Riunioni fisse di aggiornamento 1:1: 1 guida, 3 modelli e 30 domande

Immaginate che la vostra auto visualizzi il segnale di allarme “Check Engine”. Lo ignorereste e continuereste a guidare? Probabilmente no. Ma questo è esattamente ciò che fanno molti manager quando rinunciano a fare regolari incontri con i propri dipendenti. Senza queste conversazioni, il potenziale non scoperto rimane nascosto, i piccoli problemi si trasformano in grandi crisi – e a un certo punto la “macchina” si ferma.

Molti manager si comportano come se fossero degli allarmi antincendio: Reagiscono solo quando c’è un incendio. Ma una leadership di successo è più simile a un termostato – che assicura in modo proattivo la giusta temperatura nel team. 

Ricordate l’ultimo collega con cui “volevate davvero prendere un caffè”? E? È successo? Probabilmente no. Le conversazioni spontanee sono piacevoli, ma una leadership sostenibile richiede impegno.

Il che ci porta all’argomento: Riunioni periodiche di aggiornamento tra dirigenti e dipendenti. Di solito si svolgono con cadenza settimanale, quindicinale, mensile o addirittura bisettimanale.

La mia raccomandazione è di far dipendere questo aspetto dalle dimensioni del team. La cadenza dipende anche dall’anzianità dei membri del team: i dipendenti più anziani tendono naturalmente ad avere meno bisogno di tutoraggio rispetto a quelli più giovani o addirittura ai nuovi assunti. Esempio: Se il team è composto da circa 10 persone, è opportuno organizzare incontri di aggiornamento quindicinali di circa 30 minuti.

Che siano faccia a faccia, a distanza, digitali o virtuali, gli incontri 1 a 1 offrono spazio per il feedback e quindi per lo sviluppo personale, che è essenziale nel mondo del lavoro di oggi. In questo articolo vi fornirò alcune buone domande che potrete utilizzare nelle vostre riunioni settimanali, quindicinali, mensili o semestrali per avere delle buone conversazioni.

Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di quali siano le caratteristiche di un buon incontro tra supervisori e dipendenti, date un’occhiata alla nostra guida generale: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.

Questo dovrebbe aiutarvi a evitare una situazione come quella mostrata nell’immagine.

Vorrei poi darvi alcuni importanti consigli su come organizzare in modo efficace una riunione periodica di aggiornamento. 

Ho cercato di darvi alcuni consigli per il vostro incontro settimanale che a prima vista possono non essere del tutto intuitivi, ma che per questo sono ancora più efficaci. Con questi consigli, potrete brillare nel vostro ruolo di capo.

1. I colloqui non devono sempre avvenire alla scrivania.

Passeggiate, visite ai caffè o telefonate a distanza con un’atmosfera volutamente rilassata cambiano la conversazione.

• 🔹 Vantaggio: nuovo ambiente = nuove idee. Alcuni argomenti sono più facili da discutere in movimento che in un ufficio sterile.

2. il “check-in futuro” – 5% revisione, 95% prospettive

Evitate di trasformare ogni volta la riunione di recupero in una relazione retrospettiva. Invece, potete provare la seguente logica ogni poche riunioni:

• ✅ “Quale sfida vedete arrivare?”. (lungimirante, produttivo)
• 🔹 Vantaggio: il vostro diretto interessato è incoraggiato a pensare in modo proattivo invece che reattivo.

3. nessun “aggiornamento di stato” – ma “Cosa posso fare per te?”.

Non conducete mai un incontro in modo tale che il vostro diretto interessato si senta in dovere di “riferire”.

• 🔹 Invece: “Cosa posso fare per facilitare il vostro lavoro?”.
• 🔹 Vantaggio: diventa chiaro che l’appuntamento non è uno strumento di controllo, ma di supporto.

4. il metodo dell‘“ordine del giorno inverso” – Il rapporto diretto determina gli argomenti da trattare.

Invece di controllare la riunione come manager, passate il controllo al vostro diretto superiore:

• 💡 “Di cosa vuoi parlare oggi?”.
• 🔹 Vantaggio: il dipendente sarà coinvolto più attivamente invece di limitarsi a rispondere alle domande.
• 🔹 Suggerimento extra: se la persona non è sicura, offrite un “menu a tema” con 2–3 opzioni.

5. gli incontri “senza lavoro”: parlare senza parlare di lavoro

Fate in modo che ogni quattro o cinque sessioni di incontro si tratti di una conversazione non legata al lavoro.
🚀 Possibili domande:

• ✅ “Che cosa l’ha entusiasmata di recente – professionalmente o personalmente?”.
• ✅ “Cosa faresti se avessi sei mesi di ferie?”.
• 🔹 Vantaggio: costruisce una fiducia autentica e promuove relazioni a lungo termine.

Di seguito potete trovare altre idee in merito.

6. il metodo “one thing” per un feedback mirato

Alla fine dell’incontro chiedete:

• 📝 “Qual è una cosa che potrei fare meglio come manager?”.
• 🔹 Vantaggio: ottenete un riscontro diretto e fattibile.

7. evitare il “pantano delle riunioni di recupero”.

Non cadete nella routine di parlare sempre e solo senza apportare cambiamenti.

• Soluzione: definire insieme un’azione specifica alla fine di ogni incontro.
• 🔹 Esempio: “Il mio punto di partenza è che dobbiamo comunicare più chiaramente gli obiettivi del progetto – Lo affronterò nella prossima riunione del team”.

8. renderlo asincrono – Non è sempre necessario che i catch-up siano in diretta.

Non tutti gli incontri devono essere una riunione. A volte è sufficiente un breve scambio di messaggi scritti, via chat o messaggio vocale.

• 🔹 Vantaggio: fa risparmiare tempo e garantisce che le riunioni siano davvero utilizzate per discussioni approfondite.

9. la domanda “io futuro” per lo sviluppo a lungo termine

Fate questa domanda una volta al trimestre:

• ⏳ “Se il vostro io futuro guardasse indietro a oggi tra un anno – di cosa sareste orgogliosi se aveste raggiunto un obiettivo?”.
• 🔹 Vantaggio: aiuta il diretto interessato a formulare più chiaramente gli obiettivi a lungo termine.

Qui trovi in anticipo un modello di agenda per le riunioni individuali, che spiego in un breve video con 5 consigli extra che dovrebbero aiutarti subito:

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Questi suggerimenti dovrebbero fornirvi delle buone linee guida per le vostre riunioni settimanali o periodiche come capo.

Ora ti fornisco innanzitutto un modello di agenda e domande di natura più generale. Dopodiché, ci saranno anche altri suggerimenti per l’agenda un po’ più creativi e quindi molto efficaci per il tuo catch-up bisettimanale: resta sintonizzato.

Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che siete interessati a un modello di agenda per le riunioni periodiche di aggiornamento.

Ecco perché qui troverete un modello di documento che dovrebbe accompagnare un classico colloquio di valutazione settimanale.

Modello di ordine del giorno: Riunione di aggiornamento settimanale

A proposito, puoi salvare il modello come Doc sotto il modello vero e proprio, ma in alternativa anche come PDF o documento Word. Basta cliccare sull’interruttore “Più”.

Nel caso in cui non l’abbiate visto: Questo modello di agenda può essere aperto, modificato, scaricato e stampato anche in altri formati (ad esempio PDF o Word), come indicato nelle icone qui sopra. Tra l’altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrete già visto. Potete copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se volete il modello di agenda Catch Up in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Prima di passare al modello per gli incontri quindicinali one-to-one: Nel video che segue, ti spiego il modello (in questo caso in formato Word) con alcune domande alternative che non sono menzionate in questo testo:

Play

Modello di ordine del giorno: riunione di aggiornamento quindicinale

Il seguente modulo è adatto come modello di agenda gratuito per la tua riunione di catch-up bisettimanale con i dipendenti. Come detto, è fondamentalmente stampabile. Va detto che, naturalmente, puoi e dovresti arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu stia conducendo la riunione da remoto o virtualmente o in loco. Spero che gli esempi individuali o l’agenda gratuita ti forniscano un buon modello come manager per la conversazione con i tuoi dipendenti.

Nel caso in cui non l’abbiate visto: Questo modello di agenda può essere aperto, modificato, scaricato e stampato anche in altri formati (ad esempio PDF o Word), come indicato nelle icone qui sopra. Per inciso, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrete già visto. Potete copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se volete il modello di agenda Catch Up in un’altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).

Modello di ordine del giorno: riunione mensile di aggiornamento

Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per la riunione mensile di aggiornamento sullo stato dei dipendenti.

Come si può notare, l’obiettivo di questi incontri regolari one-to-one con i dipendenti è soprattutto quello di ingrandire. Questo è spesso molto difficile nella vita di tutti i giorni, ed è per questo che è necessario un blocco di tempo dedicato.

A proposito, non lasciatevi ingannare dal modello di agenda di esempio: In sostanza, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di far sì che il vostro diretto collaboratore, intrinsecamente motivato, tratti da solo il maggior numero possibile di argomenti.

Passiamo ora ad alcune domande che vi aiuteranno anche nelle riunioni settimanali, quindicinali, mensili e semestrali di Catch Up.

Le seguenti domande possono essere utilizzate in modo flessibile rispetto allo schema dell’agenda di cui sopra; per questo motivo vi consiglio di portare con voi alcune domande interessanti per il vostro incontro individuale.

Le ho suddivise in domande generali e domande più creative.

Come ho detto, le domande di cui sopra sono di natura più generale, per questo motivo vorrei fornirvi qui alcuni altri esempi. Questi si concentrano principalmente sulle conversazioni di recupero in cui si desidera approfondire la questione.

Oltre ai modelli di ordine del giorno e alle domande, ci sono naturalmente altri argomenti su cui si può riflettere durante il colloquio di valutazione come supervisore.

Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema. 

Molti supervisori di tanto in tanto inseriscono dei piccoli sondaggi nelle loro riunioni di recupero. Ciò significa che si limitano a passare in rassegna alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d’accordo con un’affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.

Si aspettano i seguenti risultati da queste micro-indagini di catch-up:

• Maggiore varietà e impegno nel dialogo di Catch Up
• Adottare nuove prospettive
• Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo

E naturalmente potete utilizzare questa idea anche per la riunione di aggiornamento con il vostro diretto collaboratore. Ho raccolto per voi cinque affermazioni che si concentrano sulla riflessione sui prerequisiti importanti per ogni dipendente di successo.

Puoi anche scaricare questo modello di agenda come documento, ma ancora meglio è quanto segue: nel nostro software per i meeting di aggiornamento abbiamo uno strumento integrato che rende visibili i risultati nel tempo come metrica e ti fornisce suggerimenti con un assistente AI: dai un’occhiata tramite il pulsante qui sotto senza effettuare il login.

Come si può notare, le affermazioni riguardano aspetti chiave di un dipendente soddisfatto. 

Un altro prerequisito per avere dipendenti sani e produttivi è, ovviamente, un buon manager. Sì, sto parlando di voi. 

E naturalmente ci sono anche affermazioni che si possono utilizzare nella riunione di recupero. In particolare, ecco 4 ancoraggi comportamentali.

In qualità di supervisore o team leader, dovreste ora avere una buona base per la discussione con il vostro diretto collaboratore.

E non vede l’ora di fare queste domande? Molto bene, questo mi rende felice. 

Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo) .

Probabilmente l’avete già indovinato. Naturalmente, esistono molti altri modelli di agenda per le riunioni periodiche che prima o poi vi serviranno. 

Ad esempio, parlo di modelli per la riunione individuale sulla retribuzione, per la conversazione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.

Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d’uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)

Non importa se i tuoi Catch-Up-Meetings si svolgono settimanalmente o meno, non devi dimenticare una cosa: ci sono innumerevoli domande che puoi fare, ma la cosa più importante è adattare la conversazione individualmente al tuo collaboratore. 

Anche il nostro AI Meeting Assistant per le riunioni individuali può aiutarvi in questo senso. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1 .

Breve sintesi: FAQ

Qual è la definizione di riunione di recupero?

Una riunione di aggiornamento è una discussione regolare e informale tra un manager e un dipendente. Si usa per discutere di argomenti attuali, sfide e sviluppi – senza un ordine del giorno rigido o una pressione formale.

Con quale frequenza dovrebbero svolgersi gli incontri di recupero? (cadenza)

La cadenza dipende dal ruolo e dal team:

• – settimanale per team in rapida evoluzione o ad alta intensità di progetti
• – quindicinale, per un buon equilibrio tra struttura e flessibilità.
• – mensile per la pianificazione a lungo termine e lo scambio strategico

Esempio: un team leader in un team di software agile potrebbe organizzare incontri settimanali, mentre un manager dell’area strategica utilizza riunioni mensili.

Qual è la differenza tra una riunione di aggiornamento e un aggiornamento di stato?

Un aggiornamento sullo stato di avanzamento ruota intorno ai rapporti sui progressi e alle cifre chiave, mentre una riunione di aggiornamento è più personale e riguarda argomenti come la motivazione, le sfide e il feedback. Si tratta di capire il dipendente nel suo complesso, non solo i suoi impegni.

Quali sono le domande che un manager dovrebbe porre in una riunione di aggiornamento?

Ci sono molti esempi sopra, ecco la forma breve:

• “Cosa sta andando veramente bene in questo momento?”.
• “Quali sono gli ostacoli che vi si frappongono?”.
• “C’è qualcosa che la frustra in questo momento?”.
• “Cosa posso fare per sostenervi meglio?”.

Le riunioni di recupero sono davvero utili?

Sì, i contatti regolari favoriscono la fiducia, la trasparenza e la produttività. Gli studi dimostrano che i dipendenti che si sentono ascoltati sono più impegnati e soddisfatti.

Cosa devo dire come dipendente in una riunione di aggiornamento?

Cogliete l’occasione per parlare di successi, sfide e opportunità di sviluppo. Siate onesti, ma orientati alle soluzioni.

Esempio:

• ❌ “Sono sopraffatto”. (Problema senza contesto)
• ✅ “Mi rendo conto di avere molti compiti paralleli. Possiamo affinare le priorità?”. (Costruttivo)

Come si possono rendere più interessanti le riunioni di aggiornamento?

• Iniziate con una domanda inaspettata (ad esempio: “Cosa vi ha sorpreso di recente?”).
• Variare l’ambientazione (passeggiata, caffè, check-in a distanza)
• Mantenere le riunioni brevi (15–30 minuti per mantenere l’attenzione)

Cosa fare quando le riunioni di recupero diventano una perdita di tempo?

• Stabilire limiti di tempo chiari (ad esempio, massimo 25 minuti).
• Definire un obiettivo per ogni riunione (invece di discutere di tutto)
• Spegnere: Alcuni aggiornamenti possono essere effettuati anche in modo asincrono via chat o via email

Le riunioni periodiche di aggiornamento non sono fini a se stesse – sono uno strumento per migliorare la collaborazione e la leadership. Usatele in modo intelligente!