Come si possono incoraggiare i collaboratori e i loro diretti collaboratori a prepararsi per le riunioni individuali?

Sono possibili diverse misure e approcci se il vostro diretto collaboratore o dipendente non si presenta preparato all’incontro regolare (di solito quindicinale) con il vostro responsabile.

Ecco l’efficacia degli approcci o delle misure messi in ordine secondo la mia esperienza personale e conoscenza come dirigente, Scrum Master e psicologo: quali misure funzionano meglio?

Misura	Valutazione	Contesto
Scrivere promemoria regolari	1: Bassa efficacia	Se i dipendenti sono demotivati e privi di immaginazione, i promemoria hanno poco effetto.
Chiarire lo scopo dell’1 a 1	2: Media efficacia	Chiarire insieme l’obiettivo effettivo dei colloqui individuali può essere utile e ridurre la pressione o l’ansia dei dipendenti.
Concentrarsi su ciò che funziona bene	3: Alta efficacia	Parlare di cose che nascono in modo naturale può essere molto utile per sviluppare un rapporto di fiducia.
Dare il buon esempio	2: Media efficacia	Dedicare tempo sufficiente a una buona preparazione è un prerequisito per potersi aspettare lo stesso dai collaboratori.
Parlare di argomenti non lavorativi	3: Alta efficacia	Gli argomenti non lavorativi possono essere ottimi per sviluppare la fiducia reciproca, e questo rende più facile aprirsi.
Chiarire la motivazione	2: Media efficacia	Confronto diretto con il fatto che i dipendenti sembrano meno motivati a sollevare argomenti? Subottimale, meglio chiarire le aspettative generali dell’appuntamento
Concentrarsi sugli apprendimenti	2: Media efficacia	L’attenzione alla riflessione su ciò che i dipendenti hanno appreso di recente può essere molto efficace.
Cambiare il ritmo	1: Bassa efficacia	Questa dovrebbe essere una delle ultime misure da prendere e dovrebbe essere adottata solo se entrambe le parti non ne hanno bisogno, se la cooperazione è ottimizzata e se c’è poca attenzione allo sviluppo dei dipendenti.
Utilizzare strumenti 1-to-1	2: Media efficacia	L’utilizzo di un software appositamente sviluppato per le riunioni individuali, come Echometer, può aiutarvi a prepararvi rapidamente, a documentare le riunioni e a porre buone domande di riflessione come leader.

Spero che il contesto vi aiuti a capire da dove traggo la mia valutazione dell’efficacia.

Guida passo-passo: migliore preparazione dei riporti diretti nelle riunioni 1-to-1

Volete che i vostri sviluppatori di software siano più preparati per le riunioni individuali con voi come manager e che portino più spesso argomenti sul tavolo? Sulla base della tabella precedente con l’efficacia stimata delle misure, vi consiglio la seguente guida passo-passo:

1. Costruzione di relazioniSe non vi conoscete ancora bene o non avete un buon rapporto con il dipendente, parlate di argomenti informali per creare maggiore fiducia. 

2. Chiarire le aspettativeDefinite insieme il motivo per cui si tengono gli incontri 1 a 1 (ad esempio, sviluppo del dipendente, risoluzione di blocchi, ecc.) Alcuni dipendenti possono temere che alcune dichiarazioni fatte durante l’incontro 1 a 1 possano essere usate contro di loro nella valutazione annuale delle prestazioni.

3. Porre buone domandeIn qualità di manager, dovreste avere un piano per il modo in cui volete allenare il vostro dipendente, indipendentemente dal tipo di dipendente. A questo proposito, dovreste rivedere regolarmente i vari argomenti e riflettere su di essi insieme al collaboratore, ad esempio:

   1. Soddisfazione dei dipendenti per il feedback
   2. Soddisfazione dei dipendenti per il lavoro in generale
   3. Soddisfazione dei dipendenti per le riunioni

4. Prova degli strumentiUn trucco per aumentare la partecipazione dei dipendenti può essere l’uso di un software dedicato alle riunioni 1-to-1, come Echometer. Echometer aiuta entrambe le parti a prepararsi bene con l’aiuto di modelli, ma anche di promemoria e documentazione automatizzata.

Se avete gestito queste quattro fasi, la probabilità di avere un dipendente ben preparato durante l’incontro individuale dovrebbe essere notevolmente aumentata.

FAQ: Domande frequenti

Ecco alcune domande frequenti in questo contesto.

Perché i riporti diretti non arrivano preparati alle riunioni 1 a 1?

Ci possono essere molte ragioni per cui i vostri dipendenti o i vostri riporti diretti non sono preparati al meglio per la valutazione delle prestazioni o per i regolari incontri one-to-one. Ecco le tre ragioni più importanti che dovreste analizzare:

• Sicurezza psicologicaI dipendenti non si fidano di se stessi o non si sentono psicologicamente al sicuro.
• L’ignoranzaI dipendenti non sanno quali argomenti devono portare con sé o non conoscono le aspettative dell’incontro 1-1.
• MotivazioneI dipendenti non sono interessati a svilupparsi ulteriormente o a partecipare attivamente ai miglioramenti.
• StrumentiAnche gli strumenti di riunione 1-to-1 o i software video scadenti possono ridurre la motivazione dei dipendenti, mentre gli strumenti di riunione 1-to-1 dedicati, come Echometer, possono aumentarla.

Perché alcuni riporti diretti sembrano così demotivati e partecipano poco alle riunioni?

Le ragioni per cui alcuni dipendenti o riporti diretti non partecipano alle riunioni e ai colloqui 1 a 1 con i manager possono essere molteplici. Ecco alcune ragioni fondamentali che dovreste analizzare.

• Sicurezza psicologicaI dipendenti non si fidano di se stessi o non si sentono psicologicamente al sicuro.
• AspettativeI dipendenti non si rendono conto che ci si aspetta da loro un alto livello di partecipazione alle riunioni.
• IncompetenzaI dipendenti potrebbero semplicemente avere poco da contribuire in termini di contenuti per alcuni argomenti.
• Obiettivi poco chiari e poco attraentiUn semplice motivo di scarsa motivazione può essere che l’attuale obiettivo del team non è chiaro o non sembra attraente per il dipendente.

Se volete saperne di più sulla psicologia della motivazione, vi consiglio anche questo eBook: 12 workshop per una maggiore motivazione del team .

Cosa posso fare come responsabile dell’ingegneria del software per aiutare gli sviluppatori e gli ingegneri del software a prepararsi meglio alle riunioni 1 a 1 con me come manager?

In base alla tabella e alla procedura passo-passo sopra riportata, ci sono quattro semplici passaggi:

1. Costruite un buon rapporto con i dipendenti in modo che si aprano davvero.
2. Chiarite cosa vi aspettate dai dipendenti nelle riunioni 1 a 1. Eventualmente fissate un obiettivo di sviluppo per il dipendente.
3. Prepararsi all’incontro 1 a 1 con buone domande
4. Provate un software dedicato alle riunioni 1-to-1, come Echometer, che vi aiuta con varie funzioni ad aumentare il coinvolgimento dei vostri dipendenti nelle riunioni one-to-one.