5 modelli di inviti via e-mail per riunioni individuali

Quando si introducono incontri one-to-one tra manager e dipendenti, l’e-mail di invito ai membri del team è di solito uno dei primi passi. La formulazione dell’invito e persino l’oggetto possono avere un impatto sul successo dei primi incontri one-to-one o delle valutazioni dei dipendenti.

Ecco alcuni modelli ed esempi di come potrebbe essere l’invito o la richiesta di informazioni via e-mail per i tuoi incontri individuali.

A proposito, se ti interessano modelli dettagliati per vari incontri individuali (ad es. settimanali, annuali, 1-1 con dipendenti difficili…), dai un’occhiata all’articolo corrispondente: 15 modelli di riunione 1-1 da modificare (gratis) .

Se non c’è un motivo specifico legato al dipendente per l’introduzione di incontri 1 a 1 o di colloqui di valutazione periodici, puoi utilizzare il seguente modello per l’e-mail di invito.

Contiene tutti i punti che dovrebbero essere inclusi in un classico modello di email:

A proposito: se sei un manager di sviluppatori software, il seguente articolo potrebbe interessarti: 6 Esempi di feedback per gli sviluppatori di software .

Se vuoi adattare questa email, ricorda che la lunghezza dell’email non deve superare le 125 parole totali e deve essere suddivisa in paragrafi il più possibile leggibili per ottimizzare il tasso di lettura e la comprensibilità. Fonte: Lunghezza ottimale di un’email

Tuttavia, se il motivo del tuo colloquio di valutazione periodico è di natura individuale, dovresti includerlo anche nell’e-mail di invito e magari anche nell’oggetto. Ecco alcuni esempi e modelli di come può apparire l’e-mail di invito o di richiesta di informazioni.

Esempio di modello 1: Invito via e-mail per incontri individuali con nuovi dipendenti

Un motivo comune per iniziare una nuova serie di incontri 1 a 1 è l’inserimento e la familiarizzazione di nuovi colleghi. In questo caso, il seguente testo o modello è adatto per l’invito via e-mail:

Prima di andare avanti, vorrei darti un consiglio veloce su come portare l’incontro one-to-one a un nuovo livello: Con il nostro software per riunioni 1-1 Echometer. 

I nostri modelli di conversazione interattiva non solo renderanno la tua conversazione più divertente e produttiva, ma anche le azioni efficaci saranno improvvisamente messe in tavola in modo organico. Fai una prova, ad esempio provando il modello qui sotto:

Esempio di modello 2: Invito via e-mail per incontri individuali per il nuovo ruolo di un dipendente

Anche un cambio di ruolo interno è spesso il motivo di un invito a un incontro individuale o a un regolare colloquio di valutazione. In questo caso, si può utilizzare il seguente testo o modello per l’invito al colloquio di valutazione:

Esempio di modello 3: Invito via e-mail per incontri individuali in caso di problemi di performance

Può essere particolarmente delicato se il motivo dell’incontro 1 a 1 o del colloquio di valutazione sono i problemi di rendimento del dipendente. Il seguente esempio di testo di un’e-mail dovrebbe essere adattato alla situazione:

Esempio di modello 4: Invito via e-mail per incontri individuali in caso di situazioni di conflitto o di problemi di comunicazione.

Non solo i problemi di rendimento, ma anche i conflitti regolari e i problemi di comunicazione possono essere un motivo per introdurre incontri 1:1 o colloqui di valutazione regolari. Il seguente esempio o modello di e-mail di invito affronta direttamente questo aspetto:

L’apertura dell’invito via e-mail e il livello di attenzione con cui viene letto il contenuto del tuo testo dipendono anche dall’oggetto appropriato dell’e-mail. L’oggetto dell’e-mail di invito per gli incontri 1 a 1 deve essere sempre breve e conciso. Un oggetto ottimale per un’e-mail è composto da soli 30-50 caratteri o da 4-7 parole. Vedi: La lunghezza ideale di un oggetto

L’oggetto della tua email di invito per gli incontri individuali o per le valutazioni periodiche dei dipendenti potrebbe recitare così, ad esempio:

Nell’oggetto dell’e-mail, non devi necessariamente approfondire le singole ragioni dell’1 a 1. Ciò avverrà più avanti nell’e-mail o nel testo dettagliato (vedi i modelli). Questo verrà spiegato più avanti nell’e-mail o nel testo dettagliato (vedi i modelli).

Un ultimo fattore estremamente importante per l’efficacia dell’e-mail di invito per le valutazioni One-One-One o per le valutazioni periodiche dei dipendenti, lo condivido nell’ultima sezione: la conversazione personale prima della richiesta ufficiale e professionale via e-mail.

A proposito, se desideri anche portare le tue conversazioni a un nuovo livello, posso consigliarti buoni modelli - vedi ad esempio il nostro post: 7 modelli per check-in regolari dei dipendenti .

E se sei interessato a un’introduzione generale agli incontri regolari one-to-one, dai un’occhiata al nostro post sull’argomento: Una guida: 6 consigli per conversazioni 1 a 1 di successo.

Prima di inviare ai tuoi dipendenti il modello di email per la valutazione dei nuovi dipendenti, dovresti annunciarlo in anticipo durante un incontro faccia a faccia. In questo modo potrai capire subito se i dipendenti hanno compreso lo scopo degli incontri individuali e avrai l’opportunità di sottolineare il loro ruolo attivo nella definizione degli incontri 1-1 o delle valutazioni periodiche dei dipendenti.

Durante la conversazione, puoi anche chiarire in modo più efficiente in quale giorno della settimana, a che ora e per quanto tempo devono essere fissati gli appuntamenti 1:1. Se possibile, rispondi alle preferenze del tuo dipendente o almeno dimostra che la prospettiva della tua controparte è importante per te.

L’e-mail di invito ufficiale e professionale deve rispecchiare essenzialmente il contenuto del colloquio personale e, se possibile, rispondere direttamente alle domande che i dipendenti hanno menzionato nel colloquio precedente.

A proposito, se il tuo primo incontro individuale con un nuovo dipendente è alle porte, ti consiglio il nostro articolo sull’argomento: 5 consigli per gli incontri individuali con i nuovi dipendenti .

Oltre all’e-mail, probabilmente invierai anche una serie di appuntamenti per l’incontro individuale direttamente ai tuoi dipendenti. Dovresti includere i seguenti contenuti in questo invito o modello di calendario:

• I nomi di entrambi i partecipanti devono comparire nell’oggetto della serie di appuntamenti.
• La durata e la frequenza devono essere concordate in anticipo
• La descrizione dell’invito deve includere il link alle note 1:1.
• Lo scopo dell’incontro 1:1 deve essere ripetuto nell’invito o nella descrizione.

Il testo ufficiale o professionale del tuo invito per il calendario potrebbe essere così, ad esempio:

Questo testo dovrebbe averti dato una buona idea di ciò che può essere incluso nell’e-mail di richiesta di un incontro regolare 1-1. Abbiamo anche fornito alcuni esempi e modelli per l’oggetto che dovrebbero esserti utili. Ti abbiamo anche fornito alcuni esempi e modelli di oggetto che dovrebbero aiutarti. 

Se sei un po’ più creativo e vuoi un nome insolito per la tua serie di incontri one-to-one, puoi trovare alcuni esempi su questo argomento nel nostro blog. 

Hai la sensazione di poter ottenere ancora di più dalle tue riunioni one-to-one? Allora il nostro software per riunioni Echometer può aiutarti. Con i nostri modelli di riunione interattivi, non solo la tua riunione diventerà più divertente e produttiva, ma le azioni efficaci appariranno improvvisamente in modo organico sul tavolo. Fai una prova, ad esempio provando il modello qui sotto: