Le meilleur modèle pour les réunions en tête-à-tête (Word & Doc)

Dans le monde du travail actuel, une communication efficace entre les dirigeants et leurs collaborateurs directs est essentielle. Les réunions One on One sont devenues un outil indispensable pour promouvoir cette communication et augmenter l’engagement des collaborateurs. Dans cet article, nous te présentons un guide complet qui te permet de découvrir les bases d’une bonne gestion des réunions individuelles. Tu y trouveras tout, de la compréhension du sujet à la mise en œuvre de stratégies efficaces en utilisant des modèles d’entretien sur mesure dans Word et Doc.

Avant de nous consacrer à des modèles concrets de réunions en tête-à-tête avec des collaborateurs directs, il est important de comprendre l’objectif des entretiens individuels.
Car ce n’est qu’avec la bonne intention que ces conversations produisent leur plein effet.

Qu’est-ce qu’un One-on-One ?

Un one-on-one (entretien individuel) est une conversation qui a généralement lieu régulièrement entre un manager ou un chef d’équipe et son collaborateur.

La réunion doit créer du temps pour mener des discussions sur les défis, les objectifs et le développement professionnel de l’employé. De nombreuses entreprises utilisent pour cela un modèle standardisé One-on-One (disponible aux formats Word et Doc) afin de garantir la cohérence et l’efficacité de ces réunions.

Signification et but des One-on-Ones

Les entretiens individuels ont plusieurs objectifs. Ce sont

• Construire la confiance et entretenir la relation entre le manager et l’employé
• Un feedback régulier
• Exprimer ses doutes et ses inquiétudes
• Aligner les objectifs individuels avec les objectifs de l’entreprise
• Encourager la croissance et le développement des employés
• Fidélisation efficace des employés

Un modèle d’entretien d’évaluation vraiment bien structuré inclut tous ces points dans un seul modèle.

Relation manager-employé

Comme mentionné dans le premier point, les entretiens individuels jouent un rôle crucial dans le renforcement de la relation entre le manager et l’employé. Ils créent un espace sûr pour un dialogue ouvert et aident à faire tomber les barrières hiérarchiques et à promouvoir une culture de la transparence.

J’aimerais insister sur ce point, car la relation manager-employé est la base de la réussite des entretiens individuels. Si la relation entre l’employé et son manager est bancale, les entretiens individuels peuvent perdre leur efficacité.

C’est précisément pour cette raison que chez Echometer, nous avons parlé à de nombreux managers et chefs d’équipe et que nous avons constaté qu’il existe des problèmes récurrents lorsqu’il s’agit de la relation avec les employés.

L’un de ces problèmes est que les employés ne s’ouvrent pas à leurs supérieurs lors des entretiens individuels. Au total, nous avons identifié six de ces problèmes. Nous les aborderons plus tard dans cet article, afin que les réunions one-on-one puissent vraiment être efficaces.

Dans cette vidéo, nous vous présentons un modèle simple et efficace de questionnaire pour un entretien d’évaluation des employés :

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Une réunion efficace en tête-à-tête suit généralement cette structure. Il est facile d’y intégrer n’importe quel modèle de question :

1. Check-in (Icebreaker) pour établir un flux de conversation (5 minutes)
2. Sujets de conversation que l’employé apporte (10-20 minutes)
3. Feedback et sujets de conversation du supérieur (10-15 minutes)
4. Définir des objectifs et en déduire des actions concrètes (5-10 minutes)
5. Résumé de la réunion (5 minutes)

De nombreux dirigeants trouvent utile d’utiliser un modèle gratuit d’entretien individuel au format Word ou Doc pour s’assurer qu’ils prennent en compte tous les points nécessaires à une réunion one-on-one efficace.

Avant d’en arriver là, j’aimerais attirer ton attention sur nos modèles gratuits d’entretien d’évaluation dans l’outil Echometer. Ils se concentrent sur les conditions psychologiques préalables à un travail d’équipe réussi, aident à obtenir plus de mesurabilité dans le processus de développement et peuvent être remplis de manière interactive. N’hésite pas à y jeter un coup d’œil :

Le premier entretien individuel avec un employé

Il y a toujours une première fois, et c’est aussi le cas pour les entretiens individuels. Il est important de noter que le premier one-on-one est structuré un peu différemment des réunions régulières suivantes.

Définir les bonnes attentes

Utilise la première réunion en tête-à-tête avec ton collaborateur pour :

• Clarifier les rôles et les responsabilités
• Discuter des préférences de communication
• Définir le ton des futurs entretiens individuels
• Définir des objectifs et des indicateurs de performance

Les meilleures questions pour une première réunion en tête-à-tête

• Quels sont tes objectifs de carrière à court et à long terme ?
• Comment préfères-tu recevoir un feedback ? (Ici, un test de personnalité peut t’aider : L’employé est-il abstrait vs. concret / stratégique vs. tactique) ?
• Qu’est-ce qui te motive dans ton travail ?
• Quels sont les défis auxquels tu dois faire face en ce moment ?
• Comment puis-je te soutenir au mieux dans ton rôle ?

Inclus ces questions dans ton modèle Word / Doc pour les entretiens d’évaluation afin de pouvoir les consulter facilement. Tu peux également télécharger gratuitement notre modèle plus loin dans cet article.

Après avoir organisé une première réunion one-on-one avec un collaborateur direct et défini un cadre, il est maintenant temps de planifier des one-on-one réguliers. 

À quelle fréquence les réunions one-on-one doivent-elles avoir lieu ?

La fréquence des One-on-One peut varier. L’important est qu’ils aient lieu régulièrement. Les enquêtes menées auprès des cadres ont révélé que 94% de tous les managers ont des One-on-Ones, dont environ 49% sur une base hebdomadaire. Les One-on-Ones bihebdomadaires sont également un rythme classique. Pour savoir si les entretiens individuels hebdomadaires ou bihebdomadaires sont idéaux pour ton cas, tu peux te poser les questions suivantes :

• Quelle est la taille de ton équipe ?
• Quelle est la complexité du projet actuel ?
• Qu’est-ce qui correspond aux besoins personnels de tes employés ?

En principe : 

One-on-one hebdomadaire : Idéal pour les environnements à évolution rapide ou pour travailler sur des projets centralisés.

One-on-one toutes les deux semaines : Convient aux équipes plus établies ou lorsque des discussions plus approfondies sont nécessaires.

Quels sont les sujets qui devraient être abordés dans un One-on-One (exemples) ?

Progrès des objectifs et des projets

• « Comment se déroule le projet client XY ? Où en êtes-vous par rapport au calendrier ? »
• « Quels sont les jalons que vous avez atteints depuis notre dernier entretien ? »

Défis et obstacles

• « Y a-t-il des problèmes techniques qui vous empêchent actuellement de mettre en œuvre le nouveau logiciel ? »
• « De quelles ressources ou de quel soutien avez-vous besoin pour préparer au mieux la présentation à venir ? »

Feedback (dans les deux sens)

• « Comment avez-vous perçu les commentaires sur votre dernier rapport de projet ? Étaient-ils utiles et constructifs ? »
• « Y a-t-il quelque chose dans mon style de leadership que je pourrais améliorer pour mieux vous soutenir ? »

Développement de carrière

• « Quelles compétences aimeriez-vous développer au cours des six prochains mois pour atteindre vos objectifs de carrière ? »
• « Êtes-vous intéressé par le programme de formation continue à venir ? Comment pourrait-il favoriser votre développement professionnel ? »

Équilibre entre vie professionnelle et vie privée

• « Dans quelle mesure êtes-vous satisfait de votre équilibre actuel entre vie professionnelle et vie privée ? Y a-t-il des domaines qui pourraient être améliorés ? »
• « Vous sentez-vous soutenu par les horaires de travail flexibles ? Quel est leur impact sur votre vie privée ? »

Dynamique d’équipe

• « Comment percevez-vous la collaboration au sein de l’équipe depuis la restructuration ? Y a-t-il des changements positifs ou négatifs ? »
• « Quelles idées avez-vous pour améliorer la communication entre les départements ? »

Modèle gratuit One-on-One pour Word et Docs

Pour t’aider, nous avons créé un modèle de réunion One-on-One gratuit, compatible avec Word et Docs. 

Attention : le modèle pour Docs et Word est en anglais et doit éventuellement être traduit pour ton utilisation. Pour cela, tu peux par exemple DeepL utiliser.

Sous le modèle ci-dessous, tu trouveras le lien pour le télécharger dans différents formats, notamment Word, Google Sheets, PDF et Excel. Tu peux utiliser le modèle Word & Doc de la manière suivante :

1. Ouvre le document dans Google Docs en allant en bas sur le toggle correspondant et en cliquant sur l’image (voir cette icône ci-dessous : ⏩)
2. Selon le format, cliquez en haut à gauche sur “Fichier” -> “Télécharger” -> “Microsoft Word (.docx)”
3. Tu peux maintenant importer le document téléchargé dans ton Word et le modifier comme tu le souhaites.

Sinon, comme tu peux le voir ici, tu peux bien sûr ouvrir le format directement dans notre outil de réunion 1 à 1 Echometer pour encore plus d’interactivité :

Pour te donner une idée des autres modèles de réunions en tête-à-tête que notre outil peut te proposer, je te conseille de regarder l’enquête Health Check suivante.

Formats créatifs pour les réunions 1 à 1 : un modèle Health Check

L’idée de base est de refléter le travail actuel et la croissance à l’aide de sondages (réponse de 1 à 7 dans notre outil). Bien sûr, tu peux répéter ce 1 à 1 régulièrement avec notre logiciel pour rendre les développements visibles. N’hésite pas à consulter notre outil ou à le télécharger en format Word, voir ci-dessous :

Comme nous l’avons déjà mentionné, il existe six problèmes courants dans la gestion des personnes, que l’on peut surtout observer dans les réunions one-on-one. Il faut généralement quelques réunions pour pouvoir déterminer quel collaborateur est confronté à quel problème.

Ces six problèmes comprennent

1. L’empathie envers les clients : “Mes employés ont du mal à comprendre la perspective du client et de l’entreprise”.
2. Établir des relations : “Mes collaborateurs ne s’ouvrent pas à moi dans les entretiens 1:1”.
3. Développement personnel : “Mes employés n’ont pas d’objectifs de développement intrinsèques”.
4. Performance individuelle : “Mes employés n’optimisent pas leurs boucles de feedback et leurs processus de travail”.
5. Les compétences douces : “Mes employés ont des difficultés à exprimer leurs doutes de manière respectueuse et productive” ou “Ils se sentent facilement attaqués lorsqu’ils sont critiqués”.
6. Responsabilité et participation au sein de l’équipe : “Mes collaborateurs ne prennent pas la responsabilité de l’objectif de notre équipe”.

Stratégies pour faire face aux défis

La gestion de ces problèmes peut représenter un défi pour les team leads. Les causes peuvent être complexes, par exemple si un collaborateur a eu des expériences négatives avec l’ouverture dans le passé (peut-être même dans sa vie privée ou dans son enfance).

Pour aborder ces problèmes de manière efficace, tu devras peut-être modifier ton approche des entretiens individuels avec chaque collaborateur. Comme il s’agit d’un grand défi et que les modèles normaux pour ces réunions en tête-à-tête peuvent ne pas suffire, chez Echometer, nous avons développé des modèles spéciaux avec des psychologues et des experts en réunions agiles.

Echometer Templates et autres ressources

Comme nous avons déjà créé plus de 25 modèles qui adressent les problèmes mentionnés ci-dessus, je voudrais te présenter ici deux exemples :

Problème exemple n° 1 : Absence d’objectifs de développement

Mes employés n’ont pas d’objectifs de développement intrinsèques.

Même si les personnes peuvent ne pas avoir d’objectifs de développement spécifiques, il y a certainement des aspects de leur travail qui les intéressent plus que d’autres. Si tu considères le problème de cette manière, tu peux déduire des objectifs de développement à partir des intérêts qui motivent également l’employé. C’est ce que l’on appelle le “job crafting”.

Modèle de réunion one-on-one : Job Crafting

Nous avons tous certains aspects de notre travail que nous aimons plus que d’autres. Normalement, il y a une certaine marge de manœuvre pour façonner nos rôles en fonction de nos préférences. Il est bon d’être conscient de ces préférences et de les communiquer afin d’être préparé lorsque des opportunités de job crafting se présentent. Questions pour un modèle de “Job Crafting” 1:1 :

Problème exemple n° 2 : Les employés sont des béni-oui-oui

Mes employés ont du mal à exprimer leurs doutes.

ou

Mes employés se sentent facilement attaqués lorsqu’ils sont critiqués.

De ce problème fondamental découlent souvent de nombreux autres problèmes. Par exemple, il est souvent plus difficile pour ces personnes d’établir des limites claires, ce qui se répercute mal sur ces employés.

Pour cet exemple spécifique, nous avons créé un modèle appelé “Saying ‘No’” que tu peux utiliser dans une conversation en tête-à-tête avec ton collaborateur :

Modèle de réunion en tête-à-tête : Saying ‘No’ (dire non)

Si quelqu’un a du mal à dire “non”, il se peut qu’on lui confie de plus en plus de tâches, jusqu’à ce qu’il risque finalement de s’épuiser. Ce format aide les collaborateurs individuels à réfléchir à la manière de fixer des attentes raisonnables et de dire “non” lorsque c’est nécessaire.

Les one-on-one sont un outil efficace pour améliorer la communication, augmenter l’engagement des employés et améliorer les performances. En appliquant les stratégies décrites dans ce guide et en utilisant des modèles bien conçus pour les entretiens individuels, tu peux transformer ces entretiens en réunions dynamiques et productives qui profiteront à la fois à ton employé et à l’entreprise.

N’oublie pas que la clé du succès réside dans la constance, la préparation et un véritable engagement pour le développement des employés. Commence dès aujourd’hui à mettre en œuvre ces pratiques en utilisant notre modèle gratuit d’entretien individuel avec les employés et observe comment la productivité et la satisfaction de ton équipe s’envolent.

Ici, tu peux aussi, en option, essayer directement notre outil pour les réunions 1 à 1, gratuitement et sans devoir te connecter :

Dans cette vidéo, nous vous présentons le modèle probablement le plus simple et le plus efficace pour un entretien typique avec un employé toutes les deux semaines :

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