Concevoir une rétrospective - éviter les malentendus dans la communication
Organiser correctement des rétrospectives est particulièrement important dans la collaboration en équipe, car si elles offrent une base optimale pour l’échange au sein de l’équipe, elles ne sont pas pour autant un succès. Un aspect particulièrement important est la communication entre les participants.
L’autre jour, j’ai vécu une situation privée qui m’a fait réaliser à quel point il est facile de se méprendre.
Un de mes amis, Ben, m’avait emprunté un câble de chargement qui appartenait à une autre connaissance, Léon. Quand j’ai voulu le rendre à Leon, j’ai demandé à mon ami Ben s’il pouvait me l’apporter, s’il te plaît. Il ne pouvait pas venir et a proposé de le donner directement à Leon. Comme je voulais le donner moi-même, je lui ai dit : “Non, ça va, tu n’en as pas besoin. Donne-le-moi quand tu veux”.
Le lendemain, j’ai reçu un message de Ben : « Je l’ai mis dans la boîte aux lettres de Leon. » et je me suis demandé ce que cela signifiait, car il me semblait avoir dit expressément qu’il devait me le donner directement.
Et la morale de l’histoire : Ben voulait juste me faire plaisir et pensait que j’avais dit ça pour ne pas le déranger.
On voit donc qu’il peut y avoir différentes interprétations dans la communication et que des malentendus peuvent ainsi survenir.
C’est pourquoi il est essentiel d’organiser des rétrospectives de manière à ce que les malentendus quotidiens soient mis en évidence et qu’ils soient résolus par la création de liens communs. les modèles mentaux même en amont, pour pouvoir agir efficacement en tant qu’équipe.
Dans les équipes où plusieurs participants communiquent par différents canaux comme l’e-mail, le téléphone ou les messageries comme Slack & Co, le potentiel de malentendus peut rapidement se potentialiser. La rétrospective crée un espace protégé pour remettre l’équipe sur les rails. C’est pourquoi l’organisation de rétrospectives est particulièrement pertinente dans de telles équipes.
Concevoir une rétrospective | facteur de réussite pour la communication
Mais quelle est la définition d’une rétrospective ? Fondamentalement, une rétrospective peut être définie comme suit : une rétrospective est une réunion régulière d’une équipe visant à examiner les étapes de travail passées et, sur cette base, à déduire des propositions d’amélioration pour la collaboration future. Vous trouverez plus de détails dans nos FAQ lire à ce sujet.
Et comment se déroule une rétrospective ? Bien sûr, la conception de la rétrospective doit être adaptée aux besoins spécifiques de l’équipe, mais il existe une certaine structure de base ou méthode de rétrospective dont il faut s’inspirer.
Il y a plusieurs QuestionsIl est important de garder à l’esprit ces éléments lors d’une rétrospective afin d’optimiser le processus de travail, d’améliorer la communication et d’éviter les malentendus ou du moins de les détecter :
- Qu’avons-nous fait de si bien que nous devons en parler pour ne pas l’oublier ?
- Quelles conclusions avons-nous tirées ?
- Sur quoi devrons-nous agir différemment à l’avenir ?
- Qu’est-ce que nous n’avons pas encore compris ?
Des phases pour créer ta rétrospective
En principe, les rétrospectives peuvent être divisées en plusieurs Phases qui se répartissent comme le montre l’illustration :
Maintenant, tu te demandes sûrement ce que cela signifie concrètement pour toi ? Nous te dirons bien sûr cela et comment organiser ta rétrospective dans la suite de cet article !
- Intro : l’intro comprend les salutations et l’évaluation de l’état d’esprit actuel. Cela peut se faire, par exemple, par un bref check-in où chacun raconte comment il ou elle se sent actuellement.
- Collecte de données : Dans la collecte de données, tu devrais rassembler des informations qui te permettent d’évaluer ta collaboration. Il peut s’agir de faits objectifs ou de tes impressions personnelles.
- Gagner en perspicacité : Il s’agit de déterminer les causes. Pourquoi quelque chose fonctionne-t-il bien ou pas ? Les questions ci-dessus peuvent t’aider à le faire.
- Définir les mesures à prendre : Au cours de cette phase, il convient de décider d’étapes concrètes, de répartir les responsabilités et de définir une répartition du temps.
- Conclusion : Lors de la clôture, tu dois évaluer la rétrospective et donner ton avis. Cela t’aidera à optimiser les prochaines rétrospectives. Pour cela, tu peux utiliser notre Outil pour les rétrospectives d’équipe peut être utile. Des items ciblés permettent de réfléchir à la collaboration et de créer un consensus commun.
Utiliser des outils rétrospectifs
D’ailleurs, des outils de rétrospective peuvent bien sûr t’aider à concevoir et à animer ta rétrospective (voir notre liste de Comparaison de 14 outils rétro ).
En particulier, je voudrais ici Echometer que j’ai moi-même contribué à développer. Il combine les connaissances de la psychologie avec les meilleures pratiques Agile afin de tirer le meilleur parti des bilans de santé et des rétros pour le développement de l’équipe.
Tu peux organiser une rétrospective sans que toi ni ton équipe ayez à vous connecter : l’outil se charge de toute la structuration et t’aide pour le « timeboxing », etc.
En cliquant sur ce bouton, tu peux ouvrir directement l’outil, choisir ta méthode rétro et inviter une équipe via le lien (il y a, si tu es intéressé, des plus de 30 rétrospectives méthodes possibles) :
Lorsque tu arrives à la fin de la rétro, tu peux aussi créer un compte gratuit en option pour sauvegarder tes résultats.
Si tu souhaites en savoir plus au préalable ou démarrer directement un véritable essai - ici tu en apprendras plus et tu pourras démarrer gratuitement.
Éviter les malentendus dans la communication
Revenons à mon histoire initiale : Qu’est-ce que les malentendus et la communication ont à voir avec la conception de méthodes rétrospectives ?
Comme tu peux le voir dans les phases et les questions pertinentes, il est essentiel de communiquer et de travailler sur des processus communs lors de l’organisation de rétrospectives. Comme dans d’autres situations quotidiennes, des malentendus peuvent survenir. C’est pourquoi il est utile de jeter un coup d’œil sur les modèles de communication afin d’être sensibilisé aux causes des malentendus.
En principe, il est pertinent de garder à l’esprit que toute déclaration 4 pages (cf. Schulz von Thun, 1981) :
Le carré de communication, un modèle de communication très connu, aide à comprendre pourquoi autant d’interprétations d’un énoncé prétendument clair sont possibles.
Si tu tiens compte de cela dans les rétrospectives, tu pourras certainement découvrir rapidement pourquoi il y a parfois eu des malentendus dans le travail passé.
Dans le monde du travail agile en particulier, il est important qu’une communication réussie ait lieu afin que tu puisses répondre aux exigences dynamiques des Le monde VUCA tu peux réagir immédiatement et de manière appropriée.
Le carré de la communication lors de la conception de la rétrospective
Essaie de t’habituer à ne pas simplement accepter les déclarations faites dans toutes les phases de la rétrospective. Remets en question et considère plutôt les quatre côtés du carré de la communication. Demande et paraphrase la déclaration de ton interlocuteur (c’est-à-dire la résume avec tes propres mots) afin de vérifier si tu penses la même chose.
Au début, cela te semblera sûrement bizarre. Mais avec le temps, tu constateras que les malentendus peuvent être évités et découverts et que les processus se déroulent ainsi plus facilement.
Echometer pour aider à la conception de la rétrospective
Chez Echometer, nous savons comment transformer le TeamWork et le promouvoir à long terme. Avec l’aide du savoir-faire psychologique et de notre Outil pour les rétrospectives d’équipe nous avons développé des objets parfaitement adaptés aux équipes comme la tienne, qui font en sorte que tu poses les bonnes questions et que tu trouves un dénominateur commun pour optimiser ta communication et éviter les malentendus.
Sources
Friedemann Schulz von Thun : Parler ensemble 1 – Troubles et clarifications. Psychologie générale de la communication. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
