Le meilleur modèle pour les réunions trimestrielles en tête-à-tête

Toute équipe performante a besoin d’arrêts au stand réguliers – non pas pour changer de pneus, mais pour obtenir un feedback, un développement personnel et un ajustement des objectifs. Les réunions en tête-à-tête entre le manager et le collaborateur sont exactement cela : les arrêts courts mais extrêmement pertinents qui permettent de s’assurer que personne ne reste sur la touche.

Dans le meilleur des cas, il s’agit même de plus que simplement « ne pas se laisser distancer » : de bonnes réunions individuelles peuvent donner un coup de pouce à votre équipe.

Ce qui nous amène au sujet : Un modèle de réunion trimestrielle 1 à 1 entre le manager et les collaborateurs.

À ce propos, le fait qu’elles aient lieu exactement tous les trimestres ou à une autre fréquence peut jouer un rôle important - nous y reviendrons dans un instant.

Qu’il s’agisse d’un entretien numérique ou virtuel en tête-à-tête, les réunions en tête-à-tête offrent un espace pour le feedback et donc pour le développement personnel, indispensable dans le monde du travail actuel.

Tout d’abord, si tu n’es pas encore sûr de savoir à quoi ressemblent de bonnes réunions en tête-à-tête, consulte notre guide : Le guide avec 6 conseils pour réussir les entretiens en tête-à-tête.

De plus, si tu préfères les vidéos, tu trouveras également le modèle du 1:1 trimestriel expliqué dans ma vidéo. Il contient même 7 conseils bonus 🙂

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Bonne question… La fréquence des réunions individuelles dépend de la taille de l’équipe et des besoins individuels. Si vous avez par exemple une équipe de dix subordonnés directs, une réunion individuelle mensuelle est un bon rythme. Les petites équipes ou les projets plus intensifs peuvent également nécessiter des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires.

En même temps, j’ai déjà parlé avec certains cadres qui ont 20 à 30, voire plus pour certains, Direct Reports. Dans ce cas, il est tout à fait courant de ne parler personnellement à ses collaborateurs qu’une fois par trimestre.

En outre, cela dépend évidemment de la connaissance que tu as déjà de ton équipe. Dans une phase d’apprentissage, des entretiens hebdomadaires en tête-à-tête sont appropriés.

Dans les équipes Agile ou Scrum, où la communication régulière joue de toute façon un rôle central, les réunions devraient être adaptées aux échanges existants. Il se peut que certaines réflexions au niveau individuel ne soient pas nécessaires si vous discutez déjà dans la rétrospective de la manière dont certains bugs sont apparus.

Ce n’est que pour le développement individuel des collaborateurs qu’un entretien régulier, par exemple trimestriel, en tête-à-tête, est nécessaire. Celui-ci peut bien sûr aussi être utile sous forme numérique ou virtuelle si l’équipe travaille à distance.

L’image ci-dessous souligne d’ailleurs un point important : en tendance, une réflexion plus fréquente sur le statu quo signifie également une vitesse de changement ou d’amélioration plus rapide. 🙂

Le fait que tu aies cliqué sur cet article m’indique que tu cherches un modèle de document pour des réunions trimestrielles en tête-à-tête. Les modèles peuvent bien sûr avoir différents objectifs. 

C’est pourquoi je t’ai enregistré ici un modèle de document qui devrait bien accompagner l’entretien trimestriel classique. Plus loin, je te donnerai des idées pour enrichir la routine de la réunion avec d’autres questions. 

Commençons par le modèle pour les réunions individuelles trimestrielles. Vous pouvez d’ailleurs l’enregistrer sous le modèle proprement dit en tant que document, mais aussi en tant que PDF, Google Sheets ou document Word. Il suffit de cliquer sur le bouton « Plus ».

Comme tu le vois, l’objectif d’un entretien trimestriel en tête-à-tête est avant tout de faire un zoom arrière. Dans la vie de tous les jours, c’est souvent très difficile, c’est pourquoi il est nécessaire d’y consacrer un temps dédié.

Ne te laisse pas tromper par l’ordre du jour : En principe, ton objectif devrait être que ton collaborateur intrinsèquement motivé apporte lui-même la majorité des thèmes.

Passons maintenant à un modèle qui aborde l’entretien trimestriel en tête-à-tête de manière un peu plus créative.

Après avoir discuté avec une centaine de cadres supérieurs au cours des derniers mois, j’ai remarqué un schéma. 

De nombreux superviseurs intègrent de temps en temps de petits sondages dans leur réunion en tête-à-tête. Cela signifie qu’ils posent quelques questions et demandent à l’employé a) s’il est d’accord avec une affirmation (par exemple de 1 à 7) et ensuite b) pourquoi il ou elle a répondu ainsi.

Voici ce qu’ils attendent de ces micro-sondages en 1:1 :

• Plus de variété et d’engagement dans l’entretien 1 à 1
• Adopter de nouvelles perspectives
• Mesure des indicateurs clés de performance (soft) comme la satisfaction au fil du temps

Et bien sûr, tu peux également utiliser cette idée pour ta réunion trimestrielle en tête-à-tête. J’ai rassemblé ici cinq affirmations qui se concentrent sur les conditions préalables importantes d’un collaborateur performant.

Vous pouvez également télécharger ce modèle en tant que document, mais il y a encore mieux : dans notre logiciel de réunions individuelles, nous avons un outil intégré qui rend les résultats visibles au fil du temps sous forme de métrique et vous donne des conseils grâce à un assistant IA - n’hésitez pas à y jeter un coup d’œil sans vous connecter via le bouton ci-dessous.

Comme tu peux le constater, les déclarations abordent des aspects centraux d’un collaborateur satisfait. 

Une autre condition préalable à des collaborateurs sains et productifs est bien sûr un bon manager. Oui, je parle de toi. 

Et pour cela aussi, il y a bien sûr des déclarations que tu peux prendre avec toi lors de ton entretien en tête-à-tête. Concrètement, voici 4 points d’ancrage comportementaux sur lesquels tu peux réfléchir avec ton collaborateur lors d’une réunion trimestrielle en tête-à-tête.

Voilà, tu devrais maintenant avoir une bonne base pour ton entretien trimestriel en tête-à-tête.

Et pourtant, j’ai encore d’autres conseils à te donner. Car il y a d’une part ton agenda, et d’autre part les questions créatives que tu poses au milieu de l’échange. C’est justement lors des entretiens individuels trimestriels qu’il vaut la peine d’adopter une vue d’ensemble - et la liste de questions suivante t’y aidera.

Alors, tu es impatient de poser ces questions lors de ta réunion en tête-à-tête ? Très bien, je m’en réjouis. 

Si tu souhaites encore plus d’input créatif, je te recommande notre article correspondant : 129 Questions géniales de réunion en tête-à-tête (par le psychologue) .

Tu l’as probablement déjà deviné. Bien sûr, il existe encore bien d’autres modèles de réunions en tête-à-tête que tu pourras utiliser tôt ou tard. 

Je parle par exemple de modèles pour ta réunion en tête-à-tête sur le salaire, ton entretien avec un collaborateur difficile ou avec un tout nouveau collaborateur.

Pour tous ces cas d’utilisation, nous avons d’autres modèles que tu trouveras dans cet article : Réunions 1:1 : 15 modèles éprouvés à éditer (gratuit)

Tout d’abord, félicitations : si tu mènes consciencieusement un entretien en tête-à-tête avec tes collaborateurs tous les trimestres, tu prends ton rôle de dirigeant plus au sérieux que la moyenne.

Le texte ci-présent ne doit toutefois pas te faire oublier une sagesse : il existe d’innombrables questions que l’on peut poser, mais le plus important est d’adapter la conversation individuellement à ton collaborateur. 

Notre assistant AI Meeeting pour les réunions en tête-à-tête peut d’ailleurs t’aider dans ton entretien. Si tu veux en savoir plus, consulte notre site web : Le meilleur logiciel de réunion 1-to-1 .