Fini n'est pas toujours fini - un exemple de la Definition of Done

L’autre jour, j’ai préparé un atelier avec une collègue. Nous nous sommes rapidement mis d’accord sur le contenu, il ne nous manquait plus que la présentation PowerPoint adéquate. Pour pouvoir travailler le plus efficacement possible sur la présentation, nous l’avons divisée en plusieurs thèmes. Lorsque nous nous sommes réunis pour discuter du projet final, un problème majeur est apparu : nous avions des idées très différentes sur ce qui caractérise un “projet final”. 

Ce problème peut également survenir dans les équipes Scrum agiles. Après deux semaines, l’équipe arrive à la fin du sprint, mais il y a un désaccord sur le fait de savoir si l’incrément de produit est déjà terminé et peut être déplacé de “en cours” à “terminé”. Ce désaccord entraîne des discussions qui, à leur tour, ont un impact négatif sur le climat de l’équipe. Pour éviter ces discussions et protéger la collaboration efficace au sein de l’équipe, il existe dans le monde Scrum un artefact appelé “Definition of Done” (DoD). 

Qu’est-ce qu’une Definition of Done ?

Littéralement, Definition of Done signifie “définition de ce qui est terminé”. Il s’agit donc d’un accord de l’équipe sur ce qui doit être fait pour qu’une fonctionnalité soit considérée comme terminée. En pratique, la définition de l’achèvement peut être représentée comme une sorte de liste de contrôle qui permet de vérifier, pendant le sprint et surtout à la fin, si certains critères d’achèvement ont été respectés. Ces critères peuvent être les suivants pour l’équipe de développement logiciel : 

• Une documentation a été créée. 
• Le code est entièrement implémenté et commenté. 
• Une revue de code a été effectuée. 
• …

Pourquoi une Definition of Done est-elle importante ?

Le fait que la fixation d’objectifs soit d’une énorme importance pour la performance n’est pas une nouvelle découverte. La fixation d’objectifs est un sujet très étudié en psychologie (cf. Locke & Latham, 2006). Il s’est avéré que la performance est la plus élevée lorsque les objectifs sont formulés de manière aussi spécifique que possible et qu’ils sont stimulants sans pour autant paraître inaccessibles. La définition de ce qui est fait n’est pas une méthode de fixation d’objectifs (si toutefois tu en as besoin). Aide à la définition d’objectifs Il s’agit plutôt de critères qui doivent être remplis pour atteindre l’objectif. 

Ces critères sont importants pour créer une compréhension commune au sein de l’équipe. Une compréhension de ce que chaque membre de l’équipe doit faire pour atteindre l’objectif commun. Il s’agit donc de performances individuelles qui, au final, s’assemblent pour former une performance d’équipe. 

Si l’on considère la thématique du DoD du point de vue du Product Owner, les problèmes sont tout autres. Si le moment où l’on considère qu’un produit est terminé n’est pas clairement défini, il peut y avoir des désaccords avec le client lorsque le produit lui est présenté. Si cela se produit et qu’un produit non terminé est présenté, la possibilité de feedback de la part du client est bloquée. 

Amélioration continue

Étant donné qu’une définition du travail accompli n’est pas un concept statique, et qu’elle peut et doit être développée ou modifiée en permanence, elle offre également à l’équipe la possibilité d’apprendre. Si à la fin d’un sprint, l’équipe se rend compte qu’elle n’a pas pu répondre aux critères de la Definition of Done, les membres de l’équipe peuvent soit ajuster la Definition of Done pour correspondre aux performances réelles, soit l’équipe tire des conclusions pour le prochain sprint et modifie sa propre façon de travailler.

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Ces réflexions concernant la Definition of Done devraient être menées par l’équipe dans le cadre de la rétrospective. possibles Echometer ItemsLes questions à poser pour se préparer sont les suivantes 

Nous avons des Definitions of Done claires pour nos exigences.

Je sais généralement où nous en sommes dans la réalisation de nos objectifs communs.

Mes objectifs sont alignés avec ceux de mes collègues.

Dans l’équipe, toutes les compétences dont nous avons besoin pour atteindre notre objectif sont couvertes.

Ils ne se demandent pas seulement s’il existe une définition du fait accompli au sein de l’équipe, mais aussi quelle est la transparence, l’autonomie et la clarté des rôles au sein de l’équipe.

Tu trouveras l’intégralité de l’outil Itempool dans notre Outil rétro.

Comment notre équipe peut-elle définir le Done ? Un exemple d’atelier 

Nous t’avons montré ce qu’est une Definition of Done et pourquoi elle est importante pour une collaboration efficace dans les équipes Scrum. Cependant, si ton équipe n’a pas encore créé de DoD, tu te demandes certainement comment cela fonctionne. 

En principe, il est important que l’équipe prenne son temps lors de la création. A la fin, il devrait en résulter un document auquel chaque membre de l’équipe peut s’identifier et qui n’est pas seulement considéré comme un mal nécessaire. C’est pourquoi nous recommandons un format d’atelier avec le Scrum Master comme modérateur. Chaque membre de l’équipe doit réfléchir aux critères importants pour l’achèvement du produit et l’équipe peut ensuite résumer ces pensées. De la même manière, nous avons développé un format d’atelier pour les objectifs. Jetez un coup d’œil Pour trouver des idées pour ton atelier de définition de l’argile ! 

Le DoD terminé peut être utilisé dans les rétrospectives, par exemple sous la forme de feux de signalisation de définition du travail accompli :  

1. Note tes critères de définition du fait accompli entre eux.
2. Dessine à côté de chacun d’eux une case rouge, une jaune et une verte.
3. Pour chaque point de la Definition of Done, chaque membre de l’équipe marque s’il a été bien réalisé, moyennement bien ou mal réalisé lors du dernier sprint. 
4. Discute des trois qui sont le plus souvent cités dans la zone rouge. 
5. Ajuste ta définition de ce qui est fait, si nécessaire.

Conclusion - Terminé ?

Quelques mots pour finir : dans l’environnement agile, “fini” n’existe pas. Done signifie simplement que quelque chose est provisoirement terminé, mais que d’autres ajustements et améliorations peuvent et doivent suivre à tout moment. C’est l’un des nombreux aspects positifs du travail agile : l’amélioration continue. 

Ce qui est particulièrement intéressant, c’est que parfois, les points sont prêts jusqu’à ce que le client se manifeste et remette en question toute la solution, ébranlant ainsi les fondements des hypothèses sur les besoins du client. C’est dans ce genre de situation que l’on voit si l’équipe a vraiment donné la priorité aux avantages pour le client plutôt qu’à l’avancement du système de tickets.

Une définition claire de ce qui est fait peut éviter les conflits et augmenter ta performance. Si tu es intéressé par d’autres moyens d’atteindre cet objectif, tu devrais aussi consulter notre article  à l’étonnante vérité derrière l’état d’esprit agile  regarder. Ou enrichir tes rétrospectives en prenant en compte les dernières découvertes scientifiques en matière de psychologie.

C’est exactement avec cette promesse que nous avons développé notre outil rétro Echometer. Si tu veux savoir comment (et si) Echometer fonctionne, tu peux lire l’expérience de Holger avec notre outil :

Tu veux faire passer ton équipe à un nouveau niveau de performance ? Notre outil Retro t’aidera à le faire. Voici l’expérience de Holger :

Témoignage de Holger sur le Remote Retro Tool

Sources 

Locke, E. A., & Latham, G. P. (2006). New Directions in Goal-Setting Theory. Current Directions in Psychological Science, 15(5), 265–268. https://doi.org/10.1111/j.1467-8721.2006.00449.x