Atelier Lessons Learned en 5 étapes

Nous avons tous l’ambition, en tant qu’équipe ou organisation, de jouer dans la cour des grands en tant que leader en matière de qualité ou d’innovation. Peut-être même que nous voulons devenir “ organisation apprenante « %E2%80%9D. Pour être à la hauteur de cette exigence, il faut mettre en œuvre de manière conséquente un processus d’amélioration continue. Dans cet article, nous présentons tout ce qui concerne l’atelier « Leçons apprises » et nous montrons comment utiliser ce format pour continuer à vous développer. Notre check-list des leçons apprises vous sera certainement utile.

Qu’est-ce qu’un atelier Lessons Learned ?

Comme le terme anglais Lessons Learned (en français « Leçons apprises ») l’indique, un atelier Lessons Learned a pour but de forcer l’apprentissage à partir des expériences. 

Dans un atelier Lessons Learned, on jette un regard rétrospectif sur la collaboration passée au sein de l’équipe. C’est pourquoi ce format d’atelier est également utilisé dans les équipes agiles et dans Scrum. Rétrospective On l’appelle aussi le “burn-out”. Le terme “team debriefs” est également un synonyme courant dans différents contextes.

L’objectif des ateliers Lessons Learned ou justement Rétrospectives (en bref “Retros”) reste le même : Déduire de l’expérience pratique un processus d’apprentissage continu afin d’évoluer en permanence.

Introduire des ateliers Lessons Learned pour mon équipe ou mon projet

Si ton objectif est de mettre en place un processus d’amélioration continue au sein de projets ou d’équipes, les ateliers Lessons Learned peuvent t’intéresser. 

La réalisation d’étapes de projet ou l’achèvement d’un projet sont des occasions fréquentes d’introduction. À ces moments-là, l’équipe prend au moins 60 à 180 minutes, selon la taille de l’équipe, pour réfléchir au “comment” et en tirer des enseignements et éventuellement des mesures pour l’avenir.

Dans les équipes agiles qui collaborent sur le long terme, un tel format est même fermement intégré dans le travail quotidien et a lieu à une fréquence hebdomadaire ou mensuelle, selon le rythme du sprint.

Nous constatons que de plus en plus d’équipes adaptent ces formats continus avec beaucoup de succès.

À quoi servent les ateliers Lessons Learned ?

De nombreux managers réagiraient probablement ainsi à l’heure actuelle : “Investir 60 à 90 minutes toutes les deux semaines dans la réflexion ? Quel est l’intérêt ?

Heureusement, des études apportent une bonne réponse à cette question. Tannenbaum et Cerasoli (2013) ont pu prouver dans une méta-étude que l’ efficacité des équipes grâce à cette autoréflexion ( en cas d’utilisation correcte ) a augmenté en moyenne de 20 % à 25 % a été.

Exemples de la pratique

Comment ces gains de productivité se produisent-ils ? Voici quelques exemples de questions qui, associées aux bonnes mesures, peuvent générer de tels gains de productivité :

• Les méthodes de travail : Jusqu’à présent, nous avons enregistré chaque progrès dans un Excel, dont la mise à jour avec différentes versions a toujours causé beaucoup de travail et de confusion. Mesure possible : essayer des outils en ligne comme Trello ou Notion pour organiser les projets, de sorte qu’il ne soit plus nécessaire de fusionner les versions manuellement.
• Auto-organisation et processus de décision : Nous ne savons pas vraiment où en sont les projets partiels des uns et des autres. Peut-être devrions-nous essayer un format de “stand-up quotidien” pour améliorer la coordination au sein de l’équipe ?
• Communication au sein de l’équipe et avec les parties prenantes : Les projets de nouveaux produits ne sont partagés avec les parties prenantes que relativement tard, lorsque beaucoup de travail de développement a déjà été investi. Comment obtenir un feedback plus précoce et plus régulier de la part de nos parties prenantes ?
• Priorisation : bien que nous ayons acquis de nouvelles connaissances au cours du projet, nous avons maintenu notre priorisation initiale. Comment pouvons-nous nous assurer à l’avenir que les opportunités découlant de ces nouvelles connaissances seront mieux prises en compte dans notre planification ?

Bien sûr, ces thèmes pourraient également être reconnus et améliorés sans un atelier Lessons Learned. Mais grâce à un processus de feedback structuré - sans le stress quotidien - ces thèmes ne sont souvent pris de conscience qu’à ce moment-là.

Un atelier Lessons Learned est donc un format très efficace lorsqu’il s’agit d’identifier les potentiels d’amélioration ou les points bloquants et de les mettre en œuvre. Ce qui est particulièrement positif, c’est que ce processus se déroule de manière auto-organisée au sein des équipes, ce qui augmente encore l’engagement et la satisfaction de l’équipe.

Comment préparer et réaliser un atelier Lessons Learned ? - un modèle

Une fois assimilée par l’équipe, la réalisation de ces ateliers n’est pas si difficile. La procédure combine les meilleures pratiques Animation de l’atelier Ces exemples seront familiers à beaucoup. Il existe bien sûr d’innombrables méthodes pour animer ces ateliers, les 5 étapes de la Lessons Learned Checklist offrent un exemple simple d’un atelier réussi :

Étape 1 : Check-in avec une question ouverte

L’atelier doit être le plus interactif possible, c’est pourquoi la meilleure pratique consiste souvent à commencer par une question ouverte à laquelle chaque membre de l’équipe répond brièvement à tour de rôle. Ainsi, tout le monde est impliqué dans la conversation. Par exemple :

• Sur une échelle de 0 à 10, dans quelle mesure êtes-vous sûr que nous atteindrons l’objectif de notre projet/équipe et pourquoi ?
• Quel a été pour toi le plus grand revers ou le plus grand succès de la semaine (ou du mois…) écoulée ?

Étape 2 : Rassembler les thèmes

Alors que la première étape sert encore à ce que tout le monde arrive en mode Lessons Learned, vient ensuite l’étape de la collecte structurée du feedback. Pour que Réflexion en groupe pour éviter les erreurs, cette étape doit d’abord être réalisée en individuel avant de partager des sujets en groupe.

Là encore, tu peux utiliser différents formats de questions pour stimuler la conversation. Nous voyons particulièrement souvent les exemples suivants :

• Good-Bad (variante facile pour les débutants) : Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui s’est mal passé ?
• Keep-Stop-Start (populaire, permet de mieux passer du statu quo aux mesures à prendre que « Start-Stop-Continue ») : Que devrions-nous continuer à faire comme avant dans l’équipe ? À quoi devrions-nous renoncer dans l’équipe ? Que devrions-nous commencer à faire dans l’équipe, ou au moins essayer ?
• Expected-Unexpected (bien pour changer) : Qu’est-ce qui s’est passé que tu attendais exactement à l’avance ? Qu’est-ce qui s’est passé de positif, auquel tu ne t’attendais pas à l’avance ? Qu’est-ce qui s’est passé de pire que ce à quoi tu t’attendais ?

L’objectif de notre Echometer Outils contribue d’ailleurs à la réalisation de tels ateliers Lessons Learned. Il aide à maintenir l’atelier dans la bonne structure, inclut un minuteur et rend l’atelier - s’il a lieu en ligne - nettement plus interactif.

 

Tu peux réaliser un Lessons Learned avec notre outil sans connexion de ta part ou de celle de ton équipe.

 

Grâce à ce bouton, tu peux ouvrir directement l’outil, choisir ta méthode Lessons Learned et inviter une équipe via un lien - je recommande la méthode « Keep-Stop-Start » :

En cas d’intérêt, il y a  Plus de 30 leçons apprises  méthodes possibles - parfois, cela devient très créatif et ludique.

Si tu n’es pas encore sûr(e) de toi, tu peux consulter ici les  Expérience de Holger, coach agile, avec notre outil  relire. 

Et notre outil aide d’ailleurs aussi à la priorisation - mais nous en serions déjà à l’étape suivante.

Étape 3 : Classer les thèmes par ordre de priorité

Une fois les thèmes rassemblés et regroupés par thème, tu peux passer à la priorisation. Il s’agit ici d’identifier les thèmes et les connaissances les plus importants pour lesquels l’équipe souhaite prendre des mesures.

Dans l’idéal, chaque membre de l’équipe dispose de trois points adhésifs ou similaires pour la priorisation, qui sont ensuite collés sur les feedbacks ouverts (qui sont par exemple affichés sur le paperboard) en fonction de sa préférence personnelle. Alternativement, chacun peut bien sûr simplement faire 3 traits avec un marqueur. Les feedbacks ouverts qui ont le plus de marquages semblent être les plus urgents - c’est ici que les mesures sont définies.

Étape 4 : Déduire les mesures à prendre

Ici, l’équipe décide comment elle souhaite mettre en œuvre les connaissances acquises dans la pratique. Les mesures devraient répondre à certaines normes, comme par exemple la formule SMART correspondre.

Important : n’oublie pas de ne pas décider de trop de mesures. Concentre-toi sur les trois thèmes les plus importants. Sinon, il sera difficile d’aborder toutes les mesures, ce qui fera douter l’équipe du format des Lessons Learned dans son ensemble.

Préfère faire un petit Lessons Learned avec trois mesures toutes les 2 à 4 semaines, plutôt qu’un “grand” tous les 6 mois, mais dont seules 4 mesures sur les 10 seront mises en œuvre de manière réaliste.

Étape 5 : Conclusion

A la fin, il faut résumer les connaissances acquises et les mesures prises. Cette étape peut également être rendue interactive en posant une question ouverte à tous les participants :

• Quelle a été pour toi la conclusion la plus importante de l’atelier Lessons Learned aujourd’hui ?
• Quels sont tes objectifs pour les prochains temps ?

Atelier Lessons Learned - Conclusion

Ce format prend évidemment du temps. C’est pourquoi il est important de souligner ici qu’il faut réserver suffisamment de temps à l’avance pour les ateliers Lessons Learned. C’est justement à la fin d’une phase de projet que cela peut devenir stressant. Cela ne doit pas t’inciter à laisser tomber ce format important. 

Après tout, c’est la seule façon de s’assurer que tu ne tomberas pas dans les mêmes pièges la prochaine fois et que tu resteras ainsi prisonnier de la roue de hamster. En cas d’urgence, mieux vaut un atelier court sur les leçons apprises que pas d’atelier du tout.

Dans le article suivant nous avons aussi directement quelques Conseils & autres bonnes pratiques pour tes ateliers Lessons Learned !