto, riflesso o spontaneo?
5. Ladri di tempo ed efficienza: quali riunioni, strumenti o processi occupano tempo inutilmente e dovrebbero essere ottimizzati?

Perché vi do tanti argomenti da discutere? 

Naturalmente, in modo che sappiate quali campi dovrete trattare sistematicamente nel vostro colloquio individuale. Più avanti vi fornirò modelli e domande specifiche. Ma iniziamo con un modello molto generale.

Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo come supervisore mi dice che state cercando idee e argomenti per le riunioni individuali.

Ecco perché qui troverete un modello di documento standard, che dovrebbe essere un buon accompagnamento per un classico colloquio di valutazione mensile, ad esempio.

A proposito, puoi salvare il modello come documento Doc sotto il modello vero e proprio, ma in alternativa anche come PDF, Google Sheets, Excel o documento Word. Basta cliccare sull’interruttore “Più”.

Passiamo ora a un’idea o a un argomento che prevede un approccio un po’ più creativo alla conversazione one-to-one.

Un prerequisito fondamentale per team di successo è la cosiddetta sicurezza psicologica. E per migliorarla, è molto importante una sana cultura dell’errore. L’idea seguente ti aiuta, con un’immagine, a riflettere sul tema del “commettere errori” come supervisore con il tuo collaboratore. Naturalmente, la cosa migliore è combinare l’immagine con le domande.

Come si può vedere, è possibile eseguire questo modello anche in modo interattivo nel software per riunioni 1:1 Echometer.

Il seguente argomento o idea è probabilmente particolarmente interessante per i dipendenti introversi.

La procedura è relativamente semplice: potete usare il grafico per sottolineare come si distribuisce il discorso nei team sani e di successo. In qualità di manager, poi, riflettete insieme al vostro collaboratore sul ruolo che svolge in questo contesto.

A volte ci risulta difficile anche solo proporre idee su come svilupparci ulteriormente. Questa idea può essere utile per il vostro incontro individuale.

Il cosiddetto “apprendimento per modellazione” è uno dei tipi di apprendimento più tipici dell’Homo Sapiens: osservi i comportamenti dei tuoi simili diretti. 

E nel migliore dei casi, lo si fa con i colleghi più competenti possibile. L’esercizio che segue cerca di creare proprio questo effetto riflettendo sul gruppo di pari del vostro dipendente. Forse un dipendente di talento dovrebbe provare un team o un progetto diverso?

Il seguente argomento o idea non è adatto a tutte le conversazioni individuali. Tuttavia, può essere ancora più efficace al momento giusto: Quando cioè ci si trova nel bel mezzo di un conflitto o subito dopo.

L’idea è quella di riflettere sul comportamento conflittuale del vostro diretto collaboratore sulla base dello schema di conflitto illustrato di seguito. Secondo la mia esperienza, questo schema in particolare rende più facile parlare dell’argomento in modo costruttivo.

Oltre alle idee e agli argomenti sopra citati, ci sono naturalmente altri aspetti su cui si può riflettere durante il colloquio di valutazione.

Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema.

Molti supervisori inseriscono occasionalmente dei piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a formulare alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d’accordo con un’affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.

Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:

• Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
• Adottare nuove prospettive
• Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo

E naturalmente potete utilizzare questa idea anche per i vostri incontri individuali. Ho raccolto per voi cinque affermazioni che si concentrano sulla riflessione sui prerequisiti importanti per ogni dipendente di successo.

Puoi anche scaricare questo modello come documento, ma ancora meglio è quanto segue: nel nostro software per riunioni individuali abbiamo uno strumento integrato che rende visibili i risultati nel tempo come metrica e ti fornisce suggerimenti con un assistente AI - dai un’occhiata senza effettuare il login tramite il pulsante in basso.

Come si può notare, le affermazioni riguardano aspetti chiave di un dipendente soddisfatto. 

Un altro prerequisito per avere dipendenti sani e produttivi è, ovviamente, un buon manager. Sì, sto parlando di voi. 

E naturalmente ci sono anche affermazioni che potete portare con voi come spunti per il vostro dialogo individuale. Nello specifico, ecco 4 ancoraggi comportamentali su cui potreste riflettere in un incontro individuale mensile o trimestrale con il vostro dipendente.

E non vede l’ora di porre queste domande nel suo incontro individuale? Molto bene, mi fa piacere. 

Se desiderate ulteriori spunti creativi e idee, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo) .

Probabilmente avete quasi indovinato. Naturalmente, ci sono molte altre idee per gli incontri one-to-one che potrete utilizzare prima o poi. 

Ad esempio, parlo di modelli per la riunione individuale sulla retribuzione, per la conversazione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.

Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d’uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)

Gli incontri individuali non dovrebbero mai diventare noiosi, altrimenti c’è qualcosa che non va. Allo stesso tempo, non dovresti nemmeno trascinarli artificialmente per le lunghe. Se hai un buon piano e buone idee per i tuoi incontri individuali, allora non dovrebbe mai arrivare a tanto.

Ma non devi dimenticare una cosa: ci sono innumerevoli idee che puoi provare, ma la cosa più importante è adattare la conversazione individualmente al tuo dipendente. 

Anche il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi in questo senso. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1 .