10 conseils pour de bonnes mesures de rétrospective, exemples inclus

On parle beaucoup lors des rétrospectives, mais l’équipe tire-t-elle de bonnes mesures de la discussion lors de la rétro ? La dérivation de bonnes mesures décide souvent si les rétrospectives sont perçues par l’équipe comme une « réunion de bavardage » ou un temps créateur de valeur dans le sprint de l’équipe. Elles sont donc étroitement liées à la mesure dans laquelle les deux profitent des méthodes agiles : La culture agile de l’équipe et de l’organisation .

C’est pourquoi nous souhaitons partager dans cet article 8 conseils pratiques sur la manière de générer des actions vraiment utiles à partir de tes rétros, qui feront vraiment avancer ton équipe. Et quelles sont les erreurs que tu devrais éviter. Une chose avant tout :

Si tu souhaites des questions un peu plus variées pour tes rétrospectives, consulte notre post à ce sujet : 54 méthodes rétrospectives fraîches pour les débutants et les professionnels (avec, entre autres, la Mario Kart Retro, la Marathon Retro et la Elon Musk Retro).

Conseil n°1 pour de bonnes mesures issues de rétrospectives : La qualité prime sur la quantité

L’objectif d’une rétrospective n’est pas que chaque membre de l’équipe en retire au moins une tâche à accomplir. Au lieu de cela, l’objectif d’une rétro devrait être de développer une compréhension commune au sein de l’équipe sur les questions les plus importantes pour l’équipe. 

Plus la quantité de mesures augmente, plus le risque est grand que les mesures ne soient intéressantes que pour certaines personnes, mais relativement insignifiantes pour l’équipe dans son ensemble. Dans de tels cas, la probabilité que l’équipe prenne le temps de surveiller ensemble la mise en œuvre et l’efficacité diminue. Les mesures finissent par tomber sous le sens et on a l’impression que les mesures prises lors des rétrospectives n’ont aucun caractère obligatoire.

La meilleure approche : dans ta rétrospective, vise à identifier les 3 principaux thèmes pour lesquels il vaut la peine de prendre des mesures et de les formuler de manière à ce que leur mise en œuvre soit réellement importante pour l’équipe.

Astuce 2 : dans les rétrospectives, prioriser d’abord, définir ensuite les mesures à prendre

Alors comment réussir à améliorer la qualité des mesures ?

Une rétrospective se compose de différentes phases, et ce pour une bonne raison : Les 5 phases d’une rétro . Ce n’est pas un hasard si la prise de mesures vient à la fin. Malgré cela, nous sommes souvent tentés de penser à des mesures dès le début de la clarification des feedbacks et de vouloir les fixer. 

Le fait de retenir trop tôt des mesures dans une rétro peut vite devenir un problème. En effet, on renonce à l’étape importante consistant à classer par ordre de priorité les feedbacks et les thèmes recueillis. Ce n’est qu’après la priorisation que l’on sait quels sont les sujets les plus urgents pour l’équipe et que l’on peut établir une liste de priorités.

C’est pourquoi nous te conseillons de noter tes idées d’actions dans la première moitié de la rétro, SANS définir d’action finale. La définition des mesures ne devrait avoir lieu qu’après la priorisation. Effet secondaire bienvenu : le fait de refuser systématiquement les discussions sur les mesures dans la première moitié de la rétro est également un grand avantage pour le timeboxing.

Conseil n°3 : uniquement des mesures concrètes (voir exemples)

Tu as peut-être déjà entendu cette phrase : “Bon, alors prenons comme mesure “Tout le monde fait attention à être plus gentil”. Qui s’étonne que les rétrospectives soient perçues comme n’apportant aucune valeur ajoutée, si l’on reste aussi vague et sans amour dans la formulation des mesures ?

Si un sujet est vraiment assez important pour se retrouver dans le top 3 de la priorisation, alors tu devrais faire l’effort de formuler l’action SMART. Tout le monde les connaît maintenant et l’ambition devrait être de les appliquer également aux mesures issues des rétrospectives : Les critères SMART.

Pour certains sujets, la formulation de mesures concrètes peut te sembler difficile. Voici donc quelques exemples de choses à faire et à ne pas faire lors de la formulation de mesures :

Important lors de la formulation des mesures : 

• Les mesures ne doivent pas être trop ambitieuses. Vous voyez par exemple que dans l’exemple, il s’agit uniquement de « mettre en place un atelier ». La décision qui sera prise lors de cet atelier reste donc totalement ouverte. Le temps passé lors de la rétro doit servir à identifier les thèmes les plus importants, pas à les résoudre immédiatement. La coordination d’un rendez-vous de suivi (appelé chez nous « Breakout Session ») peut également être une bonne mesure - 10 fois mieux que « Meilleure description des tâches » dans tous les cas ;-)
• Les mesures peuvent aussi être de petites expériences : peut-être que tout le monde n’est pas d’accord sur le fait que la mesure porte ses fruits. Dans ce cas, la règle est la suivante : “L’essayer, c’est l’adopter”. Si aucune raison importante ne s’y oppose, formule la mesure de manière à ce que l’on essaie un changement uniquement pour la semaine ou le mois suivant.

"Beaucoup de membres de l'équipe n'osent pas ouvrir la bouche !"

Résoudre ce défi

"Nous découvrons trop de problèmes et de bugs inattendus à un moment tardif !"

Résoudre ce défi

"Pourquoi me faut-il parfois des heures pour préparer une simple rétrospective ?"

Résoudre ce défi

Conseil 4 : Définir l’objectif et l’action séparément (avec exemple)

Souvent, l’équipe se met rapidement d’accord sur l’objectif commun. Les idées sur la manière d’atteindre cet objectif peuvent bien sûr diverger fortement.

C’est pourquoi il est souvent utile de se mettre d’accord sur un objectif commun. Ce n’est que lorsqu’un objectif clair a été défini qu’il faut commencer à concevoir des mesures possibles.

Lors de la revue ultérieure de la mesure, l’objectif sert d’ancrage pour évaluer l’efficacité d’une mesure. Si un objectif est atteint, on peut clore une mesure. Si la mesure est bien mise en œuvre, mais que l’objectif n’est pas encore atteint, il pourrait être judicieux de définir une mesure de suivi. Si un objectif est devenu obsolète en raison de nouvelles conditions générales, une mesure peut être rejetée - indépendamment du fait qu’elle ait déjà été mise en œuvre ou non.

En termes un peu plus structurés, le schéma de la revue des mesures pourrait ressembler à ceci :

Alors à quoi peut ressembler un objectif bien formulé pour une action ? Voici quelques exemples de mesures et d’objectifs correspondants :

Conseil n°5 : faire de la révision des mesures un point fixe de l’ordre du jour des rétrospectives.

Donc, si tu te donnes la peine de formuler des mesures concrètes et l’objectif correspondant, tu ne dois pas oublier la cerise sur le gâteau : Établir une révision régulière des mesures dans ton cycle de sprint.

Personnellement, je suis surpris que la révision des actions ne soit pas (encore) un point fixe de l’ordre du jour des rétrospectives de sprint dans le guide Scrum. Ma recommandation serait de l’ajouter ici : Guide Scrum.

En fonction de la fréquence de tes rétrospectives, il peut en outre être judicieux d’aborder la révision des mesures dès le Daily / Weekly de l’équipe.

Conseil 6 : Utiliser le timeboxing dans la rétro pour créer l’espace nécessaire à la définition de bonnes actions.

La rétrospective draine souvent beaucoup d’énergie et après des discussions de 60 minutes, les équipes ont souvent du mal à se ressaisir et à trouver l’énergie nécessaire pour définir de bonnes mesures.

En tant que modérateur d’une rétrospective, tu dois donc garder un œil sur le timeboxing et prévoir suffisamment de temps après la priorisation / le vote pour en déduire des mesures. Cinq minutes à la fin d’une rétro ne suffisent pas pour prendre de bonnes mesures. Surtout si les membres de l’équipe sont déjà en train de penser à la réunion suivante.

Mon avis personnel : évite les marathons rétro de 90 minutes ou plus. Je ne peux pas reprocher à un membre de l’équipe de ne pas avoir assez de concentration pour prendre de bonnes mesures après de si longues sessions. Les rétros peuvent être très utiles même en 30, 45 ou 60 minutes. D’après mon expérience, les mesures sont alors meilleures. 

Personnellement, je préférerais toujours investir 45 minutes dans une rétro toutes les deux semaines plutôt qu’une fois par mois 90 minutes. Cela dépend bien sûr aussi du cycle de sprint de l’équipe. Peut-être que votre équipe pense la même chose. Demandez-leur - et si vous n’êtes pas sûrs, essayez :-)

J’aimerais ajouter une chose, indépendamment des rétros : des réunions individuelles régulières ou des coachings avec vos collègues peuvent avoir un effet décisif sur la performance de votre équipe. Et ils peuvent même être réalisés de manière data-driven ! Si ce sujet vous intéresse davantage, consultez cet article : Tu trouveras ici 129 questions de réunion (ou d’entretien d’évaluation) en tête-à-tête. et voici un comparatif des 3 meilleurs outils de réunion One-on-One .

Conseil n°7 : ne pas créer de backlog pour les actions lors des rétrospectives

« Oh, nous avions encore tellement de belles idées de mesures qui n’ont pas réussi à entrer dans le top 3 - dois-je créer un backlog pour cela ? » - Non.

Pour une bonne raison, les rétrospectives commencent toujours par demander un nouveau feedback à l’équipe. Ainsi, si un sujet est vraiment important, il sera automatiquement remis à l’ordre du jour d’une rétrospective grâce au feedback de l’équipe. D’après notre expérience, la tenue d’un backlog séparé est contre-productive. Dans la rétro, on veut placer ses nouvelles idées et ses feedbacks dans la ronde. Personne n’a envie de regarder une longue liste d’idées d’actions passées lors d’une rétro, qui n’ont souvent pas grand chose à voir avec le défi actuel de l’équipe. 

Ce qui est important pour l’équipe revient à l’ordre du jour d’une rétrospective grâce au feedback de l’équipe. Les rétrospectives ne nécessitent pas de backlog pour les actions.

Conseil n°8 : réfléchis à la qualité des objets d’action avec ton équipe.

Tu devrais régulièrement, par exemple une fois par trimestre, réfléchir consciemment à la qualité des objets d’action et des rétros avec l’équipe. 

Est-ce que les objets d’action et les rétros dans leur ensemble nous ont fait progresser ? Si non, pourquoi pas ? Quelles en sont les causes (la méthode 5 Why est idéale pour cela) ? 

Une rétrospective Health Check sur ce thème peut également être pratique. Dans les rétrospectives Health Check, tu demandes brièvement à l’équipe si elle est d’accord avec une affirmation sur une échelle de 1 à 7. Tu n’as besoin que d’affirmations précises pour obtenir un feedback valable de l’équipe.

Dans notre outil (plus d’informations ci-dessous) par exemple, cela ressemble à peu près à ceci. Vous pouvez bien sûr aussi adapter les déclarations. N’hésitez pas à jeter un coup d’œil - peut-être l’essayerez-vous avec votre équipe : Echometer - ohne Login

Kanban Health Check 📝

Questions du bilan de santé (échelle)

Amélioration continue : nous mettons en œuvre des améliorations continues significatives au sein de notre équipe.

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Pas du tout d'accord Je suis entièrement d'accord

RO(T)I : L'effort et le temps que nous consacrons à nos rétros sont bien investis.

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Pas du tout d'accord Je suis entièrement d'accord

Focus : les thèmes abordés lors de la rétro sont pertinents pour tous et les thèmes qui ne concernent que quelques personnes sont systématiquement externalisés.

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Processus : nous parvenons à mettre en œuvre des mesures issues de rétrospectives.

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Conseil 9 : Essaie Echometer

Les outils rétro sont un support simple pour dériver de bonnes mesures. Ils peuvent vous enlever pas mal de travail - y compris la revue des mesures, le timeboxing, mais aussi la dérivation qualitative des mesures. La rétro n’est plus un monologue, mais une discussion animée - et vous pouvez briller en tant que modérateur 🙂

Nous vous donnons des indications concrètes dans l’outil sur la manière de dériver de bonnes mesures - et il peut être utilisé en ligne à distance ou hors ligne. Si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre article sur « 7 Comparaison des planches rétro intelligentes ”.

Tu peux d’ailleurs effectuer une rétro avec notre outil sans connexion de ta part ou de celle de ton équipe.

En cliquant sur ce bouton, tu peux ouvrir directement l’outil, choisir ta méthode rétro et inviter une équipe via un lien :

Si tu es intéressé, de nombreuses méthodes différentes sont possibles : Plus de 30 méthodes rétrospectives .

Si tu n’es pas encore sûr, tu peux te laisser convaincre par un de nos utilisateurs ici : Expérience de Holger, coach agile, avec notre outil .

Conclusion : de bonnes mesures, de bonnes rétrospectives

Si toi et ton équipe maîtrisez l’art de déduire de bonnes mesures des rétrospectives, tu seras surpris de voir à quel point ton équipe appréciera les rétros.
En Echometer, nous demandons aux équipes le “retour sur investissement en temps” après chaque rétro et nous pouvons constater : Les mesures bien formulées augmentent considérablement la satisfaction des équipes vis-à-vis des rétrospectives.

Si tu suis les conseils ci-dessus, tu ne peux plus te tromper ! Bonne chance pour prendre des mesures lors de ta prochaine rétrospective !

L’une des meilleures méthodes pour développer durablement le mindset agile des membres de l’équipe est d’ailleurs la mise en œuvre d’un bilan de santé agile. Notre kit de bilan de santé d’équipe gratuit peut vous aider à poser les bonnes questions - cliquez simplement : Boîte à outils Team-Health Check

Crédits

Foto von “Luis Villasmil on Unsplash”