Tarkistuslista ryhmänjohtajille: 10 keskeistä tehtävää

Tiiminvetäjänä otat paljon vastuuta työntekijöistäsi ja tiimistäsi. Tämä tiiminvetäjien tarkistuslista helpottaa sinua pitämään yleiskuvaa ja varmistamaan, ettei mikään mene pieleen.

Mallimme sopii niin konkareille kuin uusille tiiminvetäjillekin. Erityisesti tiiminvetäjät, jotka ovat uusia tiimissään, voivat käyttää listaa pohjana luodakseen erinomaisen ensivaikutelman tiimissä – riippumatta siitä, käytätkö Scrumia, Agilea vai vesiputousmallia.

Muuten, jos olet kiinnostunut, voit myös ladata tarkistuslistan managerina ilmaisena PDF-tiedostona alta. Aloitetaan!

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #1: Tiimin yhteinen tavoite

Jos useat henkilöt työskentelevät vain rinnakkain ilman yhteistä päämäärää, puhutaan työryhmästä – ei tiimistä. Työryhmästä tulee tiimi vasta, kun he työskentelevät kohti yhteistä päämäärää.

Tiimin johtajana sinun tehtäväsi on ymmärtää tiimin tavoite yrityksen kokonaisuuden kannalta mahdollisimman nopeasti. Seuraavaksi sinun on varmistettava, että jokainen suora raportoija ymmärtää nykyisen tavoitteen ja että tiimin sisällä vallitsee yhteisymmärrys. Jos näin ei ole, voi olla hyödyllistä myös kyseenalaistaa tavoite.

Asiayhteydestä riippuen tiimin tavoite voi olla erityinen projektitavoite tai se voi liittyä tiettyihin yrityksen kannalta tärkeisiin tunnuslukuihin (esim. uudet asiakkaat tai asiakastyytyväisyys). 

Kun olet rastitellut tämän pois muistilistaltasi, siirrymme toiseen kohtaan, joka liittyy siihen läheisesti.

Tiiminvetäjän tarkistuslista #2: Suhteiden luominen – kahdenkeskiset tapaamiset

Säännöllisillä kahdenkeskisillä tapaamisilla vahvistat henkilökohtaista suhdettasi kaikkiin tiimin jäseniin ja luot tilaa kaksisuuntaiselle palautteelle. Sillä ei ole väliä, pidetäänkö ne digitaalisesti tai virtuaalisesti etänä vai henkilökohtaisesti paikan päällä.

Varsinkin alussa kahdenkeskiset tapaamiset ovat kullanarvoisia, sillä niissä tutustutaan toisiinsa, rakennetaan luottamusta ja luodaan oikeat odotukset. Kahdenkeskiset tapaamiset auttavat myös esimerkiksi tiimin tavoitteen ja monien muiden tämän tarkistuslistan kohtien toteuttamisessa.

Jos kyseessä on uusi suora raportoija tai jos olet uusi tiimin johtajana, sinun tulisi aluksi asettaa viikoittaiseksi tai kahden viikon välein tapahtuvaksi tiheydeksi. Myöhemmin tai kokeneiden työntekijöiden kanssa kahden viikon välein tai kuukausittain on usein riittävä taajuus kahdenkeskisille tapaamisille. Seuraavassa on 5 vinkkiä ensimmäiseen kahdenkeskiseen tapaamiseen uusien työntekijöiden kanssa. ja Seuraavassa on 6 yleistä vinkkiä onnistuneisiin 1-to-1-keskusteluihin. .

Echometer-työkalumme auttaa myös käymään tuottavia 1-to-1-keskusteluja. Tässä on esimerkkimalli, jota esimiehet voivat käyttää työntekijöidensä tavoitteelliseen kehittämiseen. Työkalussamme on monia muitakin psykologiaan perustuvia malleja:

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #3: Vastuun siirtäminen

Ryhmänjohtajan rooli voi olla ylivoimainen, varsinkin jos yrität tehdä kaiken itse. Se ei kuitenkaan ole roolin tarkoitus. Tiiminvetäjänä sinun on opittava delegoimaan vastuuta.

Mahdollista tiimillesi, että se voi tehdä mahdollisimman monta päätöstä itse. Osoita tiimin jäsenille luottamusta ottaa tiettyjä vastuualueita ja tee selväksi, että tavoitteesi on rakentaa itseohjautuva tiimi – ei sellainen, joka on mahdollisimman riippuvainen sinusta tiiminvetäjänä.

Tässäkin tapauksessa on tärkeää järjestää kahdenkeskisiä tapaamisia, jotta ymmärretään, miten roolit tiimissä on jo jaettu ja millä tiimin jäsenillä on jo asiantuntemusta millä aloilla. Tämän perusteella vastuuta voidaan antaa tiimin jäsenille kokeiluluontoisesti, erityisesti alussa, kun vielä tutustutaan. Ehkä nämä tiimin jäsenet voivat jopa ottaa tehtäviä pysyvästi, jotta voit keskittyä strategisiin aiheisiin? 

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #4: Aktiivinen palautteen saaminen

Tietenkään kaikki ei aina suju täydellisesti tiimissä. Ole avoin suorille raportoijille, jotka antavat sinulle palautetta tai yksinkertaisesti kertovat mielipiteensä.

Jotkut tiimin jäsenet ovat halukkaampia puhumaan tästä. Toisten on luotava tilaa palautteelle ja pyydettävä sitä aktiivisesti. Käytä 1-to-1-kokouksia siihen, että pyydät aktiivisesti palautetta ja työntekijän näkökulmaa yhä uudelleen ja uudelleen.

Palautteessa ei muuten ole kyse siitä, että kaikki palaute hyväksytään ja yritetään toteuttaa yksitellen. Pikemminkin kyse on siitä, että osoitat työntekijöille, että olet kiinnostunut heidän mielipiteistään ja kuuntelet heitä. Se, hyväksytkö palautteen ryhmänjohtajana ja miten käsittelet sitä, on eri kysymys. 

Tärkein tavoitteesi uutena johtajana alussa on ymmärtää, miten tiimin jäsenet ottavat vastaan sinun aloitteesi johtajana – verrattuna aiempaan tilanteeseen ennen sinua – jotta voisit harjoittaa aktiivista odotusten hallintaa myös tässä. 

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #5: Selkeiden rooliodotusten luominen

Tietääkö jokainen suora raportoija, mitä häneltä odotetaan?

Vain ne, jotka tuntevat ja ymmärtävät omaan rooliinsa liittyvät odotukset, voivat täyttää ne. Selkeiden rooliodotusten luominen on siksi aina yksi ensimmäisistä vaiheista ryhmänjohtajana. Tähän kuuluu tietenkin myös se, että kerrot selkeästi, millaisia vaatimuksia asetat työntekijöidesi suoritukselle.

Käytä henkilökohtaisia tapaamisia selittääksesi työntekijöille yksilöllisesti rooliodotukset, selventääksesi kysymyksiä ja antaaksesi säännöllistä palautetta tehtävien täyttämisestä.

Tarkistuslista tiiminvetäjille #6: Prosessien pohtiminen tiimin retrospektiivissä

Tiimikatsaukset ovat tiimikokousmuoto, jossa tiimi kokoontuu kokonaisuutena 30-90 minuutiksi pohtimaan viimeaikaista yhteistyötä ja kehittämistoimenpiteitä. Ne ovat tulleet parhaiten tunnetuiksi Scrum-kehyksen kautta.

Tiimin retrospektiivit ovat avainasemassa tiimikulttuurin vahvistamisessa ja avoimen palautekulttuurin luomisessa. Erityisesti uutena esimiehenä ne voivat olla loistava väline, jolla voi käynnistää alhaalta ylöspäin suuntautuvia muutoksia tiimissä rakentavalla ja myönteisellä tavalla. Lisää tietoa ketteristä retrospektiiveistä löydät täältä. .

Suosittelen suorittamaan uudelleentarkastuksia kahden tai enintään neljän viikon välein, jotta jatkuvan parantamisen periaatteesta tulisi tapa. 

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #7: Virhekulttuurin edistäminen

Puhu itse virheistäsi! Kannusta myös tiimin jäseniä puhumaan virheistään. Virheistä kannattaa ehkä puhua ensin kahdenkeskisessä tapaamisessa turvallisessa tilassa, ennen kuin niistä mahdollisesti kerrotaan tiimille. 

Jos virhekulttuuri on tiimissä tarpeeksi vahva, virheistä oppimisesta tulee käytäntö tiimissä – esimerkiksi tiimin retrospektiiveissä. Varmista aina, että kyse ei ole syyllisen tai syyllisten etsimisestä, vaan juhli heitä siitä, että he myöntävät virheensä ja oppivat niistä.

Miksi hyvä virhekulttuuri on niin voimakas? Se on osoitus siitä, kuinka terve tiimisi on ja kuinka turvalliseksi se tuntee itsensä. Yksinkertaisesti sanottuna: vain kun tiimisi on terve, se ilmaisee vapaasti ajatuksiaan. Vasta silloin teistä voi tulla todellinen huippusuorituskykyinen tiimi.

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #8: Tiimin rutiinien aktiivinen suunnittelu

Mitä rutiineja tiimissä todella tarvitaan? Mitkä tiimipalaverit tuovat tällä hetkellä vain vähän lisäarvoa (vaikka vain yksilöille)? 

Tiiminvetäjänä olet ensisijaisesti vastuussa siitä, että tiimilläsi on tehokkaat rutiinit ja kokoukset.

Vinkki: Käytä tiimikatselmuksia tiimirutiinien ja kokousmuotojen kyseenalaistamiseen. Näin tiimisi voi ottaa vastuun omien rutiiniensa ja kokousmuotojensa muokkaamisesta. Lisätietoja retrospektiivisen työpajan viidestä vaiheesta löydät täältä..

Äärimmäinen toimenpide voisi olla jopa kaikkien kokousten peruuttaminen 1-2 viikoksi ja tarkastelu: Mitä kokouksia me todella tarvitsemme? Kyllä, olemme jo onnistuneesti kokeilleet tätä sisäisesti 🙂 .

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #9: Ristiriitojen käsittely ja esteiden poistaminen

Jos sinulla tiimin johtajana ei ole rohkeutta käsitellä konfliktia avoimesti, kukaan ei todennäköisesti tee niin. Ristiriita heikentää tiimin moraalia, ja pahimmassa tapauksessa menetät turhautumisen vuoksi tärkeitä tiimin jäseniä.

Tiiminvetäjänä sinun on siksi pystyttävä käsittelemään kaikki konfliktit avoimesti – myös tai jopa silloin, kun ne koskevat sinua itseäsi. Tavoitteesi on luoda työympäristö, jossa suorat alaiset voivat näyttää parasta osaamistaan. Se ei kuitenkaan onnistu, jos konfliktit hämärtävät kaikkien huomion.

Tämä pätee muuten erityisesti virtuaali- tai etäryhmissä: erityisesti näissä tapauksissa puhumattomat ristiriidat voivat aiheuttaa turhautumista ja rajoittaa tuottavuutta ja tyytyväisyyttä. Jos haluat muutamia konkreettisia vinkkejä johtamisesta kotitoimistossa, katso tästä: 5 vinkkiä virtuaaliseen johtamiseen etänä .

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #10: Juhli ryhmän onnistumisia ja korosta yksilön panosta.

Arvokkaat virstanpylväät ja tavoitteet, jotka on saavutettu yhdessä tiimin kanssa. Työntekijät etsivät nyt enemmän kuin koskaan täyttymystä työssään ja tunnetta siitä, että ovat luoneet jotain merkittävää. Tiimin johtajana edistät tätä juhlimalla onnistumisia.

Keskity ensisijaisesti joukkueen suoritukseen, mutta painota myös yksittäisiä henkilöitä, jos he ovat vaikuttaneet erityisen paljon tulokseen. Ei pitäisi esiintyä “vapaamatkustajavaikutusta”, jossa muutama henkilö ponnistelee suhteettoman paljon joukkueen hyväksi, mutta lopulta kaikki saavat yhtä paljon kiitosta. 

Kehu yksittäisten henkilöiden erityisiä ponnisteluja koko tiimin edessä, jotta kaikki näkevät ja ymmärtävät, mitä arvostat tiimin johtajana (tietenkin terveellä ja oikeudenmukaisella tavalla). Näin tunnustetaan yksittäiset saavutukset, estetään huippusuorittajia tuntemasta, että heitä ei arvosteta, ja kannustetaan muita tiimin jäseniä haluamaan myös tulevaisuudessa saada kiitosta. Epäselvissä tapauksissa palaute olisi annettava ensin kahdenkeskisessä keskustelussa. Tässä on lisätietoja tehokkaan palautteen antamisesta. .

Tarkistuslista ryhmänjohtajille #11: Itsehallinta

Ryhmänjohtajana on tärkeää suunnitella oma aikansa tehokkaasti asettamalla prioriteetit ja luomalla kiinteitä aikavälejä johtamistehtäviä, strategista ajattelua ja henkilökohtaista pohdintaa varten. 

Varmista, että pidät stressitasosi kurissa esimerkiksi säännöllisillä tauoilla, mindfulnessilla tai liikunnalla, jotta pysyt tuottavana pitkällä aikavälillä. Parhaimmillaan voit hakea aktiivisesti tukea, olipa kyse sitten vuoropuhelusta muiden ryhmänjohtajien kanssa, palautteen saamisesta tai työskentelystä mentorin kanssa, jotta voit kehittää itseäsi jatkuvasti.

Toivottavasti johtajille tarkoitettu tarkistuslistamme on antanut sinulle hyvän käsityksen siitä, mitä sinun on tiiminvetäjänä otettava huomioon. Jos olet kiinnostunut, voit ladata sen ilmaiseksi PDF-tiedostona seuraavasta linkistä.

Lataa PDF

Lataa PDF

Johtopäätös: Top 10 -tarkistuslista ryhmänjohtajille

On tietysti lukemattomia muitakin asioita, joita voisit tai sinun pitäisi tehdä ryhmänjohtajana. Mutta jos toteutat tunnollisesti tämän tarkistuslistan 10 tärkeintä kohtaa, olet luultavasti jo yksi yrityksesi parhaista ketteristä tiiminvetäjistä.

Jos olet vielä epävarma, digitaalinen verkko-ohjelmistotyökalu Echometer voi auttaa sinua ottamaan käyttöön tärkeimmät johtamisrutiinit, kuten ketterät retrospektiivit ja 1-to-1-palaverit työntekijöidesi kanssa. Lisätietoja Echometer-sovelluksesta saat täältä..

Jos olet kiinnostunut, voit myös leikkiä yhdellä kahdenkeskisten tapaamisten malleistamme täällä ja kokeilla sitä pian ilmaiseksi yhden tiimisi jäsenen kanssa: